第五章-公文的处理PPT课件.ppt

第二节文书的处理程序 第三节发文处理 第四节收文处理 第一节行文制度 第五章文书的处理 第一节行文制度 一 行文关系 二 行文方式 三 行文规则 本节点睛 第二节文书的处理程序 一 文书处理程序的含义 二 文书处理程序的特点 三 文书的处理程序图 本节点睛 有步骤才能出效率 文书处理有其特定的程序 文书处理程序就是指文件在机关内部运转处理所必须经过的一系列环节 任何一个机关 在撰写对外发文 对内文件或处理收来文件时 都必须经过一系列环节 一般地说 机关文书处理工作通常可以分为收文和发文 文件管理三个方面的运转处理程序 一 文书处理程序的含义 一 确定性 文书处理的各个工作环节不可缺少而且相对独立 每个环节都有特定的功能和内容 文书处理过程中的所有环节都是一环扣一环 相互制约 缺一不可的 二 文书处理程序的特点 文书处理程序具有连续性 我们一方面应当尽可能地完善公文处理的环节 不要人为地颠倒顺序或随意增删环节 以免影响文书处理的质量 另一方面又不要搞绝对化 一刀切 要允许从实际情况出发 使连续性特点在不同类型的机关和不同性质内容的文件中具有灵活性 二 连续性 文书处理的每个工作环节都必须遵循严格的工作规范 规范是文书处理的质量要求 文书处理的每一个环节不仅要及时 讲究效率 而且要注重质量 避免差错 规范有效是文书处理工作所追求的最终目标 贯穿文书处理工作的始终 三 规范性 三 文书的处理程序图 文书处理流程图只是对文书处理过程依次经过各环节的线性运转的概要说明 有利于对文书处理系统程序的掌握 但在实际工作中 某些环节的作用并不止如图所示这样简单 见图5 10 图5 10文书处理程序图 三 文书的处理程序图 第三节发文处理 一 草拟 二 审核 三 签发 四 复核 本节点睛 五 缮印 六 用印 七 登记 八 分发 第三节发文处理 发文处理是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制 处置与管理活动 具体环节包括 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 分发等八个环节 一 草拟 草拟即拟写文稿 它是整个发文处理过程的第一个环节 拟稿的质量和时效是发文处理工作能否顺利进行的关键 草拟文稿包括这样几个步骤 一 交拟 交拟是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程 交拟的重点是行文目的 对象和指导思想 行文意图 依据和具体要求 交拟这一环节是由本机关 单位的领导人和文秘部门的负责人负责实施的 是一种领导的组织能力和指挥能力的体现 二 起草 根据 办法 规定 起草文稿应当做到 第一 符合国家的法律 法规及其他有关规定 第二 情况确实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 第三 公文文种应当根据行文目的 发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定 第四 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际需要确定紧急程度 第五 人名 地名 数字 引文准确 第六 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 见图5 11 图5 11结构层次序数 第七 应当使用国家法定计量单位 第八 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简称 第九 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 二 审核 审核又称核稿 是指文稿在送交机关领导签发之前 对文稿的内容 体式等进行全面的检查审定 这是关系到发文质量的重要程序 也是制文阶段和整个发文处理程序中一个必经的关键环节 图5 12审核三关 文稿审核工作由文秘部门负责人负责 一般文件也可以指定经验丰富 各方面素质都较高又有较高文字水平的秘书人员来负责把关 审核主要是把好 三关 即行文关 政策关和文字关 见图5 12 三 签发 签发是机关单位主管领导对已经审核的文稿进行最后的审定后 在发文稿纸上签署批准发文意见 并签注自己的姓名和日期的环节 签发是发文处理过程中最重要的一个程序 文稿一经签发即成定稿 办理人员无权改动 一旦出错 文件发出后势必造成工作的被动 签发环节是领导人行使职权的一种表现 签发人代表本机关单位对所发出的文件及文件的文字表述负有完全的责任 因此各机关单位对于签发文件的职能分工 应有明确的原则规定 四 复核 复核是指公文在正式印制前 文秘部门对其进行复查审核 主要包括 审核处理程序 附件材料 文件格式等方面 见图5 13 图5 13复核 缮印 是根据发文定稿制成文件正本过程 现在的文件一般都是印制的 只有少数情况 如某些通知 通告和单份文件及领导人的亲笔信函要用缮写的形式发出 还要另缮写或复制若干份整理归档 缮印也是发文处理过程中一个必须注意的环节 五 缮印 六 用印 用印 是指在需要用印的文件上盖上发文机关的印章的程序 用印是文件生效的标志 因此需要用印的文件 只有加盖了发文机关印章之后才能有效 七 登记 登记 是指文件用印之后封发之前 对文件主要内容进行登记检查的环节 发文登记一般使用簿册式 采用簿册登记 一般以年度为单位 每年度使用一册 一个单位常有三种发文登记簿 见图5 14 p147 图5 14单位三种发文登记簿 八 分发 分发 是指对印制完毕 需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节 分发环节由文秘部门的内收发担任 工作内容有书写封面 装入文件 封口和发送 发送的方式按要求可分别邮递 机要投递和专人送递 不得托人代送 第四节收文处理 一 签收 二 登记 三 审核 四 拟办 本节点睛 五 批办 六 承办 七 催办 八 注办 第四节收文处理 收文处理也是一门学问 一 签收 签收时需要对收到的文件进行审核 检查清点 收文经过审核后 加盖收文章后进行收文登记 登记 是指文秘部门对收受的文件 按照一定的形式进行逐项登记的环节 实际工作中 一般确定专人负责文件的拆封 登记与分发 称为内收发 收文登记是收文处理工作的基础和重要程序 二 登记 登记的形式 有簿册式 联单式和卡片式三种 见图5 15 p149 图5 15登记的形式 二 登记 三 审核 收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应当进行审核 审核的重点是 第一 是否应由本机关办理 第二 是否符合行文规则 第三 内容是否符合国家法律 法规及其他有关规定 第四 涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商 会签 第五 文种使用 公文格式是否规范 四 拟办 拟办是对需要办理和答复的收文提出的初步办理意见 以供领导批办时参考 拟办具有参考性 差异性和概括性的特点 见图5 16 p152 图5 16拟办的特点 批办是指机关单位领导人将来文和附送来的拟办意见审阅后 对文件如何办理 办理原则和办理过程中应注意的问题做出最后决定 并在文件办理单上加以指示或批示的环节 批办是文书处理过程中一个具有决策意义的环节 是行使领导职权的一种具体体现 批办一般是由机关单位领导人负责 尤其是对事关全局的重要文件的批办 五 批办 p153 六 承办 承办 就是遵照领导人对文件的批办意见 根据来文的内容和要求 由有关职能部门或个人承接办理来文并予以贯彻落实的工作程序 承办包括两个方面的内容 见图5 17 图5 17承办的两方面内容 一 办事 办事就是落实文件中要求办理执行的相关事项 为了提高办事的效率和质量 承办工作应做到以下几点 第一 明确承办人 由专人负责 第二 领会领导批办精神 如实地按领导意图落实文件 第三 涉及若干个部门的文件 要求主办部门与协办部门协调一致 特别是在意见有分歧时 尤其需要相互协商 切不可我行我素 办文是承办工作的重点 主要是针对收文的拟稿回复 即办理复文 第一 认真领会拟办 批办意见 根据拟办 批办意见复文 第二 认真研究文件的内容 属于自己承办的要及时办理 不属于自己承办的要说明原因并及时退回 第三 批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的 由本部门拟出文稿与有关部门会商 并由本部门和有关负责人会签后 再报请机关单位领导审批 第四 内容涉及以前的收文或其他有关材料时 要查找有关文件作为复文的参考 二 办文 七 催办 催办 是指按照文件办理时限 秘书部门对承办工作进行检查与催促 防止文件处理的漏办和延误 具体地说 催办环节就是文秘人员对尚未办结的文件进行控制 查明工作进展 存在的问题 完成得如何等情况 催办程序是提高办文效率 防止推诿拖拉的一个重要环节 催办程序还可以根据实际需要 另行制作 催办登记簿 或 催办卡 等用以催办 如表5 1所示 表5 1 催办登记簿 和 催办卡 七 催办 八 注办