财务部运营手册修订2.doc

财务部营运管理手册- 34 - / 36目 录一、财务部介绍- 1 -（一）财务部简介- 1 -（二）财务部组织结构图- 1 -二、财务部岗位职责- 2 -（一）财务经理岗位职责- 2 -（二）会计岗位职责- 3 -（三）收款出纳岗位职责- 4 -（四）记账出纳岗位职责- 5 -（五）核单员岗位职责- 6 -（六）收银主管岗位职责- 7 -三、财务部岗位规章制度- 8 -（一）财务部岗位规章制度_会计管理规定- 8 -（二）财务部岗位规章制度_报损规定- 9 -（三）财务部岗位规章制度_应收账款管理规定- 11 -（四）财务部岗位规章制度_应付账款管理规定- 13 -（五）财务部岗位规章制度_物资采购管理规定- 14 -（六）财务部岗位规章制度_营业价格管理规定- 15 -（八）财务部岗位规章制度_月末盘点规定- 19 -（九）财务部岗位规章制度_权限管理规定- 19 -（十）财务部岗位规章制度_发票管理规范- 21 -四、财务部岗位操作流程- 24 -(一)财务经理岗位说明书- 24 -（二）会计岗位说明书- 25 -（三）出纳员岗位说明书- 27 -（四）核单员岗位说明书- 29 -（五）收银主管岗位说明书- 30 -（六）收银员岗位说明书- 32 - 一、财务部介绍（一）财务部简介财务部是一个公司的心脏部门,负责公司预算计划及决算、财务管理、财产物资管理等强化统一管理的职能部门，也是为客人提供出纳结算服务的业务部门。它的主要任务是为公司领导加强计划、财务、财产和物资管理工作和降低费用及成本服务，保证公司所有资产的安全有效，真实准确地反映公司的经营管理状况，促进公司经营管理的发展。财务部主要职责是：积极配合各部门科学地制订和审核年度营收、成本、费用和利润的预算计划、年终做好决算工作；及时掌握公司经营管理和财务信息，按月、季作出经营活动分析，适时提出相关的工作建议；严格执行国家规定的财务制度，遵守有关财经纪律，不断完善财务管理制度，督促有关人员落实执行；及时完成各种财务分析报告，上报上级部门，做好资金收支计划与平衡工作，严格检查备用金的使用情况；认真做好各收银点的收银服务和管理，并协同往来单位对应收帐款及时催讨；最大限度的控制成本、费用，使公司朝正确的方向发展。（二）财务部组织结构图财务经理会计记账出纳收款出纳核单员核单兼收银主管核单店面收银二、财务部岗位职责（一）财务经理岗位职责 任职条件（1）学历：大专以上（2）年龄：2550岁（3）资历：从事服务行业财务管理工作3年以上，有较强的组织管理能力，精通公司财务运作，普通话标准职位目的依据公司的总体战略计划和经营目标，组织建立各项财务管理制度；对财务核算和资金运作工作进行总体成本控制和预算管理；及时做出财务分析和财务预测报告，为经营决策提供依据职责范围（01）全面负责公司财务部日常工作事务；（02）负责编制财务部的各种制度、表单和流程等；（03）组织部门员工进行定期业务知识的培训；（04）按财务的政策法规运作公司财务部；（05）协调好财务部与其它各部门之间的关系；（06）负责编制财务经营分析报告，并准时按要求上报总经理；（07）控制和审核公司运作过程中的各项营业成本、营业费用、管理费用等；（08）监督并指导下属人员进行正常业务操作；（09）处理好与税务、各大银行、集团公司往来单位等部门的工作关系；（10）不断学习各种财务制度、法规，提高自身业务水平；（11）及时按要求完成上级下达的各项工作任务。（二）会计岗位职责任职条件（1）学历：大专以上（2）年龄：2550岁（3）资历：有会计证，从事会计工作1年以上，能独立作凭证和记帐工作，熟悉当地税务部门，有一定的组织协调能力职位目的分析、研究会计数据，编制各种财务报表、帐目，协助部门经理准备财务报告，向管理层提供财务信息职责范围（01）协助财务经理负责财务部的工作；（02）及时按要求制作好财务部凭证；（03）及时按要求定期或不定期与出纳进行对帐，并报财务经理；（04）负责财务部的各种单据的保管工作；（05）指导财务部收款出纳、记账出纳进行记帐工作；（06）负责公司各种发票的换发工作；（07）对出纳、核单员、收银主管等传递过来的单据要仔细按财务科目进行归类，并做好记帐工作；（08）及时按要求进行税务报税工作；（09）处理好与税务部门的各种工作关系；（10）及时按要求完成上级下达的各项工作任务。（三）收款出纳岗位职责任职条件（1）学历：高中以上（2）年龄：20-45岁（3）资历：有一定的财务知识和协调管理能力职位目的搞好各店经理每天营业款的收取及集团公司大客户档案资料的整理职责范围（01）每天及时与日审核对营业收入，保证营业数据的准确性；（02）配合会计进行帐务核对工作；（03）认真仔细地审核每一笔账单的结账情况（04）放好和保管各种单据；（05）及时将各种单据传递给会计（06）处理好与内部员工的工作关系；（07）努力提高自身的业务水平，不断学习各种财务法规制度；（08）及时按要求完成上级下达的各项工作任务。 （四）记账出纳岗位职责任职条件（1）学历：高中以上（2）年龄：20-45岁（3）资历：有一定的财务知识和协调管理能力职位目的搞好货币资金的收付及记账、结账工作职责范围（01）负责公司现金、信用卡、支票等有价证券的收支保管工作；（02）每天及时与日审核对营业收入；（03）认真仔细地做好现金帐和银行帐的记帐工作；（04）按财务的政策法规和公司的财务制度进行各种有价票券收支工作；（05）及时与银行进行对帐工作；（06）配合主办会计进行帐务核对工作；（07）定期向财务经理汇报资金流动情况；（08）认真仔细地审核每一笔帐务的进出情况；（09）配合收款出纳去店里进行收款工作；（10）放好和保管各种单据；（11）保管好公司的各种印鉴；（12）及时将各种单据传递给会计；（13）处理好与银行等单位的工作关系；（14）处理好与内部员工的工作关系；（15）努力提高自身的业务水平，不断学习各种财务法规制度；（16）及时按要求完成上级下达的各项工作任务。 （五）核单员岗位职责任职条件（1）学历：大专以上（2）年龄：2330岁（3）资历：从事财务工作一年以上，有一定组织协调管理能力职位目的 全面负责各店护理师的核算工作，保证员工工资准确无误。职责范围（01）认真仔细地审核各店的营业帐单，做到准确无误；（02）每天及时按要求做好护理师项目的统计；（03）审核收款出纳的各种帐单和发票金额是否一致；(04) 认真做好各技术组的工资，保证每项提成核算准确无误；（05）审核各店接待组推项目提成；（06）保管好各种帐单；（07）处理好与各部人员之间的关系，协调好财务部前后人员的工作关系；（08）及时按要求完成上级下达的各项工作任务。（09）发现问题必须及时向财务经理汇报；（六）收银主管岗位职责任职条件（1）学历：中专以上（2）年龄：2025岁（3）资历：从事财务收银工作2年以上，熟练电脑操作，有较强的组织协调管理能力，普通话标准职位目的全面负责收银员管理和业务工作职责范围（01）负责各各店收银员的企业文化知识、业务知识的培训；（02）定期对各收银点业务进行检查；（03）协助财务经理编制财务收银的各种管理制度和表单等；（04）协调好收银员的各种工作关系；（05）提高收银员的业务水平；（06）不定期对各终端店面的监控进行检查；（07）协调与其它部门之间的工作关系；（08）处理好与本部门其它岗位的工作关系；（09）及时按要求完成上级下达各种工作任务。三、财务部岗位规章制度（一）财务部岗位规章制度_会计管理规定1 目的加强公司会计核算管理。2 适用范围财务部3 作业内容3.1 财务预算管理规定3.1.1 财务预算的确定，必须依据董事长、总经理对公司经营活动的安排、预算计划期内客源、货源、内外价格等变化情况以及报告期内预算执行情况、预计完成预算情况来做出详细分析和充分估计来审定。3.1.2 依据总经理审定的公司财务计划，按各业务部门的不同经营范围，预算期的诸多因素和历史资料，参考部门年初自编计划，分摊各终端店面的预算指标，下达给各终端店面执行。预算一经确定下达，原则上不予变动，确因特殊原因，亦须在半年后进行调整。3.1.3 财务预算主要按月份编制年度预算，财务根据审查批复后的年度预算指标，结合各终端店面的具体情况，按月份分摊年度任务指标作为各终端店面的季内各月指标检查尺度，公司对各终端店面的计划核查按月进行，全年清算。3.1.4 为使公司的经营管理和收支标准符合董事会、总经理的要求，做到增收节支，强调按计划监督管理，确定财务预算应包括以下内容：3.1.4.1 财务应编制：流动资金预算、营业预算、费用预算和利润预算。3.1.5.1 会计核算以权责发生制为基础，采用借贷记账法，并统一使用电脑记账。3.1.5.2 会计年度采用历年制，自公历每年一月一日起至十二月三十一日止为一个会计年度。3.1.5.3 记账用的货币单位为人民币、凭证、账簿、报表，均用中文书写。3.1.5.5 会计凭证。自制原始凭证指：报销单、费用开支证明单、调拨单、收款收据、借款单等。外来原始凭证指：我单位与其他单位或个人发生业务、劳务关系时，由对方开给本单位的凭证、发票、收据等。3.1.5.6会计凭证保管期限为15年。保管期满需要销毁时，须开列清单，经领导审查，报上级主管部门批准后始得销毁。3.1.6 资金管理规定3.1.6.13.3.1 现金管理规定根据公司业务范围和经营活动的特点，库存现金额在取得银行支持下，按一定的额度留取，超出限额部分，当天存入银行，除规定范围和特殊情况下支出以外，不得在业务收入的现金中直接坐支。3.3.2 现金支付范围3.3.2.1支付零星。3.3.2.3不是转账金额起点（100元人民币）的零星开支。3.3.3 现金收付的手续和规定3.3.3.1在收付现金时必须认真、详细审查现金收付凭证是否符合规定手续，必须审核开支是否符合制度规定，领导是否已批准开支，凭证是否有主管人员审核，是否已由经办人和证明人签章，是否有齐全、合法的原始凭证。3.3.3.2所收付的现金，必须认真清点，既要点大数，也要点小数，还要履行复核制度，以防差错事故。一线营业人员及收款员在面对顾客收付现金时，还应唱收唱付。3.3.3.3严禁在营业间的柜台上点收现金，营业员或收款员交接班或送缴总出纳的现金，必须在柜台内点数，以防意外事故发生。3.3.3.4在收付现金后，必须在发票、收付款单据或原始凭证上加盖有日期的“现金收讫”或“现金付讫”字样的戳记。出纳人员还必须及时根据记账凭证，在电脑记载现金日记账。3.3.3.5出纳人员必须每天核对现金数额，检查出纳库存现金情况，要保证现金的账存与实际库存数相符，严禁以白条抵充库存，严禁挪用库存现金，发现库存现金的长余或短缺，应立即做出记录，及时列账，并应查明原因，明确责任，按照规定的审批权限核批处理。（二）财务部岗位规章制度_报损规定1 目的规范各店物品报损的控制管理，明确各部门对存货的管理责任。2 适用范围莲都养生会所各店3 职责3.1 使用各店负责物品报损的清点，并填制报损报告报批。3.2 财务成本负责核查报损物品的事实，并对报损物品作出审批意见。3.3 财务部成本负责报损物品的核销。4 作业内容4.1 报损物品种类4.1.1 固定资产：洗涤设备、冰箱、电脑设备、复印打字设备、机动车辆、电视音响设备、空调、海上娱乐、健身器材、客房家具、照相机及其它金额超过2000元的工具设备。4.1.2 低值易耗品：餐饮厨具家具、布草、玻璃器皿、不锈钢、保险柜、办公桌、计算器、电话机、使用工具及价值在2000元以下非一次性消耗物品。4.1.3 食品和香烟4.2 损耗原因与处理方法4.2.1 各种物品的破损或变坏，提交相应的破损报告。破损报告上须说明损耗原因；经营用具采用壹个月报损一次的方法，由总务部经理在规定时间内编制破损报告。根据以下损耗原因决定处理方式： 4.2.1.1供应商责任属供应商责任者不需报损，按退货操作由采购员进行退货处理。4.2.1.2内部人为因素因公司员工违反工作守则或恶意破坏者,按情节轻重追究其经济责任及给予纪律处分，另由店经理填具相应破损报告，提交总监与总经理审批后转财务部作账目处理。4.2.1.3不可抗力与自然损耗由部领导提交破损申请，详细报损原因及损失情形，如属固定资产（不包括经营用具）的破损，须先通过工程部检查损坏程度并评估维修的经济与技术可行性，呈财务经理与行政总监/总经理/董事长审批后办理。4.3 操作规定4.3.1 领用部门领用后自设登记簿进行登记，并指定负责人负责保管。每月月底部门自行盘点，并报财务部。财务部根据需要进行抽查。4.3.2 凡未经报损程序审批者，任何员工不得对公司财物作擅自处理，否则按情节轻重追究。其各部门实物发生丢失、毁损时，由当事人或部门填写“报损单”，注明具体原因，向部门经理报告，经部门经理签字认可后送交财务部，由财务部核定价格。核定价格后，审查是否应给予报损，并分别不同实物进行处理：4.3.3 属家具、设备及工具用具的，除部门经理加具意见外，须经工程部或设备供应商确认不能再使用，根据金额的大小，由财务部审核后报总经理/董事长审批；4.3.4 属陶瓷、玻璃器皿和布草的，由部门根据每月盘点的破损数量填写“报损单”4.3.5 报损的物品分责任操作。属供应商责任者不需报损，按退货操作规程进行退货处理；因公司员工违反工作守则或恶意破坏者，按情节轻重追究其经济责任及给予纪律处分，另由部门经理填具相应的破损报损，提交财务部经理与总经理审批后转财务部作账目处理；不可抗力与自然损耗的由部门经理提交“报损单”，详细报损原因及损失情形，如属固定资产（不包括经营用具）的损耗，须先通过工程部检查损坏程度并评估维修的经济与技术可行性，呈财务经理与行政部监/总经理/董事长审批后办理。4.3.6 食品原则上不给予报损，瓶、罐装酒水因客观原因造成变形或遗漏的，填制破损报损经部门负责人认可后送至财务部，经财务部审核后方可报损。4.3.7 报损物品的数量由财务部与使用部门共同清点，并与部门“破损单”上的数量核对。4.3.8 报损后，对不能继续使用的物品进行处理，防止重复报损。对破损物品不报损或不作待处理意见的部门,经查核实物已不存在，应由部门给予赔偿。4.6 物品清理4.6.1 经部门、工程部(或供应商)确认不能使用需报损的固定资产，由部门填写报损单，经部门负责人签字后由总经理/董事长确认其无其它用途后签署处理意见并退至总仓暂时保存。4.6.2 不能使用的低值易耗品，由部门填写报损单经部门负责人签字(或工程部签字)认可，财务部审核数量后作废品处理，大批量报损还须总经理/董事长确认后方由采购负责联系处理。4.6.3 经作意见报损的物品应统一退至总仓(含临时仓)存放，由财务部负责处理事宜。4.6.4 部门应公司求更换设备、家具、工具等须将原使用部分妥善保存于部门仓库，由部门列出清单，经行政总监与总经理/董事长签署处理意见后方可退至总仓(含临时仓)存放。4.6.5 未列清单及未作待处理意见的物品总仓拒绝接受。（三）财务部岗位规章制度_应收账款管理规定1 目的确保帐实相符，确保应收款的安全。2 适用范围财务部往来会计3 职责3.1 往来会计负责原始凭证审核挂帐单，对帐、结账、编制记账凭证，编制月末“应收账款余额表”。4 作业内容4.1 应收账款是公司销售服务而发生的应收款项。4.2 应收账款入账时间，应以挂帐单位授权人签单为标志。4.3 原始凭证审核。4.3.1 财务日审做好营业日报表后，必须整理好应收帐款亲手交往来帐会计，并做好记录；4.3.2 往来帐会计认真仔细地核对帐单，按时间或户主放好、保管好所有帐单，并做好记录；4.3.3 催款员需催款到往来帐会计处领用帐单，但一人一次领用不得超过三家，催款员自己做好记录，并认真仔细地核对帐单；4.3.4 催款员当天催完款后必须在当天就要到财务进行帐务注销；4.3.5 如果是现兑的,催款员凭现兑票据和发票联到财务往来帐会计处注销；4.3.6 如果不是现兑的，催款员必须要求对方单位或个人签字说明回单和发票到财务往来帐会计处注销；4.3.7 如果催款员没有对方单位或个人的签字说明，到往来帐会计处注销帐单的，往来帐会计不给予注销，并及时汇报财务总监；4.3.8 催款员催款时，无权私自给对方减扣，如需减扣必须通知财务总监批准，且开出减扣单要求对方签字，减扣单到时交往来帐会计核实；4.3.9 客户如需多开发票等必须通知财务总监，多出来的费用必须开杂项收费单，要求对方签字，杂项收费单到时交往来帐会计核实；4.5.1 输入记账凭证后。应付账款将从软件系统自动生成总帐和明细分类账。4.6 记账凭证审核。4.6.1 审核记账凭证要素。4.6.1.1 记账凭证所附原始凭是否齐全，内容是否一致。4.6.1.2 科目名称是否正确。4.6.1.3 借方金额与贷方金额是否一致。4.6.1.4 日期、摘要、凭证编号、有关人员签章是否齐全等。（四）财务部岗位规章制度_应付账款管理规定1 目的确保帐实相符。2 适用范围财务部、采购部3 职责3.1 应付账款会计负责原始凭证审核（“验收记录”、“采购申请单”），对帐、结账、编制记账凭证，编制月末“应付账款余额表”。3.2 采购部负责通知供应商对帐并提供发票。4 作业内容4.1 应付账款是公司购买所有物资或劳务而发生的应付未付款项。4.2 应付账款入账时间，应以购买物资所有权转移或接受劳务已发生为标志。4.3 原始凭证审核。4.3.1 对总仓递交的自制原始凭证（“验收记录”）与外来原始凭证进行逐项逐笔审核，审核要素：供应商、货物名称、单价、金额是否一致，计算是否正确。4.3.2 对在总出纳处支付部分货款（未通过入库）的固定资产、劳务、费用等的外来原始凭证进行审核，审核要素：所附外来原始凭证与付款单据金额是否一致，内容是否真实，付款单据上经手、审核、审批手续是否齐全。4.3.3 对采购部递交的每月定期支付货款的付款原始凭证审核，应与应付账款明细账应付余额核对一致，付款日期是否按规定期限付款，如不符，则予以退回采购部。4.3.4 每月编制应付账款余额表。4.4 帐务处理。4.4.1 制单人必须根据审核无误的原始凭证编制记账凭证。4.4.2 根据所附有入库单原始凭证借记“存货”等科目，贷记“应付账款”科目（二级科目为供应商名称）。4.4.3 根据附有直拨验收单的原始凭证、借记“营业成本”、“管理费用”、“营业费用”等科目，贷记“应付账款”科目。4.4.4 根据支付货款的原始凭证借记“应付账款”科目，贷记“现金”（现金支付）或贷记“银行存款”科目（银行转账支付）。4.4.6 对红字退货的入库单、直拔单，视同原蓝字记账凭证用红字记账凭证冲回。4.4.7 公司采购员设置“其他应付款”科目核算，供应商设置“应付账款”科目核算，并设置明细的二级科目名称。4.5 登记账簿及生成报表。4.5.1 输入记账凭证后。应付账款将从软件系统自动生成总帐和明细分类账。4.6 记账凭证审核。4.6.1 审核记账凭证要素。4.6.1.1 记账凭证所附原始凭是否齐全，内容是否一致。4.6.1.2 科目名称是否正确。4.6.1.3 借方金额与贷方金额是否一致。4.6.1.4 日期、摘要、凭证编号、有关人员签章是否齐全等。4.7 每月1日至5日与供应商和采购员对帐。（五）财务部岗位规章制度_物资采购管理规定1 目的规范采购操作，控制物资费用。2 采购方式定点采购和市场采购两种方式相结合。3 职责1）负责各终端店面及各职能部门的所有物资的采购工作；2）采购员采购物品时必须按程序按要求，认真仔细地按各终端店面及各部门的月采网购计划与申购单进行物资采购，做到及时、准确；3）对采购进来的物品注意保质、保量、保价，对采购不到的物品，要及时和申购部门沟通处理；4）对于验收员提出的换退货要求，采购员要及时给予办理；5）及时到出纳处进行帐务报销；6）关注、了解市场动态，及时做出分析并上报财务总监；7）处理好与各物品供应商之间的关系；8）对于一些固定资产和常用物料的采购，必须签订相关的协议和合同，采购员凭协议和合同进行采购；9）对于厨房菜肴类的一些常用原料，应采取固定式供应商供货；10）采购员会同成本会计每月必须对市场进行调查，并将调查结果定期上交财务经理。4 作业内容1）所有采购统一归采购部。每月1-3号收取各终端店面的“月采购计划”，零星采购需使用部门填制“采购申请单”完成所有报批审核手续统一报送采购部，采购部自留一份；交仓库一份；退还申请部门一份。2）采购审批程序分为两种方式。第一种属于直拨食品（蔬菜、肉类、水果、豆制品和粮食制品）的采购，采购审批流程“厨师采购经理”的顺序进行审核/审批。采购申请单为一式三联。使用部门、验收、采购各一份。第二种属于除直拨食品以外的物品采购，采购审批流程“使用部门经理采购部成本审核财务经理行政总监-总经理”顺序进行审核/审批。3） 采购部收到使用部门的“采购申请单”后，检查“采购申请单”是否已具备使用部门的有效签名认可；除已核准的定点供应商外，采购部应选择三家符合采购规格、质量及服务要求的供应商进行比价4）采购部每日须登记到达的物品，并与采购申请单核对，对未到达的物品应给予关注，并及时通知各部门已到物品，以便部门及时使用。5）厨房每日使用的肉类、蔬菜、等直拨食品应于每日早上11:00前到货，以保证各终端店面的员工餐正常供应。6）为减少资金占用，经常使用的物品及新增加的物品部门可根据具体使用情况(物品未使用完前)通知总仓下采购申请单，以便总仓备货。7）公司直拨食品每月定价两次，除直拨食品以外的物品每两个月定价一次。每月1日至15日和16日至30日（或最后一天），每月13日、28日为公司规定市场价格调查日(特殊情况另行通知)，由采购部负责通知各部门及安排车辆，并在规定的价格使用日将定价审批完毕，定价审批程序按“采购员使用部门成本审核财务经理”的顺序报批。8）若货源不充足，采购部应知会各使用部门，并积极寻找其他进货渠道，以保证部门使用。9）各部门应确定专人负责验货和领货，配合采购部检查未到物品，并及时反馈。10）对于紧急采购申请，当天下单当天购买，价格不详可由成本、采购事后进一步核价。11）财务成本会计负责价格、数量、金额的审核。（六）财务部岗位规章制度_营业价格管理规定1 目的保证各种营业价格的真实性及操作上的严谨性。2 适用范围财务部、采购部3 职责3.1采购部负责到货后通知验收，并将采购申请单交财务部验收。3.2财务部负责检验质量工作。并出具验收记录。4 作业内容4.1 归口部门及管辖的价格4.1.1 技术部：项目价格、段位费、团购等对外销售价格。4.2 部门提供审批的价格应具备的内容4.2.1 至少三家同类型或相类似的足浴经营场所销售价格的比较，分析其合理性。4.2.2 公司拟采取的价格定位；既成本比率及与其他公司的差异；4.2.3 对定位的说明，即如此定位对公司经营情况可能产生的影响；4.3 审批程序4.3.1 正常使用的门市价按部门审核意见财务经理审核意见-行政总监总经理审核意见董事长审批的顺序操作。4.3.2 审批的价格表须附酒店发文稿纸由归口部门报批。审批同意施行的价格应送交财务一份，以便审核电脑管理员所输入软件管理系统价格的正确性。4.3.3 促销价格策略根据营业情况由归口部门另行报批。（七）财务部岗位规章制度_仓库管理规定1 目的规范仓库管理操作，控制费用支出。2 职责1）使用部门负责申报物品存量。2）财务部负责汇总并统一申报采购。3 作业内容3.1 仓库管理3.1.1 仓库管理的基本功能：1）为仓库物品建立适当的存储条件，将存货妥善保管；2）建立及维持完整及准确的存货记录；3）建立并执行严格的存货收发制度；4）控制存货量，及时补充及反映存货状态。3.1.2 仓库的安全守则：1）仓库必须做好安全防护工作，注意防火，防盗，防潮；2）仓库门锁须经常保持关闭，仓管员离开岗位时必须上锁；凡仓库人事调动或钥匙丢失时须立即换锁；3）非仓库职员不得进入仓库范围，如部门领料或财务部盘点需要进入，全部过程须有仓管人员跟随。3.1.3 仓库的卫生清洁：1）存货的放置必须离墙离地，以免存货遭受水渍，以便日常打扫。2）所有餐料须密封或盖好，以防食物变质引致食物中毒。3.1.4 仓库的日常管理：1）仓存货品种类繁多，设计存货分布须按物品分类集中排列。2）常用物品放在较容易提取的位置。3）笨重物品放在靠近门口的位置。4）贵重物品按实际环境加上安全措施。5）摆放存货时必须预留足够的走廊空间，最佳宽度以能通过一部手推车位。3.2 存货管理与控制仓管员对每种存货建立存货卡或账卡，一货一卡，按照收货记录记录每笔入仓之物品,按照领料单记录每笔发货。经常核对存货卡或账卡的存货余额与实物对照，发现差异须立即查明原因，及时作出处理。此外，每月配合成本会计盘点存货，并做好对账工作。3.2.1 存货的数量控制1）存货按各种物品的耗用量、有效期及仓库容量、订货周期等因素，由成本控制主管、使用部门与采购部拟订最高存量、最低存量交财务总监核准后在存货卡或账卡上记录，仓库领班须经常检查各存货，针对不同性质的存货，灵活运用红线法、经验法及月计划法填具月采购申请单，交采购部执行。2）成本部每月对滞留的货品进行统计并专项反映于成本月报中。3）控制存货量与存货记录的准确性，仓管员与仓库领班除按照规定执行外，还须经常检查确保各种存货维持在最高存量至最低存量之间，以保证公司物料之供应。4）积极配合财务部做好每月盘点工作，仓库每月30日盘点，由成本员及仓管员负责，做到账物相符。3.2.2 存货的质量控制1）仓管员经常检查仓库的储存环境，例如仓库的通风情形，温度与湿度是否符合要求，并及时向上级汇报异常情形。2）仓管员以先进先出为原则发货，使存货的周转合理化。3）经常检查各存货的有效期，及时将短期有效存货通知使用部门尽早领用。4）仓管员在每天发放的基础上，清点数量，发现有补充的物品马上写申购单，在申购单上写清楚订货的品名、库存数量、月用量、申购量、到货日期、确认无误后交财务部审查签字后交采购部按采购程序操作。3.3 发货程序：3.3.1 领料单分类1）领料时部门按开具领料单申请，领料单一式三联。领料单审批权，由部门经理签批。 2）填写领料单时须注意以下各点：字体不得潦草，须清楚写出物品名称、规格、申领数量及单位；单位必须统一，以最低发货单位为准。将领料单余下空白项以斜线划去。3）仓库检查领料单内是否完整及清楚，审批是否有效。4）检查无误后，仓库按“先进先出”原则发放存货，并在领料单上写上实发数量。5）领货人点清数量及品种无误，领发双方在领料单上签名确认，并填上领料日期。6）签妥后，领料单一式叁份，仓库保留一份，一份连同物料交领货人带走，一份交成本会计。7）领货人取货后，仓管员根据领料单在各存货卡记录发货，更新卡上的存货余额。8）发货后之领料单集中经复核后于次日早上九时前送交财务部成本会计核算成本。9）每天收货后直进厨房的鲜活食品由厨房在收货部直接签收，不入仓库，故不需按领料程序进行。10）各部门领用物料，如非该物料的正常用途，必须在领料单上说明。此时，领料单须由执行总经理批准后方可领用。3.4 退货程序1）采购部与供应商落实退货之项目、数量和价格，并尽早将落实情况反馈给成本部，以便仓库做好退货准备。2）供应商来人取货，仓库交出货品并填制红字收货记录，来人点收清楚后与仓库领班双方在红字收货记录上签署确认。3）仓管员根据收货记录在有关的存货卡上或账卡上记录退货，更新存货余额。4）成本部根据红字收货记录调整存货明细账或部门成本，自留一份，另一份交会计部调整应付款。3.5 记录表单目录1 “采购申请单” 2“验收单” 3“领料单”（八）财务部岗位规章制度_月末盘点规定1 目的及时、准确核算公司各终端店面的营业状况。2 适用范围莲都养生会所各终端店面3 职责3.1公司各终端店面每月月底负责物质的整理和盘点。3.2财务部负责抽查或根据需要一起盘点。4 作业内容4.1每月固定盘点的部门及物品：4.1.1总库：客用消耗、清洁用品、食品、饮品、香烟、布草等仓存物品；4.1.2分库：各店前台、技术主管领用但未使用物品及消耗品；4.1.3果吧厨房：厨房食品、吧台食品、调料、玻璃器皿、不锈钢餐具；4.143房间：、布草、一次性客用品、房间物品配置；4.1.5工程部：工程维修材料4.2盘点时间安排：4.2.1仓库管理员或营业部门人员与成本核算员于每月最后一天盘点；4.2.2工程维修材料、一次性客用品、清洁用品、布草、玻璃器皿、不锈钢餐具、客房物品配置等物品于每月28日至31日由部门自盘，成本复核。4.3相关规定4.3.1所有物品盘点需经相关部门第一负责人（部门负责人或厨师）签字确认，以便明确责任，避免重复盘点；4.3.2盘点发现的正常报损物品部门应按照“报损规定”操作；4.3.3物品盘盈盘亏部分根据具体情况处理。原则上盘亏的物品均按销售价格给予赔偿。（九）财务部岗位规章制度_权限管理规定1 目的规范公司权限和销售折扣的操作，严格控制随意操作行为。2 适用范围各终端店面及财务部3 职责财务部负责折扣权限使用的审核与监督。4 作业内容4.1 项目价格4.1.1 项目价格权限正常申请：指消费项目按相应规定权限操作。4.1.2 临时处理4.1.2.1消费后发生的折扣，店面经理要及时签批，收银员予以折扣。4.1.2.2 夜班值班部长在处理投诉时可履行店经理的权限。4.1.2.4 总经理将根据市场竞争情况随时调整权限。4.1.3 半价项目收费及其他费用减扣4.1.3.1 费用的减扣指当客人对技术人员服务发生不满、投诉或对所付款项有争议时，为了向客人提供合适的补偿，保证公司的服务，公司对客人减免部分或全部费用。4.2.1.1 有效折扣权限人直接在账单上签字并注明原因。4.2.1.2 店经理在处理特殊投诉或事件超过折扣权限时，需电话请示总经理或董事长同意后方可执行，在账单上注明原因并请总经理或董事长补签字确认。4.2.2 权限 折扣权限人权限备 注店面经理8.5折1.饮料、香烟及临时规定特价项目不打折。2折扣单据需店面经理签字证明。行政部监7折总经理 5折非现金买单不享受折扣4.2.3 赠送品种需照常填制消费单。4.4.4 以上折扣权限为日常情况下的折扣权限，逢节价日或特别促销活动期间的折扣权限参照临时规定执行。公司将视营业情况适时调整折扣权限。4.5 投诉减免程序及执行办法：4.5.1.1 收银员应耐心冷静处理客人提出和意见或投诉；4.5.1.2 属超出收银员权限范围的事项应及时报厅面经）或值班经理处理，相关领导接到通知后，应迅速做出处理。4.5.1.3 签单人在授权范围内签字减免的同时，必须注明减免原因。4.5.1.4 凡超过授权限额，需取得上级批准或授权。4.5.1.5 前台所有减扣一律填写“扣减单”，报权限人批准后，财务做调帐处理，特殊情况可允许手续后补。对超出权限的减免，收银员有权拒绝执行。4.5.1.6 对由于公司疏忽而给客人造成损失的，店面理经请示总经理后，有权代表公司送出鲜花、水果或纪念品，并按半价费用及其他费用减）处理。4.6 客人未结帐离开酒店的处理办法4.6.1.1 发生未结帐款时收银处应第一时间将信息反馈给相关领导；4.6.1.2 相关领导接到通知后，应马上开始调查。4.6.1.3 如帐款可追回，可由营业部门经理注明原因并签字，财务人员可将帐款先转入应收款，并将一联交营业部门经理追款。4.6.1.4 确属跑帐，帐款无法追回时，在减免权限范围内，由财务经理同意后请示总经理/董事长按实际情况及相应权限给予减免，超出减免范围的由相关责任人赔偿。4.7 帐务调整4.7.1 前台调整4.7.1.1 由于操作原因而造成的同类项目正负数额抵消，收银员开具“扣减单”报收银督导审批，并据此调整。4.7.1.2 经权限人批准同意减扣的帐务，收银员开具“扣减单”，由批准人签字后方可调整。4.7.2 后台调整4.7.2.1 由于应收帐坏帐造成的调整帐，由总账会计核准，财务经理审核，报总经理/董事长审批后按会计核算要求调整坏帐准备。4.7.2.2 由于催帐折扣等原因造成的调整帐，由总帐会计核准，财务经理审核，报总经理/董事长审批，财务部据此调整相应帐务。（十）财务部岗位规章制度_发票管理规范1 目的规范酒店发票管理，保障发票开具的合理性。2 适用范围财务部、各终端店面。3 职责3.1 收银主管负责总台收银发票使用规范，并对各收银员发票操作规范进行培训，经培训合格后，方可将发票发放使用。3.2 会计组负责检查监督发票管理规范，并月末编制准确无误的“发票领用存月报表”，报送财税部门。3.3 财务部负责发票的归口管理。4 作业内容4.1 发票的购领4.1.1 购领发票时填写“发票购领申请书”（一式三联），在税务机关申批本数范围内填上申请购领的本数、每本的份数、每份的联次，并将每联加盖公章或财务专用章，带发票购领簿及办税员证到当地税局购领发票。4.2 发票的登记4.2.1 购入的发票经过审核分类后，将每类每本发票按顺序编号及起讫号码、购入日期填写在发票封面上，并在每本发票“发票验旧购新审批单”上再填写发票起讫号码、用票户名称、发票领购日期及税务登记号。把填好的每类发票号码按顺序登记到”发票领用登记表“上，将每本发票盖好 “莲都养生会所有限公司发票专用章”及账务负责人专用章，后将发票起讫号码及份数输入电脑里“发票领用存月报表”的“本月购领”这一栏。4.3 发票的发放4.3.1 发票专领人按每类发票所需使用量定期或不定期的进行领用，领用前先报每类发票所需量，在“发票领用登记表”上按所需本数，由领用人签字确认，核实后方可发放。4.4 发票的保管4.4.1 盖好章的发票及各使用点交回的发票必须妥善保存，并井然有序地摆放在保险箱内，不得丢失。4.5 发票的使用范围4.5.1 发票只限于开足浴服务项目使用。4.6 发票开具要求4.6.1 用票人填开发票时，应按发票号码顺序使用双面复写纸全份一次复写填开，不得涂改、挖补或撕毁。未填用的大小写金额前应分别划上“”符号封顶。错填的发票，应整份保存备查，并注明作废字样。严禁折本使用发票和单联填开发票。发票的存根联应整本保存不得撕开。4.6.2 书写要工整、署名要全称，而不能简写、缩写，更不能省略不写。4.6.3 数字填写要准确无误，大小写要一致，大写：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万；小写：1、2、3、4、5、6、7、8、9、10等，不能有涂改现象。4.6.4 要填写当天开具的日期及写明付款方式，如是“现金”、“信用卡”或“转帐”等。4.6.5 要正确填写付款用户的名称和销售内容。4.6.6 发票开具还要填写所附定额发票的张数及号码。4.6.7 不能多开具或少开具和乱开具发票，补开发票要按规定的程序进行。必须查明原始凭证作为补开发票的依据.4.6.8 发票上的开票人，是指具体填制发票的经办人员，主要用来明确经办人员对发票的工作责任，便于事后核查，所以“开票人”的填写必须认真，填写是要写姓名，以免责任不明。4.7 发票的缴销4.7.1 专领人交回各使用点的发票时，首先在“发票领用登记表”上填写归还人及归还日期，由发票管理员逐本审核并统计出每本发票填开的总金额，并将总金额填写在发票封面合计栏上及“发票验旧购新审批单”填开金额中的申报数、审核数栏内，并在每本发票封面上填写填开起止日期及开票人，如有误填作废及空白缴销的发票将起讫号码及份数填写在“发票验旧购新审批单”中“误填作废、空白缴销、份数”栏内，后将每本发票的总金额输入电脑 “发票领用存月报表”中“本月使用”栏内。每类发票都分两批使用，当第一批发票使用完后，就可以整理缴销，将每类发票本数、起讫号码、使用月份及总金额汇总到汇总表上，以便税务机关输入电脑，再填写“发票购领申请书”上的发票名称、本期缴销的本数及起讫号码、申请购领本数、每本份数、每份联次，将汇总表、发票、办税员证及购领簿到当地税务局购销发票。4.8 发票的填开内容必须真实、完整、准确。付款方有权索取发票，收款方不得以任何借口拒开发票或以其他凭证代替发票使用。付款方要求变更户名、销售内容发票开具，需经上级同意后方可开具。同时在发票记账联上注明原消费单位户名,便于会计核算.4.9 发票经管人员对发票使用、发放、回收必须办理登记手续，并建立“发票领用存登记表”。能及时正确反应发票的分布情况.4.10 月末按时编制内容真实、数字准确的“发票领用存月报表”报会计主管审核。经审核无误的“发票领用存月报表”方可报送财税部门.4.11 公司发生转业、分设、合并、歇业、迁移、停业等，应将发票存根联查点清楚，对未使用过的发票要清点造册，向主管税务机关办理缴销或更换手续，不得擅自处理。4.12 对违反发票管理法规的行为，地方税务机关将按有关规定处罚。四、财务部岗位操作流程(一)财务经理岗位说明书岗位名称财务经理所辖部门财务部编制人数1人岗位代码00001直接上级总经理下属岗位4职务等级四级辖员人数7升/调方向可直接晋升职位：财务总监可互相转换职位：会计、出纳、收银员主要职能审核各店财务报表、进行营业数据分析、财务预算编制及各店收入及费用的帐务处理。职务说明（逐项说明工作任务、职责、权限）职责描述主要工作任务权重权 限1、财务经理1) 熟知各店各项收入及费用的记帐方法。2) 熟悉财务软件的应用知识3) 制定每月资金计划、签批用款申请4) 每月8号组织开财务