档案的科学化管理

1 档案的科学化管理档案的科学化管理 摘要 档案是信息资源的重要组成部分 档案在文化记忆 个 人记忆和基因记忆的遗忘 构建 重构和恢复中具有重要的社会功 能 是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体 是知识 的存储器 是知识咨询和转换的媒介 是保护过去 记录现在和联 系未来的桥梁 著名企管专家谭小芳老师表示 把档案看成文件库 的传统认识正在被记忆库和知识库的认识所取代 档案在被社会各 界的利用过程中产生经济效益和社会效益 发挥它的潜在价值 为 了在信息管理和知识管理中把握机遇 档案工作者需要不断研究新 问题 掌握新方法 更新知识以胜任新的历史使命 关键词 文书档案 科学化管理 文档一体化 当今世界已进入知识经济和信息时代 信息已成为比资产更为 重要的战略资源 档案作为一种信息资源 作为企业生产 技术科 研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作 同时作为与企业同 步发展的无形资产 在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要 作用 规范化 科学化的档案管理 是企业必须做好的一项基础性 工作 在企业发展的同时档案工作不被削弱 建立一套适应本公司 业务特点 体现公司规范化 科学管理水平的档案体系 使得档案 工作的发展不置后于企业发展速度 它将为公司各项综合业务 研 究工作的开展创造必要条件 对规避和抵御各种风险起到一定的必 备作用 档案管理的对象是档案 服务对象是档案利用者 所要解决的基 2 本矛盾即是档案的分散 零乱 质杂 量大 孤本等状况与社会利 用档案要求集中 系统 优质 专指 广泛之间的矛盾 社会对档 案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高 档案管理水平 则要适应不断增长的社会需求 二者处在从不适应到适应的不断矛 盾过程中 从而推动档案管理工作向前发展 从几千年档案管理的 历史来看 档案管理是由非独立系统到独立系统 由简单管理到复 杂管理 由经验管理到科学管理 由手工管理到计算机管理 由封 闭系统到开放系统而发展的 要做到档案的科学化管理 我们因从 以下几方面着手 1 文档一体化 长期以来 文书处理和档案管理属于不同的部门负责 档 案管理只由档案部门执行 文书处理和档案管理的分离由于被 操作于不同部分以及不同工作者 就导致了档案管理较容易出 现错误 或者出现文书档案管理程序过于复杂出现 甚至出现 难以修改已管理好的个别档案的复杂情况 最终影响了文书档 案的管理效率 降低了档案的信息服务功能 鉴于此 随着社 会发展的需求 文档一体化成为了一种新颖的管理模式 这种 管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态 统 一成一个有机整体去进行管理 文档一体化的科学化管理模式 意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过 程 从而使文书档案得到科学处理和有效控制 另一方面 文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为 3 了文档管理大工作中的前端任务 文件处理工作质量的好坏将 影响着文书档案管理的有效性和准确性 因此 文档一体化真 正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间 将 使得文书档案管理进行一个更加科学 有序的管理阶段 而文 档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理 即从 文书处理工作开始实行规范化 通过对文书档案实行超前控制 这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后 形成一个最 终归宿和最长久的价值体现 从而充分发挥文书档案的真正效 果 2 基于计算机的文书档案管理 随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源 的出现 使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作 使 得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化 从纸质形式转 变为电子资源形式 文书档案的归档等操作过程均由计算机进 行处理 基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档 减轻 了档案工作者的劳动量 提高了文书档案管理的效率 另一方 面 传统文书档案管理中 在归档整理后若要对文件进行修改 处理 就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做 这就浪费资 源和劳动力 而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该 问题 文件的修改只需通过键盘操作就可以 且随时修改显得 方便快捷 再且 基于计算机的文书档案处理 使纸质的文书 档案转变成电子版的文献信息 加上网络技术应用 使得文书 4 档案资源随时可供检索 大大提高了查准率 这些都是传统管 理方式所无法能及的 同时对文档进行计算机化处理也是解决 文档分离 实现文档一体化管理的根本办法 3 提出档案管理工作的要求 1 拥有专业知识 提高档案管理水平 鉴于文书档案工作对服务对象的重要性 以及其较强的专业 性 决定了文书档案工作者必须具备专业知识 拥有较强的档 案管理技能 其次 要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在 档案管理中得到体现 采用先进的管理技术进行档案管理的深 化 如计算机在档案管理中的二次开发等 以适应档案现代化 管理的需求 2 做好文书档案管理的基础工作 文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性 其影 响力不容忽视 做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础 工作入手 档案的管理工作不仅仅是 管好堆 应不断的完善 原有的档案 保证现有档案工作无错误的基础上 要求档案工 作者对原有档案应进行核查 以防之前档案管理工作的失误 从中发现错误时 应采取补救措施以使失误造成的损失降到最 低 这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理 从 基础抓起 小结 现代社会正在跨入 信息时代 网络技术的广泛利用会产 5 生越来越多的电子档案 电子档案的归档 保管与利用 是一 项极其