某物业管理有限公司收费管理制度.doc

深圳市*物业管理有限公司收 费 管 理 制 度第一章 总 则第一条 为了规范本公司各管理处收费工作的管理，完善收费记录等基础会计工作，加强对管理处收费工作的会计监督，结合本公司的实际情况，制定本制度；第二条 本制度依据中华人民共和国会计法、内部会计控制规范基本规范（试行）等法律法规制订的强制性规定，各管理处必须执行，不得以各种理由拒绝执行，对于试行过程中出现的问题可以协商解决。第三条 收费工作是公司业务的重要组成部分，应全力配合公司业务的开展，同时也需要其他部门员工的参与和配合。第四条 管理处负责人应按本制度的规定组织、管理本管理处收费工作，并对管理处收费管理制度的建立健全及有效实施负责。第五条 收费管理制度应达到以下基本目标：（一） 规范各管理处收费行为，保证收费资料真实、完整；（二） 不相容职务由不同的人员担任；（三） 建立并完善收费记录制度，保证各类相关账册的记录准确，并做到数据来源清晰、账账相符；（四） 各类数据应及时上报公司财务部，保证财务数据及时传递，为管理活动提供及时、准确的信息；（五） 加强对管理处财务收支活动的会计监督； 第二章 收费分工第六条 按照不相容职务相分离的原则，收费业务授权批准、收费业务执行、收费稽核检查等工作应由不同的人员执行，以达到明确职责权限，形成相互制衡机制；第七条 以下工作是不相容的：1、 收费金额确认工作与收费工作；2、 水、电、气等费用的抄表工作与收费工作；3、 装修押金收取标准、押金退回的确认工作与收费工作；4、 应收款的记录工作与收费工作；第八条 收费工作分工如下：1、 房管员负责应收管理费、本体金及其他相关费用收取标准、收费起止时间的确认工作；2、 房管员负责确定押金收取标准、押金准退批准及处理工作；3、 水电工负责辖区所有由公司支付费用的水电表的抄录工作；4、 收费员负责以上各项经确认的收、付款内容进行收、付款作业，编制管理处相关报表；5、 统计员负责数据的统计工作；6、 财务部负责收付款业务的稽核工作。第三章 收费程序第九条 管理费及本体金的收费程序：由房管员在当月5日前根据相关文件及管理情况确认当月应收金额，打印应收清单，经管理处主任签名确认后，报管理处收费员及公司财务部。房管员依据经管理处主任签名确认的本月应收管理费、维修基金的清单填入管理费、维修基金收费台账的相应栏内，内容包括：应收费所属时间、管理费、维修基金的小计及累计金额并签名或盖章。收费员根据管理费、维修基金收费台账的记录情况，收取相应的管理费、维修基金。第十条 除非得到董事长的授权、任何人无权减免应收款项。收费员应严格按照上报的各项收费清单收费，如有减免应收款项的，应有董事长的亲笔签名，并做好相关资料的保管工作、以备查验。第十一条 水电费的收取程序：水电工应在次月5日前抄录水、电表，报收费员，收费员据以计算相关费用，区分代收代付和公用自用情况，并在7日前报上财务部，水电表的抄录时间应尽量与水、电部门的抄表时间统一。水电工应对公用区域的水电的耗用情况负责，建议管理处建立相关制度，对公用水、电情况进行考核，并以此作为对水电工的考核指标之一。第十二条 押金的收退程序：收取各类押金时，由房管员根据相关规定收费标准，填制收费通知单，收费员根据通知单收取押金。退押金时，由房管员根据具体情况确定退款金额，并报管理处主任签名，收费员据以退付押金。收费员在登记现金收费日记账的同时，必须建立相应的押金收退记录本登记押金收、退、存情况，并每月与财务部核对。第十三条 停车费的收取程序：停车费的收取分为按月收费和临时收费两种形式。按月收费由车主向收费员交纳，收费员收款后书面通知制卡部门制作出入卡，制卡部门根据通知单的内容制作出入卡，交车主。按月收费的收费情况应按月编制收费清单，列明所属起止日期，报公司账务部，金额必须与上报数字一致。临时停车的停车费由车管员收取。车管员交接班时先清点停车票和票款，然后双方在交接记录本上签名后，下班的车管员将所收票款及用完的停车票存根上交收费员，停车票留给接班的车管员。车管员所收票款必须及时上交收费员处，不得长时间滞留。收费员应及时检查车管员的交接班记录，核查车管员的停车票和票款数量金额，及时查找出现的差错。车管员应估算停车票的使用量，不够时应及时向收费员领取，收费员应建立账本登记停车票的领用、退回情况。第十四条 公司财务部与行政部将不定期的对车辆收费进行突击检查，查实车辆收费情况，如有舞弊行为将进行严厉惩罚，情节严重的，移交公安部门依法惩处。 第十五条 收费员收费后，将当天所收现金、支票及时交存银行，并将相应的收款收据“财务联”与交款单一并交公司财务部，收款收据“管理处联”则由收费员留管理处按月装订以备查验。 第四章 收费记录第十六条 收费员应对每笔现金收支进行记录，内容包括：收费日期、单据号码、房号名称、车牌号码、费用所属期间、摘要及相关的明细金额。第十七条 采用银行票据方式收取的收入，收费员应向公司出纳员落实到账情况，除上一条所列内容外，还应记录所收费用转入的银行账户名称等相关信息。第十八条 收费员收取的现金应于当天送存银行，如无法在银行停止对外办公前交存银行，应最迟在下一工作日及时交存银行，对于跨月收取的款项则必须在当月交存银行。第十九条 除根据管理处主任授权退付押金外，收费员无权支付现金，如临时急需可在电话报请公司负责人及管理处主任，经同意后先动用备用金，事后必须由公司负责人及管理处主任补签名。备用金不足的大额借款必须按规定办理借款手续，并在财务部的调配下支付款项。第二十条 管理处应记录的账册如下：1、 管理费、维修基金收费台账：由房管理员按月记录应收款情况，收费员记录实收情况，记录后必须签名或盖章，以备稽核、检查；2、 月卡销售记录台账：记录月卡销售情况，记录后必须签名或盖章，以备稽核、检查；3、 现金收费日记账、转账收费日记账：由收费员按日分别登记，转账的收费应记录转入银行账号，与出纳员的记录一致，必须结出本日合计、本月累计发生额和余额；4、 押金收退记录账：按不同种类的押金分别建账，及时记录押金的收、退、存情况，并每月与公司财务部核对确认；5、 水电费收费表：记录代收代付水电费的收入情况，该记录应与现金收费日记账、转账收费日记账的记录一致；第二十一条 现金收费记录本记录的要求：1 除按规定允许使用红色墨水书写外，只能使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写；2 每笔现金收费的收据、发票登记一行，日期、收据（或者发票）号码、房号、摘要、合计金额、明细金额和其他有关资料逐项记入相应栏内，要求做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整；3 除现金交存银行的数字记在“贷方”外，其余收付费都记入“借方”各相关栏内，如退回借款等付出现金的事项，可在“借方”各相关栏内记为负数，且借方各明细栏目之和应与“借方合计”栏金额相等，（否则，该笔记录必有差错，必须查明原因，进行更正，直到平衡为止；）4 每一帐页登记完毕结转下页时，应结出本日开始到上一行止的发生额合计数，记在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；5 所收现金送交银行时，应注明现金解款单的编号或交易流水号，并将金额记入“贷方”栏内；6 每天必须结出当天各栏目的合计数，并在摘要栏内注明“本日合计”字样，同时用红笔将该行上、下各划一条单线；（本行数字实际上正是收费周的每日实收的数字，以后就可以用该行数字与统计表的数字相互核对）；7 注意，按照现金管理条例的规定，收费员所收现金应在当天送交银行，所以“借方合计”栏内金额应与“贷方”栏内金额相等，即余额应为零；如收费员在当日将所收现金送交银行后，又收到了现金，可将其放在保险柜内，但不允许将现金带回家；8 每天结出“本日合计”后在下一行，结出本月初起至当日的累计数，并在摘要栏内注明“累计”字样，且用红笔在该行的下面划一条单线；9 每月月底，在结出“本日合计”后，不必结出“累计”，而应结出“本月合计”，即本月初至本月未的总合计数。第五章 数据汇总上报第二十二条 收费员对收所收款项必须做到日清月结，按日填列资金收支日报表，并于下一工作日上报公司出纳员，所报数字务必准确，一经上报不得随意更改，如要更改必须说明原因。资金收支日报表应每日结清余额后及时填列，并于月度终了后，上交公司出纳员处，出纳员将所填数字与每日上报核对，如有差错，收费员应书面说明原因，上报公司确定处理办法。第二十三条 管理处产生的各项收费表单，应及时上报公司财务部，有条件的管理处尽量提供电子文件，应上报的表单及上报时间列示如下：1、 本月管理费、维修基金应收清单，当月5日前（节假日顺延，下同）上报当月管理费、维修基金应收/预收清单上报公司财务部，内容包括：栋号、房号、面积、收费标准、本月应收管理费、维修基金及总额； 2、 管理费、维修基金应收及实收明细表，次月5日前上报公司财务部：内容包括：栋号、房号、期初应(预)收额、本月应收额、本月实收、期未应(预)收额，逻辑关系如下：期初应(预)收额本月应收额本月实收期未应收(预)额本期期初应收(预)额上期期未应(预)收额3、 水电费抄表计算单及水电费欠缴清单，水电工次月5日前抄表报收费员，收费员根据抄表数量、单价等信息计算水电费，并列示欠收水电费清单，次月7日前上报公司财务部； 4、 资金收支日报表：次月7日前上报公司财务部，该表数字应与现金收入日记账、转账收入日记账的每日合计数一致。第二十四条 所有上报必须数字真实准确，逻辑关系清楚无误，各类数字之间应能相互验证，如出现差错必须查明原因。第六章 备用金管理第二十五条 为了应付物业管理工作中发生的，对房屋建筑及其设备、公共设施、绿化、环境整治等项目开展的维护、维修、整治及零星采购等紧急支出的需要，各管理处可向公司借支备用金5000元，作为上述紧急支出的周转资金。第二十六条 备用金的保管、使用，由各管理部指定的专人负责，并报公司财务部备案；指定专人不得随意变更。第二十七条 备用金的保管人员，必须严格按照本规定第1条所列的备用金的开支范围支付；备用金不得用于支付开支范围以外，如业务招待费、办公用品、五金材料的日常采购等费用，也不能用于虽属开支范围内，但不需要紧急支付的各项费用。第二十八条 当紧急动用备用金数额较大时，应在事先向公司领导请示后，备用金保管人员方可借支给经办人员；如因未经请示而产生了不能报销的费用支出，由备用金保管人员承担相应责任。第二十九条 费用支出的经办人员在办理完报销手续之后，应将所借款项尽快归还备用金的保管人员。第三十条 备用金保管人员的工作变动时，管理部经理应督促其向财务部办理备用金的移交手续。第三十一条 本制度由公司财务部负责解释。深圳市*物业管理有限公司2009年4月1日物品采购及领用制度第 一 章 总 则第一条 公司各类物品的采购及领用实行事前计划、集中采购、分类管理、凭单领料的原则。第二条 本规定适用于公司总部各部门及下属各管理单位的物品采购及领用活动。第三条 本规定不包括固定资产及无形资产的购置行为。第四条 公司的物品采购及领用活动在单位负责人的领导下，由采购部统一管理。第五条 本规定所称物品使用部门含公司总部各部门及下属各管理单位。第 二 章 物品需求计划第六条 各物品使用部门于月初按不同类别填制“物品需求计划单”，按月报采购部，“物品需求计划单”应注明所需物品的名称、规格、型号、数量、用途、质量及售后服务等内容，用途应详细具体。第七条 “物品需求计划单”由经办人制单，并经如下审批程序批准同意后，交采购部作为采购依据： 经办人部门经理主管副总财务经理总经理第八条 “物品需求计划单”应分部门按年连续编号，一式四联，申请单位、采购部、财务部、库房各一联。第九条 “物品需求计划单”按以下分类分别填制：1. 维修材料类，2. 卫生用品类，3. 办公用品类，4. 工具类，5. 其他第十条 各物品使用部门编制的“物品需求计划单”所列物品应能够应付日常使用，并能应付可以预测到的突发事件所需物品，以减少紧急采购的发生次数。第十一条 “物品需求计划单”编制完后，如有迹象表明物品不够用时，应立即填写一份新的“物品需求计划单”，并按上述程序审批报采购部组织采购。第十二条 需要紧急采购物品的事件必须具有突发性，是发生前无法预测的。第十三条 需要紧急采购时，经办人应尽量尝试向部门负责人或总经理请示，在得到部门负责人或总经理认可后，组织采购；如确实无法与部门负责人或总经理取得联系，经办人先行处理。第十四条 紧急采购发生后，物品使用部门应在第一时间，补办“物品需求计划单”，并对紧急采购的必要性进行详细、充分的说明。如果该项紧急采购是相关人员应该能够预见，但由于其工作失误造成未能及时申请购买的，应追究当事人的责任。第 三 章 采购及供应商第十五条 采购部综合各使用单位的“物品需求计划单”，结合库存情况，确定所需采购物品的名称、规格、型号、数量，并结合供应商的情况编制“采购订单”。第十六条 “采购订单”按如下审批程序批准后，由采购部向供应商下单订购：采购员采购部经理主管副总财务经理总经理第十七条 “采购订单”应连续编号，一式四联，采购部、供应商、财务部、库房各一联。第十八条 为保证采购工作能够顺利、有序地进行，各项物品都应选择2-3家供应商，作为物品的长期供应商。除供应商出现变更外，物品的采购都应向选定的供应商采购。第十九条 供应商的选择：由采购部收集有关供应商的资料，填制供应商确认审批表，报各相关部门联合会审评估，经总经理批准后予以确认，确认后报各相关部门备案。第二十条 所购物品出现质量问题，如属个别现象，由采购部负责退换；如果是经常出现或者出现质量问题的物品数量较大，应考虑更换供应商。第二十一条 采购物品时，应综合质量、服务、价格等各方面因素向供应商下单订购。首先在保证产品质量、售后服务等能够满足使用部门要求的前提下，选择价格更优惠的供应商。第 四 章 物品入库第二十二条 采购员将所购的物品交库房，由保管员填制“物品入库单”。“物品入库单”应连续编号，一式三联，库房、采购部、财务部各一联。第二十三条 入库单上的物品应注明订单号，采购员在验收物品前应核对采购订单，核对并验收无误后，在入库单上签名确认。第二十四条 保管员依据“物品入库单”记录物品明细账，记录时应记录相应的“物品入库单”号。第二十五条 保管员应妥善保管财物，及时记录明细帐簿，并定期不定期地将实物与帐簿核对，做到账实相符。其中，月度终了时，必须进行盘点，如账实不符，应尽快查