公司组织架构及岗位职责

国际贸易有限公司国际贸易有限公司 成都办事处组织架构及工作流程 含设计师 成都办事处组织架构及工作流程 含设计师 一 目的 一 目的 1 确保能根据市场需要 搜集 开发最前沿的 最流行时尚的产 品吸引客户 打开销售市场 2 确保能为公司选择到一批货期准 价格优 品质好的成品供应商 让公 司具有强大的 标准化的生产机构 二 职责 二 职责 1 负责开发样品的搜集与挑选 开发样品原始资料的制作 合作工 厂的信息收集及其产能 负荷分析 订单的前段开发到后段量产出货的 工艺及品质管控 确认 2 成品供应商的维护和开发 三 范围 三 范围 负责成都及周边地区的所有合作工厂从前段开发到量产出货的相关 工作 设计师范围须包含广州等其它地方所有工厂 四 组织架构 四 组织架构 总经理 瑞赛丽国际贸易有限公司 经理 副总经理 经理助理 瑞赛丽北京 瑞赛丽广州 开发部 瑞赛丽成都瑞赛丽莫斯科 财务 跟单员 主管 品管部 QA 跟单员及 行政文员 QE QC IQCOQC 五 岗位职责 五 岗位职责 总经理 总经理 副总经理 副总经理 经理 经理 1 负责瑞赛丽国际贸易公司整体的营运策划及各办事处的管理者代表的 任命 2 负责办事处组织架构 工作流程 供应商 产品价格 出货期 人员 定岗 定薪的最终确认 3 负责办事处所有公事费用的申请 报销审核 4 负责公司其它办事处的相关管理工作 经理助理 经理助理 预设预设 技术开发部 技术开发部 主管 设计师 主管 设计师 1 负责样品开发工厂的选择 2 负责每季新样板的开发 以及与工厂之间的开发合作 收集最新的市 场信息和前沿的流行资讯 并把相关的市场需求以及流行资讯及时传 递到合作工厂 确保每季开发的产品能够符合市场的需求 3 负责公司产品广告的策划与制作 4 负责按时完成经理及相关领导安排的其它工作 主管 办事处 主管 办事处 预设 1 负责办事处的组织架构拟定及整体运作流程策划 岗位职责拟定 工 作岗位的设置拟定与办事处员工的招募 储备 培训与管理等 2 负责供应商的信息调查 甄选 评估与维护 并根据本公司的业务需 要不断开发新的最佳供应商 3 负责办事处与莫斯科的资讯接收与传递 协调 处理莫斯科反馈的客户 抱怨或品质投诉 4 负责量产工艺的修改与确认 5 负责量产出货的品质最终确认及订单货款安排 如有特殊情况则须呈报 经理 6 负责办事处相关文件的审签及办公等费用支出的签准与管控 7 经理或相关领导安排的其它事务 行政文员 行政文员 1 负责办公室电话 传真 资料的接收与转达 来访人员的接待 办 公室的环卫保持等 2 负责所有日常办公用品的购买 名片 画册 DM 单及所有宣传资 料的外发 制作与追踪 3 负责办公用品固定资产的管理维护与月终盘点 如电脑等 4 负责办事处员工的考勤记录 会议通知 公司公文发放等工作 5 负责办事处每日费用的票据存档及流水帐记录 并在每月公司规定 的报帐时间内整理好相关票据 资料及财务所需的 费用支出流水帐 报表 跟单员 跟单员 1 负责开发样品的进度跟踪以及原始资料的制作 开发样品图库的建 档与保存 2 负责 订货单 的制作 确认样品的追踪 量产图库的建档与保存 3 负责订单货款的申请 4 负责全套试作的进度跟踪及主管确认样品时的修改记录 并电脑建 档保存 5 负责订单制程的进度跟踪及出货前的数量核对 6 负责协助工厂与货运公司的衔接 及所需资料的准备 7 货物运输过程中的时间跟踪与报备 品管部 品管部 QA Quality Assurance 品质保证 品质保证 负责所有与产品及产品制程有关的质 量管制体系的建立与管控 维护 QE Quality Engineer 品质工程 品质工程 负责落实产品制程中每一线段的品质标 准 对产生的品质异状即时进行分析 并尽快地完善 品质管控程 序 QC Quality Controller 品质管理 品质管理 负责全套试作到量产出货的品质管控 IQC 负责所有需检测的原材料的收集 测试及相关报告的追踪 对订单中 所用到的原材料作好品质管控 杜绝成品供应商引进品质不稳定的原材 料 OQC 出货检验 六 各岗位工作流程 六 各岗位工作流程 主管 主管 1 前段开发 前段开发 1 1 对设计师所选样品的工厂作好记录 并制作 开发样品供应明细 表 开发样品供应明细 内容须包含送样日期 即样单号 工厂名 称 数量 鞋型 以及资料的提供明细等 1 2 将 开发样品供应明细 交给跟单员追踪样品完成时间 1 3 开发样品单 报价表 鞋图及开发样品相关资料验收 由跟单员做 好开发样品修改记录后将样鞋寄往莫斯科 同时将所寄样品的原始 资料提前从电脑传至莫斯科 1 4 将鞋图 样品单提供给品管部 QA 以便其做 品质管控程序 1 5 制作 合作工厂信息表 到各配合工厂作实际调查 对其产 能 出货期 品质管控能力等进行核实和分析 并将 合作工厂信息 表 传给莫斯科相关人员 为后续下单作好准备工作 1 6 填写初步的 工厂评估表 呈经理 2 后段量产 后段量产 2 1 接到莫斯科的 客户订货单 即确认相关资料 如颜色 配码 数 量 价格及材料变更和包装要求 出货期等 注 莫斯科接单时要 注意交货期须排除做确认样的时间 2 2 同工厂确认交货期 并安排制作确认样 每款每色 2 只 将工厂 的出货期即时知悉莫斯科相关人员 同客人确定确切交期 2 3 召集品质部开质量会议 确定 品质管控程序 品质管 控程序 是根据每张订单 每款型体进行工艺和验收标准的详细 资料 品质管控程序 经主管审核后由品管部盖上品管专用 公章 由跟单员在同工厂签 订货单 时一起签回 2 3 将经理最后审定的价格 付款方式交跟单员 安排跟单员制作瑞赛 丽国际贸易有限公司 订货单 经主管审签后同工厂签回 订货 单一式三份 一份工厂留底 一份办事处留底 一份寄瑞赛丽北京 财务 2 4 安排跟单员通过北京财务向总公司申请本次所有订单的总货款 让 北京财务预先将所需货款储备在瑞赛丽北京财务 2 5 追踪确认样品完成时间 并将进度变化即时转达品管部 2 6 确认样品完成后由工厂送至办事处由 QA 或主管验收 经主管签字 后 一只跟单员转交品管部保存 用以作为验收大货的标准 一只 工厂带回 作为大货生产的标准 2 7 通知北京财务支付工厂的订单首付款 做 订单付款明细表 2 8 通知工厂安排全套码单号试作 根据工厂提供的 生产进度表 安 排套码确认时间 2 9 同 QC 跟单员到工厂确认单号套码 由跟单员做好 全套试作问 题记录 全套试作问题记录 经主管 工厂双方签字后 一份留 工厂 一份跟单员带回办事电脑存档 2 10 量产过程品质抽检 2 11 出货报告 审签 通知跟单员向财务申请订单尾款 扣 10 作质 量保证金 如客人收货无重大质量问题后支付 2 12 将工厂提供的 成品出货装箱明细 经相关人员签字后传瑞赛丽 北京财务入帐 并做一份电子文档传莫斯科相关人员 2 13 了解工厂的到款情况 并要其出具的订单货款收据 加盖工厂财务 章 做 出货进度表 传莫斯科及相关领导 向莫斯科了解客人 的收货状况及品质异状反映 如无重大质量事故 即安排跟单员通 知北京财务向工厂付 10 的质保金 3 办公室管理 办公室管理 3 1 协助 指导行政文员做好办公室的日常管理 及公司公文的接收与 传递 3 2 日常办公费用支出的审核及成本控制 并协助行政文员做好日常费 用的票据管理及流水帐记录 3 3 负责办事处所有人员的工作安排 协调 并定期进行专业技能培 训 促进团队精神 组织野外拓展 娱乐活动等 创建一支有战 斗力的 有执行力的团队 为公司营造良好的企业文化 3 4 了解员工的家庭状况 对家庭有困难和工作表现较好的员工即时 反映给经理或公司行政部 尽公司所能多关爱每一位员工 让员 工能在瑞赛丽这个大家庭中茁壮成长 与公司共同发展 行政文员 行政文员 1 办公室管理 1 1 早上到办公室先检查清洁卫生 检查电话 传真 复印 网络运作 正常与否 1 2 翻阅每日工作行程记录 提醒主管当日工作的重要安排 1 3 员工考勤记录 1 4 统计 预算办公室及办事处员工办公需购物品 1 5 追踪外发制作的相关资料 1 6 协助主管整理员工培训计划 1 7 办公室的安全检查及相关物品如 电脑 电话 传真等的管理与 维护 2 策划组建团队的有效的系统的活动及方案 3 因办事处工作需要的临时调整 跟单员 跟单员 1 前段开发 前段开发 1 1 根据主管提供的 开发样品供应明细 进行开发样品进度跟踪并告诉工 厂需要准备提供的文件资料 报价表 样品单 鞋图 1 2 收到开发样品后需及时向工厂要报价单 开发样品单 鞋图 核对开发样 品 报价表 鞋图是不是相对应的 1 3 开发样品完成后即报知主管确认样品鞋 并在旁做好 开发样品修改记 录 如果因质量问题 NG 的样品在时间来得及的情况下可要求工厂重做 1 4 将经主管确认后的开发样品做 开发样品装箱明细 写清厂款号 配色 材质 数量等 装箱明细一份贴于外箱正面 一份放置在箱内 需特别注明是开发样品开发样品 大底须冲孔 才能免关税 1 5 寄出样品后将装箱明细电子表格传主管邮箱 由主管审核后传至莫斯科 相关人员 1 6 开发样品资料建档 1 7 根据工厂提供的 报价表 制作 开发样品单 整理图片 建开发样品 图库 按工厂样单号 鞋型如单鞋 夹鞋 毛鞋 楦型 来分类存档 对有些欠缺图片的 须即时补上 2 后段量产 后段量产 2 1 确认样品程序 确认样品程序 2 1 接到主管给的 莫斯科订货单 即制作瑞赛丽国际贸易有限公司 订货 单 制作 订货单 时须将产品的材质 颜色 特殊工艺等同开发样品 资料核对 如有任何变更 须及时呈报主管 并核对好数量 配码及包 装要求 运输方式等 订货单 上的单价 付款方式 须由主管提供经 理最后确认的 出货期须由主管提供由莫斯科业务开发部同客人最后确 认的 订货单 做好后呈主管审核 签字盖章后交工厂签字盖章 订 货单 一式三份 一份工厂留底 一份办事处留底 一份专递至瑞赛丽 北京财务 订货单 交工厂签字盖章时 带上由品管部出具的一份瑞赛 丽国际贸易有限公司 品质管控程序 品质管控程序 须有瑞赛丽品 管部 QA 签字盖 品质管控公章 品质管控程序 一式两份 经工厂 签字盖章后 一份工厂留底 一份跟单员交回品管部 另外给品管部打 印一份没有单价 没有金额的 订货单 以便其工作安排 2 2 追踪工厂确认样品的完成时间 如是初次合作的工厂 要其提供建设银 行和农业银行的卡号和户名 帐号须有提供方的公司财务印章或法人代 表签名 将新合作工厂的帐号传至瑞赛丽北京财务 2 3 打请款单 申请本次订货的总货款预存到北京财务 2 4 请款单呈主管签字 传真至北京财务 向北京财务跟审踪批结果 确认 货款的准备情况 2 5 追踪确认样完成进度 可以不定时到工厂看确认样的制作过程是否在按 要求改正 是否有改到位 2 6 确认样制作 OK 由工厂送至办事处交主管或 QA 确认 并协助主管做 好 确认样品修改记录 如因工艺和品质 NG 的在时间来得及的 情况下可要求工厂重做 2 7 确认样品由主管验收 OK 后 挂上确认样品吊牌 并在吊牌背面写明注 意重点后呈主管签字 签字后一只由工厂带回 一只跟单员转品管部保 存 2 8 确认样品 OK 向北京财务申请 的首付款到工厂帐户 并通知工 厂查收 向北京财务跟踪货款到达支付工厂的时间 并将汇款单据传真 至工厂 2 9 将北京财务对工厂的付款帐户 帐号 以及到帐时间知悉主管 以便主 管制作 订单付款明细 2 2 全套单号试作确认程序 全套单号试作确认程序 2 21 确认样品经主管签字后即通知工厂安排全套单号试作 并提供 生产进 度表 生产进度表 内容含全套试作进度 量产试作进度 预计出货时 间 此三项属重点信息 2 2 2 根据工厂提供的 工厂生产进度表 转呈主管及品管部 并准备相关 资料 确认样品等 随同主管 QC 到工厂进行全套试作确认 条件 许可 可让工厂将套样送至办事处 主管 QC 确认工艺品质 跟单 员 QC 核对各部件材料是否同确认样一致 浅色材料有无发黄现象 金属扣件有无生锈 烤漆扣件有无脱漆 商标字体 位置正确与否等等 细节检查根据 品质管控程序 2 2 3 全套试作 OK 跟单员做好 全套试作问题记录 经主管和工 厂签字后 一份留工厂在量产时改进 QC 复制一份随身携带 跟单 员带回原件电脑存档 2 3 量产出货程序 量产出货程序 2 3 1 跟踪量产进度 同工厂生管保持联系 不定期确认出货时间及出货 明细 2 3 通知工厂在出货前做好 成品出货装箱明细 并先预传一份 以便跟单员提前做好付款准备 同 订货单 仔细核对款号 颜色 材质 件数是否一致 2 3 接到工厂的出货通知 即同公司 QC 到工厂验货 验收合格后 便 根据 订货单 上的付款方式和金额打每张订单出厂货款的请款单 每家工厂分开打 因工厂多半是在下午才能验货 而北京银行在下午 4 30 下班 因此成都办要尽量同工厂协调在当晚发货 第二天中午 打款 在同工厂协调时需要注意 一定要先同北京财务确定好 货款 必须能在出货后的第二天之内汇入工厂帐户 2 3 验货时跟单员须带上经自己核实无误的 成品出货装箱明细 确 认样鞋随同公司 QC 带上确认样品一起到工厂 协助 QC 完成验货程 序 验货 OK 即通知货运公司前来拉货 要求工厂出具有签字盖章的 成品出货装箱明细 同前张核实无误后 协助 QC 货运公司一起 清点每款的总件数和出货总件数 清点无误后由货运公司签字 一份 留工厂 一份带回办事处 经主管签字后传北京财务入帐 2 3 根据 订货单 的付款方式 打请款单 经主管签字后传北京财 务 请其按事先协定好的程序 时间将申请的货款汇入工厂帐户 注 如验货不通过 或有需要翻箱的情况 必须及时打电话通知北京财务 并告知预计能出货的时间 以便其做好汇款准备 2 3 跟踪北京的请款审批结果及给工厂汇款的银行和时间 通知工厂查 帐 如货款到帐 要求工厂财务出具货款收条 并签字盖公司财务公 章 货款收据呈主管审核无误后 传真一份至北京财务销帐 2 3 追踪货物的运输中转及货物到达各站的时间 呈主管 由主管制作 出货进度表 传莫斯科及相关领导 2 3 向主管了解货物到莫斯科后 客人的收货情况 如无质量异状 即 通知北京财务将 10 的质保金付给工厂 并查询工厂的收款情况 程 序同上 2 3 8 对每张订单作工作备忘 以便后续查询 品管部 品管部 QA 1 接到跟单员的开发样品鞋图 样品单 即对原材料物性 产品的工艺结 构进行分析 如浅色材料的耐黄度 大底的耐磨度 金属扣件的防锈 变色度 以及样品工艺在大货生产时的难易度 2 接到主管的下单通知 即召集 QE QC 协同主管一起针对每张订单的产 品确定 品质管控程序 经主管审核后由品管部 QA 盖 品质管控公章 由跟单员在同工厂签 订货单 时一起签回 交回品管部存档 QE 1 根据跟单员提供的工厂生产进度进行 的落实与监控 对 QC 反馈回来的品质异常进行统计与分析 并尽快作出处理完善方案 注 同工厂不一样 公司 QE 的处理方案是如何让工厂能够较近 较快地达到 本公司的品质允收范围 QC 1 在本部门确定 品质管控程序 后 即刻向跟单员了解确认样品制作进度 协助 监督工厂制作的确认样品必须完全按照量产要求进行 安排 IQC