5合同评审控制程序.doc

云南西力城技术发展有限公司程序文件程序编码XLC200：2005程序名称合同评审控制程序文件编码XLC205：2005版号/修改次号： A/0生效日期：2005年12月1日共8页第1页总页次：35本程序文件会签表部门会签人会签日期部门会签人会签日期本程序文件更改记录更改条款项 号更改前更改后更改标记更改人日期批准人日期云南西力城技术发展有限公司程序文件程序编码XLC200：2005程序名称合同评审控制程序文件编码XLC205：2005版号/修改次号： A/0生效日期：2005年12月1日共8页第2页总页次：361 范围 本程序的目的是为确保并证实满足顾客要求的能力，使合同和订单的评审处于受控状态，以保证公司合同履约率的实现。 本程序规范了合同和订单的评审的控制要求和方法。 本程序适用于本公司与顾客签订的所有合同、订单和协议等的评审。本程序不适用于采购合同，与外包施工方签订的合同。2 引用文件 下列文件包含的条文，通过在本程序中引用而构成为本程序的条文。本程序出版时，所示版本均为有效。XLC205：2005记录控制程序3 术语本程序引用ISO9000：2000质量管理体系 基础和术语中的术语及公司质量手册中的术语和缩略语。4 职责4. 1 总经理 a) 组织重要合同或特殊合同的公司内四部会审； b) 批准墙面装饰工程合同的实施。4. 2 副总经理（或管理者代表） a) 组织对标书的审定和修改； b) 协助总经理开展合同评审，作好准备工作。4. 3 行政人事部a) 负责本程序的归口管理；b) 识别并确认顾客要求； 337 c) 主持合同订单等的评审。 d) 协调本程序实施的职能接口； e) 管理并提供相关文件资料及工作条件。4. 4 其他各相关部门协助处理顾客要求的相关问题并参加合同评审。5 工作程序5. 1 识别并确认顾客要求5.1.1 行政人事部对顾客要求进行识别并确认，包括： a) 顾客规定的要求，包括交付后的服务活动； b) 顾客未明确规定，但应知、可预知或必须履行的需求； c) 适用的法律法规要求； d) 墙面装饰工程及相应服务的技术质量标准及特殊要求，交货期限，验收方式，付款方式及交付后服务提供和本公司确定的任何附加要求。5.1.2 向顾客做出提供相应服务的承诺，包括：合同、订单或口头协议等。5.1.3 本公司在接受合同、订单或口头协议等之前必须进行合同评审。5.1.4 保持顾客要求评审的记录。5. 2 评审的内容和目的 a) 准确理解顾客要求，包括明示要求、隐含要求和法律法规要求，本公司的任何附加要求； b) 本公司满足顾客要求的能力；c) 对公司的墙面装饰及服务和专用腻子的提供做出明确的规定并形成文件，如合同、订单、协议等；d) 若顾客没有以文件的形式提出装饰及服务和腻子的要求时，也必须在本公司接受顾客要求前得到确认； e) 确保本公司与顾客双方对合同、订单或协议等的某些条款理解或表达不一致的要求得到解决； f) 通过评审，确认本公司有能力满足顾客要求，包括装饰工程项目完成438交付专用腻子提供及其后期的服务方面的要求。4385. 3 合同评审5.3.1 本公司合同评审流程图（口头或电话协议未纳入本图）附后。5.3.2 日常销售合同的评审，如口头协议、电话要货等，采用灵活的方式进行，可直接由行政人事部业务人员作好电话记录，确认并签名进行评审。5.3.3 一般合同的评审 a) 一般合同指本公司与顾客签订的常规的较小的墙面装饰工程项目合同； b) 一般合同的评审由行政人事部主持，约请相关部门的相关人员通常以会议形式评审，视情况也允许以会签的形式评审； c) 评审后参加评审人员一律签名，填写XLC205-01合同评审表，行政人事部主要负责人签名批准，必要时报总经理批准。5.3.4 重要合同的评审 a) 重要合同指较大的墙面装饰工程项目或顾客有特定装饰或服务要求的工程项目及一切涉外的销售及工程项目合同； b) 顾客有特定要求和特定服务项目要求的合同，总经理主持召集公司五个部门的管理者及相关人员以会议形式进行评审；c) 涉外合同，不论大小，由公司总经理主持，召集管理者代表、各部门管理者和相关人员以会议形式进行评审；d) 评审后，全体参评人员会签。由行政人事部经理填写XLC205-01合同评审表，表内各栏均可另加页作为附件，整理成套。报管理者代表审签，总经理批签后实施。5.3.5 填写XLC205-01合同评审表中“评审结论”一栏时，应阐明“是否需要特殊控制措施”或“采取何种特殊控制措施”。5. 4 合同变更的处理5.4.1 合同签订后若发生变更，必须由行政人事部与顾客双方书面确认。包括：墙面最终装饰实际面积与原合同（协议）或预算装饰面积的差异，用料及色度的调整，工期、价格等凡所有涉及的范围。5.4.2 行政人事部及时报告有关变更文件或信息，填写XLC205-02合同或395订单变更表，并于变更后二十小时内将更改文件送相关部门和有关人员，以防止发生与变更不一致或非期望的结果。5. 5 保持评审的结果和采取措施的记录。具体执行XLC203：2003记录控制程序的规定。6 记录 本程序规定的记录样表格附后。 XLC205-01合同评审表 XLC205-02合同或订单变更表 本程序编写：本程序审核：本程序批准：640合同评审流程图投 标内部评审标书识别顾客需求精心准备标书与顾客洽谈投标意向与顾客进一步沟通，确定顾客要求细节，准 备 合 同 草 案中 标YN一般合同重要合同结 束必要时分析小结归口部门组织评审公司组织四部会审有无不确定或日后可能引发理解不一致的条款YN签 定 合 同总经理或授权人批准与顾客深入沟通协 商 一 致修改完善741合同评审表 XLC205-01 NO：顾客名称工程或项目联 系 人电话/传真交付时间交付方式价 格付款方式顾客订货的产品名称、型号等及技术质量要求和其他特殊要求等：评审内容：评审结论：评审的文字说明（包括存在的主要问题）：评审部门和人员签名： 年月日批准意见：年 月 日842合同或订单变更表