得心应手-办公室主任必备资料(30)

第一章 文员必备的职业素质 第一节 文员必备的职业素质 一个优秀的文员必须具备优秀的品质 这种品质主要体现在以下几个方面 一 礼貌 礼貌地面对一个有教养的人是十分自然的事 但彬彬有礼地接待一个十分粗鲁 的人则是一种职业技能 做文员的经常会面临这种局面 但职业要求文员必须和各 种各样的人相处交往 因此礼貌地对待任何人就成了一种优秀品质 礼貌要求得体 而不做作 礼貌过分就是做作 二 谦虚 谦虚既能使自己感觉良好 又不会树大招风 更能提高自己在上司心目中的价 值 因为几乎所有的领导者都喜欢谦虚内敛的文员 三 敏感 对周围的人或事物具有敏感性 可以提高文员工作的准确性和对事物的判断 力 反应迟钝会影响工作效率 但过分敏感也会让自己神经太紧张 因此 敏感也 要恰到好处 四 自制 合格的文员一定要时时刻刻都有能够完完全全控制自己的能力 因为其所面对 的都是些不能得罪的人 五 敬业 如果认定自己天生就是做文员的料 并且非常喜欢这个职业 就必须心甘情愿 地全身心投入 文员是一种特殊的职业 不是人人都有能力做好的 除了天赋外 敬业是最能助你成功的要素 六 忠诚 毫无疑问 一个合格的文员必须无条件地对上司和公司忠诚 由于文员所处职 位的特殊性 忠诚就显得尤为重要 一个文员如果缺乏忠诚心 其后果是不堪设想 的 如果她 他 能力越强 则破坏力也越大 由此可见 任何一个领导者是不会 用一个不忠诚的文员的 七 负责 责任分为两种 明确的责任和不明确的责任 明确的责任是文员的职责范围 是其本分工作 不明确的责任是文员主动承担的分外工作 做好未明确规定的工 作 则会得到别人的尊重 并有可能得到晋升机会 八 得体 得体是文员的本职要求 也是长期潜移默化与修炼的结果 作为一个合格的文 员 言行举止和服饰仪表应该随时能够代表上司出席一个重要的会议 第二节 文员必备的知识结构 文员工作综合性强 接触面广 这就要求文员尽可能具备较为广博的知识与 合 理的知识结构 文员建立知识结构 要根据文员工作性质需要 选择关系密 切的知 识作为核心 再选择相关联的知识作为外围 边缘知识层 形成一个 宝塔 形结 构 这样 在学习中可以合理分配精力 不易造成精力浪费 同时 随着事 物的发 展 自己的知识体系也需要进行不断地调节 更新 充实 以适应环境的发 展变 化 不同企业的文员工作层次不同 对文员的知识结构要求也不尽相同 一般来 说 文员的知识结构可分为墓础知识 专业知识和相关知识三个层次 一 基础知识 基础知识的内容可分为两个方面 一 社会科学知识 社会科学知识即语文 哲学 政治 经济学 历史 形式逻辑 外语等学科知识 二 自然科学知识 自然科学知识即为数学 物理 化学 地理 生物等学科知识 这些基础知识 是文员不可缺少的 它们是 宝塔 形知识结构的底座 整个 宝塔 要牢固就必 须有一个坚实的底座 只有基础知识牢固 才有利于进一步学习其他方面的知识 二 专业知识 专业知识是文员知识结构的核心 也是区别于其他人才知识结构的根据 专业 知识包括两个方面 1 与文员工作有直接关系的文书学 档案管理学 应用写作学 信访学 会 议组织学 领导学等学科知识 2 文员所在部门的行业专业知识 也就是说 文员在哪一行业工作 就应熟 悉哪一行业的专业知识 如在医药公司工作的要有医药方面知识 在食品公司工作 的 就要有食品方面的知识等 文员应懂得某方面知识才能在某一行工作 才能适 应环境 三 其他相关知识 这部分知识是独立于专业知识之外 但是又与文员工作密切关系的知识 它们主要有 系统论 信息论 控制论等横断学科知识 管理学 心理学 领 导心理学 文员心理学 人际关系心理学等心理学知识 公共关系学 行为科学 社交礼仪等公关知识 管理学 预测学 决策学 市场学 物价学 经济管理 证 券等经济学理论知识以及法学 新闻学 计算机应用等相关学科知识 当今时代正处在市场经济大潮中 身为文员应十分注意对经济理论和经济知识 的充实 从理论实践两个方面去了解市场经济体系 提高参与经济工作的能力 随 着市场竞争的加剧 人际关系越来越复杂 企业之间的联系也越来越紧密 这就需 要文员具有社交能力 这种能力的理论基础就是公共关系学 心理学 社交礼仪等 知识 这些知识有助于文员认识自己 调整自己的心理状态 更好地待人接物 适 应繁忙的工作 第三节 文员必备的能力与职业技能 在许多人眼里 文员就是打字员和办事员 事实上 在国外 文员早已被划分 到行政管理的范围之内 那么 在新世纪对文员各方面的能力有什么要求呢 一 文员必备的能力 20 世纪的文员被赋予的职责是消极地等待主管的命令 配合周围的工作环境 而在新世纪 由于网络的四通八达 为适应企业全球化的发展 文员须积极顺应时 局 创新思维 因此 21 世纪的文员 除了外形利落出色 学识涵养丰富 个性 成熟稳重等传统的标准之外 还应具备以下能力 一 为上司出谋划策 资深文员应为主管设想出合理的方法 要主管做选择题而非是非题 二 自我调适 能自行排解工作压力 文员必须克服自身的情绪波动 力求始终充满工作热情 三 创造机会 不断给自己创造表现机会 化被动为主动 化危机为转机 四 随时做好准备 许多文员抱怨加班 比老总还忙 这就违反了文员工作的要求 主管随传随到 这是必需的 五 考虑问题周全 多数主管都很忙碌 没有时间听闲话 所以文员在回答问题前必须考虑周全 做到能言不繁 六 凡事多观察 事事留心皆学问 文员要眼观六路 耳听八方 才能适应环境 七 能设身处地的考虑问题 文员是办公室资信的整合者 在这个前提下 文员所拥有的资源较多也较完 整 所以思维应该不是单一的 而是整合的 八 能扮黑白脸 许多会议和谈判的场合可能需要文员适当的出现 配合主管完成工作 所以文 员的沟通协调能力是相当重要的 要学会扮演各种角色 九 有公关能力 文员工作会涉及更多的客户服务 这就需要有对外联络 公关的能力 逐步迈 向公关经理人的角色 二 文员必须掌握的职业技能 文员的工作职能涉及项目管理 计算机软件应用 组织会议和出差 外部网和 内部网的通信 文件信息整理 办公室管理等多方面 文员职业技能需要 一 语言能力 语言流畅 口齿清晰 说话有条理是对文员的起码要求 熟练掌握一门外语也 是十分必要的 二 组织能力 文员应当是一个组织者 要为各种会议和活动作计划 并落实安排 同时 还 需要应付一大堆的工作日记 计划表 文件和电子档案 三 沟通能力 文员需要和上司 同事以及客户打交道 要善于协调企业内外部的关系 四 团队合作能力 要参加到许多实际项目中去 需要收集信息 需要督促团队齐心协力 五 熟练操作各种办公自动化设备 时下各企业正在流行 无纸办公 文员必须能够熟练操作各种办公自动化设 备 六 具有较强的文字处理能力 作为一个文员 要能听得懂领导的话 领会得了领导的意图 并有能力将其组 织成文字 七 获取新知识的能力 文员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能 特别是在办公技术方面 要跟上计算机应用的发展步伐 通常说 人的能力有大小 实际上这是指思考方式和行为存在偏差 如果人不 多读多想多做 时间长了 思想僵化 遇到问题束手无策 潜在能力无法充分发 挥 人也渐渐变得越来越无能 如果想提高自己的综合能力 应采取积极措施 改 变自己固定的思维和行为方式 勤动脑筋 逐步使自己潜在的能力日益发挥提高 以往力不从心的事也自然随之变得得心应手 驾驭自如 第四节 办公室日常事务管理理念解析 一 办公室的布置 一 办公室的规划 美化和布置办公室首先要做好的是先对各部门的业务及工作内容与性质 加以 考查与分析 明确各部门及各员工的关系 以供决定其位置时的依据 1 根据工作需要 决定所需的家具 桌椅等 列表分别详细记载 2 依据这些步骤所得的结果 加以研究与计划 绘制办公室座位布置图 然 后依图进行布置 3 列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来 4 按工作人员数额及其所需空间 设定空间大小 通常办公室的个人空间大 小 因各人工作性质而异 但一般而言 每人的办公室 大者可 3 10 平方米 普 通者 1 5 8 平方米即可 一 办公室的美化 1 使用同一大小的办公桌 既可增加美观 又促进员工相互平等 2 使用同一式样档案柜 架 袋 3 采用直线对称布置 避免弯曲成角度排列 4 采用直线工作流程 避免倒退 交叉与不必要的文书移动 5 相关部门相邻排位 便于联系 6 光线应来自桌子左上方或斜下方 7 勿使员工面对窗户靠近热源或坐在通风线上 8 采用屏风当墙 易于架设 随意重排 9 地板电源插座 装设充分 使办公室与机器够用 10 常用设备 置于使用者附近 11 将常有来客访问的部门 置于门口处 12 将饮水机 公告板置于不易引起员工注意及不拥挤的地方 13 方便工作者 并使工作者的移动减至最小限度 14 主管座位位于下属之后 便于主管观察工作时发生的事情 15 使全体员工座位面对一个方向 不可面对面 16 资料柜 架背对背放置 17 各种器材及用品 放在合适位置 以方便使用 光线 颜色 音乐 空 气 声音配合得当 二 办公用纸的分类 1 信纸 商业通信一般使用 70 90 克的高级书写纸 规格以 A4 型为宜 大多数企业都 喜欢采用带信头的公文纸与客户通信 印制信头的风格 字体 标志 颜色经过精 心选择与设计 力求与企业形象相吻合 信头通常由下列部分组成 企业名称 地 址 企业董事长或总经理姓名 企业性质 电话号码等 2 复写纸 复写纸有单面和双面涂层 可根据复写誊印需要选用 其重量为 50 克左右 3 航空信纸 航空信函越轻越好 可节省邮寄费用 因此 航空信纸宜选择 25 30 克纸 4 油印纸 如果企业经常有大量文字资料需复制 则宜购买油印机 而油印机用纸必须具 有很强的吸收性能 才能最快速度地吸收油墨 这种纸重量为 60 克左右 5 无碳复写纸 无碳复写纸是一种用特殊材料处理过纸的某一面的纸 具有复写作用 常用于 商业格式的便笺 6 备忘录纸 由于是企业内部使用 纸质可一般 不必用高质量的纸 但最好印上信头 规 格以 A4 型为宜 7 问候便条 问候便条一般是小张的 64 开纸规格 可做备忘录与简单附言 三 笔记本和便笺的分类 笔记本和便笺的种类繁多 根据其用途需要 现主要介绍以下几种 1 硬皮备忘录 适用于长期保存的记录 2 螺旋型装订本 适用于临时记事 口述速记 3 活页便笺簿 适用于调整页数的记录 4 口信便笺 适用于记录电话记事 访客留言等 5 格式表本 适用于记录编号的凭证及内容 四 一般办公用品 1 铅笔 彩色铅笔 圆珠笔 墨水笔 签字笔 彩色记号笔 彩色显影笔 油印钢板专用铁笔 2 橡皮 涂改修正液 修正液稀释液 蜡纸修正液 3 墨水 胶水 红蓝印台 红印泥盒 4 打孔机 装订机 订书机 日期号码机 切纸机 5 订书针 图钉 曲别针 大头针 纸夹 削铅笔刀 剪刀 裁纸刀 6 日历 台历 橡皮印章 名片盒 文件夹 文件袋 归档夹 索引卡片 盒 档案柜 文件柜 计算器 拆信器 碎纸机 7 蜡纸 标签纸 手纸 透明胶带 胶粘带 绳 橡皮筋 各种尺 报告封 面纸 办公文具库存量大小 应视企业规模及工作使用量而定 太多则积压资金显得 浪费 太少则影响工作显得寒酸 总之通过一段时间熟悉 便会掌握适度购买的标 准 办公用品的摆放都有其大概的位置 但也应根据办公室大小 人员多少 办公 桌面积是否顺手及工作流程综合考虑而定 一般原则是 一切以方便工作 提高效 率 同时又令办公环境美观清洁整齐为宜 第五节 办公室日常事务实用管理技巧 一 邮件收发管理 文员每天可能收到大堆邮件 报纸 杂志 印刷品 包裹等 也可能每天要寄 出大堆信函或包裹 这些事看来容易 但要做得干净利落 不出差错 除细心与熟 练外 还需掌握一定程序和方法 一 邮件收进的程序和要求 1 分类 邮件收进后第一步工作是根据其性质大体分为以下几类 1 电报 特殊性专递 航空信等急件 2 业务往来公函 3 写明上司亲启的信函 4 汇票 汇款单 5 包裹 印刷品 6 报纸 杂志 7 同事的私人信件 2 拆封 1 写明上司亲启和同事的私人信件 文员不可拆开 应原封送交 万一无意 拆开 应立即封口并注明 误拆 还需签字 一般会取得谅解 2 其他邮件均需拆去封皮 应注意原件的完好 整洁 不受破损 拆信时不 可随手就撕 以免撕坏信笺 邮戳 而应沿边剪开或用裁纸小刀从封口裁开 3 抽出信笺后再看看信封内有无小附件 如单据 名片等 勿使遗漏 4 信封不可丢弃 因上有邮戳 地址 电话号码等 3 登记 1 除私人信件外 其他公文 公函 汇票 包裹 杂志等均需分别登记 以 便管理 2 登记时应写明编号 收到日期 发出日期 发出单位 收阅人或部门 邮 件种类 处理办法 办理号码等 4 分送 1 上司亲收件应立即呈送 应归部门办理的文件信函要及时送交各部门 需 由多人阅办的文件可按常规程序传阅或分送复印件 2 同事的私人信件可放入指定信袋或顺便送交 报纸杂志则分别上夹或上 架 一般邮件按常规处理或授权由文员自己处理 5 阅办 1 文员阅看文件 信函应仔细 认真 重点部分可用红笔划出 以提醒上司 注意 还应为上司处理事情提供有关依据 2 如注意参阅某日来信 某某文件等 内容复杂的长信应做摘要 甚至提出 拟办意见置于信前 3 每份信笺 信封及附件等应平整装订在一起 然后分送上司或有关部门处 理 以便于保管备查 二 邮件的发出 邮件发出 规模较大的单位往往有专门的信邮寄送部门或人员 小型公司则由 文员负责 但无论是文员将邮件交专人寄或自己直接寄送 文员都需在发出前完成 下列工作程序 1 内容校核 由文员拟写的信函 在发出前必须仔细校核 务必格式正确 文句无错意 无错 别 漏字 签名 盖章清晰无误 如有附件 必须收齐勿遗漏 2 信封 封皮查对 1 凡寄出的信件和邮件 信封与封皮必须查对 如地址 收件人姓名或单 位 邮政编号 寄方单位地址 邮政编码以及附加符号如 急件 秘密 挂 号 亲启 等 2 纸笺及附件折叠时应小于信封周边各一厘米左右 不可撑满 以免对方拆 封时损坏 信封封口及印刷品应包扎牢固 以免寄送途中松口 破损 3 邮件寄发 1 文员去邮局寄发邮件时应将邮件分类 如先将信件 印刷品 包裹等区分 开 信件则进一步分为境内平信 境内航空 港澳台航空 国际航空 特快专递 等 2 同等邮资的信件一起寄 这样计算邮资和粘贴邮票都更方便些 二 电话接听 电话作为人们往来联系 缩短联络时间的工具 已在各单位普遍使用 在使用 电话处理公务时 重要电话通话 发 接都要有完备的电话记录并整理归档 1 电话响两遍须马上接听 如果长时间响 不仅有失礼貌 而且影响同事工 作 2 如暂时离开办公室 委请别人代接电话 3 若对方拨错号 不要说 找错了 马上挂断 而应礼貌地说道 我想你 拨错号码了 4 培养较强的听辨能力 一拿起电话就能听出对方声音并直接称呼 这样会 给对方留下特别热情的印象 5 电话交谈中嘴里切忌嚼口香糖或香糖等 声音不宜太长 太快 嘴和话筒 应保持 2 3 厘米 声音也不要太小 嘈杂或对方口音不清 应客气地请对方再讲 一遍 6 传呼电话先告诉对方 以免对方认为你挂断了电话 如去取资料超过 30 秒则要询问对方是否愿意等候或等随后打过去 因为半分钟对一个等电话的人来说 是很长的 7 对方要找的人不在 切勿立即挂断 应问对方是否愿意留话 以便转达 8 拿起话筒说 您好 请问您找谁 结束电话应说 再见 9 结束电话等对方挂断电话后 再轻放 如对方也在等挂断电话 便可轻放 不要用力过大 使对方耳朵受震 电话记录表 来电单位 来电人 来电时间 年 月 日 时 分 电话号码 内容 摘要 领导批示 接听人 处理意见 三 上司电话转接 文员在处理电话过程中 一项特殊任务是甄别电话 面对目的各不相同的电 话 或是业务联络 或是推销产品或是拉赞助募捐 文员先要弄清来意 甄别是否 转给上司 1 摸清对方身份 若对方是认识的 或主动表明身份 可视情况转接 若对 方不马上说出身份 要巧妙地探听 可以说 先生 文员的上司 正在开会 我可以转告说有他的电话 您能否让我告诉他您是哪一位先生 女士 打电话找 他 切不可唐突地问对方 你是谁 2 了解来电用意 确定对方身份后 接着要了解来电话的用意 即为了什么 事打电话来 一般会问 请问有什么指示 或 有什么要求吗 这样说虽直截 了当 但失之粗俗 可以说 xx 先生 上司 还在会客 您有什么事可以转告 吗 如果对方仍不肯说出来意 那你只好借口上司真的无法接电话 请留对方电 话 以便上司回电 3 决定由谁来接 经考虑后 迅速确定是自己直接回答 还是由其他同事接 听 或请上司答复 一个原则 尽量不使上司受到外界干扰 4 应由上司接听的电话 而上司不在 应表示抱歉 并请求对方留话 5 应由上司接听的电话 上司在而又实在忙 则轻搁电话 递张纸条 写明 是谁来的电话是否接听 如实在无法答复 则告之 很抱歉 xx 先生 文员上司 正在开会 他说会后会给您电话 并记下对方电话号码 6 有些电话上司拒绝接听 这时你最为难 因为你无权规劝上司 又不可让 对方觉察你的上司拒绝接听 就要根据对方身份和要求 灵活处理 充分发挥你的 特长 四 协助上司收集资料 一 信息收集 信息收集可分为正式途径与非正式途径收集两种方法 又可分为公开与秘密搜 集方法 但在具体实施过程中 通常采用以下七种基本方法 1 观察法 通过现场观察搜集信息 大多是在被观察者没有察觉的状态下进 行主要了解被观察者的行为活动 2 询访法 询访法是信息搜集中最常用方法 它是通过提问请对方回答的方 式获取信息 譬如 面谈 电话 书面提问 面谈适合于搜集涉及面广 深度要求 较高的信息 电话适用于搜集简单的 时间性强的信息 书面适合于搜集不便当面 交谈的信息 3 问卷法 问卷法是很重要的信息搜集工具操作方法 问卷是一份精心设计 的问题表格 被搜集者针对卷中问题作答 问卷为自填和访问两种 企业在进行市 场调查时大多采用这种方法 4 量表法 运用测量量表搜集信息 它由一组精心设计的题构成 可用于间 接测量人们对某些问题的看法 以此依据来加以测定 量表分为态度量表 能力量 表 智力量表 人格量表等 5 购买法 通过购买有关信息载体搜集信息 它分为文献载体 如报纸杂志 和实物信息载体 如样品或产品 6 检索法 利用信息资料检索工具从现代资料库中查找有关信息 有手工和 计算机检索两种方法 7 交换法 与他人交换信息获得其他信息 二 信息整理 并不是所有的信息都是有用的 因此 要对信息进行整理 而这种整理也有个 循序渐进的过程 1 信息要进行筛选 哪些有用 哪些没用 要确定标准 信息筛选对保证信 息的准确性和提高信息的利用率至关重要 信息筛选的方法通常用时序法 类比 法 专家评估法等 通过这些具体做法来确定取舍 2 信息要分类 分类一要辨 二要归 辨类是分辨母及子类 形成有秩序有 层次的分类体系 分类是相关信息各就各位 分类可以按对象分类 按主题分类 按形式分类 按来源分类 按内容分类 按通用分类表分类 3 信息要整理 信息要整理即鉴别 选择 核实 分析 编写 把原始的信 息通过这些程序的运作转变为对企业运作直接有效的信息 信息的整理是文员对原 始信息再认识后的提炼 第六节 企业会务组织实用 一 进行会前的准备 会议准备充分与否 是会议取得成功的前提 文员一定要有认真负责的精神 不仅要缜密考虑会议的某些关键环节 而且要设想可能出现的问题 订出措施 使 会议开出成效 一 安排会议议题 议题是会议需要讨论的问题 它反映了会议的目的和任务 是每次会议首先要 研究的 安排议题前 先要收集和筛选议题 收集议题有三条渠道 是企业上司批 示交办的或指定有关部门汇报的问题 二是部门提请讨论决定的问题 三是上司下 达指示 需要各部门执行的问题 对收集的议题须注意以下三点 1 是否讨论同类性质的问题 2 按轻重缓急程度 重要的 紧急的问题先讨论 3 把保密性较强的议题放在会议后面 便于让有些人退席 安排了议题后 要送上司审核 审定 二 确定会议内容 安排好会议议题后 接着是确定会议内容 确定会议内容主要有如下几方面 1 确定会议名称 会议名称要拟得妥当 名实相符 不宜太长 但也不能太 简化 会议名称一般由 单位 内容 2 确定会议时间 日程和议程 会议时间的长短取决于会议的内容 要提倡 开短会 大型会议须安排好会议日程 会议日程是在一段时间内对会议进程的具体 安排 可采用简短的文字或表格方式 将会议活动列出 3 规定与会人员及人数 文员平时应掌握公司管理人员数的基本资料 在确 定会议规模和人数之后 进一步分配会议人数及名单 4 确定会议地点和会场 确定会议地点和会场取决于参加会议的人数以及会 议规模 人数多而会场小固然不行 人数少而会场大 效果也未必好 三 发出会议通知 发会议通知可用书面或电话 电报等形式 通知的内容包括会议名称 会议目 的和主要内容 会期 地点 与会人员 报到日期和地点 携带的材料 联系人姓 名和电话等 发出会议通知要注意 1 及时 使与会人员能按时参加 要准确 防止重发 错发 漏发 2 大型业务会议的通知 宜用印制精美 设计独特的请柬 这样 既可表示 对被邀请者的尊重 又可引起他们的注意并对会议产生兴趣 一 准备会议文件 会议文件 包括报告 议案等 是提请会议讨论的对象 开会之前要做好准 备 会议的一般文件可由文员起草 重要文件应由上司亲自负责或组织专职人员负 责起草工作 日常工作会议的文件主要由各职能部门起草 如提请会议讨论的问题 须在会 前进行会商 在会商时 如问题不能取得一致 可将分歧意见如实汇报 开会之前 必须将会议文件打印好 分送给将出席会议的人员 或在报到时分 发 会议证件是表明与会议有直接关系的人员的身份 权利和义务的证明 会议证 件有签到证 来宾证 入场证 请柬等 小型会议可凭通知到会 不必印发凭证 中型以上会议需印发入场证 二 做好会间的组织服务 会议期间是文员工作最活跃的阶段 文员的工作能力受到严格的考验 这时文 员工作的中心任务是掌握会议动态 协助上司指挥与控制 并通过精心的组织和良 好的服务 使会议达到预定目标 一 签到 签到是与会人员进入会场的第一件事 签到的目的是保证会议顺利 安全地召 开 同时 便于统计到会人数 签到的方式有 1 簿式签到 会员在签到簿上签名 表示到会 这种簿式签到便于保存 但 容易在会场形成拥挤现象 2 卡片签到 事先发给代表签到卡片 只要代表在上面签上自己的名字 进 入会场时把它交出 便可以进入会场 签到卡的另一种形式是 将固定号码代替与 会人员的姓名 3 电子签到机 代表进入会场 把签到卡插入签到机 签到机立即将姓名 号码传到中心 并把签到卡退还给代表 入场完毕签到情况立即在荧光屏上显出 来 小型会议不必发签到证 可由会议工作人员持会议人员名单 来一人划一人 便捷迅速 二 导入会场 大中型会场 一般设专门接待员 他们要预先记熟与会者的名字及个人基本情 况 以便快捷地把他们带进会场 引到座位 小型会议大多由文员担任接待 三 安排发言 会议有自由发言 安排发言 安排大会发言的决定权属于上司 文员可被委托 事先提出安排意见 提请上司审定 安排发言要注意如下几点 1 发言要围绕会议的中心内容 突出主题 发言要有代表性 2 事先安排好发言次序 时间 要求 并以此告知发言人 有的还要请发言 人到大会主席台前就座 3 为了使讨论会发言踊跃 文员应做一定的促进工作 动员与会者发言 询 问发言人准备情况 催发言人事先写发言稿 四 做好会议记录和会议录音 会议记录通常由两部分组成 第一部分是会议的组织情况 包括会议名称 时 间 地点 出席人 列席人 缺席人 主持人 记录人等 有的还要标明职务 第 二部分为会议内容 包括讨论的议题 与会人员发言的内容 会议形成的决议等 常用的会议记录方式有下列两种 1 摘要记录 不必有言即录 只记发言的重点和会议的结论 决定 但不能 遗漏发言的主要内容 更不能歪曲发言者的原意 2 详细记录 要求有言必录 力求准确 完整 包括发言中的插话 详细记 录一般用速记 或利用录音设备 会后再根据录音整理会议记录 详细记录适用于 特别重要的会议 五 协助上司掌握 控制会议进程 会议进行期间 文员要收集各种反映 及时了解会议的动态 掌握会议的进展 情况 对与会者的意见 要求和建议 对出现的苗头和倾向 都要尽快了解 做到 心中有数 及时向上司汇报 以便采取相应的措施 同时 也要迅速传达上司对会 议的意见和其他事宜 以保证会议达到预期效果 六 会场服务 会场服务工作一般由服务人员或清洁人员担任 如会场清洁卫生 开水供应 音响照明等 文员要负责检查 督促 除此之外 文员也可做一些服务工作 如在 会议期间 准备一些纸 笔记本 铅笔 圆珠笔 以备与会人员临时使用 在会议 进行期间 应适时向会议主持人建议休息十分钟 代接电话等 三 实施会后整理工作 一 会议的善后处理 会议开完 会务工作仍未结束 许多工作要继续完成 一是指撰写会议纪要 报道会议情况 督察落实会议交办事项等 二是会场清理 物品清点 财务决算 等 1 与会人员的离会 会议结束时 与会人员应有组织 有秩序地退场 2 会议文件的回收 立卷 归档 会议结束后 根据保密的原则 应当回收 的文