正规企业会计填制录入凭证的标准

正正规规企企业业会会计计填制填制录录入凭入凭证证的的标标准准 从没有在正规国企或上市公司受过财务素养训练的民营公司小会计 凭证填制的 基础功底都非常差 关键是没人管 也没人要求 自律性不好 因财务人对细节的把握 反映其财务素养的高度 会计人都知道 会计凭证是记录经济业务发生和完成情况的书面证明 是登记账簿 的依据 填制会计凭证的目的就是为了准确记录经济业务 方便日后查询 为经营管理 提供必要信息 只是 在平时会计工作中 这些目的真的都达到了吗 我们是否遇到过这 种情况 明明发生了的经济业务 在帐上就是查不到 或者根据往来账的借方累计发生额 与实际金额不相吻合 或者税务稽查人员稍微一翻账 你单位的问题一大堆 如果你的回 答为 是 那这是什么原因造成的 我们又如何避免这种情况 为了逐一回答和以后避免这些问题 本文从四个方面来阐述 从填制凭从填制凭证时证时常犯的常犯的 毛病 毛病 审审核票据填制凭核票据填制凭证时证时的一些的一些认识误认识误区 到填制凭区 到填制凭证应证应具具备备的基本素养 最后的基本素养 最后还还要要 介介绍绍一些教科一些教科书书上看不到的凭上看不到的凭证证填制技巧 填制技巧 水平有限 错误难免 欢迎批评指正 一 填制凭一 填制凭证证的坏毛病 的坏毛病 1 不 不闻闻不不问问 埋 埋头头做做账账 典型表现 拿到原始票据 也不问清票据所代表经济业务事项的来龙去脉就 做账 2 根据 根据单单据种据种类类做做账账 典型表现 凡是餐饮票都计入业务招待费 做账时应该按业务的性质来确定 成本费用的归集科目 而不是根据单据的种类来确定会计科目 如餐饮票可能是 业务招待费 也可能是职工福利 3 凭 凭证证摘要写得不清楚摘要写得不清楚 典型表现 摘要要素不齐 含糊不清 有时连最基本的时间 人物 事项都不 写 如 报销费用 危害 摘要写得不清楚 不利于日后查账 更不利于分析取数 例如 销售部 门报销展会费用时 摘要只是写 销售部报销展会费用 如果销售部对费用支出 有疑问时 财务只得将报销凭证一一翻出与销售部对账 如果在摘要写得很清楚 如 龙逸凡报销 2013XX 展会费用 则仅看摘要就可核对 避免无谓的劳动 又 如 支付货款时 摘要只写 支付货款 则不知道是为生产支付的货款还是为购 建固定资产支付的货款 手工编制现金流量表时就无从判断 4 凭 凭证证摘要写得太清楚摘要写得太清楚 典型表现 无税务风险意识 摘要写得清清楚楚 明明白白 某些时候 凭证摘要应该写得象雾象云又象风 否则就会象沐浴阳光温暖的 冰块 全然忘了自身在逐渐地消融 最终化为一缕空气 5 将不同事 将不同事项项登在同一登在同一张张凭凭证证 6 将多笔金 将多笔金额额合并成一笔合并成一笔 典型表现 将多笔现金或银行存款合并成一笔记账 什么 这个也算坏毛病 是的 尽管 会计基础工作规范 第五十一条第三款 规定可以根据若干张同类原始凭证汇总填制记账凭证 但这是理论上的 实际工 作中不可以 除非你想通过无尽的查账 对账来消磨你漫长的人生 7 按 按报销单报销单合合计计金金额额入入帐帐 不按部 不按部门门拆分拆分 8 金 金额错误时调额错误时调整分整分录仅录仅按差按差额调额调整整 会计基础工作规范 第五十一条第五款规定 如果在填制记账凭证时发生错 误 应当重新填制 如果会计科目没有错误 只是金额错误 也可以将正确数字与 错误数字之间的差额 另编一张调整的记账凭证 调增金额用蓝字 调减金额用 红字 是的 理论上是可以这样 但在实际工作中 你会发现这会给日后查账时带 来无谓的烦恼 二 填制凭二 填制凭证证的的误误区 区 误误区区 1 所有的白条都不能入 所有的白条都不能入账账 什么是白条 通常意义上讲 白条就是指在白纸上书写的收支证明 或收发证 明 很多财务人员认为所有的白条是不可以入账的 其实并不是这样 支付对方 是个人且不属于应税劳务的支出是可以用白条入账的 而并不需要发票 如 支付给个人的各种补偿 赔偿费用 如拆迁赔偿 青苗补偿费 但需有相应 的赔偿协议等证明文件 独生子女补助 取暖费补助 防暑降温费等补助 抚恤金 救济金等福利补助 丧葬费 死亡赔偿 按经济合同规定支付的罚款 可根据法院判决书或调解书 仲裁机构的裁定书 双方签订的提供应税货物 或应税劳务的协议 双方签订的赔偿协议等书面文件 作为记账的依据 如对以上有疑问 请翻阅 税收征管法 第十九条规定 会计法 第十四条规 定 企业所得税法 第八条 误误区区 2 收据不能做 收据不能做为记账为记账的凭的凭证证 凡是收据就不能做为记账的凭证 不是 有此观念的同志是将做账与税前扣 除相混淆了 理由如误区 1 所述 不赘述 凡是收据都不能税前扣除 非也 部分收据 如政府部门开具的专用票据也 是可以税前扣除的 例如 由政府各部门开具的收费票据 由各事业部门开具的收费票据 捐赠收据 工会经费收据 法院的诉讼费 执行费 收款收据 军队收据 具体规定请参见财综 2010 1 号 行政事业单位资金往来结算票 据使用管理暂行办法 误误区区 3 收 收谁谁的的钱钱挂挂谁谁的的账账 向向谁谁开票开票 正常情况下 是收谁的钱挂谁的账 但也有例外 如委托代收 委托代付的情 况 这时就不能收谁的钱挂谁的账 故 填制凭证时一定要问清楚业务事项 误误区区 4 职职工借款出差回来工借款出差回来报账报账后后单单位不开收据 位不开收据 职工借款出差 出差回来后 用票据报账 多退少补 不管员工是否交回现金 均应该开给冲账收据 否则 假如财务入账错误或将票据弄丢后 出差员工就有 口难辩 无法证明自己借款已冲销 误误区区 5 从 从 A 公司采公司采购货购货物 却将物 却将货货款付款付给给 A 的老板或的老板或员员工工 此种情况除非有 A 公司的委托收款证明 否则一旦 A 公司追索货款 将有 口难辩 还得再付一次货款 误误区区 6 差旅 差旅费费津津贴贴 误误餐餐补补助需要助需要发发票票 此类补贴津贴 不需要发票 但是要注意个税问题 差旅费津贴免征个人所 得税 具体标准按照财政部规定执行 而误餐补助要分情况对待 根据财税 1995 82 号文件规定 国税发 1994 089 号文件规定不征税的误餐补助 是指按财政部 门规定 个人因公在城区 郊区工作 不能在工作单位或返回就餐 确实需要在外 就餐的 根据实际误餐顿数 按规定的标准领取的误餐费 一些单位以误餐补助 名义发给职工的补贴 津贴 应当并入当月工资 薪金所得计征个人所得税 误误区区 7 凭 凭证证后必后必须须附原始凭附原始凭证证 不完全正确 凭证后除结帐和更正错误的记账凭证外必须附原始凭证 有些 业务不一定有发票类的原始凭证 还可能是外单位做的分割单 参见 会计基础工作规范 第五十一条第三款第四款除结帐和更正错误的记 账凭证可以不附原始凭证外 其他记账凭证必须附有原始凭证 如果一张原始凭 证涉及几张记账凭证 可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面 并在其他 记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件 一张 原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的 应当将其他单位负担的部分 开给 对方原始凭证分割单 进行结算 误误区区 8 冲 冲销销凭凭证证反向反向蓝蓝字冲字冲销销 做冲销凭证时应该同方向红字冲销 而非反向蓝字 只有同向红字冲销 科 目余额表借 贷方向的发生额才会准确地反映真实的数字 三 填制凭三 填制凭证应证应具具备备的素的素质质 1 望 望闻问闻问切 切 填制凭证前应先仔细审查原始凭证 审核原始凭证 不是简单的加计金额 看费用是否符合公司的报销制度 而应该象福尔摩斯探案一样对凭证进行审查 这需要我们具备医生 望闻问切 的本领 望 仔细审查凭证 主要审查票据真实性 合法性 合规性 还有各项要素是 否填写齐备 准确 报销程序是否合理 签字是否完备 审批权限是否适当等等 闻 此闻者 听也 非嗅也 一般来说部门主管对业务的真实性负责 财务部 门无法一一确定业务的真实性 但要将票据所反应的经济业务与自己的所知所闻 相印证 如有不符 应仔细询问并核实 这就需要平时多了解公司的生产经营情 况 多与其他部门沟通交流 问 审查凭证时一边审查 一边与报销人聊天 尽量多问 对有疑问的地方要 多方询问并相互印证 切 是指运用逻辑分析和职业判断 审查票据要素 时间 地点 金额 票据号 与 业务内容是否相符 对各要素的合理性做出职业判断 例如过路费票据的审查 要仔细审查票据的时间 地点与其路线是否相符 对出租车票的时间与业务发生 时间相核对 如果某业务员报销定额票据较多 或出租车票较多 怀疑其有虚报 行为 还可将其最近几个月报销的此类票据一一登记在 Excel 中 按票据号和发 生时间排序 是否虚报 立马知晓 2 全局 全局观观 要有全局观 费用报销时就要有预算控制的意识 招待费 广告费 等还要时刻关注是否超所得税扣除限额 3 税 税务务筹划理念筹划理念 税务筹划本应在业务发生前 但做为补救措施 会计凭证 的制单人应该是守门员 业务已经发生 在填制凭证时就应督促相关人员采取措 施进行补救 至少要从形式上满足国家税收法律法规的规定 减少税收支出 避 免税务处罚 4 后期服 后期服务务理念理念 填制凭证一定要有后期服务的理念 方便后期查账 因而 一定要核算规范合理 摘要清晰明了 摘要中时间 人物 单位 事项 甚至数量 单据号 一定要齐备 否则后期查账非常麻烦 5 风险风险防范意防范意识识 填制凭证时一定要有税务风险 法律风险意识 你懂的 不 详述 四 凭四 凭证证填制的填制的实战实战技巧 技巧 1 摘要根据实际情况该详细的详细 该模糊的模糊的 2 某些凭证应从中间科目过账 以便查账 统计 如现款销售 也从 应收账 款 过一下 发放工资或福利 通过 应付职工薪酬 过一下 3 错误凭证调整或冲销应在原始凭证备注说明 4 替票问题的处理 五 其他五 其他规规范事范事项项 1 凭 凭证证附件的附件的张张数如何数如何计计算 算 记账凭证附件张数计算的原则是 没有经过汇总的原始凭证 按自然张数计 算 经过汇总的原始凭证 每一张汇总单或汇总表算一张 因为原始凭证张数已在 汇总单的 所附原始凭证张数 栏内已作了登记 2 原始凭 原始凭证丢证丢失的失的处处理方法理方法 从外单位取得的原始凭证如有遗失 应当取得原开具单位盖有公章的证明 并注明原来凭证的号码 金额和内容等 由经办单位会计机构负责人 会计主管 人员和单位领导人批准后 才能代作原始凭证 如果确实无法取得证明的 如火 车 轮船 飞机票等凭证 由当事人写出详细情况 由经办单位会计机构负责人 会计主管人员和单位领导人批准后 代作原始凭证 3 票据 票据审审核后的核后的处处理 理 视情况而定 有退回 报销 作废三种情况 退回 单据不齐 应附而未付 签字不全 退回报销人补充完善 报销 完全符合要求则直接报销 如果单据齐全 签字齐备 只是个别票据 不能报销 则不能直接涂改报销金额 也不应退回报销人重新填报 重新走签字 流程 而应在报销单上写 核报金额 XX 元 后报销 作废 如果报销人弄虚作假 经核实后 则直接作废 不予报销 4 几个几个单单位共担位共担电费电费和物和物业业代收代收电费电费的的处处理理 5 公司与其他企业 个人共用水电的 可凭租赁合同 共用水电各方盖章 或 签字 确认的水电分割单 水电部门开具的水电发票的复印件 付款单据等入账 水电费由物业公司代收且无法单独取得发票的 凭物业公司出具的水电费使 用记录证明 水电部门开具的水电发票的复印件 付款单据等入账 否则 在所得税汇算清缴时 税务不会允许税前扣除 会会计计人人该该怎怎样样整理会整理会计计凭凭证证 财务的记账过程 就是一个对单据进行整理 归纳 分类 定性的过程 每一 笔经济业务的发生 在财务上反映为单据的书面记载 单据的填写和单位的各个 部门有关 财务部门需要根据单位制定的财务制度 对单据的使用 填开等做出 详尽的要求 而对单据的整理等工作 则是财务人员必须谙熟的基本功之一 1 会 会计计凭凭证证的分的分类类 会计凭证主要分为原始凭证和记账凭证 常用原始凭证有因具体业务发生所 开具或收到的发票 各单位自制的入 出 库单 工资表以及印制填写的费用报销 单 支出凭单 借款单等 记账凭证是根据审核无误的原始凭证或汇总原始凭证 按照经济业务的内容加以归类并确定会计分录而填制的凭证 2 原始凭 原始凭证证的粘的粘贴贴要求要求 财务部负责人应制定并规范单位财务制度 事先派专业人员指导各部门对各 类票据正确填开 原始票据的粘贴是一项日常化的工作 所有票据一般使用液体 胶水粘牢左方的票头 把发票纸张大小相同 票面金额相同的粘在一起 多张纸 张小的先粘贴到印制的报销单据粘贴单上 从右至左 两张票据不完全重合 便 于翻找核对金额 3 记账记账凭凭证证的整理要求的整理要求 一笔款项在支付或一项经济业务发生后 票据传递到财务记账人员手中 出 纳据以记账并做到日清月结 负责编制记账凭证的财务人员检查单据是否保持完 好 整齐 对经济业务性质相同的归放在一张记账凭证里 并予以编号 每个单位从管理角度出发 在核算各项支出时一般会分部门核算 在填制记 账凭证前 可以将同一部门的相关单据搁放在一起 简化工作量 记账凭证编制完成后 负责凭证审核岗位的财务人员对每张凭证逐一审核 记账凭证的打印一般在凭证审核完成之后 连续打印 使用专用配套纸张 打印 后与对应的原始凭证粘贴在一起 注意一般是将左上角粘牢即可 不必将纸张左 侧全部粘紧 对于原始凭证较多的 可以不进行粘贴 折叠整齐 顺序放置 然后 用回形针别紧 装订时再一并装订 实操建账课前经验总结实操建账课前经验总结 一 搞清建账目的一 搞清建账目的 中小企业建账的目的主要有 1 管理需要 其又可分为两种 1 股东多 为了明晰生产经营情况 需要建立较规范的账务 2 企业规模扩大 因账务核算不规范造成了账外损失 如因未及时 准确核算应付账款而多付客户款项 亡羊补牢 需要建账 建此类账需要注意的是 账务处理在遵循 会计法 和 企业会计制 度 等相关规定的基础上 一定要结合企业实际情况 活学活用 一些中 小企业生产用的厂房可能是简易房 这时不应按财务制度或税法规定 以 最低的 20 年来计算 应按这些简易房实际能使用的年限 8 年或 10 年来 分摊 若报表需要向税务部门报送 也应以满足管理需要为前提 在向税 务申报时可作纳税调整 2 税务需要 典型的莫过于为了申请增值税一般纳税人资格而建账 税务要求其建立规范的会计核算 要能准确核算进 销项税额 及时作纳 税申报 对于因税务需要而建账的 尽量按税法的规定处理账务 这样在 年度所得税纳税申报时就可省去纳税调整的麻烦 如固定资产的入账标准 计提折旧的范围 固定资产的残值比例 折旧年限以及开办费的摊销 收 入的确认等 这就要求财务人员 不仅要了解大税法 全国性的 还要 了解小税法 本地的一些具体规定 如要了解当地的计税工资标准 通 信费标准 印花税的征收管理办法 差旅费是否有规定标准等 1 会计建账的基本程序会计建账的基本程序 会计人员均应根据核算工作的需要设置应用账簿 即平常所说的 建账 建账的基本程序是 1 按照需用的各种账簿的格式要求 预备各种账页 并将活页的账页用账 夹装订成册 2 在账簿的 启用表 上 写明单位名称 账簿名称 册数 编号 起止 页数 启用日期以及记账人员和会计主管人员姓名 并加盖名章和单位公章 记账人员或会计主管人员在本年度调动工作时 应注明交接日期 接办人员和 监交人员姓名 并由交接双方签名或盖章 以明确经济责任 3 按照会计科目表的顺序 名称 在总账账页上建立总账账户 并根据总 账账户明细核算的要求 在各个所属明细账户上建立二 三级 明细账户 原有单位在年度开始建立各级账户的同时 应将上年账户余额结转过来 4 启用订本式账簿 应从第一页起到最后一页止顺序编定号码 不得跳页 缺号 使用活页式账簿 应按账户顺序编本户页次号码 各账户编列号码后 应填 账户目录 将账户名称页次登入目录内 并粘贴索引纸 账户标签 写明账户名称 以利检索 二 建账前应考虑什么问题二 建账前应考虑什么问题 不论何类企业 在建账时都要首先考虑以下问题 1 与企业业务量相适应 与企业业务量相适应 企业规模与业务量是成正比的 规模大的企业 业务量大 分工也复杂 会计账簿需要的品种也多 企业规模小 业务量也小 会计账簿需要的品种也 少 有的企业 一个会计可以处理所有经济业务 就没有必要设许多账 所有 的明细账合成一两本就可以了 2 依据企业管理需要 依据企业管理需要 建立账簿是为了满足企业管理需要 为管理提供有用的会计信息 所以在 建账时以满足管理需要为前提 避免重复设账 记账 3 依据账务处理程序 依据账务处理程序 根据企业业务量大小不同 所采用的账务处理程序也不同 企业一旦选择 了账务处理程序 也就选择了账簿的设置 如果企业采用的是记账凭证账务处 理程序 企业的总账就要根据记账凭证序时登记 会计人员就要准备一本序时 登记的总账 10 实务中建账的时间实务中建账的时间 问 一内资企业于 2008 年 4 月 29 日领取税务登记证 但执照上的经营范围上只注明 厂房 筹建到 2008 年 10 月 1 日 那么我公司是按领取税务登记之日起 30 天内建账 还是待厂房建成后 变更了税务登记证再进行建账 答 依据 中华人民共和国税收征管法实施细则 第二十二条规定 从事生产 经营的纳税人 应当自领取营业执照或者发生纳税义务之日起 15 日内 按照国家有关规定设置账簿 因此 你企 业应按规定在领取营业执照之日起 15 日内建账 企业应该设置几册账企业应该设置几册账 一个企业至少应设置四册帐 一个企业至少应设置四册帐 一册现金日记帐 一册银行存款日记帐 一册总分类帐 一册活页明细帐 其中 活页明细帐主要包括 库存材料分类帐 收 发 存数量金额式 库存材料多栏式分类帐 收 发 存数量金额式 低值易耗品明细分类帐 在库 在用 材料采购明细帐 材料成本差异明细帐 分期收款发出商品明细帐 委托加工存货明细帐 固定资产明细分类帐 登记设备与计算折旧 生产成本明细帐 制造费用明细帐 管理费用明细帐 销售费用明细帐 经营费用明细帐 工资明细帐 产品销售明细帐 应交增值税明细帐 二十九 建账时要做的准备工作二十九 建账时要做的准备工作 任何企业在成立初始 都面临建账问题 何为建账呢 就是根据企业具体行业要求和将来可能 发生的会计业务情况 购置所需要的账簿 然后根据企业日常发生的业务情况和会计处理程序登记 账簿 这看似是一个非常简单的问题 但建账过程可以看出一个人会计业务的能力 以对企业业务 的熟悉情况 所以我们要了解一下企业应如何建账 第一 与企业相适应 企业规模与业务量是成正比的 规模大的企业 业务量大 分工也复杂 会计账簿需要的册数也多 企业规模小 业务量也小 有的企业 一个会计可以处理所有经济业务 设置账簿时就没有必要设许多账 所有的明细账可以合成一 两本就可以了 第二 依据企业管理需要 建立账簿是为了满足企业管理需要 为管理提供有用的会计信息 所以在建账时以满足管理需要为前提 避免重复设账 记账 第三 依据账务处理程序 企业业务量大小不同 所采用的账务处理程序也不同 企业一旦选 择了账务处理程序 也就选择了账簿的设置 如果企业采用的是记账凭证账务处理程序 企业的总 账就要根据记账凭证序时登记 你就要准备一本序时登记的总账 不同的企业在建账时所需要购置的账簿是不相同的 总体讲要依企业规模 经济业务的繁简程 度 会计人员多少 采用的核算形式及电子化程度来确定 但无论何种企业 都存在货币资金核算 问题 现金和银行存款日记账都必须设置 另外还需设置相关的总账和明细账 所以 当一个企业 刚成立时 你一定要去会计商店去购买这几种账簿和相关账页 需说明的是明细账有许多账页格式 你在选择时要选择好你所需要的格式的账页 如借贷余三栏式 多栏式 数量金额式等 然后根据 明细账的多少选择你所需要的封面和装订明细账用的胀钉或线 另外建账初始 必须要购置的还有 记账凭证 如果该企业现金收付业务较多 在选择时就可以购买收款凭证 付款凭证 转账凭证 如果企业收付业务量较少购买记账凭证 通用 也可以 记账凭证封面 记账凭证汇总表 记账凭证 装订线 装订工具 为报表方便