秘书基础 秘书礼仪注意事项介绍.doc

秘书礼仪注意事项介绍 关于秘书的礼仪有哪些，又有什么注意事项?下面给大家介绍关于秘书礼仪注意事项的相关资料，希望对您有所帮助。 秘书礼仪注意事项 一、命令或指示要经过确认 任何工作都是从接受指示展开第一步，假如连这个阶段都处理不好，就不能期望有良好的工作表现。这就要求秘书聆听上司指示工作的时候，有几点必须留意： 1、表现士气高昂的态度。在接受一项任务时抱着可有可无的态度，往往会使该过程流于公式化。相反地，若能表现出积极热烈的反应，相信上司讲解起来也会格外卖力。 2、自始至终专心聆听。不要中途打断或抢先回答上司的说明。即使心中怀有任何疑问，也必须等他全部说完后再提出。 3、不明白这处务必问清楚。有些事情上司以为你已经知道而省略不提，结果问题往往就出在这里。因此，假如发现任何不明白的疑点，都应该鼓起勇气问到清楚为止。 4、确认内容。囫囵吞枣似地接受命令或指示是最冒险的行为，有时甚至等到完成后提出报告时，才发现自己彻尾完全搞错。所以无论如何必须养成习惯，在上司说完后确认其内容与各项重点。 二、不要忘了上司所交等的事情 有时候工作一忙，往往把上司交待处理的某件工作忘得一干二净。此时，除了规规矩矩向上司道歉外，别无选择。若因为一时提不起勇气认错而置之不理，反而会使事情更加恶化。 道歉时，若脸上挂着虚假的笑脸，或强词夺理地寻找各种借口，也会使对方更加恼火，倒不如干脆以谦虚的态度，坦白这是因为自己一时不慎而犯下的过错。 但是这种情形只许一次，下不为例，假如三番两次地重蹈覆辙，那么管你如何赔礼，也难以换回上司对你的评价。 三、办公室拒绝闲聊 漫无边际的闲聊，影响工作和学习。现介绍四种表白无暇闲聊的婉转方法： 1、启示法。在自己工作场所的醒目处，写上闲聊不过三分钟或鲁讯的名言：浪费自己的时间，等于慢性自杀;浪费别人的时间，等于谋财害命。以此记示来客，谢绝闲聊。 2、工作法。当发现聊客朝自己走来，可立即埋头工作，或眼睛注视空间，令聊客相信自己正在专心工作，让其知趣离开。 3、冷待法。当聊客打开话匣子，自己保持冷谈，只点头或摇头不予搭话，也可作简短的回答是或不是;若聊客仍然口惹悬河，则可起身做些杂务，令其扫兴而去。 4、推迟法。如对方并未闲聊，或自己喜欢与其交谈，但当时确无时间接待，可提议推迟在下班后或共同进餐时进行交谈。 秘书日常工作注意事项 秘书在日常的工作交往当中，应当注意： 1、正确理解上司的指示，积极主动与上司沟通。 秘书每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作时，应当对不清楚的细节加以确认核实，避免造成沟通上的误解。有的秘书不习惯主动与上司进行沟通，上司布置任务之后，秘书立刻按照自己的理解去行动，结果却差强人意。例如，有位经理对秘书说：请把这份文件处理一下，秘书二话不说就把文件塞进了碎纸机。经理大叫起来：我是叫你去复印啊!其实，秘书在粉碎文件之前，完全可以先向经理核实：您的意思是让我把它粉碎掉吗? 2、忌不懂装懂、硬着头皮乱做。 孔子说知之为知之，不知为不知，是智也。有位秘书在工作之前从来没有练习使用过传真机，到了新单位之后上司让她发一份传真，结果在发的时候将传真文件放反了，给客户发了好几次，发过去的都是白纸，导致客户非常生气，给工作造成了不小的损失。因此，秘书应当注重工作交往礼仪的实际训练，有不懂的地方，一定要向他人虚心请教，只要自己摆正自己的位置、态度谦虚有礼，别人一般都会乐于指教。 3、正确对待错误与批评。 犯了错误的时候，不要怕丢面子，一定要勇于承认错误，并当面向他人道歉。遇到批评时，不要立刻就闹情绪或哭哭啼啼，正确的做法是立刻检点自己，有则改之无则加勉，只有认真总结经验才能真正取得进步。 4、关系好不等于没礼貌。 一位受大家喜爱和欢迎的秘书，一定是在工作场合懂得尊敬他人的秘书。有的时候大家一起工作的时间长了，秘书与同事之间的关系会变得很熟悉，这时候容易犯的错误就是言行上过于随意。例如，有的秘书与上司熟了，对上司常常直呼其名，上司一般也不会介意。但是遇到有上级领导或重要客户来的时候，秘书仍然对上司直呼其名，这样做就会让上司非常尴尬，也会给上级领导或客人留下不好的印象。尽管关系熟，也不能忘记礼貌。工作场合不要随意和他人称兄道弟或将上司称呼为老大。与他人勾肩搭背、拍拍打打，都是过于随意的做法。 5、不要贪图小便宜。 秘书在工作中要做到严格的公私分明，不要贪图小便宜，否则会导致单位利益和个人形象受损。例如，不要用单位的电话打私人长途电话，不要用单位的信纸写私人信件，不要用单位的纸张复印私人文本等等。与同事之间也要注意礼尚往来，不要随意向他人借钱或借钱给他人，平时吃工作餐时，不要随意让别人给自己付帐。无论是对单位还是对他人，都不要白吃白喝，贪图小便宜。 6、在工作交往当中与异性相处时，一定要注意分寸。 在工作中，男性和女性是平等的，不要歧视异性。要尊重异性，绝对不可对异性动手动脚或进行言语上的骚扰。要尽量避免不必要的身体碰触，也不要随意侵犯对方的私人空间。单独寒暄时，不要涉及两性之间的话题。不要谈论异性的身体或对方隐私，也不要送贴身物品(如香水、首饰、内衣等)给异性同事。 7、尽量避免制造人际矛盾。 与他人沟通时，尽量采取当面沟通的方式。对人有意见或看法时，可以当面提出、当面探讨，不要在背后对他人随意诉说，否则容易将本来可以摆在桌面上的沟通交流变成小道消息和谣言满天飞，最终最受其害的还是自己，而自己正是那个小道消息和谣言的始作俑者。好事不出门，坏事传千里，背后可以说别人好话，但一定不要在背后说别人坏话。 8、要有宽容的心。 秘书每天可能会遇到各种各样的人，当遇到自己不喜欢的人时，不要随意给对方贴上讨厌的标签。要善于发现对方优点，并向对方的长处学习，在内心里宽容对方，学会和各种各样的人融洽相处。 9、常常感谢他人。 得到他人的帮助，哪怕对方仅仅是给自己倒了一杯水，也要认真地说一声谢谢。懂得感恩的人，会让他人感到助人的价值，并且乐于付出。 10、谨言慎行。 秘书在工作场所一定要言行谨慎。单位的休息室、洗手间是可以放松的场所，但同时也是单位的公共场所。在这些地方，常常会有其他部门的人或单位以外的人，因此，不要以为在这里可以放松的随意