健全基础管理信息系统提升企业管理水平

健全基础管理信息系统提升企业管理水平攀枝花钢城集团综合工业有限公司 曹正榉一、企业门户网站及基础管理信息系统的构建与实施的背景1.1信息化是现代企业管理发展的必然趋势伴随着信息技术革命，西方发达国家通过信息化与工业化相结合形成的现代工业范式，根本性地改变了21世纪的产业发展形态与竞争格局。党的“十六大”、“十七大”、“十八大”分别做出“以信息化带动工业化、以工业化促进信息化、走新型工业化道路”，“大力推进信息化与工业化融合，促进工业由大变强”，把信息化作为“经济健康发展”的要求，将企业信息化工作纳入到国家战略部署的重要位置。在经济全球化的形势下，传统企业将面临先进企业产品与服务的严峻挑战，如果不借助先进的管理思想转变经营管理观念、使用信息化提高企业的管理水平和工作效率，将很难在今后的市场竞争中取胜。企业实现信息化可以推动业务流程优化重组，促进组织结构优化，实现动态管理，提高企业对市场的快速反应能力，从而更好地适应日益激烈的市场竞争环境。并能有效降低成本，扩大企业竞争范围和优势，提高企业的整体管理水平。坚持以信息化带动工业化，以工业化促进信息化，是我国目前经济发展的战略重点，企业的信息化水平直接决定了国民经济以信息化带动工业化工作的成败和企业竞争实力，是目前经济发展的战略重点，是现代企业管理发展的必然趋势。1.2信息化是综合工业分公司摆脱当前被动局面的迫切需要一直以来，攀枝花钢城集团有限公司综合工业分公司是一个以经营为主的综合性公司，随着钢城集团有限公司近年来超常规、跨越式发展，综合工业分公司发展速度也随着加快，规模逐步发展壮大。公司也随着逐步从经营型企业过渡到以有色金属、矿石加工与贸易、冷固球团、人造木、钢结构件、节能灯、润滑油、工程车修理、废旧物资综合利用等多个产业的以生产和经营相结合的综合性公司。公司目前下设综合部、财务部、技术质量部、生产安全部、供销经营部等5个机关职能部门，设有色金属制品厂（含电厂协力部）、复合材分厂、工程机械配件厂、厂区协力部、废旧物资开发部（含炼油厂）、源丰经营部、粉煤灰厂、浩天复合材厂等8个二级单位，产业分散布局在四川省眉山市、攀枝花西区、东区、仁和等地，管理成本较高。由于综合工业分公司基础条件差，信息化建设底子薄，欠账多，信息传递长期是以电话、传真、纸质文件的形式进行传递，效率低下。2012年，综合工业分公司通过自身技术力量构建成公司国际互联网站，并以此为平台基础，逐步构建起了以生产调度管理信息化和公司制度管理信息化为主要内容的基础管理信息系统，并取得了良好的管理效果。为巩固这一管理成果，公司决定以此为契机，逐步健全和完善这个基础管理信息平台，降低管理成本，向管理要效益，进一步提高现代化管理水平。在物资管理方面，综合工业分公司各厂均设物资库房，并安排专人对生产原料、产品、备品备件的入库、出库、库房之间调拨、报废、退货进行管理。各厂物资库房管理过程均采用手工填写出入库单据，手工做台账的形式进行管理，管理手段相当落后。库房物资统计、销售发放过程、库存情况、供应商信息、客户信息都不能形成实时动态的管理。由于各厂布局分散，物资种类和数量多，物资流动量大，产生的信息量就大，数据更新快，手工记录和统计的速度根本就无法办到库房物资报表与实际数量相吻合的理想状态。所以，物资类报表从来就没有准确过。在生产设备管理方面，综合工业分公司一直是以纸质台账和电子表格相结合的形式进行台账管理，基础信息不完善，手段落后。很多参数需要时还要到设备铭牌上找，一些设备连生产厂家都没有记录。设备检修管理和备品备件信息管理存在盲目性，不规范、不完善。数据的全面性、真实性、实效性较差，无法提供快速、高效的查询方式和决策的依据。在档案管理方面，综合工业分公司长期是以来件记录的方式进行管理。档案分文书档案、财务档案、科技档案三种，需要归档的档案包几乎每天都在产生，每一包档案归档时需要采集大量的基础信息进行登记记录，每一包档案除档案的基本信息外，还包括档案卷内的所有文件目录，信息量非常大。随着时间的延续，大量的档案数据量使档案台账的管理变得非常困难，靠查询纸质台账的方式就无法查到要找的内容，只能靠在档案室内到处翻查，把本来就很杂乱的档案翻理更乱。在信息社会，信息技术的应用使企业在获取、传递、利用内外部信息资源方面，更加灵活、快捷和开放，从而极大地增强决策者的信息处理能力和方案评价选择能力，拓展决策者的思维空间，延伸决策者的触控范围，最大限度地减少决策过程中的不确定性、随意性和主观性，增强了决策的理性、科学性及快速反应，提高决策的效率和效益。所以，综合工业分公司这样一个有相对规模、底子薄弱、产业众多、布局分散的企业，用传统的理念、模式和方法进行管理，效率低下、成本高，效果差，已经远远不能适应企业快速发展的内、外部形势需要。尽管综合工业分公司已经在信息化方面取得一定的成效，但仍然有较多的管理层面需要使用信息化手段来改进传统管理模式。继续依靠彻底的技术变革和管理创新来获得快速、高效发展。所以，引进先进的信息化管理思想和手段对现有管理模式进行整合和优化，是综合工业公司适应现代企业快速发展的迫切要求，是适应钢城集团创西南一流、国内知名大企业快速、稳定发展的必然选择。二、健全基础管理信息系统提升企业管理水平的内涵和做法2.1健全基础管理信息系统提升企业管理水平的内涵综合工业分公司健全基础管理信息系统提升企业管理水平，就是按 “系统策划、分步实施、逐步完善”为主导原则，以信息化促进管理创新，逐步提升管理水平，促进企业步入良性发展。继续依靠公司国际互联网平台，构建覆盖综合工业分公司各厂部的物资管理信息系统、设备管理系统、档案管理系统。将物资管理、设备管理、档案管理业务纳入统一平台进行信息化管理，实现公司物资管理、设备管理、档案管理等工作效率的全面提升，从而逐步改变公司固有管理模式，促使企业走向良性发展的道路。2.2 健全基础管理信息系统提升企业管理水平的做法2.2.1成立信息化实施小组，策划实施方案健全基础管理信息系统工作对于综合工业公司来说是迫切和必须的，为使此项工作顺利圆满完成，综合工业公司成立了以公司经理为组长的“信息化实施小组”专门负责实施和推进工作。信息化实施小组通过认真分析，决定通过长期以来在信息化方面积累的技术和经验为基础，以近年来引进的在信息技术方面有一定基础人员为条件，按“系统策划、分步实施、逐步完善”的原则展开工作。为使工作顺利开展，实施小组严格按综合工业分公司信息化实施计划及考核细则，对整个项目实施方案、关键工作完成时间结点做了详细安排，将各项工作落实到具体完成部门和具体完成时间，并定期开会对阶段性的工作进行总结和部署，对未完成工作的责任人进行严格考核。使整个信息化工作得到顺利推进和完成。2.2.2构建综合工业分公司物资管理系统市场经济的变革已经进入了加速状态，在高度竞争造成的高度个性化与迅速改变的客户需求，令企业与顾客、企业与供方的关系变得更加密切和复杂。这就要求综合工业分公司强化物资管理，规范业务流程，提高透明度，加快物资资金周转。所以需要构建物资管理系统，改变手工记录台账的传统模式，将公司各库房的物资入库、退货、调拨、销售或出库等工作纳入计算机网络化管理。库房管理人员只需要在现场登录系统进行信息录入，系统就能实现入库、退货、调拨、销售或出库报表的实时自动生成，实现多种组合的模糊查询和统计，并实现单据的自动生成打印，省去手工开票的麻烦。同时将供应商、客户信息基础信息纳入系统管理。对公司领导、各部门、各单位管理人员分配不同等级的管理权限，达到功能全面、数据安全、使用方便的效果。达到提高物资管理效率、降低物资库存成本和管理成本的目的。首先将公司物资管理流程按图1进行整合。物资入库或退回物资出库或报废系统管理员设置基础信息及权限总库内部调拨Internet数据库打印入库单打印出库单各级用户查询各类报表图1 整合后的物资管理流程实施小组根据以上系统策划，将物资管理系统各功能模块作了如下策划和分配，主要内容、作用和特点是：物资入库模块：就是对物资入库、物资退货、供应商基础信息进行录入操作，同时查询入库、退货记录，并实现自动打印入库单。物资库存模块：主要包括物资库存查询、库存调拨、调拨记录查询、库存报警功能。仓库是企业物流的集散结点，是物品归集、统计和核算的基础。通过库存物品控制和管理，以达到降低库存、减少资金占用，杜绝物料积压与短缺现象，提高客户服务水平，保证生产经营活动顺利进行的目的。出库管理模块：就是对物资出库（销售或发放）、出库记录查询、物资报废、报废记录查询，并实现自动打印出库单。销售和发放管理是公司面向市场的窗口。主要职能是为客户提供产品和服务，实现企业资金的转化并获取利润，从而实现企业的社会价值，为企业的生存和发展提供动力。统计报表模块：包括物资、出库、退货、报废的统计和查询，同并实现查询统计报表的导出功能。 客户管理模块：就是对客户信息进入录入和分组管理，包括添加客户、 客户信息修改、将客户进行分组管理 。系统设置模块：主要是对物资管理系统的基础信息进行初始化管理，包括使用用户、库房基础信息、物资分类、计量单位、用户登录日志进行管理。其中用户根据使用要求设置不同的操作权限，以满足系统对数据的安全和工作人员职责划分要求。物资管理系统于5月31日正式运行。2.2.3 构建设备管理信息系统构建设备管理信息系统是以原生产调度管理系统为基础，增加设备管理模块，将全公司的设备基础信息、检修过程、备品备件信息纳入网络管理，实现信息共享和基础信息的规范化管理。从而提高设备管理手段和效率，为设备系统化管理奠定坚实基础。首先，摈弃过去的设备管理流程，将管理整合为图2所示的流程。设备采购安装调试二级单位录入基础信息生产部审核信息系统报表生成设备正式运行二级单位录入检修信息二级单位录入备件信息用户查询报表及资料图2 设备管理流程示意图为弥补公司设备管理的薄弱环节，系统在设计时就着重对设备的基础信息管理作为重点。在设备基础信息中的，将使用单位、设备编号、设备所在生产线名称、设备型号、额定功率、控制类别、设备生产单位、厂家联系方式、购置日期 、投用日期、检定周期、上次检定日期、资产原值、运行状况和设备三规文件等信息一并录入，方便全面掌握设备基本数据；在设备检修管理方面，将检修内容、检修日期、检修单位、检修费用、检修级别等信息录入，以便全面掌握设备的运行情况和效果。在设备备品备件管理方面，将设备的主要备品备件名称、型号、生产厂家、参考价格信息录入，以便设备检修时备查，提高管理效率。设备入厂安装调试完成或设备检修完成后，二级单位将设备基础信息或检修信息录入系统，在公司生产部设备管理员的管理页面就出现“有新的信息需要审核”的提示，管理员打开信息后，就可以对新录入的信息内容进行审核，如符合实际情况，便点击通过审核，该设备的信息才可以进入报表页面。同时在操作权限上控制各单位只能查看、修改自己单位的设备信息，保证数据安全。对公司领导和管理部门用户来说，可以对全公司及各单位的设备报表甚至某一台设备的具体情况进行灵活的查询和统计操作。设备管理模块于2013年7月开始正式运行。2.2.3 构建档案管理信息系统构建档案管理系统是改变手工记录台账的传统模式，将公司档案台账管理工作纳入计算机网络化管理。档案管理人员只需要登录系统，将各单位和部门归档的档案基础信息录入，系统就能实现档案报表的实时自动生成，实现多种组合的模糊查询和统计。在档案借阅管理方面，将档案借阅人的姓名、所在部门、借阅时间、归还时间进行实时登记，方便查询和管理。达到规范档案管理，提高管理效率、避免档案管理数据丢失，降低管理成本的目的。厂部档案归档提交管理员录入基础信息档案报表生成用户查询用户借阅用户借阅归还报警管理员录入借阅信息管理员催还图3 整合后的档案管理流程示意图在档案管理系统页面设置上，将系统分为以下几个板块：首页：汇集各类档案最新归档档案简要信息，对整个系统功能进行整合。文书档案：按时间顺序详细列出文书档案列表。财务档案：按时间顺序详细列出财务档案列表。科技档案：按时间顺序详细列出科技档案列表。档案查询：是用户查询公司各档案的操作页面，可通过档案号、档案标题、档案提交单位、编制单位、原图代号、档案提交人、档案存放位置等字段进行多种组合的形式进行灵活查询。借阅记录：列出当前档案库中档案借阅基本信息表，方便管理员对档案借阅情况进行详细掌握，避免借出后未还而导致的档案丢失。存放位置管理：主要是对系统中档案存放位置信息进行管理，以方便信息录入时有详实的存放位置选择项。修改密码：是用户定期修改密码的页面，以保证用户密码安全。档案管理系统于2013年10月开始正式运行。三、企业门户网站及基础管理信息系统构建与实施的效果经过课题组11个月的不懈努力，综合工业分公司物资管理系统、设备管理系统、档案管理系统的构建工作于12月1日全部完成。汇同2012年建立起来的生产调度管理系统、国际互联网站、制度管理系统，以及钢城集团集团公司建立起的用友账务系统、K3人力资源管理系统、邮件E-mail系统、办公自动化（OA）系统，综合工业分公司目前已逐步构建起人财物产供销办公室自动化相结合的、功能完善的、覆盖全面的信息化基础管理平台，为综合工业分公司现代化管理奠定了坚实的基础。图4 综合信息管理信息系统入口图3.1构建综合工业分公司物资管理系统运行效果3.1.1先进的管理手段为领导决策提供及时有效的依据物资管理系统集进货、销售、存储多个环节于一体，解决公司物资账目混乱，库存不准，信息反馈不及时等问题。解决了原始的纸介质物资数据的交换无法进行成本数据的统计、分析、查询的问题。从根本上改变了原来落后、低效、混乱的管理模式。通过库房物资入库报表、销售报表、库存报表，可以使各级领导和部门全面掌握公司物资进货、销售数量及金额，库存物资资金占用情况，从而可进一步分析为公司各项业务的运行状况，资金流动情况，为生产经营提供及时、全面、有效的信息, 为领导决策提供及时有效的依据。图4综合工业分公司物资管理系统首页效果图5综合工业分公司物资管理系统库存查询效果图6综合工业分公司物资管理系统进货统计查询效果3.1.2规范物资管理流程如图7所示，实施物资管理系统前，物资管理要经过物资采购入库登记开具入库单记录台账形成库存销售发放开具出库单记录台账按期盘点上报报表公司供销部汇总形成总报表提供查询的复杂冗长的流程，由于库房多、物流量大、管理人员多、缺少有效性的监管手段，不可避免地会出现账物不符，物资流失的情况，从而给公司造成损失。实施物资管理系统后，大大缩短了原来复杂冗长的管理流程，库房管理员只需要将物资按要求进行入库、调拨、销售发放操作，各类报表就能自动生成。各级用户都可以在权限范围内对所负责的数据进行有效的监管，杜绝了人为因素造成的物资数量不准的情况发生。同时由于管理流程的缩短，计算机替代了原来的手工计算，使物资管理人员的工作量减少，杜绝了计算、统计错误的发生。实施前物资入库或退回物资出库或报废系统管理员设置基础信息及权限总库内部调拨Internet数据库自动打印入库单自动打印出库单各级用户查询各类报表厂部入库开入库单记录台账形成库存销售发放开出库单记录台账按时盘点上报报表供销部汇总形成总报表提供查阅退货报废实施后的管理流程图7物资管理系统实施前后管理流程整合示意图3.1.3有效降低物资库存造成的资金占用成本由于系统具有及时准确的数据报表和库存报警功能，在库存量低于或高于设定值时，系统将均给出报警信号，可以让物资采购部门全面掌握当前库房物资库存量，在保证生产经营正常运转的前提下，采取及时有效的措施来控制库房中物资存量，从而大幅降低库存物资资金占用成本。3.2设备管理系统运行效果3.2.1系统操作简单易用，针对性强图8设备管理系统设备总报表页面效果由于系统开发人员为综合工业分公司员工，比较清楚设备管理流程以及当前状况和用户真正需求情况，知道公司“缺什么、想要什么”，同时也知道系统怎么做。所以，开发出来的设备管理系统既实现了生产设备高效管理，又不冗余繁杂，真正迎合了各管理层和用户的使用需求。同时在使用过程中存在的问题及用户意见也可以做到按需要对程序和流程进行及时调整或修改，使系统更能够适应管理要求。各单位管理人员均反映该系统操作简单，上手容易，有效弥补了当前设备管理工作中基础信息严重缺乏的薄弱环节。3.2.2数据准确详实，实现了对设备资产的有效监管图9是复合材厂2400吨压机的详细基础信息页面图。从此图可以看出，系统列出了该设备所有的基础信息，同时也列出了该设备主要备品备件和检修信息，通过此页面可以详细掌握该设备的基础数据，发解设备运行状况和设备故障发生规律。现场工作人中反映，以前想查又查不到的设备信息现在系统中很容易就可查到了，特别是设备的检修、维护、操作规程能够直接在系统中下载，极大地方便了现场操作、检护人员的对设备性能的掌握，有助于提高对检修维护能力。通过检修记录列表，可以全面掌握该设备的故障易发位置，从而可加强对该位置的运行维护力度，确保设备生产作业率的提高。图9 设备信息详细页面图3.2.3提高了设备管理人员的工作责任心凡是进入报表中的内容，都是二级单位录入，经公司设备管理人员审核通过的。对于公司设备管理员，只有审核的权限，没有添加、修改和删除的权限。二级单位管理员只有添加、修改和删除的权限，没有审核的权限。这种管理权限的分配模式使二级单位与公司设备管理人员的责任形成相互监督和相互制约的关系，从而保证系统数据的真实性、有效性和双方信息对等性。同时，各级领导都有对此系统的访问权限，对系统中的各种信息的真实有效性起到监督作用，无形中提高了设备管理人员的工作责任心，有助于管理人员工作能力和素质的提高。3.3档案管理系统运行效果图10 档案管理系统首页运行效果33.1规范、简化了档案管理流程档案管理运行成功后，各部门和单位归档资料送到档案室后，档案管理员按系统表单要求录入相关内容后，档案数据便自动进入系统。管理员不再需要在各种纸质表格上填写大量信息。员工借阅档案时，只需要在电脑上点击查询就能得到档案存放结果，管理员只需要将借阅人和借阅时间等信息录入系统，便可办理借阅手续，借阅人很快便可领到需要借阅的档案。简化、规范了档案管理流程。3.3.2提高了管理效率档案管理系统的构建，系统使档案管理全过程信息化处理，包括：接收、采集、归档、存储管理、借阅管理、查询服务，以业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台上，提供了完整的档案管理报表和网络查询功能。档案查询不再需要在档案柜中大量翻找，只用在电脑上输入档案号、档案标题、档案提交单位、编制单位、原图代号、档案提交人其中任何一项关键字，系统就能直接检索出相关档案存放的位置和其他相关信息，管理员也能很快从档案室取出，极大地提高了管理效率。图11 档案详细记录页面33.3档案管控模式转换为档案服务化模式系统向全公司用户提供档案查询平台，能够为用户提供构建了完整的档案资源信息查询服务，用户通过档案号、档案标题、档案提交单位、编制单位、原图代号、档案提交人等字段进行多种组合对数据库进行进行灵活查询。如果有相关记录，再向档案室提交借阅申请。这样既减少了档案管理员的工作量，又方便了员工查询。系统正逐步将档案管控模式转换为档案服务化模式。图12 档案查询界面四 效益分析4.1经济效益（1）由于实现该项目所必须的管理流程调研与整合、系统策划、网页制作、数据库设计、网页设计、图片处理、Flash设计、程序设计、网络平台搭建、资料收集、整理与提供、软件安装调试、系统硬件、管理流程整合、操作培训等一系列工作均由综合工业分公司项目组人员在现有硬件条件下独立完成，未产生任何直接费用。（2）由于采用网络传输数据及文件，可节约大量通讯、传真、办公用纸笔，浩天经营部及攀枝花市内单位的差旅费和公车费用。（3）由于系统运行，可有效降低备品备件、原料库存占用，从而降低资金占用成本。（4）由于设备管理系统的使用，提高了设备作业效率，降低了设备检修维护成本。实现的经济效益约314万元，计算如表1。表1 综合工业分公司互联网站及基础管理信息系统节约经费情况项 目节约费用（万元）信息化节约的直接费用管理流程调研与整合、系统策划分析8资料收集、整理、分析、网页制作、数据库设计、网页设计、图片处理、Flash设计、程序设计、调试、查错排错。50管理流程整合、操作培训5ISP接入、服务器、网络硬件、系统集成、机房建设等30域名、空间维护1管理方面节约的费用每天大量电话（含眉山等地长途）或传真、办公用纸笔、打印成本5浩天经营部及攀枝花市内单位的差旅费、公车费用5降低库存物资和资金占用费而节约费用130提高了设备作业效率，降低了设备检修维护成本。80合 计3144.2管理效益综合工业分公司基础管理系统逐步建成后，在管理效益上，主要体现在有以下几点：1) 物资管理系统、设备管理系统、档案管理系统构建成功后，与生产调度管理系统、国际互联网站、制度管