地区常务董工作手册new.doc

地区常务董事工作手册1地区常董的主要任务21.1参与地区董事会工作21.2地区工作评估21.3地区流程制度执行监督21.4监督奖惩实施条例的执行21.5财务专项检查31.6出款联签控制31.7督促上载报表和流程文件31.8审查管理费用41.9督办集团布置任务41.10双向沟通交流51.11监督客户投诉的处理和反馈情况51.12参与对美佳人、财、物的监督把关52地区常董的工作方法和技巧52.1催收个人应收款的方法52.2审阅管理费报表的方法62.3出款联签的审查控制方法62.4监督成本控制的方法72.5监督合同管理的方法72.6审阅成本统计台帐的方法82.7审查把关销售奖和盈利分红奖发放的方法82.8找员工谈话了解情况的方法82.9督促检查流程和制度执行的方法92.10向集团报告和反馈信息的方法92.11在大方向上影响地区董事会的方法103地区常董工作任务检查清单103.1地区常董工作任务要点101 地区常董的主要任务1.1 参与地区董事会工作1.1.1 按照制度规定参加地区董事会，对董事会决策等重大事项行使参与权、表决权，但不参与日常的业务指挥。1.1.2 协助地区总经理开好董事会，使流程中需要董事会审核/审批的重大事项都要经过董事会审核/审批。1.1.3 追踪检查董事会决议的落实执行情况。督促董事会文件按规范行文、编号、上载和存档。1.2 地区工作评估1.2.1 定期通过地区动态工作报告，对地区的阶段性工作进行评估，并反馈到相关人员。重大事项可直接向总裁汇报。1.3 地区流程制度执行监督1.3.1 地区通过地区执行力评估报告反映地区制度、流程的执行情况。1.3.2 检查地区对违反制度、流程的处罚情况。1.4 监督奖惩实施条例的执行1.4.1 监督集团奖惩实施条例的执行，以地区董事会成员的身份，在发放销售奖或盈利分红奖之前对奖金分配方案进行审核，以及审查地区其它奖项的分配方案。1.4.2 督促人力资源部在奖金发放后七天内向地总和常董提交各部门的奖金发放表，以审查奖金发放是否符合分配原则。若有违反，应提请主管领导纠正。1.4.3 监督各种处罚的执行，并督促各类罚款于当月30日前上缴集团。1.5 财务专项检查1.5.1 审阅地区各公司上月的银行存款调节表，督促对一个月以上的未达帐进行处理。1.5.2 审查至上月底的个人应收账款明细表及其他应收款明细表，督促地区财务部对超过一个月以上的个人应收款发催收函，超过2个月的每月扣当事人20%工资抵账。有特殊情况的上报。1.5.3 每半年审阅地区固定资产明细表。对固定资产的增减未事先办理审批手续的，应提请责任部门纠正。必要时要向集团财务总监和知识管理部报告。1.5.4 按地区财务资讯系统常董工作指引表要求的时间段,检查审阅预算与计划管理、现金流量管理等各类报表。 1.6 出款联签控制1.6.1 审核地区相关部门每期编制的出款计划。1.6.2 按规定对除管理费和税收、利息之外的经营出款申请进行联签审核。联签前重点审核联签表是否填写完整，出款依据是否正确，出款是否不超项目（合同）总金额，出款支票是否已贴上且无差错。如果出款会超成本细项，应要求先办理成本报警和目标成本调整。1.6.3 按集团规定比例计提的项目策划费及电子商务费用等汇至集团指定账户。（或得到可抵作上缴款项有关领导的正式批复）1.6.4 对盈利分红奖出款审核。确保上缴集团的部分汇至集团指定账户。（或得到可抵作上缴款项有关领导的正式批复）1.7 督促上载报表和流程文件1.7.1 审核相关部门成本超支报警表。1.7.2 检查地区工程实际+预算和销售实际+预算的统计分析表的编制和上载1.7.3 督促各部门及时完成流程文件的编制和上载，并检查上月流程文件的上载情况1.7.4 督促并检查财务部完成集团财务管理系统中“成本分析细项表及合同分析表”的编制和上载。1.7.5 督促检查项目工程部和财务部在每月10日前完成当月成本统计台帐的编制1.7.6 每月15日前审阅项目成本统计台帐。1.8 审查管理费用1.8.1 审核签发地区及各部门的季（月）管理费计划表。如果超季计划应退回调整，如果超年度计划应督促上报集团财务管理部批准并经过调整后才能签发。1.8.2 审阅地区及各部门每月（季）管理费开支汇总表1.8.3 审查签发地区总经理和美佳总经理的日常费用报销单。必要时可抽查日常费用报销凭据是否符合制度的规定（包括报销不能由秘书作为报销人代办签名）。1.9 督办集团布置任务1.9.1 接受集团指令检查专项工作的落实和完成情况，在查询了解情况后，向总裁/知识管理部提交书面报告或评估意见。1.9.2 督促集团布置工作的落实，采用口头或书面形式定期提示当事人直至任务完成。1.9.3 协助并监督完成C类以上员工离任工作审计。1.10 双向沟通交流1.10.1 每季在每个地区的工作时间不少于10天（未开项目的地区除外），并经常深入销售或施工现场（若有）以及美佳管理处了解情况。1.10.2 参加集团会议管理制度所确定的常董应参加的会议，对其它会议尽可能列席。1.10.3 经常与地总和各部门负责人沟通交流工作情况。1.10.4 每月向知识管理部提交地区常董月工作计划与总结；为便于自己工作的开展与安排，可向知识管理部汇报沟通。1.11 监督客户投诉的处理和反馈情况1.11.1 了解地区客户服务中心投诉和投诉处理的统计与分析报告，对热点投诉进行专项核实。1.12 参与对美佳人、财、物的监督把关1.12.1 地区常董要对所负责地区美佳物业公司（含管理处）的人事、财务、出款、成本控制进行监督把关。把关的依据是美佳物业管理总公司的权责划分表。2 地区常董的工作方法和技巧2.1 催收个人应收款的方法 地区常董审阅“员工个人应收款明细表”后，应对金额在1万以上的或不论金额大小账龄达2个月以上的个人应收款，向财务部或相关人员了解其借款的用途及未还款的原因，并检查财务部是否已对帐龄达一个月以上的个人应收款发放催收通知书。 常董应每月检查落实对个人应收款的催收。对无故逾期不还或逾期不发催收通知或逾期不扣发个人工资奖金冲减的，应作为风纪问题向集团知识管理部通报。2.2 审阅管理费报表的方法 地区常董审阅地区及各部门的季（月）管理费计划，主要是检查上月管理费的实际发生数和本月计划数是否合理和不超季（年）计划。如月计划符合要求，应立即签字并通知执行。 在审查地区及各部门上月管理费报表时，如发现管理费单项或全月实际发生数合计超过原定计划的，应进一步审阅分析管理费支出明细清单或财务凭证。对无合理原因造成超支的，应提示地总和部门负责人，必要时可向财务管理部总经理报告；对实属个人假公济私或违规超标准报销或铺张浪费的行为，不管是否造成管理费超计划都应作为风纪问题向地区总经理或财务管理部和知识管理部通报。 对月管理费计划的单项或总额超过季计划的，地区常董应向地总或部门负责人提示和报警，并要求在季计划或年计划的指标内或地区与项目公司指标内进行调整。在地区管理费总额超出或即将超出年度计划时，地区常董应提示地总向财务管理部报警。只有经营运管理执行总裁批准和下达新的管理费指标后，地区常董才能继续签发管理费计划。2.3 出款联签的审查控制方法 常董在出款联签前应通过财务资讯系统或其它手段查询合同的支付或结算情况，并做为联签的依据。 常董在出款联签时，主要审查出款联签是否有有效的出款依据（如已审批的合同、协议、报告、董事会决议、集团书面指令等）；作为出款依据的合同、协议、报告是否在财务电算系统中登记过，系统显示的累计出款额是否超过有效合同的总金额；出款联签单是否填写规范（包括编号、日期等）；其他审核人在此前是否已都签字同意；开具支票的收款单位、金额、印鉴是否无差错并复印在出款联签单上；委托付款是否有委托方的正式委托函等。 紧急出款（即未列入本期出款计划的出款）的应经过地区总经理批准，并书面通知常董和相关部门。若来不及签订合同的，应在出款后48小时内补办合同审批手续。但每次紧急出款应在财务部登记，每季度紧急出款超过5次的单位或部门，应给予地区在制度与流程执行的考核指标上系一大过。2.4 监督成本控制的方法 常董可列席参加招标会、经济活动分析会等与成本控制有关的会议，并可随时调阅成本资料（包括工程成本和非工程成本及管理费等），并向有关人员查询和了解情况。常董应定期或不定期地评估或预测项目超成本的风险，并向地总和有关部门负责人提示或向财务管理部、财务总监报告。 常董应重点检查的合同订立是否符合经审批的合同计划清单和专业标准。所签订的合同如果超目标成本是否先办理成本报警和细项目标成本调整，项目成本是否定期进行“实际+预算（重置）”的统计分析等，如有违反应及时严肃地提示有关人员纠正，对严重违反成本管理作业流程和制度并屡教不改的，可向地总或知识管理部报告及建议给予处罚，甚至调离岗位。 常董要鼓励地区（总）造价师、财务部经理等专业人员发挥好应有的作用，为成本控制严格把关。常董可多向专业人员请教或了解情况，在审核出款联签时，应充分尊重地区（总）造价师、财务部经理的审核意见，并在他们因认真审核把关而有压力或为难的时候，旗帜鲜明地给予支持撑腰。2.5 监督合同管理的方法 地区常董应密切关注项目的招标和合同管理，并在合同签约后要求相关部门提供一份合同审批单和合同文本（复印件）备阅。 合同文本应当采用集团既定的合同范本，改变主要条款的既定原则应经过特别论证或有权审批人的批准。合同签约前应经过公司法律顾问的审阅并按权责规定报有权审核/审批人审查或审批。 合同签约后，合同负责人和地区总经济师应进行合同分析，并召集合同交底。合同负责人和产品技术部、财务部应在合同签约后建立合同数据登录表或合同管理台帐。合同负责人应定期开展合同“实际+预算（重置）” 统计分析。一年以上的合同每三个月一次，半年以上的合同每二个月一次，三个月以上合同每一个月一次。 合同的变更应按照量价分离的原则进行集体会审，并按原审批程序审批合同变更协议。进行工程合同决算应保证竣工资料齐全，审核审批手续完备。A类工程合同还要事先经过项目运筹执行总裁批准。 地区常董对合同管理的重要节点应加强追踪检查，并在出款联签进行审核把关。若发现违反合同管理规定的行为应给予提示或警告，必要时应报告地总或集团相关职能管理部和知识管理部，并提出处罚建议。2.6 审阅成本统计台帐的方法 地区常董审阅成本统计台帐及成本差异分析表，应重点了解本月（季）是否发生成本细项超支；以及是否及时办理了成本细项超支报警；月末是否填写预算外成本增减统计表并依此在月末调整了成本统计台帐中的目标成本细项。此后还要了解项目成本是否进行“实际+预算（重置）”的统计分析，重置的依据是否可信，最后审查成本统计结果，判断项目成本是否得到控制，以及成本目标是否可以实现。 在审阅成本统计台帐时发现的问题，应及时与地总和部门负责人沟通，提示他们对成本管理薄弱环节进行控制。必要时，应向集团财务管理部和工程管理部报告。2.7 审查把关销售奖和盈利分红奖发放的方法 人力资源部在奖金发放七天内将发放结果汇总报地总、常董和集团人力资本经营部备案。 地区常董审核地区销售奖或盈利分红出款联签，主要应检查奖金的计提是否准确，是否符合集团奖惩条例，以及奖金的分配比例是否符合董事会批准的分配方案。 地区常董要严格把关地区在销售奖和营利分红奖的发放是否符合集团奖酬条例的规定，有任何问题，需及时向知识管理部汇报。2.8 找员工谈话了解情况的方法 地区常董在工作中应了解熟悉员工并与员工保持良好和密切的关系。平时要有心记住员工的基本情况和特点，并在工作中多方考察以加深印象。还要有计划地安排与员工谈话，倾听员工的意见或建议，了解员工工作中的问题，协助解决员工的实际困难，体现对每位员工关怀备至的企业文化。 对员工提出的意见或建议，应尽快处理落实并尽可能给予回复。对谈话中员工反映的问题和情况，不宜公开的要注意保密，属风纪或违反流程和制度的，要进一步调查核实。如情况严重应及时与地总沟通或向知识管理部通报。2.9 督促检查流程和制度执行的方法 地区常董除了要自己率先学好流程和制度并带头执行外，还要关注其他人员执行流程和制度的情况。如发现员工对某些相关流程和制度不熟悉或有理解上的偏差就要及时给予提示或讲解，必要时，可提请地总有针对性地组织学习讨论。 地区常董应按照知识管理部的安排或自己选定若干与当前地区工作重点或存在问题关联较大的流程进行追踪检查，主要通过查询当事人和核对流程规定的记录或文件，判定流程的节点步骤以及规范是否得到执行，同时还要检查流程规定的文件是否都已上载资讯系统。 对自己发现或员工举报的明显违反流程或制度的现象，应立即开展专项调查落实。如情况属实，可酌情向地总或直接向知识管理部报告，必要时应附上检查记录或违反流程制度的证据，提请核实和给予处罚。 每月度地区常董应对各地区执行流程和制度的实际情况提出书面评估意见，上报知识管理部。2.10 向集团报告和反馈信息的方法 常董认为有必要反映的情况应及时向集团反映，可形成独立的书面报告发给知识管理部。重大事项也可直接向总裁报告。 常董每月向知识管理部和总裁发送一份地区动态工作报告和地区常董月工作计划与总结。 集团至少每半年集中开一次常董工作会议，以讨论和交流信息。2.11 在大方向上影响地区董事会的方法 在地区董事会开会前应先与地区总经理充分沟通，听取情况介绍与意见，力求在重大问题上与地区总经理保持一致。 要学会全面系统性分析问题，并能前瞻性预测事情的可行性和发展趋势。在召开董事会前做好各种准备，做到对重大问题胸有成竹、观点鲜明、有根有据，并能技巧性和艺术性地说服其他人，依法治企，实现集团策略要求。 在董事会讨论与表决的重大问题时，若与地区总经理（董事长）意见不统一时，在一般情况下，以不影响业务进展与时效为重，尽量先尊重地区总经理（董事长）意见，形成决议。事后可向知识管理部汇报情况。但所有不同意见，都应在董事会的纪要中写明。 若董事会决议案违反集团流程与制度，应体现代表集团价值观及股东利益的职权与责任心，坚持原则以法纠正，同时向知识管理部乃至总裁报告，以确保集团方针、策略的贯彻。3 地区常董工作任务检查清单3.1 地区常董工作任务要点工作性质工作事项工作要求协助部门备注常规工作安排1.1登录集团AO系统，收阅并处理新邮件和新文档每日查阅不少于三次，收到邮件和文件及时处理或回复1.2参加当日召开的重要会议准时出席，不开手机，不交头接耳，不中途退场，尽量多了解信息1.3审查签发应在当日办理的出款联签按制度规范严格把关出款部门（总）造价师财务部1.4根据需要或计划安排到施工或销售现场了解情况，调查研究