办公室管理精细化方案

办公室管理精细化方案 办公室精细化管理就是以科学管理为基础 以精 准 细 严为特征 致力于提高管理水平 降低管理成本 提升管 理效率的一种管理方式 一 办公室管理精细管的内容与要求 推进办公室工作科学化 精细化的管理 需做好以下方 面的工作 1 定岗定责 权责对等 按照 定岗 定责 定标准 的 要求 健全办公室工作的责任体系 根据办公室工作职能和 流程 科学设置工作岗位 明确界定岗位职责 确定工作衔 接的节点和程序 做到分工明确 各司其职 协调配合 按照 局部功能最优化 整体功能最大化的要求 将各项管理标准 具体分解到没一个工作岗位 形成岗位工作规范 2 优化流程 保障有序运作 建立科学简约 清晰明了 的工作流程 是推进办公室工作科学化 精细化管理的前提 要借鉴现代管理理论 健全和优化办公室各项工作流程 要 根据办公室职能 建立信息调研 使各项工作均依流程运行 在流程设计中要做到目标明确 环节清晰 努力实现各环节 的 无缝衔接 有机配合 信息共享 既相互促进又相互制约 既提高效率又减少出错率 3 实行考核评议 提高绩效 要合理确定考核标准 对 一些程序性 易于量化的工作 尽可能设计量化指标 对那些 非程序性 主观因素较强的工作 设计必要的定性评价的指 标 要采取科学的考核方法 充分运用信息系统 自动选取 并生成相关工作指标 对一些难以量化的指标 辅之以必要 的人工方式 人机结合 提高考核效率 通过考核对办公室 整体职能发挥情况进行全面评价 4 完善制度 劣实基础 要健全办公室各个环节事务 管理的工作制度 避免出现管理真空 要完善督促检查制度 提高执行力 要对现行制度进行认真清理 保留合理的 补 充必要的 废止过时的 形成完善 管用 有效的制度体系 5 强化保障 改进手段 依托先进的信息技术手段支 持 实现流程运转 工作评价的标准化 信息化 自动化 是 推进办公室工作科学化 精细化管理的必由之路 二 做好办公室管理精细化具体措施 1 日常管理工作 管理目标 使管理工作规范化 程序 化 标准化 科学化 切实加强精细化管理 根据单位实际情况 梳理 整合 修订 补充和项规章制 度 审核 编制单位对内 对外的公文 负责公文的承收 登记 传办 督办 存档等 保证公文的时效性和处理的规范 性 为领导决策和工作的开展提供保证 1 文件的制发 包括打印 审核 校队 分发单位下 发的各类文件 通知 纪要 通告等 一般文稿由相关部门拟 定清样 通过 OA 系统各个节点逐级审核 下发 2 公文处理 负责上级来文 登记 送阅 审签后 按照督办程序确保公文有效办理 并进行分类存档 2 档案管理 管理目标 档案管理流程清晰 规范 提高 办公效率 确保档案的安全性及延续性 1 对收发文进行分级 分类 编号登记管理 2 对档案的调阅 借用要按照文件密级规定 实行严格 的审批 登记 回收管理 3 电子文档和纸质文档同时保存 其它影音资料重 点保管 做好安全保护工作 不断改善档案室管理条件 引 进 档案电子管理信息化 管理软件 提高科学化 精细化 信 息化管理的能力 3 会议通知及业务接待 管理目标 及时 准确 高效 认真做好各类会议的通知 会场安排 会议文件印发 会议 记录等 保证及时 准确 不出差错 提高会议效率 严格控 制会议数量 尽力压缩会议规模 做到少开会 开短会 严格 控制会议费支出 做好业务接待工作 严格执行公务接待相 关制度 严格控制接待费用 4 加强信息管理 目标 上传下达 重质量 讲时效 为 发展决策 提供良好企业窗口 树立企业形象 完善单位网 站管理 在现有网站基础上改进版面 增加栏目内容 优化 现有 OA 办公自动化系统 优化收发文信息管理系统 全面 提升办公效率 5 职工食堂管理 目标 在保证饭菜质量 安全 口味的 基础上 努力降低成本为用 提高服务水平 1 严把食材采购关 原材料采购 验收 入库 储存 出 库各个环节要做到流程明确 责任清晰 努力从源头控制降 低成本 2 加强后厨管理 在保持传统精品菜品的基础上不断 学习创新新的菜品 尽最大可能调节 满足广大职工口味 不断提升服务水平 3 狠抓食品安全 严格执行食品卫生安全法规 从人员 健康 材料质量 烹饪安全 储存保鲜等各个方面入手 确保 食品安全 6 办公用品管理 目标 在保障日常办公的基础上 严 格控制办公费用支出 努力降低库存 1 做好办公用品计划申报 审核 采购等相关工作 严 格按照制度要求采购办公用品 不超额 不超标 2 严格控制办公用品费用 继续执行好办公用品领用 台账