厨房G-ERP培训手册_AP_V1.0

美的G ERP项目 应付培训讲解 AP 2014 12 20 G ERP项目组 2 应付模块系统集成方案业务方案改善点介绍系统操作演练 应付目录 一 应付模块系统集成方案 一 应付模块系统集成方案 与EMS集成 外围系统的费用在EMS系统归集后 导入AP 员工费用导入AP EMS系统的一些单据管理 如押金 员工收款 在EMS审核后导入AP 员工供应商信息与AP集成 EMS触发AP自动生成员工供应商 与ISP集成 AP罚扣款 付款计划等信息发布到ISP ISP材料发票数据导入AP 与GTSP集成 AP材料类付款计划 非材料类付款计划及零星付款计划等推送GTSP GTSP所有付款结果回写 包括付款 预付款 与CSS集成 CSS系统售后配件销售发票直接导入AP CSS系统的销售安维费先导入EMS 再从EMS导入AP 二 应付方案专题改善点 功能优化 二应付方案专题改善点 采购到发票高效自动 供方自助开票流程 二 应付方案专题改善点 采购到发票高效自动 供应商应付管理改善对比 SRM导入品质类罚款 GTSP导入贴息扣款 ERP自动计算系统内价差 含预开票价差 ERP手工录入罚扣款提交MIP审批后导入 罚扣款维护功能 导AP红冲发票 ISP发布 ISP自助开票 结束 罚扣款类别设定 二 应付方案专题改善点 采购到发票高效自动 罚扣款业务流程 罚扣款业务改善对比 二 应付方案专题改善点 采购到发票高效自动 二 应付方案专题改善点 采购到发票高效自动 新增发票匹配类型改善对比 质保金维护及返还改善对比 二 应付方案专题改善点 资金到付款公开透明 根据自动排款排票的结果在资金共享平台自动触发付款申请单生成 预付款由业务在资金共享平台发起 付款成功后再回写ERP 实现业务与财务的流程拉通 系统自动完成发票与预付款的核销 优化系统功能 供应商资金计划在ISP平台发布 实际付款金额与付款状态在ISP平台上可实时查询 二 应付方案专题改善点 资金到付款公开透明 材料类付款计划改善对比 二 应付方案专题改善点 资金到付款公开透明 材料类预付款改善对比 三 应付模块改善点系统操作演练 结帐管理 G ERP OU层开票规则维护 维护开票配置 往来账款对账 对账员维护 注意 只有先维护对帐员信息 系统才允许录入对帐单信息 打开对账员维护界面 录入对账员信息 点击保存 显示 对账员保存成功 表示对帐员维护成功 点击确定 如果对账员信息需要变更 可点击 更新 三 应付改善点操作演练 采购到发票 供应商自助对账 三 应付改善点操作演练 采购到发票 供应商自助开票 ISP发票创建 三 应付改善点操作演练 采购到发票 供应商自助开票 税控发票录入 三 应付改善点操作演练 采购到发票 供应商自助开票 ISP发票审核 罚扣款管理 1 罚扣款类型维护 维护罚扣款类型信息 罚扣款管理 2 罚扣款维护界面信息查询 进入罚扣款界面后可以通过供应商 日期 AP发票号 来源 罚扣款类别 凭证编号 是否发布ISP 状态 罚扣编号等信息进行查询相应的罚扣款信息 以下为从GTSP系统导入的罚扣款贴息信息 以下字段除来源发票号及来源发票号不需要录入外 其他信息需要在GTSP系统中必填 否则协议中的信息不全 如罚扣款类型是 贴息 需要供应商确认 在 确认 栏打勾 已确认勾选的记录不能修改 已确认的贴息单可以打印 罚扣款管理 3 罚扣款导AP发票 正常罚扣款导AP 此功能主要用于供应商不低开或者调让 三方转账业务直接导入AP 查找罚扣款导入应付的数据 状态为 创建 的才能查找到 选择需要导入的AP罚扣款 必须维护发票批号 AP发票号和GL日期 才可以导入AP 完成之后点击保存 维护了发票批号后 系统会默认带出发票编号为罚扣款编号 GL日期为当前日期 运行请求完成之后 可以去AP查看 系统自动验证发票 类型为 混合 发票不计税 系统可自动验证发票 罚扣款管理 4 罚扣款权限维护 1 按ctrl F11 输入需要查询的用户名是否存在 若无 按F4取消后 直接在界面中录入需要增加权限的用户即可2 规则 1 未在罚扣款权限控制的界面只能看到当前职责输入的罚扣款维护信息 2 已在罚扣款权限控制界面维护过的人员信息 可以看到全部罚扣款维护信息 失效之后只能看到当前职责输入的信息 质保金管理 1 质保金维护 应付管理 质保金维护 查询相关信息后 应收质保金和实收质保金可以更改 确定后点击应用 拟定状态下可修改和删除相关记录 进入审批流程 选择审批人 审批人进行流程审批 路径 MIP流程 MIP待办事项例表 查到要审批的质保金流程点审批 质保金管理 1 质保金变更 应付管理 质保金变更管理 新增变更 选择变更单号 点击下一步 提交后进行审批流程 质保金返还 应付管理 质保金退回查询 进入界面后点击新增 输入相关信息点下一步 点击单号可以看到相关明细 退还日期是到期日才可以填写可以填写相关考核金额 再确认 确认后是不可以更改 提交后走审批流行程 三 应付改善点操作演练 资金计划到付款 材料类付款计划 材料付款计划自动生成 2 维护冻结款及招标保证金 通过查找按钮或者直接按F11录入供应商编码再按Ctrl F11查找需要维护的供应商 在冻结款及招标保证金字段录入金额 点击保存 材料付款计划自动生成 3 提交付款计划程序 路径 应付管理 查看 请求 CUX AP 付款计划自动生成 提交请求 如果运行的供应商中有未核销的的预付款及未核销的正负数发票时状态为警告 会提示需要核销后才能生成计划 材料付款计划自动生成 4 调整付款计划 在付款计划调整界面通过计划编号 供应商编码 创建日期等可以查找出刚提交的付款计划 选择状态为 新计划 如果计划中金额需要有调整或不执行该计划 可点击取消 则计划状态变为 已取消 在新计划中调整 实际申请支付 及 实际付款方式 后 已调整项会出现对应调整信息 点击保存 如果此计划需要导ISP平台由供应商确认 可在 导ISP 按钮打勾 点保存即可在ISP平台上查看到付款计划 材料付款计划自动生成 4 调整付款计划 供应商在ISP平台上可以查询到付款计划的信息 如果需要贴息或提前支付可以点击确认后提交 当供应商提交后或者超出付款确认天数未确认的不能再提交 在付款计划调整界面可以看到申请贴息和提前支付的信息 可以根据实际情况进行调整 点击 导入 按钮 可以针对所有每一条记录进行导入也可以全选导入 默认如果此记录去掉 导入 按钮则自动为 不导 保存后点击提交资金接口 则状态变为 已提交付款 已提交资金接口在资金共享平台进行审批时 如果发现有问题拒绝 则状态变为 已拒绝 此状态下可以修改计划中的内容重新提交资金接口 材料付款计划自动生成 5 提交审批 路径 GTSP 排款排票 排款管理 付款计划确认及退回 材料付款计划自动生成 6 进行排款 路径 GTSP 排款排票 排款管理 付款计划确认及退回 输入预付款单号 点击查询 如果有调整的可以调整后点击调整结果保存 保存后确认 如果没有调整的计划 直接可以点击确认 零星付款申请 业务规则 1 针对特殊的供应商支持单独走审批申请进行付款 可以使用零星付款申请的功能2 零星付款由业务部门发起 提交MIP流程 MIP流程审批完成后导入AP零星付款表单界面 材料会计在界面中可以查询到此零星付款信息并提交推送至资金接口平台 零星付款申请 录入零星付款申请信息 进入零星付款计划申请信息 点击新建 录入信息后点击保存 系统自动生成付款计划编号 在来源模块上传附件 上传附件后点击提交 勾选需要提交计划的申请单 点击审批 提交MIP审批申请 提交审批时 系统自动弹出审批工作流业务 选择审批节点人员 提交审批 零星付款申请 零星付款申请发票匹配 在MIP审批通过后 可以在零星付款申请发票匹配的界面查找对应的审批单 点击查找进入界面 可以看到状态为 审批完成 选择需要付款的信息 点击匹配发票 系统会根据已经有的发票日期的先后顺序自动匹配 可以手工进行修改选定的发票 如果修改的发票金额不等于申请金额 系统不允许保存 修改保存后 点击提交资金接口 如果审批后进入资金系统的付款计划确认和提交界面 查到相关零星付款计划单号 有问题需要退回的先勾选再点击退回按健 没有问题就点确认即可 三 应付改善点操作演练 资金计划到付款 材料类预付款 业务规则 1 业务流向 1 业务人员向财务提出预付款申请 财务根据业务需求在G ERP提交预付款额度报表 将报表数据发业务人员 由业务人员在GTSP录入相关信息并提交MIP审批 2 审批结束后由财务人员在GTSP中确认贴息和付款数据 在收到贴息单后点击确认 申请现汇付款的可直接生成付款申请单写入资金系统进行付款 申请提前支付承兑的 在排票结束后可生成付款申请单写入资金系统进行付款 3 付款成功后 GTSP自动将预付款发票和付款信息写入G ERP2 材料预付款额度 调整后应计负债 70 调整后应付账款 材料预付款管理 录入预付款申请信息 点击添加明细 进入预付款申请界面点击 新增 系统自动生成批次号 申请日期默认为当天 输入备注信息 点击保存 点击添加明细 在明细里输入供应商名称 编号 录入供应商应付金额及应计负债不同账龄段的金额 系统自动计算预付范围 手工录入申请金额 选择原付款方式及实际付款方式 系统可自动计算提前支付的贴息金额及承兑改现汇的贴息金额 材料预付款管理 进行排款 输入预付款单号 点击查询 如果有调整的可以调整后点击调整结果保存 保存后确认 如果没有调整的计划 直接可以点击确认 材料预付款管理 进行排票处理 输入排票金额查询如下 输入排票金额查询后 选到合适的承兑打勾再确认再保存 材料预付款管理 进行排票确认 勾选到已匹配的票据点击确认 材料预付款管理 排票结算执行 进入排票执行界面 勾选需要背书的付款计划 点击背书申请 系统按排票结果自动生成付款申请单 写入资金系统进行付款 材料预付款管理 查看预付款回写ERP GERP 应付管理 发票 输入供应商代码自动带出供应商名称 再点发票类型查询 信用证付款 业务规则 在资金共享平台录入信用证付款申请单 审核通过后导入资金系统进行付款 付款成功后通过资金共享平台回写至GERP生成正常的预付款发票及付款信息 1 填写信用证开证申请 路径 资金共享平台 付款业务 进口信用证开证 信用证付款 点新增开证后填写相关信息后保存 提交审批 审批后自动写入资金接口 信用证付款 查询信用证付款后生成的预付款发票及付款 路径 GERP 应付管理 发票 资金系统付款后生成预付款凭证 输入发票号查找 交叉币种自动结转 业务规则 1 业务原理 因A外币支付时实际公司的银行存款中可能无对应的A外币 需要进行购汇 为简化购汇操作 实际资金中心对外支付时直接以B外币进行支付 GTMS付款成功后 GTSP根据发票币种和实际支付币种先分别生成真实发票付款和虚拟发票及真实付款回写给ERP2 真实发票付款回写ERP时 需要GTSP计算倒算汇率 汇率类型为 用户 倒算汇率公式 真实付款金额 真实付款币种兑换本位币公司汇率 真实发票付款金额 交叉币种自动结转 提交付款申请 录入零星付款信息 填写需要支付外币的币种及付款信息 提交审批 审批通过后由财务匹配发票后导入资金共享平台 交叉币种自动结转 资金付款 路径 资金共享平台 排款排票 预付款计划及票据管理 付款计划修改提交 在资金共享平台生成付款申请单 付款计划修改提交 点击 查询 查询ERP发送过来付款计划 并对付款计划进行提交送审 点击 提交审批 可将整个付款计划提交MIP审批 付款计划确认后现汇部分产生的付款申请单可以在 付款业务 付款申请单 中进行查询 状态为 引入处理中 交叉币种自动结转 在ERP查看真实外币发票支付情况及虚拟发票的生成 在发票界面输入真实发票号 WB111305 使用的银行账户为 中转银行 资金类中转 点击最后弹性域栏位可以查看 中转关联号 为141113000