星级酒店管理系统说明书.doc

麦凯思星级酒店管理系统操作 手 册第1章 系统对运行环境的要求1.1 系统运行的硬件环境n 单机版l 主机：Intel P4 1.8GHzl 内存：512Ml 硬盘：80Gl 鼠标：标准系列鼠标l 显示器：Window系列支持的显示器，可显示256色l 打印机：Epson 24针打印机n 网络版l 网络服务器：Intel P4 2.0或以上，其他同单机要求l 工作站：同单机要求1.2 系统运行的软件环境 操作系统：WindowsXP 、Windows 2000、Windows2003 网络协议：TCP/IP DCOM 网络系统：Windows 20031.3 建议环境主机：Intel P4 2.0GHz内存：512M硬盘：80G鼠标：标准系列鼠标显示器：Window系列支持的显示器，可显示256色打印机：Epson 24针打印机第2章 系统的安装、启动和退出、卸载2.1 系统的安装服务器端的安装本软件使用数据库为SQL 2000数据库，请安装酒店软件前安装SQL 2000并升级SP4补丁。1、首先将安装光盘内的 【麦凯思酒店系统数据库管理】 文件夹复制到服务器端的硬盘分区内（建议不要放在系统分区中，推荐客户将应用程序安装到电脑D盘）。2、启动【麦凯思酒店系统数据库管理】文件夹下的应用程序 【dataserver.exe】 进入数据库维护界面（图2-1）PS：请在运行前详细阅读界面下册的注意事项，以免遗漏必要步骤图2-13、将用户名密码修改为服务器安装的SQL数据库的用户名密码，点击【连接数据库】出现提示（图2-2）图2-24、链接成功后点击【附加数据库】提示（图2-3）图2-35、数据库安装成功，服务器端安装完成。客户端的安装1、直接运行安装光盘内的 【酒店管理系统客户.exe】 将执行自动安装，系统会自动安装到客户D盘【麦凯思星级酒店管理系统】 文件夹下。2、打开D盘下的【麦凯思星级酒店管理系统】文件夹执行应用程序【服务器连接器.exe】进入（图2-4）图2-43、在（图2-1-4）的链接参数设置界面中添加数据库所在服务器的IP地址，登陆用户名、密码为SQL数据库的用户名密码。确认无误后点击写入，然后退出此窗口。4、打开桌面上的【麦凯思星级酒店管理系统】快捷方式进入酒店管理系统（图2-5）图2-5提示：1、本酒店系统客户端为绿色软件安装方式。第一次客户端安装成功后可以将D盘下的 麦凯思星级酒店管理系统 文件夹直接复制到其它客户端电脑的任意盘符下进行直接使用2、如完成上述安装步骤，运行桌面【麦凯思星级酒店管理系统】图标失败，请检查系统防火墙设置，并关闭防火墙的运行。2.2 系统的启动本系统的启动方法：1、点击桌面的【麦凯思星级酒店管理系统】快捷方式进入软件2、通过开始菜单运行 开始程序麦凯思星级酒店管理系统 按这个顺序进入软件（图2-1-6）图2-62.3 系统的退出本系统在退出时，需要退出当前操作的模块，还要退出总模块界面（总模块界面最小化在任务栏中）。退出当前操作模块可以点击【退出系统】按钮或点击右上角的关闭图标图2-72.4 系统的卸载1、客户端的卸载，本软件客户端为绿色安装程序可直接删除安装的客户端所在文件夹2、服务器端卸载，在SQL数据库的企业管理器中的数据库中直接删除未被运行的max_hotelgl数据库文件。衷心提示：不建议客户在正常使用软件的过程中执行任何卸载操作。如因此造成酒店数据库数据的丢失。以此造成损失本公司不承担任何责任第二部分 功能简介第3章 数据安全1、手动数据备份、还原运行服务器安装目录下的程序，出现数据库管理界面（图3-1）图3-1点击【数据库备份】按钮，提示备份成功，酒店软件数据就会自动备份到服务器安装目录下的databak文件夹下，命名规则：max_hotelgl+当前系统时间（年月日时分秒）。例如点击【数据库还原】按钮，出现选择备份数据文件界面（图3-2）图3-2选择需要还原的数据库备份文件，点【打开】按钮，系统提示恢复成功，完成数据还原。2、数据库自动备份点击【自动备份设置】按钮，打开数据库自动备份设置界面。用户可以选择是否使用自动备份功能。使用自动备份功能要填写备份目录（备份文件保存的文件夹）、删除多少天前的备份，这样可以合理利用磁盘空间。自动备份采用24小时制，每天可以设置不同的时间点，这样可以在每个时间点进行自动备份。注：设置每天的时间点，不要过于密集，一般每天自动备份3-4次就能保证数据的安全。第4章 客房模块的基础数据设置4.1 前台收客数据维护1. 酒店政策设置（维护酒店的房租政策、打折计划、夜审时间等）具体操作见“酒店政策设置”一章2. 选项管理（维护国籍、计量单位、客人类型、证件等）具体操作见“选项管理”一章3. 消费商品管理（酒店的消费品管理）具体操作见“消费商品管理”一章4. 赔偿物品维护（酒店赔偿物品维护维护）具体操作见“赔偿物品维护”一章5. 身份证属地管理（身份证号码和属地的关系维护）具体操作见“身份证属地管理”一章6. 客房维护（楼栋、楼层房间类型房间编号）具体操作见“客房维护”一章 4.2客房基础数据维护的具体操作【酒店政策设置】用户在前台收客的系统维护中点酒店政策设置，进入政策设置界面（图4-1）根据用户的实际情况设置参数：（图4-1）第一部分参数是全场设置分为三项u 是否实现全场折扣、折扣率是多少软件中以百分比进行设定u 开房时是否允许修改房价和折扣u 是否允许手动输入宾客卡号 第二部分全天房费的计算 【某时间点前入住的收费方式】我们提供了三种方式 1某个时间点前入住加收一天房租 2某个时间点前入住加收半天房租 3某个时间点前入住加收三分之一天房租 【某时间点之后退房收费方式】提供了两种方式 1客人某个时间点之后退房加收半天房租 2客人某个时间点之后退房加收一天房租 【入住不足一天按一天房费计算】 【入住不足几个小时按钟点房计算】 注意：软件中不够一小时的按一小时计算 第三部分钟点房计算 【开房多少分钟后开始计费】 【最低计费时间】 【超过几小时按全天房费收取】 【当天钟点房价格超过全天房费按全天的收取】 第四部分夜审设置 【是否自动夜审】 【夜审时不加当日房租】 【自动夜审的IP地址和自动夜审时间】（只有在这个时间才能进行手动夜审） 第五部分前台房价设置 【固定房价不自动调用一周至走日的房价，已入住时的房价进行夜审】 【动态房价自动调用一周至周日的房价进行夜审，适应一周不同价】 第六部分初始入住押金 【设置固定押金数额】设定的金额是在入住登记单上的默认押金 【使用房型维护的定义押金，浮动押金】 第七部分其他设置 【空房不能制作房卡】 【消费金额地域多少进行报警提示】 【退房后的房间状态是否为空净或者空脏】PS：举例操作：酒店的政策是，酒店开业优惠全场8折，早晨6点前入住的加收半天房费，下午14点后到18点离店的加收半天房费。18点后离店加收全天房费，入住不足4小时按钟点房计算。钟点房最低两小时。开放5分钟后开始计算。超过全天房价按全天房收取。固定押金为300元。夜审时间是0：05不过当日房租。按这个政策设置的酒店政策见（图4-2）（图4-2）【选项管理】这个模块集合了酒店客房模块需要的所有基础信息：国籍、计量单位、客人类型、停留事因、证件类型、民族栏目说明： 所在国籍：入住客人具有的属于某个国家的身份 计量单位：客房模块销售物品的计数个数 客人类型：入住客户的来源 停留事因：为什么入住本酒店 证件类型：入住客人的有效证件类型 所属民族：入住客人的所属民族【身份证归属管理】 在这里维护身份证号码和身份证属地的关系，在身份证号里维护身份证的前6位 在地区里填写该号码针对的地域。 举例：北京所辖的各区县身份证前6位如下: 东城区 110101 西城区 110102 崇文区 110103 宣武区 110104 朝阳区 110105 丰台区 110106 石景山区 110107 海淀区 110108 门头沟区 110109 燕山区 110110 房山区 110111 通州区 110112 顺义区1110113 大兴区 110115 怀柔区 110116 平谷区 110117 昌平区 110221 顺义县 110222 通县 110223 大兴县 110224 房山县 110225 平谷县 110226 怀柔县 110227 密云县 110228 43 / 43【赔偿物品管理】在这里直接维护客人损毁物品的名称和价格及备注【消费商品管理】 在这个模块维护酒店的小商品销售目录。首先维护商品的类别编号和类别名称，然后选择商品的类别，维护该类别下商品编号、名称、单位、价格。可以在条形码中维护快捷简码。 如（图4-2-3）图4-2-3【客房维护】在前台收客模块的下拉菜单客房管理下进入客房维护，首先维护客房的楼栋和楼层设置。填入楼栋后在维护楼层如（图4-2-4 ） 图4-2-4然后维护房间类型，维护类型的编号、名称、价格、周一至周五的价格、半天房价、钟点房价格。（如图4-2-5） 维护具体的房间编号可以手动进行单独房间号码的添加也可以直接进行批量生成。方法是：手动添加：点添加，添加房号、楼栋、楼层、房间类型、门锁编号、客房备注批量添加：点击批量添加，选择楼栋号码、楼层编号、房间号码前缀、后缀、起始编号、结束编号、房间类型。（如图4-2-6）图4-2-5图4-2-6第5章前台收客模块的操作流程5.1【前台收客操作流程】 1散客入住 2增加消费 3结算退房 4客房预订 5赔偿录入5.2【前台收客的具体操作】1散客入住：首先选中要入住的房号然后点击宾客入住或者在房态盘的房间号上点击宾客入住在入住登记界面内录入入住人的姓名、身份证号、宾客来源、入住类型、押金的支付方式和押金金额、如果对房价实行优惠可以通过修改折扣或者直接修改折后价进行房价的修改。（图5-2-1）（修改折扣需要在酒店政策中选择了【开房时是否允许修改房价和折扣】）入住类型包括：1. 散客入住：去异地独立旅游者，两人以下包括两人入住一间客房的客人2. 同住入住：多人一同开房不属于旅行团，但是要求一个帐户结账。3. 团体入住：旅行团带领游客以旅行团的名义开多间客房4. 自用房：酒店因为内部需要自己占用客房，这种房不计入出租率和不滚入房租5. 免费房：酒店因为某种原因不收取该客房的房费、但是计入出租率2增加消费：如果除了房费还消费其他小商品或者其他费用如停车费、小食品则用这个功能进行入账。计入该客户的消费账号操作方法：选中消费的房间然后点增加消费或者在房间上点击右键选择增加消费在弹出的消费界面在界面的右侧消费类别中选择要消费的商品类别然后在右上侧的消费品列表所罗列的消费品中选出要消费的商品。或者直接在界面上策的条形码中输入之前在【消费品管理中】维护的商品快捷码，然后选择该商品输入消费数量，确认后保存退出（图5-2-2） 如果在增加消费后发现错误PS：这里有个小细节，如果该客户不是直接支付现金进行小商品交易而是要求计入房间消费，退房时一起结算在保存消费项前请将立即结算的选项勾掉3结算退房：在客户决定退房后，选中要退房的房间号然后点结算退房，或者在房间号上点击右键选择结算退房进入结算界面，结算退房界面中右下列表为消费明细，罗列了该帐户在入住期间的所有消费情况，同时有总数合计，我们根据这个数据进行房间的结算，在宾客结算方式中添加宾客的结算金额，加入宾客消费500元其中刷信用卡300元，优惠券100元，现金100元，则在现金中填100、优惠券填100、信用卡填300。这样才就可以进行该帐户的结算了。4客房预订：预定模块是酒店比较重要的模块，具体操作方法：在前台收客上点击客房预订进入预定界面填入预定客户的姓名等基础信息，如果已经确定进行排房则将直接排房进行勾选。然后双击预定界面下方的待定房态盘中的房号。或者只进行房间类型的预定不具体到房间。预定信息填写完毕后点击保存预订单。退出预定界面。到预定人抵店要求入住时，点击预订单处理、选择预定日期后点击查询，在所罗列的预定单中选择出正确的预定单，在预订单上右键选择转为入住单。进行入住登记（之后的操作同宾客入住）5赔偿录入：在要进行赔偿的房间号上右键选择赔偿录入，输入要赔偿的武平名称和价格。即可6同住入住：同住入住就是几个人一起入住几间客房，最后统一退房结算。入住方法是在散客入住的界面中将入住类型改为同住入住然后在入住界面的左下框中选出入住房间如果要更换房型则直接在（图5-2-3）箭头所指的位置点击鼠标右键弹出房类切换界面。选出要入住的具体房间确定房价后保存退出。同住入住操作完毕图5-2-37客房帐反结算：简介：客房账单反结算的作用就是已经结算退房的账单发现存在漏结账目、错结账目进行补救的方法，或者当房间退房后发现应该给该住客进行折扣、免单等。可以通过批准人批准后用这个功能进行已结算账单的修改操作方法是：首先在前台收客模块的入住管理的下拉菜单中点击结算与反结算进入已结算账单列表，根据房间号和日期等条件确定要修改的账单然后选择要休改的结算单，点击返结算，这样这张账单就可以进行第二次结算了，再点结算进入结算界面，将有错误的入单进行退单即可。如图（5-2-4） 图5-2-4第6章餐厅模块的维护流程6.1餐厅模块的维护流程1、餐饮政策设置2、班次设置3、服务生设置4、餐饮时段设置5、房态计费类型设置6、餐台设置7、菜品设置8、出品单位设置9、附加设置6.2餐饮模块维护的具体操作（餐饮的维护均在餐饮模块的系统设置中进行）1餐饮政策设置：在这个界面中维护酒店餐饮模块的基础政策第一部分基本设置（该部分为多项复选选择）： 【全场折扣100%代表无折扣】 【计费方式可临时修改】随时调整菜品价格方便时令蔬菜、海鲜的价格管理第二部分一单多台（同时使用多张餐台或包厢，该部分为单项选择） 【统一使用主台计费方式】 【每台使用原设置的计费方式】第三部分结算设置【结算后，餐台设置为可供餐台】第四部分各打印单据的设置（该部分为单选） 【系统默认打印机】 【指定打印机】 （选择指定打印机的同时要在下拉框中选择要指定的打印机名称） 【前台结算单打印机是否指定打印】（同上） 【传菜单打印是否指定打印机】（同预结单打印）图6-2-1图6-2-1 2班次设置：维护工作的班次编号、名称和各班次工作的时间段 PS：请不要留有时间空档，采用24小时制，编号不要随意改动。3服务生设置:维护参与餐厅工作的服务员的编号和姓名4餐饮时段设置：维护就餐的时间段的编号、名称、就餐时间的起始和结束时间（图6-2-2）图6-2-25房态计费类型设置：维护餐台的收费类型，在界面中点添加进入计费类型设置界面，填写计费名称（如小时费、包厢费、房台最低消费等等）在普通消费、小时费、房间消费、最低消费、按人消费这几类消费方式中进行选择。然后填写各类型的消费参数。（图6-2-3）图6-2-3 普通消费默认为不单独征收费用 小时费按小时收取房台除正常消费外的使用费。在计费时段中又分为同一时间段收费和按周进行不等收费如果法定假日单独收费还要进行法定假日的勾选 房间费按照房间收取消费菜品外的费用，在计费时段中又分为同一时间段收费和按周进行不等收费如果法定假日单独收费还要进行法定假日的勾选 最低消费每个房间设有最低消费，例如：设置房间最低消费1000元，则如果包厢菜品消费了200元，在结算时也按照1000元进行结算在计费时段中又分为同一时间段收费和按周进行不等收费如果法定假日单独收费还要进行法定假日的勾选(图6-2-4)图6-2-4 按人消费，通常用于茶室、KTV，即按照人头加收除菜品外的费用）6、餐台设置：维护餐饮模块的基础之一，消费用的桌台包厢等，具体操作，进入餐台设置界面首先维护界面上部的餐台分类，指定类别编号、名称和对应的消费方式、如散台、包厢等等。然后维护界面下面的具体餐台名称和所对应的餐台类型。如散台1号桌。包厢凯旋门等等及其对应的服务生（图6-2-5）图6-2-57出品单位设置：维护巴厨厨打的名称和所对应的打印机，例如编号101，川菜打印，打印机名称川菜打印机。这个样式（图6-2-6） 图6-2-68附加设置：在其中维护餐厅模块的一些常用选项如菜品计量单位、口味设置、做法设置、退菜设置（图6-2-7）图6-2-79菜品设置：这是餐饮模块的另一个基础设置，具体操作进入菜品设置，首先维护菜品大类的编号和大类名称，诸如：热菜、凉菜、酒水、饮料等等。之后维护大类下的菜品类别：如热菜下的川菜、粤菜等等、酒水下的啤酒、白酒、红酒等等。最后维护类别下面的具体菜名如川菜下的宫保鸡丁。要维护菜品的编号、名称、所属类别快捷简码、单位、价格、是否时价（点菜时可否修改价格）出品单位（关系到落单时正确打印机进行打印）图6-2-8列为特价这个是比较特殊的选项他所关联的是餐台收费标准中的最低消费。如果勾选了特价，则改菜品不计入最低消费进行单独收费。举例：如果500元的xo酒被勾选了特价，如果凯旋门这个拥有1000元最低消费的房间点了这瓶酒，而在结算时除了这瓶xo酒，其他消费不足1000元，则凯旋门包厢的结算费用电脑会按照最低消费1000+xo酒500元=1500元进行收取图6-2-86.3餐厅模块的具体操作流程餐桌预定宾客开台进行点单餐费结算6.4餐厅模块的具体操作1餐桌预定：点击顾客预定进入预定界面填客户的预定信息，名称是否会员等等选择预定的时间是否未到则自动取消。选择具体定的餐桌编号最后保存2宾客开台：选择顾客坐定的餐桌编号点宾客开台或者在餐桌上右键点宾客开台。在开单界面填写客人信息服务员名称或者默认不填3进行点单：选中开台桌号点增加消费进入点单界面，在左侧的列表中直接双击菜名进行点菜或者在简拼和编号的文本框中输入编号或者快捷简码进行菜名的录入，选中后在选出消费的数量最后保存退出，如果进行厨打则要点击打印。进行后厨飞单和传菜打印。4餐费结算：选中结算餐台然后点击宾客结账右下侧为消费明细，我们根据这个数据进行房间的结算，在宾客结算方式中添加宾客的结算金额，加入宾客消费500元其中刷信用卡300元，优惠券100元，现金100元，则在现金中填100、优惠券填100、信用卡填300。这样才就可以进行该帐户的结算了另一种结算方法则是，如果时入住了客房的客人消费要求转客房账户，退房时一起结算的同意后，则点解结算界面的客房代收，在代收界面中输入要转账的房间号码，核实信息无误后输入要转账的代收金额然后确定转账结算。库房管理模块一、操作流程库房管理涉及到仓库、物品、供应商的基本信息，以及三者之间的流通关系。根据库房管理操作的流程及特点，所以操作流程为参数设置：设置采购单是否需要夜审、基本物品的编号方式（自动和手工）；基本信息录入：仓库设置、物品类别设置、基本物品库录入、物品调价设置、供应商管理；入库：采购单入库、无采购单入库、领用物品退回入库、二级库存回拨入库、库存上调；出库：物品直接领用出库、采购退货出库、库存调拨出库、库存下调；报表操作：供应商信息查询、基本物品库查询、各种出库入库操作查询及相应统计、总库存和二级库存的统计、盘点；二、功能操作详解1、 基本物品库管理本功能完成对物品目录的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询物品目录。用户单击基本设置中的【基本物品库管理】项，系统将弹出如下界面：【操作方法】1. 在基本物品库管理界面中点击添加按钮，输入名称、简拼、单价和警示库存，选择单位、大分类、小分类、仓库后，点击保存按钮即可。2. 物品输入按以上步骤逐条增加基本物品库档案。3. 选择大分类、小分类或输入简拼、编号等信息，点击确定可以查询出满足条件的物品。 注：当参数设置是自动编号时，不需要输入编号，否则要手工输入。2、 物品分类管理物品分类为3级，用户可自由定义每级级长。物品分类用于设置库存物品分类编码、名称及所属分类。例如大分类分为易耗品、常用品等，用户可在此基础上继续分类。如易耗品继续分类，按照使用次数分为一次性易耗品、多次性易耗品等。【操作方法】1. 在物品分类管理界面中点击左边添加按钮，输入编号、名称后，点击保存按钮即可添加物品大分类。2. 某一大分类要继续分类时，首先选中大分类列表中的类名，然后点击右边添加按钮，输入编号、名称后，点击保存按钮即可添加小分类。3. 按以上步骤逐条增加物品分类。注：添加小分类前，必须选择所归属的大分类。3、 物品价格调整物品库采用均价的方法，会根据入库价格显示每个物品的价格。价格调整直接调整的就是物品的均价。【操作方法】1、 选择大分类、小分类，输入简拼、编号等信息的一种或多种，点击查询按钮，在基本材料列表窗口中就会显示满足查询条件的物品信息。2、 然后找到需要修改价格的物品信息，直接在单价中修改，完成后点击保存。注：修改物品价格会引起成本等方面汇总统计报表与实际的不同，请慎重操作。4、 仓库设置存货一般使用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是库存管理的总要基础准备工作之一。第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库，预先输入到系统之中，即进行“仓库设置”。用户单击基本设置中的【仓库设置】项，系统将弹出如下界面：【操作方法】1、 在仓库设置界面中点击添加按钮，输入仓库编号和名称，点击保存按钮即可。2、 按以上步骤逐条增加仓库档案。 5、 创建采购单此功能根据库存情况，有计划的采购某种物品出具的物品清单，其中涉及供应商、采购物品等信息。例如：酒店库存中“香皂”数量不足，这个时候就可以创建采购单。【操作方法】1、 点击按钮，选择供应商后，在供应商产品列表中就会显示该供应商的所有产品。2、 在供应商产品列表双击需要采购的物品，该物品就会自动添加到采购物品列表中，然后填写采购数量和单价，点击保存打印按钮，打印采购单，入库需要。注：创建采购单前，必须维护好供应商信息及其产品信息。6、 采购单入库此功能根据采购单据信息，核算实际入库物品数量和价格（注意比较采购单中物品数量和价格与实际入库物品），把物品放入仓库。【操作方法】1、 输入采购单据中的采购单号，敲回车就会在“需要入库地物品记录（）”