对企业修改员工手册的十大建议

对企业修改员工手册的十大建议对企业修改员工手册的十大建议 对企业修改员工手册的十大建议 全 一 需走过民主制订程序 什么是民主制订程序 原最高院关于劳动争议的第一个司法 解释 提出了这一概念 却没有明确相应的含义 导致这一概 念没有起到实际的作用 此次 劳动合同法 对这一概念 进行了细化 即要求通过与职工代表大会或者全体职工的对话 总结他们的意见之后 再通过与工会或者职工代表协商确定 这一细化同时产生的问题在于 如何选举职工代表 20 xx 年 1 月 1 日之前的员工手册是否也需要走过同样的程序 职工代 表大会需要多次个职工代表参加或者参加者达到多大的比例才 是有效的 参会者多大比例通过决议才是有效的 所有这些 目 前还不具有操作性 在此情况下 企业通过自己的员工手册时 应该如何操作 呢 最好的建议还是在 20 xx 年之前通过 因为毕竟此时 劳动 合同法还没有生效 尚不需要按劳动合同法的民主制订程序的 要求进行操作 而劳动合同法正式生效之后 再进行制订的话 就需要期待相应的配套规定明确职工代表大会的问题之后 才 实际具有切实可行的操作方案 二 员工手册防范员工入职之前的风险 首先需要了解员工入职之前的风险 员工入职前 主要风险在于员工的身份真伪 学历真伪 身体健康情况 有无现原单位解除劳动关系 是否存在竞业禁 止义务 是否存在保密义务等各种情况 其次 在员工手册中 规制防范方案 对不同的风险 应当有不同的防范措施 查询员工身份证 信息真伪 学历真伪 可以通过网络直接查询 对健康状况 可 以通过体检得知 对是否解除 可以通过离职证明获知 对是 否存在竞业禁止和保密 可以通过询问和背景调查得知 而其 中关于竞业禁止和保密这一块 目前企业认真去做的较少 主 要原因还是在于缺乏相应的意识 除了实际的防范方案之外 员工手册能够做到的 主要还 在于界定清楚员工入职之前 hr 需要做的工作 以及这些工作 需要完成的一个时间点 即以上工作 必须在员工实际入职之 前做完 而不能在员工入职之后的一定期限内完成 否则 企 业就存在风险 三 员工手册防范劳动合同风险 员工入职具有特殊的意义 劳动合同法 将入职的时间 作为了界定双方正式建立劳动合同关系的起点 所以这一时间 从今后将具有特殊的意义 会成为企业与员工劳动争议发生的 一个起始点 对于这一时间 企业必须在员工手册中 要求 hr 们 在一 个员工入职之前 就与员工签订好劳动合同 这是一种最妥当 的方式 否则 如果不签劳动合同达到了一个月的时间 就会 发生 劳动合同法 所说的双倍向员工支付工资的风险 同时 员工先入职再签合同 也会产生员工入职之后 不 再积极配合企业签订劳动合同事宜 甚至会发生员工故意不与 企业签订劳动合同的事项 或者员工对劳动合同提出较多的修 改意见 所有这些 都会给企业带来工作的不便 因此企业在 员工手册中 要考虑公司的实际情况 较好地规制 hr 们与员工 签订劳动合同的具体时间 同时 对于签订劳动合同的时间 还要区分首签与续签的 不同情况 作出不同的规制 四 员工手册对试用期员工进行更好地管理 试用期辞退员工 目前发生劳动争议的案件较少 但是 劳动合同法 实施之后 违法辞退员工的经济补偿 就从目 前的一倍变为了二倍甚至三倍 随着经济补偿金的成倍上升 利益会驱动试用期遭辞的员工 积极维权 这一点对企业试用 期辞退员工的行为 增加了风险成为劳动争议案件的概率 而 企业试用期辞退员工 一直以来 都是存在较大风险的 首先 多数企业认为 试用期可以随时辞退员工 这是一 个十分错误的概念 一直以来 很多 hr 们认为 试用期作为员工 可以随时辞 职 那么作为单位 也是可以随时辞退员工的 这一认识 是 对法律的误读 实际上无论是当初的劳动法 还是目前的劳动 合同法 对于试用期辞退员工 都是有一定条件限制的 即只 有在员工不符合录用条件时 才可以辞退员工 其次 不符合录用条件这一法律概念与 hr 们的人力资源概 念的脱节 导致风险一直存在 不符合录用条件是一个法律的概念 在实际的 hr 管理中 这一概念并不是一个常用的概念 在实际的 hr 管理中 多数得 到应用的是试用期对员工的考核以及考核结论是否合格这一常 用术语 两者之间是否等同 法律并没有明确规定 在这种情 况之下 就需要企业运用员工手册对这些近似概念进行疏理 将两者之间的关系界定清楚 才能避免类似风险 否则 一旦 在概念模糊的情况下 仲裁或者法院将不符合录用条件等同于 当初的招聘条件 企业的试用期辞退权利就等同虚设 五 员工手册解决调整工作岗位问题 员工手册的作用 除了教育员工 使员工了解并认可公司 的文化之外 还有一个作用就是尽量避免僵化的劳动关系 而 公司在合理合法的情况下 可以调整员工的工作岗位 是避免 僵化的一个表现 所以 公司就很有必要在公司的劳动合同以及员工手册中 对于调整工作岗位的情形作出约定 调整员工的工作岗位 是 企业进行正常工作管理的一种权力 同时 由于工作岗位涉及 到员工的切身利益 一般情况下 员工的收入多少和心理优越 感跟工作岗位密切相关 所以一方面是企业的权力 另一方面 是员工的切身利益 如何在二者之间作一个平衡 对双方的利 益进行兼顾和尊重 是一个公司的员工手册需要解决的问题 目前调整员工工作岗位的作法不外乎三种 一种为直接规 定企业有单方变更和调整权 员工必须服从 这一种做法 从 根本上漠视了员工的权利 排除了员工的主要权利 是一种违 法和无效的约定 另一种为依据公司的经营状况 员工的工作表 现以及工作业绩等多方面原因调整员工的工作岗位 这一种约 定乍看比前一种要委婉 温和 貌似尊重了员工的权利 而实 际上经营状况 工作表现 工作业绩等概念也是一种模糊性的 规定 经营状况到了什么程度可以调整岗位 难以明确 从而 使这种条款本身也成为了公司暗箱操作并侵犯员工利益的一个 根源 也成了一个员工在受到调岗时 不认同调岗理由 不接 受调岗安排的一个原因 貌似给了企业权利 实际上却成了劳 动争议发生的一个祸首 值得提倡的是第三种做法 目前也是本站原创提倡并努力推 广的一种做法 在员工手册中 明确约定调整员工工作岗位的 具体条件 这些条件要明确具体 具有可操作性 而且跟企业 实际的管理水平管理风格切近 具有实用价值 这些约定 一 方面便于使员工知道在何种情况下 企业可以调岗 另一方面 便于使企业在条件满足时 确实可以调整员工的工作岗位 以 解决劳动关系僵化问题 这种做法 是从根本上消除劳动争议 的措施 六 员工手册解决调整工资问题 调整员工的工资 也是人力资源管理中的一个难题 很多 企业的薪酬 可升难降 而一旦降薪 随之而来的一般都是劳 动争议 所以 如何在员工手册中 解决这一问题 是所有公 司的 hr 们需要不断思索不断总结的问题 我们的建议有二 1 对工资进行合理的结构性划分 其中的岗位工资随工作岗位可作变动 绩效工资随公司的 绩效考核而变动 这样做便于使员工的工资收入与实际的工作 付出相配套和吻合 提高员工的满意度 消除不平衡心理出现 的概率 2 对调整条件作出具体约定 这一点同上述的工作岗位调整条件 七 员工手册界定模糊概念 很多劳动法和劳动合同法的模糊概念 需要企业的员工手 册进行界定和明确 诸如前述的 不符合录用条件 还有 不胜 任工作 客观情况发生变化 严重失职 严重违纪 或者 严重违 犯公司规章制度 等法律概念 这些法律概念跟一个公司的人力 资源管理概念 并不统一 所以公司需要将这些概念跟人力资 源管理概念进行统一 同时 这些概念皆是模糊性概念 本身 不具有操作性 所以公司需要考虑公司的管理经验和实际操作 模式 吸纳别的公司的管理经验 同时考虑合理化 对这些概 念进行具体化 只有如此 才能使公司的员工手册具有实用价 值 八 员工手册灌输取证意识 员工手册不但是管理企业员工的管理工具 同时也是企业 hr 的操作工具 人力资源的风险 一向可以分为两种 一种为 文本风险 另一种为执行风险 文本风险需要企业在文本中尽 量预见风险 在制度内容上尽可能地完善规定出各种情形 并 提供处理方案 执行风险一般存在于执行制度的过程中 处理问 题的过程中 一般人皆认为 执行风险产生的原因 在于具体 执行者的执行能力 但是实际上 通过完善的文本规范处理问 题的流程和细节 可以大大减轻和降低执行的风险 而企业的 员工手册在内容上 对于细节上多做规定 注重取证 是降低 执行风险的一个有效方式 比如企业在制订员工手册时 注重 hr 工作的具体流程规定 对于流程化的工作程序 尽可能地细化 而且每个环节皆要求 hr 取到相应的书证 贯输书面化的工作方式和习惯 通过这种 方式 消化执行风险 九 员工手册通过访谈方式解决辞退问题 员工手册的一个重大作用 就在于可以据此解除与员工之 间的劳动合同 所以 员工手册解决辞退问题 是公司员工手 册负有的天生使命 劳动合同法 以严重违犯公司规章制度 代替了严重违纪的概念 更使员工手册的这个使命感愈加浓厚 但是员工手册如何解决辞退问题 却并非一个容易和简单 的事 笔者在为多家公司修改员工手册时皆发现 很多公司都 认识到了员工手册在这方面的重要作用 而且都力图解决这个 问题 但是事实上 多数公司做得并不理想 很多企业在制订 这一块时 也充满困惑 有的公司直接从网上下载 有的公司 向朋友公司求助 将别的公司的规定混合摘来自用 有的公司 召开人力资源部会议 进行公开讨论 有的公司进而委托律师 介入修改过程 参加讨论来进行界定 我们认为 这些做法都 不足取 对于公司的实际管理 每一家公司各不相同 每家公司的 发展状况 目前所面临并急需要解决的问题 更是大不相同 所以从网上下载来的或者从朋友公司借过来的 肯定存在与本 公司实际需要脱节的地方 人力资源部的人员 多数只对公司历 年来发生的争议类型有所了解 对于公司的整体状况以及整体 的问题 缺乏全面的认识 律师哪怕是专业律师 也只是基于经 验 对于公司的实际需要 并没有足够的了解 所以通过这些 渠道所制订出来的员工手册 并不能够适合于公司的实际需要 制订员工手册的能力是一方面 同样重要的 是应该有一 个良好的方法 我们认为 了解公司实际需要 了解公司潜在 的用工风险 全面规范公司的用工制度 最好的一种方式就是 在制订员工手册的过程中 建立一个访谈制度 通过对在职员工的访谈 了解他们对公司的认识 对公司 的发展前景是否有信心 了解公司的用工流程 了解公司一般 情况下 会在哪些用工的环节出现问题 出现什么样的问题 问题的原因是什么 了解员工对同一个问题由于立场不同所产 生的不同的认识 什么样的行为才是真正损害公司利益的行为 什么样的行为正在损害公司的利益 公司的日常性错误是什么 公司管理中潜在的问题是什么 员工对公司有没有潜在的抱怨 和相应的要求 所有这些 是公司内部用工现状的第一手最直 观的资料 是最有利于制订员工手册需要的 建立访谈制度 是制订员工手册过程中必须要走的一个程 序 同时 在具体操作访谈时 又需要有所侧重 对于不同的 访谈目的 设计不同的访谈提纲 采取不同的访谈方法 界定 合适的访谈范围 这是提高工作效率 同时也使访谈工作更有 效率的一个基本要求 十 员工手册的公示问题 公司常见的公示做法有以下几种 1 将公司的规章制度 公布在公司的会议室内 没有特 意去提醒员工注意或者确实提醒了员工 但没有任何证据可以 证明 甚至没有任何证据可以证明是何时公布的 这一做法常见 于一些老国企 2 将公司的员工手册 公布在公司的内部网站上 每个 员工皆可以通过公司系统进行查询查看 这一做法常见于新型 的 it 公司 甚至一些知名的国际化的 it 公司 3 将公司的员工手册 通过电子邮件系统 向公司的每 一名员工送达 这一做法常见于新兴的企业 虽然不是 it 行业 但是工作习惯依赖于网络 习惯于在工作过程中使用网络沟通 方式 上面的第一种做法 是一种比较传统的做法 也是一种风 险最大的做法 因为这种做法事实上没有任何证据可以证明将 这些制度对员工进行过公示 那么在这种情况下 只要员工一 否认 基本上就是员工手册无效的结局 上面的第二种做法以及第三种做法 有一定的相似之处 目前由于网络工具的兴起 因为其使用确实具有极大的便利性 而且尤其便于异地员工的管理 所以在实践中受到了广泛的应 用 这些做法本身可以节省人力资源的很多琐碎性的工作 可 以节省人力 节省劳动量 减轻工作压力 提高工作效率 但 是与之相伴而生的就是法律上的风险 这些公示方式 由于皆 是通过网络进行的 目前司法实践考虑到网络本身的易于修改 而且不留痕迹 一旦出现员工否认而公司无法提供其他的可参 考性证据时 一般情况下 也是认定为员工手册无效的 法律本身并没有对公示作出任何解释 目前司法实践对公 示的理解是公司要将员工手册通知到员工本人 并不在意是否 通知到了其他的员工 所以仲裁诉讼中也曾经出现过被诉公司 为了证明公示过员工手册 由所有在职的员工集体签名证明这 一点 但是由于在职的员工跟所在的公司之间具有隶属关系 也就具有了一定的经济利害关系 因此这样的证据在实践中并 不能得到仲裁员或者法官的认可 从而也就引申出了结论 即 企业如果要证明对员工手册进行了公示 就必须要有证据证明 对发生争议的员工进行过明确的告知 在实践中我们也碰到过以下几类比较好的