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湖南大学MBA伍学农2012 办公室5S管理的目的 为营造干净整洁的办公场所 合理配置 使用各种资源 减少浪费 降低办公成本 提高员工工作热情 塑造良好的企业形象 5S的收获 在工作中养成好的工作习惯会让我们的工作变得轻松 愉快 高效 让我们共同营造一个舒适 高效 和谐的办公环境 5S 确定5S的目的确定5S理念识别5S的益处确定5S过程步骤讨论5S在你办公室中的影响确定5S实施路线图回顾5S活动规则 目标 5S回顾 5S过程 5S定义 5S 1Sort整理 Seiri 5Sustain素养 Shitsuke 2Set整頓 Seiton 3Shine清扫 Seiso 4Standardise清洁 Seiketsu The5S 5S 活动 什么是5S 5S定义 5S 源于日文术语 5S说明 5S定义 5S 源于日文术语 续 5S说明 5S定义 书籍公告板业务表格名片橱柜目录计算机设备计算机文件会议室来往信件书柜桌子抽屉电路接线Email 办公室5S检查表 文档杂志收发室办公设备纸个人物品打印机 传真机记录样品架子文具工作台电话语音邮件白板 办公室中的5S机会 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 1S定义 SEIRI整齐 有组织 是指清理工作区中的全部工具 材料等 并且仅保留必需物品的做法 其他每件东西都要存放起来或扔掉 这样就减少了干扰高效率工作的隐患和杂乱无章的情况 通过清除工作场所中不必要的物品 来揭示这个过程 SORT 清理 简化工作区 清楚区分什么是必要的 什么是不必要的 处置不必要的物品 1S揭示真正的过程 5S过程 扔掉你知道可以扔掉的任何东西通过询问以下问题 识别出真正需要的物品 它是用来做什么的 我为什么有这个东西 我多长时间用一次 别人也有吗 1S清理策略 5S过程 1S清理策略 续 不必要不能使用 不大可能用到 很少使用 偶尔使用 抛弃或删除 抛弃 删除或捐出来 远距离或电子形式存放 存放在附近 便于取到 使用频度处置 经常使用 存放在手边 随时能拿到 5S过程 不要忘记你的计算机文件和email 尽可能减少个人物品只留下基本的必需品将活页夹和书籍扎好 标示 最后使用日期 识别未来要丢弃或远距离存放的物品考虑使用书籍和参考资料的公用图书馆 明确确定所有人和过程 1S清理策略 续 5S过程 删除不用的图标卸载不用的程序删除旧文件或将旧文件存档到CD上 1S实例 5S过程 拿走不必要的物品 空出整个书架 用红标签标识等待处置 将不必要物品移到归档系统 1S实例 清理前 清理后 5S过程 白板并未发挥它的作用旧的信息没有擦除 1S实例 清理前 清理后 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 2S定义 SEITON整齐 关注于对有条理的工作场所的需要 工具 设备和材料必须系统地摆放 使得取用时最容易 效率最高 每件东西都各得其所 各就其位 将所有物品和信息放在最佳的位置并进行目视化定位 整理定位需要的物品 使它们能够被方便地取用和放回 2S提升目视化管理 5S过程 2S策略 确定最佳的布局和工作空间设计 这样就容易使用和理解所有物品使用提升目视化管理的存放方法 使用1S过程中识别出的频度 进行规整文件夹方法 首选的纸质文件方法 能放不到70页的文件夹最好 最多100页 为每个文件夹指定其自身的存放期活页夹方法电子格式 有适当的备份 5S过程 2S策略 续 使你命名习惯标准化文件 文件夹 活页夹的名字就是它的 地址 为每个类型选择最佳的命名法 地区 主题 代码 日期等 清楚标识每件东西执行 在制品 抽屉和 或文件夹 把在用的数据和项目分开将经常使用的物品直接放在工作区中 不要放在抽屉或橱柜内 5S过程 2S策略 续 设计你的标准桌面使用不显眼的标签 如透明小标签为办公文具创建一个模板或轮廓避免使用杯子或盒子存放物品消除不必要的平面直观标明位置 这样可以放回物品 也很容易识别丢失的物品张贴照片或标记 清楚解释信息 设备和其他物品 使任何人都能明白 5S过程 2S不需要物品实例 我需要的图片在哪里 文件夹和内容没有有意义的名称 5S过程 2S实例 标识了桌面 为办公文具创建目视化管理任何人都能很快知道少了什么东西 这件东西应放在哪里 5S过程 2S实例 WIP 在制品 文件夹保持经常使用的信息随时可用WIP抽屉可用来装正在使用的较大物品 如书籍 活页夹 CD标准色代码系统将会改进目视化管理 5S过程 2S实例 简单的目视化管理体系清楚显示了归属和是否遗失什么东西 目视化管理使你能进行 例外管理 整理前 整理后 照片经 GEMoney 允许复制 5S过程 将这些文件移至远距离存放强制的保存期文件的取用非常少 如果有 按有效期分类 这样新文件移入远距离存放时 将过期数据丢弃 2S实例 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 3S定义 SEISO清洁工作 指的是需要保持工作场所清洁和整齐 在日本公司 清扫是一项日常活动 每班结束时都要打扫工作区 将每件东西放回原处 建立清洁的工作场所 SHINE 清洁 清洁工作场所中所有区域的地面 设备 家具 3S识别和消除不清洁来源 5S过程 3S策略 摆脱清洁用具 寻找不清洁的根本原因 脏东西 来源于何处 你到底为什么必须要清扫 如何预防这种 脏东西 审视需要修理的办公家具 照明 设备消除任何安全隐患 松动的器件 破损的家具 磨损的电线等 使你迅速识别 异常情况 消除 突击大扫除 的思想保持自律成为你的常规和日常惯例的一部分每天开始先花5分钟时间专门用于系统清洁 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 4S定义 SEIKETSU标准 使其得到控制和保持一致 在工厂中的任何地方都遵守基本的清扫标准 每个人都准确知道自己的责任是什么 清扫职责是日常工作程序的一部分 保持并改进整洁和井井有条的工作场所 STABILIZE 维持 保持和改进前3个S的标准 4S不仅保持 而且改进已经规整到位的东西 5S过程 4S策略 消灭可能堆积物品的过多存放区和平面对布置 家具作出改动 使其容易保持整齐干净使用检查表建立每日的规整和清洁活动 使用循环日历安排提示信息 进行自我评价确定防止倒退的方法 5S过程 4S检查表指南 在每个区域张贴检查表包括 整理后 照片来显示标准让同事计划突击审核经常寻求反馈和意见使用检查表记录改善机会和建议使用问题解决过程确定根本原因定期执行纠正措施和改善措施 5S过程 4S检查表实例 建立每日 每周和每月任务 保持前3个S在日历上安排任务 作为提示信息评价家具和记录方法的效果 根据你的业务需要量身定做 5S过程 5S评价 编制审核的标准程序坚持使用表格测量所有工作区域的5S效果包括对电子 数字过程的回顾用于自我评价和内部审核 5S过程 1S 清理 2S 整理 3S 清洁 4S 维持 5S 素养 5S过程步骤 5S过程 5S定义 SHITUSKE始终遵守纪律 是指日复一日 年复一年地遵守标准并保持使工厂安全高效的秩序 养成清理 整理 清洁和改善你的工作场所的习惯每个人都接受5S 将其作为个人目标 SUSTAIN 素养 实现妥当保持正确5S程序的纪律和习惯 5S就是改变你文化的纪律 5S过程 5S策略 自律以维持5S程序将5S扩大到整个业务范围互相监督保持可持续性的责任严以律己 以身作则管理层必须起带头作用将标准设为基准将5S包括在绩效回顾中 5S过程 5S纪律规则 保持简单使其直观接受反馈并建设性地提供反馈立即纠正问题深挖根本原因 解决无序或垃圾的来源激励你自己 改善需要努力 努力需要热情 5S过程 5S总结 Sort 清理 SetInPlace 整理 Shine 清洁 Standardize 维持 确定什么是必要的 什么是不必要的 各得其所 各就其位 识别不清洁的来源 执行过程以维持 改善前3个S的标准 5S说明 1S 2S 3S 4S Sustain 素养 工作场所中保持和自律的5S文化 5S 5S复习 5S是改善的