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第3章工作分析与工作设计 某集团公司会议室正在举行有关编写岗位说明书的培训会议 由人力资源部系统介绍岗位说明书的框架 填写规范与其在人力资源管理中的运用 会议举行的非常顺利 人力资源部的朱经理对各职能部门 各下属单位的组织工作非常满意 会议进入答疑阶段 某下属公司的综合业务部老程提了一个问题 集团一共给我公司定员7人 每个人都要负责很多岗位的工作 比如我要负责公司的人事管理 计划统计 设备管理 仓库管理等四个岗位的工作 集团总部分工明确 这些岗位根据您刚才的要求都可以编写岗位说明书 到了我们基层单位 像我这种情况是编一份岗位说明书还是要编写四份岗位说明书 案例牵扯两个问题 其一 如何进行定岗 其二 如何界定工作职责 一 如何设置工作岗位 1 解析式思维 分解一机器 分解成几个大的部件 把大的部件分解成更小的部件一直到不能分解为止 组织的工作 若干项基本职责由若干个部门完成 一项基本职责又可以分解为若干项二级派生职能由若干人员去完成 二级职能还可分解为三级派生职能 四级派生职能 设置岗位时不要设得很多 岗位数量要尽可能的少 这样做的目的使所有工作尽可能集中 保证每一个岗位的的负荷 对于岗位工作量不足80 的岗位 要及时进行撤岗 并岗 各部门原则上不设副职 考虑到管理幅度过大所造成的困难 在部门人数超过八人以上的部门设置了助手型的副职 该副职除在正职指派下协助正职从事管理工作外 必须与其他业务经理 主管一样分管一块业务 注意 岗位数量最小化原则 2 组织职责的三级分解模式 派生职能 基本职能 一级职能 企业生产经营过程 企业生产经营要素管理 物资供应 采编 销售 内容营销 人力资源 财务管理 信息管理 人力资源管理 3 5 5 8 8 10 例子 总经理 副总经理2 副总经理1 副总经理3 副总经理4 薪资管理 培训管理 绩效管理 人事与劳动关系管理 劳动合同管理 招聘管理 员工调动办理 职称管理 其他 一级职能 二级职能 三级职能 岗位定下后 总部与基层单位计划与统计岗位 其职责模块会是一样吗 3 仍然可能存有的疑问 如果岗位内容变动频繁 是否需要工作说明书 二 如何编写工作说明书 工作说明书界定的是 职位存在的价值 职位做什么事 有什么职责 和 职位要求什么样的人来做 工作说明书的具体内容可以根据企业的需要来具体规定 一般包括 职位名称 所在部门 报告关系 职位基薪等级 职位编号 编制日期 职位位置 职位概要 职责要求 任职资格 资历 所需资格证书 知识技能要求 能力要求 素质要求 签字确认 1 如何填写 职位名称 职位名称是对工作名称的进一步明确 规范职位的名称有利于进行职位管理 职位的几个特点 先有职能 后有职位 再有相应的工作人员 当没有合适的员工时 会出现 职位空缺 的现象 职位不能随人走 若员工离职 其职位仍然存在 2 如何填写 所在部门 所在部门是指该职位所属的机构或部门 繁简程度要是企业具体情况来定 原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞 一般会有以下几种情况 机构或公司的正职和副职填写所在机构或公司的名称 各部门人员的所在部门填所在机构或公司及对应部门的名称 如果部门内还有处 则一般员工还应该写到属于哪个处 例如 某一般规模子公司人力资源部员工 填 子公司名称 人力资源部 如果部门很大 还分有各处 则招聘处的员工填 公司名称 人力资源部招聘处 3 如何填写 报告关系 报告关系指该职位的直接上级 一般会有以下几种情况 机构 包括子公司 分公司 事业部 分厂 或部门副职的直接上级是正职 各部门或机构正职的直接上级是对应的主管领导 各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职 但如果部门内还有处 则处长的直接上级是否部门正职 各处内的员工直接上级是该处处长 直接下级 直接下级就是在行政关系上 业务工作安排上 工作任务的协调上有紧密联系的岗位 4 如何填写 职位薪资等级 职位薪资等级是指该职位经过职位评估和薪酬设计后的薪资等和级别的位置 5 如何填写 职位编号 职位编号是指职位的代码 组织中的每个职位都应当能有一个代码 职位编号的目的是为了便于快速查找所有的职位 这一栏将在全公司职位说明书编制完成后由人力资源部为全公司所有职位说明书统一编号并填补上 6 如何填写 编制日期 编制日期是指工作说明书的具体编写日期是什么时间 如果填写工作说明书完成的日期 这一栏可以暂时不填 将在职位说明书出台时有人力资源部统一填补上 如果把工作说明书作为劳动合同附属条款 可以填写劳动合同签订日期 7 如何填写 职位位置 职位位置表明本职位在整个组织中所处的层级和位置 例如 某公司招聘主管的职位位置 招聘专员 主管副总 人力资源部经理 劳资主管 培训主管 薪酬主管 考核主管 招聘主管 同一直接主管之下的 平级的其他职位名称 直接主管职位名称 二级主管职位名称 工作概要也就是职位设置的目的 应该用一句话简单地概括工作的主要功能 简短而准确地表示该职位为什么存在 8 如何填写 工作概要 重点 例1 对于空调公司设备科经理来说 其职位设置的目的如下 例2 对于销售经理来说 其职位设置的目的如下 人力资源管理 薪资管理 培训管理 绩效管理 人事与劳动关系管理 劳动合同管理 招聘管理 员工调动办理 职称管理 其他 练习 9 如何填写 工作职责 重点 工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分 就是把日常的工作内容通过书面化的语言描述出来在编写职责时 首先应该将本职位职责的几个大块找出来 即本职位应该做那几方面的事情 然后对每块事情进行具体描述 9 2 如何填写 工作职责 职位的职责分解 职位 职位使命和主要职责 职位职责的分解 4 0 1 0 2 0 3 0 1 1 1 2 1 3 1 4 2 1 2 2 2 3 3 1 3 2 3 3 3 4 4 1 4 2 4 3 4 4 4 5 人力资源管理 薪资管理 培训管理 绩效管理 人事与劳动关系管理 例如某办公室主任 4 0 1 0 2 0 3 0 文秘管理 部门管理 日常行政管理 档案管理 5 0 其他 例如人事与劳动关系管理职位 4 0 1 0 2 0 3 0 薪资管理 培训管理 绩效管理 人事与劳动关系管理 3 3招聘管理 招聘 甄选流程 提出需求 每年5月和11月 各部门根据经营计划和财务预算计划 以及部门人员状况 提出人员需求 并提出具体的人员素质能力要求 递交人力资源部 汇总 人力部汇总人员需求 提出处理意见 形成半年度人力资源规划报告 报公司高层 审议 公司高层召集相关部门负责人 讨论人力资源规划报告 提出修订意见 交人力资源部 需求分析 根据人力资源规划 人力资源部分析各部门的人员需求 并进行人员素质和获得渠道分析 招聘计划 人力资源部作出具体招聘计划 日常招聘计划和专项招聘计划 报公司高层 收集简历 通过各种渠道 报纸杂志广告 招聘会 网络广告等 发部招聘信息 收集简历 并进行简历初步筛选 书面测验 人力资源部组织对所有筛选出来的人员进行能力素质测验人力资源部组织根据不同申请职位性质 进行专业素质测验 测试试题由用人部门提供 再次筛选 人力资源部 根据个人简历 书面测验结果 确定参加复试人员 复合面试 公司领导 用人部门 人力资源部对所有参加复试人员 采取无领导小组讨论 角色扮演 文本筐等方法考察能力各用人单位 对应试者进行背景性结构化面试 考察实际经验等 确定人选 综合考虑个人背景 能力 素质 专业水平以及公司人员结构 确定最终人选 9 3 如何选择 工作职责 的动词 动词表明了每项任务的权限 选择精确的动词非常重要针对制度 方案 计划等文件可以用 草拟 拟订 审核 审定 转呈 提交 下达 备案 存档 提出意见等动词 针对信息 资料可以用 调查 收集 整理 分析 研究 总结 提供 汇报 反馈 转达 通知 发布 维护管理等动词 关于某项工作 上级 可以用 主持 组织 指导 安排 协调 监督 管理 会同 审批 审定 签发 批准 评估等动词 思考行为可以用 研究 分析 评估 建议 参与 推荐 计划等动词 直接行动可以用 组织 执行 指导 控制 监管 采用 参加 阐明 解释 提供 协助等动词 上级行为可以用 批准 指导 确立 规划 监督等动词 管理行为可以用 达到 评估 控制 协调 确保 鉴定 保持 监督等动词 专家行为可以用 分析 协助 促使 联络 建议 推荐 支持 评估 评价等动词 下级行为可以用 检查 核对 收集 获得 提交 办理等动词 10 如何填写 任职资格 任职资格是决定职位价值 招募 培训等的重要依据 任职资格是对应职者的要求 不是针对现有人员的要求 任职资格包括以下这些项目 资历所需资格证书知识要求技能要求能力要求素质要求 10 1 如何填写 资历 资历包括学历 学位 所学专业 或接受何种培训 职称和工作经验 包括一般工作经验和特殊工作经验 资历一般作为参考要求 例如 某公司一个薪酬主管的资历要求是 人力资源管理或工商管理专业 大学本科毕业 从事过人力资源管理工作三年 某房地产公司一级预算工程师的资历要求是 大学本科 工民建 暖通 给排水 电气 建筑经济等相关专业或者复合型人才 有一定业界知名度 八年大型工程造价控制工作经验并主持过两个以上大型 30万平米以上 公共建筑工程造价控制工作 10 2 如何填写 所需资格证书 所需资格证书不是职称 而是指从事本工作所必须的证照 例如 出纳必须有会计证才能上岗 某公司财务部经理需要 注册会计师证 某房地产公司一级预算工程师需要 注册造价工程师证 某动力厂维修电工需要 高低压电工运行维修本和普通电 气焊本 某储运公司客车队班车司机需要 大客车驾驶执照 10 3 如何填写 知识要求 知识要求包括业务知识和管理知识 业务知识是指该职位开展业务工作时所必须接具备的知识 管理知识是针对管理职位或兼有管理职能的职位而言的 是指该职位在进行管理工作时所必须具备的知识例如 一个办公室主任在业务上 要拟订各种文件 必须熟悉各类文稿的行文格式 体例这些知识 在管理上 必须知晓必要的财务知识 人力资源管理知识 时间管理知识等等 10 4 如何填写 技能要求 技能包括基本技能和业务技能 基本技能是指完成各种工作时都需要具备的通用的操作技术 通常指 写作能力 外语能力和计算机能力 业务技能是指运用所掌握的完成业务工作的能力例如 一个大的集团办公室主任应具备的基本技能有 外语四级 能够阅读一般英文资料 能用外语进行日常交流 应该具备的业务技能有 能够运用公关技巧建立良好企业形象 协调公共关系 10 5 如何填写 能力要求 能力要求是指完成工作应具备的一些能力方面的要求 能力