word实用教程之长文档编排处理.ppt

Word2007的高级编辑功能 在建立长文档后 可以使用大纲方式来组织和查看文档 帮助用户理清文档思路 迅速把握文档的中心思想 可以在文档中插入目录和索引 方便用户查阅 还可以在需要的位置插入批注表达意见 教学重点与难点 长文档的编辑策略使用书签创建文档目录和索引插入批注插入题注长文档的编辑技巧 8 1长文档的编辑策略 Word提供了一些管理长文档功能和特性的编辑工具 例如使用大纲视图方式组织文档 用主控文档来合并和管理子文档 使用大纲视图查看文档使用大纲视图组织文档创建主控文档编辑主控文档 8 1 1使用大纲视图查看文档 Word2007中的 大纲视图 就是专门用于制作提纲的 它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别 选择 视图 选项卡 在 文档视图 组中单击 大纲视图 按钮 或单击状态栏上的 大纲视图 按钮 就可以切换到大纲视图模式 此时 大纲 选项卡随即出现在窗口中 8 1 2使用大纲视图组织文档 在创建的大纲视图中 可以对文档内容进行修改与调整 选择大纲内容更改文本在文档中的级别移动大纲标题 8 1 3创建主控文档 主控文档是一组单独文档 或子文档 的容器 使用主控文档可创建并管理多个文档 例如包含几章内容的一本书 如果要创建主控文档 需要从大纲着手 然后将大纲中的标题指定为子文档 也可以将当前文档添加到主控文档 使其成为子文档 8 1 4编辑主控文档 当创建一个主控文档之后 可以对其进行多种操作 在大纲视图下 可将整个文档作为一个大纲来处理 每一个子文档相当于一节 可以扩展 折叠 降级或升级任意一节 在正常视图模式下 对主控文档的操作完全像普通文档的操作一样 插入子文档拆分与合并子文档 8 2使用书签 在Word中 可以使用书签命名文档中指定的点或区域 以识别章 表格的开始处 或者定位需要工作的位置 离开的位置等 添加书签定位书签 8 2 1添加书签 在Word2007中 可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记 以方便用户查阅文档中的相关内容 8 2 2定位书签 在定义了一个书签之后 可以使用两种方法来定位它 一种是利用 定位 对话框来定位书签 另一种是使用 书签 对话框来定位书签 8 3插入目录与索引 目录与一篇文章的纲要类似 通过它可以了解全文的结构 索引可以将文档中的单词 词组和短语所在的页码列出 方便查阅 目录索引 8 3 1目录 目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容 并很快查找到自己感兴起的信息 创建目录更新目录 8 3 2索引 在管理长文档时 索引是一种常见的文档注释方法 标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码 便于查询 标记索引项创建索引 8 4插入批注 批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明 或者是阐述批注者的观点 批注并不影响文档的格式化 也不会随着文档一同打印 添加批注编辑批注 8 4 1添加批注 在文档中添加批注时 可以显示一个批注框 在其中输入内容即可 8 4 2编辑批注 插入批注后 用户还可以对其进行编辑修改 显示或隐藏批注设置批注格式删除批注 8 5插入题注 在文档中插入图表 表格 公式时 需要对插入的项目进行顺序编号 Word提供了自动编号的功能 添加题注修改题注 8 5 1添加题注 在Word2007中 插入表格 图表 公式或其他项目时 可以自动添加题注 8 5 2修改题注 添加的题注并不一定符合用户的需求 有时需要对添加的题注进行修改 8 6长文档的编辑技巧 由于长文档内容多 打开速度慢 在页面之间翻动也不方便 为此 Word提供了拆分窗口 快速定位和字数统计等功能 帮助用户编辑长文档 拆分窗口快速定位字数统计 8 6 1拆分窗口 当要在长文档的两部分之间进行操作时 可通过将Word窗口分成两个窗口来实现 一个窗口显示所需的文字或图形 另一个窗口显示文字或图形的目的位置 8 6 2快速定