办公室主任说明书

办公室主任 岗位说明书 一 基本信息一 基本信息 岗位名称岗位名称办公室主任 岗位编号岗位编号 岗位类别岗位类别 职能类 生产技术类 采购类 销售类岗位性质岗位性质 核心岗位 关键岗位 所属部门所属部门办公室定编人数定编人数 人力资源部统一填写 人力资源部统一填写 直接上级直接上级管理总监直接下级直接下级公共宣传部经理 所属职系所属职系 人力资源部统一填写 人力资源部统一填写 薪酬区间薪酬区间 人力资源部统一填写 人力资源部统一填写 编写日期编写日期编制人编制人 二 设置目的二 设置目的 负责为公司管理层提供决策支持 保证公司内部管理体系的完整和平稳运行 进行公司形象推广 公 关和公司企业文化建设 负责后勤支持工作 三 主要职责与任务三 主要职责与任务 职责职责 1 1 负责为公司管理层提供支持 并负责跟踪落实总经理和总经理办公会的决议 工作 任务 1 负责组织制定公司长期发展规划和公司年度经营计划 2 负责组织和安排管理层会议 提供会议纪录与整理服务 3 通报会议决议 并跟踪会议决议的实施情况 4 协助总经理的工作 提供决策支持 职责职责 2 2 负责保证公司内部管理体系的完整和平稳运行 工作 任务 1 负责制定和完善公司内部的管理体系和各项管理制度 2 负责督促管理制度的有效执行 负责评估和监督公司内部管理的规范性和有效性 职责职责 3 3 负责制定办公室工作计划 实现工作目标 工作 任务 制订办公室年度 月度工作目标 工作计划 并组织实施 职责职责 4 4 负责公司形象推广 公关活动 工作 任务 1 负责公司形象设计和推广实施 2 负责组织和接待相关单位包括上级单位的来访 负责与新闻媒体的接触 3 负责组织并协调公司的公关危机处理 4 负责公司网站的建设与更新 职责职责 5 5 公司企业文化建设 工作 任务 1 负责组织公司内部员工活动 2 建立员工与管理层的沟通渠道 吸引员工关心公司事务并参与管理 3 组织公司内部信息发布和内部刊物的出版 职责职责 6 6 统筹管理公司后勤服务工作 工作 任务 1 负责公司内外环境的管理 包括办公场所分配 办公场所的整体布置 绿化 清洁与保持工作 2 负责管理公司保安和消防工作 确保公司办公 生活秩序不受干扰和公司财产 员工的安全 并 定期组织检查公司消防设备设施的配置和使用状态 3 负责办理公司办公用品的采购 发放和管理 4 负责对固定资产的采购与管理工作 5 负责公司档案和资料的收集 管理 查阅或借阅 6 负责与宾馆管理处保持联系 保证办公场所的水 电 空调 电话等设施完好 7 负责对公司内电脑 网络的管理 维修和升级 8 负责公司网站平台的筹划和建设 9 负责公司印章管理 合同审计和一般法律事务处理 10 负责对公司出差人员的管理 并提供出国手续办理 旅程安排等方面的支持 职责职责 7 7 部门内部管理工作 工作 任务 1 制订 修订办公室的工作程序和工作制度 并监控实施 2 负责公司办公室队伍建设 选拔 配备 评价下属人员 组织部门技能培训 3 负责指导属下员工制定阶段工作计划 并督促执行 4 负责指导属下员工制定阶段工作计划 并督促执行 职责职责 8 8 完成总经理交办的其他任务 四 在组织中的位置四 在组织中的位置 五 工作协作关系五 工作协作关系 协作关系 示意图 1 对上 行政副总 2 对下 公共宣传部经理 3 对内 公司各部门 管理总监 总经理 协作关系 说明 4 对外 上级单位和兄弟单位 新闻媒体 宾馆物业管理处 办公用品供应商 消防部门 卫 生管理部门 公安部门 街道等 六 权责描述六 权责描述 人事权限 建议权 知情权 提名权 考核权 审核权 审批权 否决权 七 任职资格七 任职资格 教育水平 本科 学士 硕士 研究生 博士 研究生 博士后 研究生 对口专业 企业管理或相关专业 办公室主任 对上 行政副总 对内 公司各部门 管理总监 总经理 对外 上级单位和 兄弟单位 新闻媒 体 宾馆物业管理 处 办公用品供应 商 消防部门 卫 生管理部门 公安 部门 街道等 对下 公共宣传部经 理 董事长 总经理 技术总监生产总监销售总监管理总监 行政副总 办公室主任 一般工作经验 1 3 年 4 5 年 6 10 年 10 15 年 16 年以上 相关专业技术 经验 1 3 年 4 5 年 6 10 年 10 15 年 16 年以上 工作经验 相关管理工作 经验 1 3 年 4 5 年 6 10 年 10 15 年 16 年以上 级别 大学英语 4 6 级 英语专业 6 8 级 商务英语 托福 雅斯 GRE 其他语种 外语要求 熟练程度 阅读 一般听说 专业笔译 专业口译 职业资格 要求 专业技术资格 职称 熟练使用自动化办公软件 具备基本的网络知识 执业资格 其他资格 知识要求 战略管理知识 行政管理 人力资源知识 市场营销知识 能力种类指标解释能力等级 高 低 业务能力 掌握本岗位的工作所具备的专业知识和技能 能有效地发现问题并及时加以解决 5 4 3 2 1 职业敏感性 具备一定的信息敏感性 通过恰当的途径及时 了解与本岗位工作有关的信息 掌握本领域最 新研究动态的能力 5 4 3 2 1 创新能力 在工作中不断提出新设想 新方案 改进工作 方式和方法 开拓新局面的能力 5 4 3 2 1 协调能力 与人融洽相处 在人际交往中随和大度 能坚 持立场 有效化解冲突 与上司 下属 客户 保持友好关系的能力 5 4 3 2 1 沟通能力 通过口头语言准确 简捷地表达自己的思想和 感情 根据表述内容和沟通对象的特点采取适 当表达方式和技巧的能力 在人际交往的情景 中 能通过各种途径和线索准确地把握和理解 对方的意图 抓住关键信息 作出恰当反映的 能力 使别人接纳自己意见和建议的能力 5 4 3 2 1 公关能力 采取恰当的方式与媒体 政府部门及公众沟通 以达到预定的目标 5 4 3 2 1 分析判断能力 对日常工作中的具体问题和数据 信息运用逻 辑思维的方法进行系统分析 找出影响因素 把握相关关系 抓住问题实质 得出正确结论 的能力 5 4 3 2 1 思维灵活性 思路开阔 思维敏捷 不受定势的影响 机动 灵活 能够具体情况具体分析 面对问题和困 境能及时准确地找到应对措施的能力 5 4 3 2 1 适应性 能根据不同的环境和条件及时调整自己的心态 和工作方法 在新的自然和人文环境下能很快 胜任工作要求 采取相应的应变措施 5 4 3 2 1 能力要求 5 很强 非常出色 4 较强 3 基本具备 2 有点 1 几乎没有 承压能力 承受挫折 在有压力的情况下 保持情绪稳定 继续做好工作的能力 面对困难能够百折不挠 5 4 3 2 1 勇往直前 决策能力正确地判断形势 做出选择的能力 5 4 3 2 1 培养指导下属能力 善于发现下属的缺点 适时地指导和帮助下属 能把自己的经验和技能传授给下属 能对具体 业务或技术工作进行指导 不断带动下属成长 5 4 3 2 1 计划能力 工作中有超前意识 能合理规划 并推进各项 事务 5 4 3 2 1 组织能力 运用各种企业资源 并有条不紊地达成目标的 能力 5 4 3 2 1 主动性 在工作情况有了新的变化和碰到新问题时 不 是消极等待上级分派任务或提出要求 能主动 开展工作 或及时向有关部门提出建议 5 4 3 2 1 公文写作能力 具有较强的文字表达能力 言简意赅 行文流 畅 5 4 3 2 1 电脑及办公软件操作能力 熟悉办公软件的操作 能够利用办公软件解决 实际工作问题 5 4 3 2 1技能要求 其他技能要求 掌握相应的行政管理 企业形象策划和企业文化建设的知识 了解公关宣传的 常用做法 八 工作环境八 工作环境 使用工具 设备 台式电脑及固定办公工具 笔记本电脑及移动办公工具 两者兼具 工作环境 独立办公室 半开放式办公室 开放式工位 工作时间 特征 正常工作时间 偶尔加班或出差 经常出差 出差时间占总工作时间的比重 九 培训要求九 培训要求 1 新员工培训 集团的发展史 现状 使命和企业精神 生化能源事业部介绍 职业生涯规划 规矩与方圆 人事政策介绍 规矩与方圆 财务制度介绍 事业部公文规范 事业部团队学习法 2 专业技术培训 行政管理 企业形象策划和企业文化建设 3 基础管理培训 商务