勤工助学中心办公室制度

燕京理工学院燕京理工学院 勤勤 工工 助助 学学 中中 心心 规规 章章 制制 度度 勤工助学中心勤工助学中心 二二 一四年十一月一四年十一月 1 目目 录录 第一章第一章 总总 则则 2 2 第二章第二章 会议制度会议制度 2 2 第三章第三章 请假制度请假制度 4 4 第四章第四章 值班制度值班制度 5 5 第五章第五章 档案管理制度档案管理制度 7 7 第六章第六章 干事考核制度干事考核制度 10 10 第七章第七章 财务管理制度财务管理制度 12 12 第八章第八章 附附 录录 13 13 2 第一章第一章 总总 则则 1 勤工助学中心办公室是在学工处的指导下开展工作 隶属于北京 化工大学北方学院的学生组织 负责我校的勤工助学工作的重要职 能部门 2 办公室是勤工助学中心下设的一个部门 它是联系各部门之间关 系的纽带和桥梁 为了提高办公室的工作能力和工作效率 充分发 挥大学生自我教育 自我管理 自我服务的功效和作用 建立一个 相对合理有效地管理机构 特制定办公室制度如下 第二章第二章 会议制度会议制度 为了加强勤工助学中心办公室的制度建设 协调各部门的工作 关系 提高办事效率 促进学校勤工助学工作的顺利开展 特制定 本制度 一 一 会议制度会议制度 包括勤工助学中心办公室部门例会及临时会议 二 二 会议要求会议要求 1 会议应以团结 务实 高效为基本原则 2 部门例会召开 要求提前一天预订教室并做好登记 3 办公室部门例会由部长或部长指定人员负责向下传达开会时间 及地点 4 部长必须提前 10 分钟到场 做好准备工作 拟议提纲 好会 其他人可以提前 5 分钟到场 到了开会点 部长应点名 对迟 3 到 旷会 请假的人数做好记录 5 与会人员必须佩戴工作证 带好笔和本 并做好记录 6 办公室需有专门人员或部长指定人员负责做好本部门的会议记 录工作 以便查询 7 会后必须认真执行会议布置的各项决议和任务 切实履行工作 职责 8 不得无故迟到 缺勤 有特殊情况须向部长请假 未请假或请 假未经批准者 均视为无故缺勤 9 凡迟到或未能参加会议的人员会后必须主动向部长了解会议内 容并执行会议所布置与本人有关的决议和任务 三 三 会议纪律会议纪律 1 参加会议时 要严格自觉地遵守有关会议时间的具体规定 1 准时到会 不得无故迟到 缺席 凡无故缺勤三次以上 含三 次 者作自动辞职处理 并由部长告知本人 2 正点开会 规定的开会时间一到 即应准点开会 2 在会议举行期间 与会人员应自觉地维护会场的正常秩序 确保 其顺利进行 1 各就各位 出席正式会议时 应在指定位置就坐 未获许可时 不准中途退场 2 保持安静 会场的安静 是会议顺利进行的基本条件 3 遵守规定 手机关机或震动模式 有必要接电话先向部长申请 待同意后方可出去接听 4 4 办公室所有会议应由办室指定成员负责纪录 中心会议由办公 室负责记录 5 凡与会者有事缺席 必须事先向部长交请假条 如确实事出突 然 不能会前请假 会后必须向部长及值班处补假并说明原因 口头请假无效 四 四 具体要求具体要求 一 办公室例会 1 办公室例会出席人员为该部门部长及所有成员 2 会议每周召开一次 时间 地点由部长确定 3 会议由办公室部长主持 根据会议议程听取各成员汇报上周的 工作情况 对部门内部工作进行总结 布置本周工作任务 二 临时会议 1 办公室临时会议主持人为该部部长 出席人员为全体成员或部 分成员 2 临时会议召开时间不定期 具体时间地点由部长提前通知 3 临时会议是指办公室工作因时间或其它因素未能在办公室全体 成员会议上分配但因亟待解决的临时工作或突发事件而召开全 体或部分成员参加的会议 4 临时会议是办公室工作的主要组成部分之一 它是集中解决办 公室工作 提高工作效率以及体现办公室成员团体合作精神的 重要内容 因此对办公室工作有着举足轻重的影响 第三章第三章 请假制度请假制度 5 为进一步加强勤工助学中心办公室的管理 更好的为兼职学子 服务 特制定本制度 望在岗的同学能够认真遵守 1 不得无故迟到 缺勤 有特殊情况须向部长请假 经批准后方 可休假 未请假或未经批假者 均视为无故缺勤 2 会前写请假条并至少提前 3 小时交给部长 非特殊情况事后不 补假 口头请假无效 3 因公事请假需由指导工作的负责人签字 不记入考勤 4 每学期迟到 早退 请假 病假 事假 累计二次者 记一次缺 勤 5 应认真写请假条 交至本部部长并存档 第四章第四章 值班制度值班制度 为了树立勤工助学中心办公室的良好形象 提高服务意识和服 务质量 特制定本值班管理细则 一 一 基本要求基本要求 1 勤工助学中心办公室的干部 干事必须按照值班安排参加办公 室值班工作 如有事及时向相关部门传达并记录于记录本 未 能解决的事要及时上报给部长 如仍不能解决 应及时上报给 中心主任 如有人申请物资 应填写清楚物资申请表并保留一 份 2 值班时间为周一到周五 13 30 21 30 周六周日暂定不用 值班 节假日根据具体工作要求 决定是否值班 3 值班时 应首先填写值班登记表 记录好设备使用情况并找值 6 班负责人签到 4 值班人员必须佩带工作证 衣着得体 举止文明 禁止穿奇装 异服 短裤 拖鞋进入办公室 不得在办公室吸烟 嬉戏 大 声喧哗 5 值班时 首先清洁办公室卫生 将物品摆放整齐 工作期间应 保持办公室干净整洁 值班人员的书包 伞具等个人物品应统 一整齐摆放 6 有领导 老师来访来访 应礼貌示座 并倒水 然后询问其有 什么指示 要求或服务 7 应按期值班 不得无故缺席 因故无法值班的 应提前向部长 请假 并找合适工作人员代替 否则对于擅自不到者 部长或 办公室有权追究其责任 对其作缺勤处理 8 值班时应将工作交接完善 然后再离开 9 值班结束 离开办公室前应清理卫生 并关闭一切用电设备 然后锁门 10 值班情况纳入办公室成员学年考核内容 二 二 值班要求值班要求 1 值班时 应留意宣传板上的信息 自己能解决的立即解决 自 己无法解决的应及时通知有关部门并上报部长 2 办公室接到勤工助学中心安排的工作后 应立即通知有关部门 并做好工作记录 便于事后落实 核对 7 3 如有人上门咨询 应耐心的给其介绍 自己不能说明的 应记 下对方的联系方式 让有关部门给予答复 4 对于前来报名的同学 应按要求做好记录工作 三 三 电脑 电话等的管理使用电脑 电话等的管理使用 1 不得登陆 浏览不健康的或非法的网站 不得在网站发布于工 作无关的信息 2 未经许可 不得改变网络 电脑的设置 不得下载任何软件或 装其他程序 需要安装工作需要的有关程序时 需向部长申请 3 未经许可 不得随便使用电脑 不得随便变动电脑设备 电缆 等位置 更不得互换设备 4 电脑使用完毕 及时整理文件 删除没有用的文件 5 电脑等出现故障 应及时上报相关部门 由相关部门负责维修 严禁私自维修 6 非特殊情况 因私事不能使用办公电话 7 使用电话应长话短说 不得接工作名义长时间使用办公电话聊 天 8 使用电话时应注意礼貌用语 时刻保持中心良好形象 9 爱护电话设施 不得恶意破坏 第五章第五章 档案管理制度档案管理制度 为加强勤工助学中心办公室档案管理的科学管理 保证档案资 料的系统性与完整性 现结合实际 特制定本制度 8 一 一 立卷 归档立卷 归档 一 办公室平时要做好文件的收集 整理工作 二 各类文件材料由办公室负责整理立卷 归档 办公室对各部 门文件立卷工作进行监督和指导 并做好应归档文件案卷的 接收归档工作 三 文件立卷归档范围 凡是工作活动中形成的 办理完毕 具 有考查利用价值的各种文件 包括内部文件 各种会议文件 编辑物原稿 磁盘等 均属立卷归档范围 四 立卷原则 遵循文件的自然形成规律 保持文件之间的历史 联系 区分文件的保存价值 便于保管和利用 五 立卷方法 根据立卷原则 文件的分类 分年度 分级别 分问题 分保管期限的方法立卷 1 分年度 将文件按其形成或针对的年度分开 2 分级别 将文件按其重要性分成公文和一般文件 3 分问题 将文件按其内容所反映的问题分开 4 分期限 根据文件的不同保存价值 将文件按不同的保管期限 分开 5 保管期分为永久 长期 短期三种 1 永久保存 凡是反映部门主要职能活动和历史面貌的 如章程 申请批文等 有长远利用价值的文件 划为永久保存 2 长期保存 凡是在相当长时间内部门需要考查的文件 划为长 期保存 长期保存为一年至五年 9 3 短期保存 凡是在较短时间内部门需要考查的各种文件 划为 短期保存 短期保存为一年以内 6 文件的组合 组合的基本方法如下 1 法规性文件 如制度 条例 规定等一般按单一问题组合 同一问题的请示与批复 转发件与原件 应组合在一起 2 会议文件应单独组合 3 统计 报表 名册等各类表格文件 应组合在一起 4 工作计划 总结等文件 一般可按部门组合 5 特殊性文件材料 可根据具体情况进行组合 7 档案袋内文件的排列 档案袋内文件应区分不同情况进行排列 密不可分的文件依次排列在一起 即章程 批文在前 计划 总结 在后 正文在前 附件在后 印件在前 定稿在后 案件材料中结论 性材料在前 依据性材料在后 其它文件按文件的重要程度或形成 时间先后排列 8 文件归档份数 一般归档 1 份 重要的和经常使用的文件归档 2 份或 3 份 对无保存价值和重要文件 需要办理销毁手续 9 归档期间 办公室应在各部门活动后一周内整理出应归档整理的 文件 10 归档文件案卷的要求 1 归档文件齐全 完整 2 每个案卷必须填写案卷文件目录 编件号 页号 案卷封面 填写时用中性笔或钢笔书写 字迹工整 清晰 10 3 档案袋的名称要注意内容准确 文字简练通顺 结构完整 必须揭示卷内文件的内容和成份 4 案卷文件一式两份 一份作为纸质文档保存 另一份电子文 档保存在办公室 二 档案的管理和使用二 档案的管理和使用 1 办公室按照中心对档案管理的要求 对存放的各类档案进行分类 整理 分类保管 编制各类检索目录 搞好档案的借阅使用 统计 等工作 2 经鉴定失去保存价值需要销毁的档案 应经中心主任审查批准后 按程序进行档案销毁 3 办公室的管理贯彻 以防为主 防治结合 的原则 经常检查防 护设施和档案保管状况 对破损 字迹褪色 纸张变色的档案 要 有计划的进行修补 复制 保护档案的安全与完整 4 档案的借用 办公室对借用档案人员 按规定办理档案借用审批 手续与有关登记表 5 平时汇集 按实际顺序或内容分类 收集 整理 应保持文件 材料之间的来源 时间 内容方面的联系 若遇有其他部门漏发文 件 应及时请求补发或取得复印件 以便存档和查阅 6 办公室要确保文件 材料的安全 做好保密工作 第六章第六章 干事考核制度干事考核制度 一 考核内容 一 考核内容 德 思想品德 工作作风 11 勤 出勤情况及工作态度 绩 工作成绩及能力 二 考核标准考核标准 1 会议出勤 2 平时工作业绩 参加活动情况 3 值班情况 4 部长意见 三 三 考核方法考核方法 1 日常考核 由部长对干事进行工作 出勤 工作作风 业绩等 各方面进行考核记录 2 期末测评 根据考核标准测评 四 四 考核细则考核细则 1 工作出色 有较大贡献 业绩优秀者适当加分 最高加 5 分 2 积极参加部内工作 能按时保质保量完成任务的干事每次加 2 分 不能按要求完成任务的干事每次扣 4 分 3 由于个人原因导致办公室工作无法正常开展的干事每次扣 4 分 4 对怠慢工作 无故无礼取闹导致办公室声誉受损者每次扣 10 分 5 出勤率期末总结为 100 者加 2 分 会议无故迟到一次者每次 扣 1 分 会议无故缺席者每次扣 2 分 6 在工作中能多提意见或有新思路者每次加 2 分 12 7 对办公室或中心提出建设性意见并被采用的每次加 3 分 8 能主动帮助中心其他部门开展工作者每次加 2 分 五 五 考核采用计分方式 考核中每项为百分制 考核采用计分方式 考核中每项为百分制 日常考核占 75 期末测评占 25 六 六 考核评优 考核评优 1 考核结果将作为评选优秀干事的主要依据 并作为培养后备干 事的依据之一 2 部长将优秀学生干事登记材料上报送至学工处 作为考核和评 优评奖的依据 3 对于考核不及格的干事 部长视情况予以开除 4 凡是挂科者均不考虑评优 第七章第七章 财务管理制度财务管理制度 为了更好的管理和使用办公室的公共财物 提高其透明度 特 制定以下细则 一 办公室成员应本着勤俭节约的原则使用财务 二 办公室设专人管理财务 并定期将办公室财务的来源 金额 用途等进行公布 真正做到财务公开化 三 办公室定期将废品进行变卖 并将其所得的金额及用途定期进 行公