咨询工程师考试备考辅导咨询师组织与管理――项目经理的主要工作

咨询师组织与管理 项目经理的主要 工作 项目经理的工作程序从接受委托或任命起正式开始 在项目经理接受委托或任命时要注意 在委托合同或任命文件中明确项目经理的工作职责 权限 工作任务及目标 报酬及奖罚 等 项目经理正式开始工作后要经过建立工作基础 了解项目情况 研究工作任务 分析 项目相关人员 编制项目工作计划 正式启动项目 管理团队工作和结束项目等步骤 主要内容如下 建立工作基础 1 了解项目情况 研究工作任务 项目经理接受项目任务后 首先要了解项目情况 研究 工作任务 将问题研究透彻 拟定初步的工作思路 分析了解项目的重要方法是对项目进 行工作结构分解 即 WBS 并根据工作分解的最后结果进一步理顺工作思路 为下二步的 工作计划做准备 项目经理在组织进行项目工作分解时应注意以下几方面 1 工作结构 分解是开展项目工作的一个必经过程 对于项目工作结构分解我们必须给予足够的重视 比如进行一个可行性研究报告编制的项目 我们至少要把这一项目的工作分解成 市场分 析与预测 项目建设规模 产品方案 技术方案 工程方案 公用工程 项目财务评价等 等 这一过程就是项目的工作分解 因此工作分解是项目管理工作中必不可少的 特别是 大中型 复杂的项目 2 注意分解的方法 项目分解的方法主要有以下几种 按项目工 作内容进行分解 按项目工作过程进行分解 按项目的专业要素进行分解等 进行工作分 解时 要根据以往实际工作经验 将项目先从一个较高的层面上开始进行分解 使分解成 的工作包具有相对独立性和可衡量性 然后继续对这一个层面的每一个工作包逐一分解 直到分解成的每一工作单元都能明确地确定工作任务 可以单独进行工作计划 预算 进 度安排和监督控制 3 对分解出来的每一工作单元与工作包要明确相关指标与内容 相 关指标与内容包括 该项工作的组织职责 工作周期 设备 材料的需求 费用的预算 人力资源的安排 负责人 工作质量要求等 在此基础上根据需要对每一个工作单元进行 成本分解 包括确定直接成本 间接成本等指标 确定每一个工作包的进度信息 如完成 标志 即代表工作完成的事件或物质载体 关键性界面及允许推迟的完成时间等 4 明 确工作包内各工作之间的相互逻辑关系 将上述分解过程按形成的逻辑关系进行重新清理 与审核 使之确定下来 根据需要可绘制项目网络图 5 分解的目的是为了高质量地完 成好工作任务 在项目执行时 项目经理要经常根据项目工作分解的文件进行检查 估算 以保证项目实际成本与进度不会突破原来的计划 项目分解有时是一项很细致的工作 这项工作经常不是项目经理一个人完成的 需要一些专家共同工作 是由项目经理组织 在项目团队成员配合下完成的 2 分析项目相关人员 项目经理的另一项基础性工作就是要对项目相关人员进行分析 1 分析相关人员的作用 分析项目相关人员的作用主要有 1 使项目经理对项目所涉及 的各方面关系做到心中有数 以利于今后的协调工作 2 可以更好地确定项目的方向 有助于原方案中不合理内容的调整 3 通过对项目相关人群的分析 可以识别哪些是驱 动者 支持者和观察者 并确定项目的相关关键人员 4 项目经理可以从相关人员中选 定合适的项目团队成员 通过相关人员分析 有利于确定项目团队的成员 有助于安排项 目团队成员的工作任务 2 相关人员分析 从广义上说与项目相关的群体和个体很多 其中包括项目的投资方 项目的运 项目产品的客户及项目可能影响的群体与个体等 对 项目相关人员分析可以按以下分类进行 1 公司内部 项目所在组织中负责监督管理经 营运作的执行层经理 为项目出主意的人和所有为项目传递要求的人 对项目负有全责的 项目经理 参加项目工作 受项目经理指导和管理的项目团队成员 参与和组织项目相关 工作的其他部门群体 如人力资源部门 财务部门 合同管理部门 行政部门 法律顾问 部门等 拥有与该项目相关专业知识的群体或个人 2 公司外部 客户或顾客 项目的 委托方或项目 产品 的购买 使用者 合可能与项目合作的团体 个人或组织 卖主 供应商 立约者 为项目提供各种资源 帮助项目工作的团体 个人或组织 规定者 制定用于项目管理的规定 法规 方针等的管理机构 专业团体 可能对项目产生影响 或对项目有兴趣的专业人群 公众 可能受项目影响或对项目感兴趣的本地 本国或国 际群体 3 其他相关群体 其他相关群体是指为项目提供服务的其他人群 如将来为项 目产品提供维护的人群 为项目提供社会保障的团体等 项目的最终使用者 项目产品 的顾客可能并不是最终使用者 产品的最终使用者可能是另外的人群 所有支持群体 由于项目的出现与建成 可能使一批人在就业 生活 教育等不同方面受益 成为项目的 支持者 抵制项目的群体 由于项目产品的出现或完成 对一部分人可能在就业 居住 生活等方面产生不利的影响 3 分析方法 1 将相关人员按上述分类逐一列在项目相 关成员表上 见表 6 4 表 6 4 项目相关成员分析表类别 细分 再细分 人群或团体的职 位 姓名 内部 上层管理者 所在组织负责人 主管项目领导等 团队成员 项目经理 团 队其他成员 专业群体和兴趣群体 公司相关业务部门 参与群体 公司人力资源 财务 行 政等部门 外部 客户与顾客 合 管理部门 专业团体 其他 受益者 受害者 2 对完成的表格进行完整性核对 使每一部分人员的描述都能具体落实到职位和姓名 3 在一定范围内进行交流 保证项目相关人员表格的完整性 4 对上述表格中的人员进 行分析 识别 确定其中的项目驱动者 支持者 观察者 5 决定让不同项目相关人参 与项目的时间阶段 6 决定不同人群的参与方式 3 编制项目工作计划 项目工作计划是开展项目工作的规定性文件 是项目经理工作的重 要内容之一 实际工作中项目工作计划的主要内容往往在项目正式确定之前就明确下来了 在项目正式确定后 项目经理应尽快组织完成工作计划的正式文件 并与项目委托方取得 一致意见 项目工作计划主要包括以下几方面的内容 1 项目名称 项目名称应基本涵 盖项目的主要工作内容 让人一目了然 如 XX X 项目可行性研究报告 X X X 企业管理 咨询意见等 2 项目基本情况 应对项目的主要背景做出交待 包括项目委托方的基本 情况 与国内外同类项目 行业 的差异 等等 3 项目团队工作目标与任务 对于被委 托的工作目标与工作任务 委托方与被委托方在签订委托合同时有一个明确的要求 在工 作计划中 对于工作目标及工作任务的理解与阐述应做到准确 具体 逐一列出 以便工 作当中对照检查 团队的工作目标应包括工作质量目标的内容 4 项目工作进度计划 按照与委托方达成的协议 被委托方应在指定工作日内完成委托工作 项目经理要根据这 一要求 结合以往的工作经验 对项目进度进行阶段性划分 并提出进度计划 对于大中 型项目应绘制进度横道图 以便进行动态检查 5 项目团队组成与分工 为完成项目工 作任务 项目经理应拟定项目团队的名单 确定团队成员 并根据任务和团队成员各自特 点进行分工 当然 工作计划中的名单与分工只是初步的 随着项目工作的深入 可能会 进行一定的调整 6 项目费用计划 项目经理对项目的费用要有一个合理的估算 根据 以往同类项目的工作经验和本项目的具体情况 结合有关规定提出费用计划 费用主要包 括 差旅费 人工费 含内部人员与外部人员 办公费用等各项杂费 以及备用金等等 在进行费用计划的制订中 既要注意费用估算充足 全面 合理 又不能估算过高 造成 浪费或计划与实际严重偏离 费用计划要经过上级批准后才能生效 同样 如需变更调 整 也必须经过上级批准才能生效 7 成果的