行政采购流程

行政采购管理流程 一 管理目的 规范行政采购行为 整合公司资源 统一调配公司行政用品 节约财务成 本 二 适用范围 适用部门 行政采购管理流程适用于行政采购过程中所涉及的所有相关部门 这包括 公司所有职能部门 其中商品部是采购实施部门 适用对象 行政采购管理流程适用于公司除商品 商标辅料 道具以外的所有行政办 公用品的采购 三 行政采购管理 1 行政需求计划管理 由公司各职能部门根据工作内容需求 提交 行政办公用品需求单 至商 品部 公共使用类的办公用品有行政部门统一采购 要求 各部门的需求计划必须按月制定 在每月 20 日前完成并提交 对专业性办公用品的采购 由所需部门协助商品采购部门共同采购 2 行政办公用品需求单 的审批流程 2 1 行政办公用品需求单 填写要求 行政办公用品需求单 用于所需求的行政办公用品仓库库存为零的情况 下 但部门又确实需要使用时 填写该单据 行政办公用品需求单 须填写完整 准确 涂改的 行政办公用品需求 单 商品部有权退回不予受理 行政办公用品需求单 须由部门负责人亲笔 签署 行政办公用品需求单 原件提交商品部 2 2 行政办公用品需求单 审核 2 2 1 商品部对各部门的 行政办公用品需求单 进行同类汇总 并在 2 个工作 日内完成评估 评估的依据是公司全年预算及库存状况 2 2 2 审核后的 行政办公用品需求单 提交董事长审批 2 2 3 审批通过的 行政办公用品需求单 由商品部制订采购计划 未通过的 行政办公用品需求单 退还申请部门 2 要求 各部门递交 行政办公用品需求单 时必须遵循节约的原则 3 行政采购计划制定 3 1 行政采购计划由商品部根据审批通过的 行政办公用品需求单 统一制定 3 2 行政采购计划由商品部提交董事长审批通过后实施 要求 行政采购计划须明确采购实施时间 要求商品入库时间 采购单价 资 金预算 付款计划等 4 行政采购 4 1 供应商评估 4 1 1 商品部负责根据审批后的行政采购计划对供应商进行考察 评估 除非临时急需 对任何办公用品的采购 都应是进行询价 比价 议价 并将最终议定价报相关部门和领导同意后 方可实施采购任务 4 1 2 建立供应商基础信息档案 供应商基础信息包括 三证 公司名称 详细地址 交货能力 交货方式 联系人 联系电话等 4 供应商谈判 签约 经商品部考察 评估合格的供应商 双方就所要采购的产品进行询价和议 价后 双发达成一致签订合同 在与公司签订合同 包括生产管理合同 授权 管理合同 产品定购单等 后 建立产品供应关系 要求 采购合同 按公司合同审核流程执行 4 行政办公用品定购单 实施 在合同有效期内 根据 行政办公用品需求单 和商品的库存情况以及商 品供应单位的生产能力和交货能力 制定 行政办公用品定购单 传真至商品 供应单位 并经供应单位盖章确认后寄回 要求 按公司合同审核流程执行 与已签订的尚在有效期内的合同一起存 档备查 定购单一式三份 供应商 商品部 法务部各执一份 定购单须为原 件 不得以传真件 复印件为存档文件 特殊情形下定购单原件未及时返回的 可临时按复印件或传真件 电子文件等方式安排生产 由商品部负责跟踪双方 签章过程 定购单内容必须包括 产品名称 颜色 规格 尺码 数量 交期 包装及运输方式 付款方式 财务票据凭证 违约责任等 分次分批交付的 须写明每批次交付的数量及规格比例和颜色比例 4 3 1 行政办公用品定购单 履约过程中的调整 当原 行政办公用品定购单 要求的交货时间和数量不能满足销售部门的 销售需求 应及时与商品供应单位沟通 在其交货能力允许的前提下 调整原 3 行政办公用品定购单 的交货时间和数量 以尽可能满足销售部门的销售需 求 4 3 2 行政办公用品定购单 履约过程的跟踪 跟踪商品的交货情况与 行政办公用品定购单 规定的要求是否相符 这 包括 交货时间 交货商品 颜色 规格 尺码 数量和质量等 4 3 3 异常报告 如发现不符合 行政办公用品定购单 载明的要求或可能出现异常 应在 知晓或发现后一个工作日内填写异常报告表 提交部门负责人 行政办公用品 采购申请部门和法务部 由各相关部门出具对异常情况处理意见后 报送董事 长审批执行 4 行政办公用品验收 4 4 1 行政办公用品到货签收 每批次办公用品到货 都必须由行政办公用品负责人清点验收 混箱包装 必须当面打开清点 验收无异议的 由负责人签收 并注明签收的办公用品单 位 箱 套 如验收有异议 应立即由仓储物流负责人和商品供应单位沟通 经办公用品供应单位确认后出具凭证 收货签收单必须由送货单位签字佐证 内容包括 运输单位 车牌号 送货人 差异商品及数量等信息 并立即通 报部门领导 未经商品供应单位确认的不得签收 4 4 2 行政办公用品入库审核 每批次办公用品入库 都必须由商品部审核批准 审核内容主要包括 入 库的商品及其款式 颜色 规格 数量是否和 行政办公用品定购单 相符 交货时间是否符合 行政办公用品定购单 约定 发现异常情况时 应立即书 面报部门领导 4 4 3 行政办公用品入库检验 每批次办公用品入库 都必须有专人抽检其质量 包括包装质量 是否满 足 行政办公用品定购单 要求 如发现商品质量异常 应及时报商品部 要求 抽检方法和标准另定 4 4 4 入库商品清点 每批次商品入库后 都必须开箱清点 确保数量与订购单一致 品质与订 货前相关部门确认的要求一致 并要求相关接收人员在 商品入库单 上签字 确认 5 行政办公用品入库统计 每批次商品入库 都必须按格式记录于 商品入库记录表 记录内容包括 4 日期 系统入库单据号 商品供应单位 商品名称 数量 单价及金额 并相 应编号 6 定购行政办公用品完成情况评定 每一份 行政办公用品定购单 履约完成后 都应对其完成情况做出评定 完成 行政办公用品定购单完成情况表 四 采购结算 1 凭证种类 行政办公用品采购凭证包括 行政办公用品委托订购单 行政办公用 品定购单 商品供应单位 送货单 仓库 商品入库单 2 凭证要求 2 1 行政办公用品定购单 必须经商品供应单位盖章确认的原件 2 2 商品供应单位的 送货单 必须标明相符的单位全称或加盖有单位送货章 2 3 仓库 商品入库单 必须有仓库责任人签收确认 3 凭证保管 所有凭证应对应 商品入库单 的 百胜入库单号 编号保管 4 往来帐目核对 商品部应在每月 15 日前与各商品供应单位核对上月帐目 核对无误后 出 具 行政办公用品采购往来对帐单 并由双方签章确认 5 结算 商品部收到各供应单位增值税发票后 附上相对应的 行政办公用品定购 单 供应商 送货单 商品入库单 等凭证一并交财务 根据合同或 行政 办公用品定购单 规定的付款期限 向财务部递交 付款申请单 6 结算信息记录 商品部对收到的各供应单位的增值税发票以及财务部已支付的货款 都应 登记记录 7 合同终止结算 合同履行终止后 必须签订结算协议书 结算协议书的文本样式可以要求 法务部根据商品部需求拟定 五 行政办公用品库存信息统计 每天及时登记进出库用品 录入 BS3000 系统 并完成 每日库存统计表 以备各部门领用时可参考库存情况决定是否采购 5 每日商品库存统计表 必须填写完整 填写内容应包括 办公用品货号 名称 款式 颜色 规格 数量以及近期到货信息 3 根据不同行政办公用品的性质 使用消耗频率设定一定的库存比例 已保证 领用时有足够的库存 六 附则 本行政办公用品采购管理流程的制定 修改 解释权归商品部 本行政办公用品采购管理流程自董事长审批后公布施行 6 行政用品采购流程图 各部门递交 行政办公用品需求单 制定采购计划并实施 跟踪采购实施过程 商品入库审核 商品入库记录 采购实施完成情况评定 对帐 发票凭证齐全后完成结算 相应凭证编号保管 通报行政用品 每日库存统计表 行政办公用品需求单 审核 入库商品质量抽检 行政办公用品定购单 供方盖章 回传 审核发现异常及时报部门领导 商品质量异常及时报部门领导 评定报告报法务 异常情况及时报部门领导 确认 行政办公用品需求单 汇总单 提交董事长审批未通过的退