Word文档编辑与排版.ppt

Word文档编辑与排版 赣南师范学院 本章学习目录 4 1Word2010概述4 2文档的操作4 3编辑文档4 4文本格式设置4 5排版设置 4 6图文混排4 7表格4 8文档的页面布局及打印4 9长文档的编辑 4 1Word2010概述 4 1 1Word2010功能与特点4 1 2Word2010的启动与工作界面 4 1 1Word2010的功能与特点 搜索和导航体验改进实现与他人同步工作随地访问和共享文档超强文本图像效果新增SmartArt 图形新增图片编辑工具文档恢复功能跨越沟通障碍屏幕快照功能用户体验个性化 4 1 2Word2010的启动与工作界面 1 启动Word2010 2 Word2010工作界面 3 退出Word2010 4 2文档的操作 4 2 1新建文档4 2 2保存文档4 2 3文档的打开与关闭4 2 4文本的录入 4 2 1新建文档 新建空白文档方法一 启动Word2010 Word2010将自动新建空白文档 命名为 文档1 方法二 选择 文件 选项卡中的 新建 命令 在 可用模板 中单击 空白文档 然后选右下角的 创建 按钮 根据模版创建文档 4 2 2保存文档 保存文档Word2010编辑的文档默认扩展名是 docx 自动保存文档 可以设置文档默认文件位置 文档保存格式 文档保存间隔时间等信息 即在 Word选项 窗格中选择左侧 保存 选项卡 根据需要进行设置 如 文档保存间隔 设置为5分钟 将文件保存为此格式 设置为 docx等信息 保护文档 4 2 3文档的打开与关闭 打开文档方法一 双击需要打开的Word文档图标 方法二 在Word窗口中 文件 选项卡下 打开 命令 方法三 在 文件 选项卡下选择 打开最近使用过的Word文档 命令 选择最近使用过的Word文档 如果要求同时打开多个文档 先选 文件 选项卡下 打开 命令 再可用Shift键或Ctrl键加上鼠标单击 选择多个文件 然后按 打开 按钮 关闭文档方法一 单击标题栏中的 关闭 按钮 方法二 选择 文件 菜单中的 关闭 命令 方法三 选择控制菜单中的 关闭 命令 方法四 按键盘组合键Alt F4 4 2 4文本的录入 定位光标插入点在文档编辑区中 有一个闪烁的粗竖线 称光标 又称为 插入点 输入文本内容在文档编辑区中输入文本 当达到页面右边界时 光标会自动移至下一行 当输入完一段 按Enter键确定一个段落 当输入满一页将自动分页 若要另起一行 而不分段 可插入换行符 换行符插入有两种方法 方法一 选择 页面布局 选项卡 在 页面设置 组中单击 插入分页符和分节符 按钮 在下拉列表中单击 自动换行符 按钮 方法二 按键盘组合键Shift Enter 输入日期和时间输入特殊符号输入公式 4 3编辑文档 4 3 1选择文本4 3 2编辑文本4 3 3查找与替换 4 3 1选择文本 鼠标选定 键盘选定 4 3 2编辑文本 移动文本选定文本 按 Ctrl X Ctrl V 复制文本选定文本 按 Ctrl C Ctrl V 删除文本选定文本 按 Delete 撤销操作按 Ctrl Z 恢复操作按 Ctrl Y 4 3 3查找与替换 查找单击 开始 选项卡 在 编辑 组中单击 查找 按钮 窗口左侧将出现 导航 窗格 输入 她 文字 按回车键 用户将通过 导航 窗格快速定位到 她 效果如图所示 用户可对定位的文本进行编辑 高级查找若要查找特殊的字符或特殊格式的单词和词组 可使用高级查找 替换可以将文档中需要批量修改的文字一次性或有选择的成批替换 高级替换在 查找内容 和 替换为 文本框中输入文本后 可单击 格式 下三角按钮 选择 字体 选项 如图所示 在弹出的 替换字体 对话框中 可以设置文本的字体 字形 字号及效果等格式 设置完成后单击 替换 或 全部替换 命令即可 搜索选项 4 4文本格式设置 4 4 1字体格式设置4 4 2段落格式设置4 4 3项目符号与编号4 4 4边框与底纹4 4 5首字下沉4 4 6设置中文版式 4 4 1字体格式设置 字体选项组 微型工具栏 字体对话框设置字符间距文字效果复制字符格式 选择 开始 选项卡 在 剪贴板 组中单击 格式刷 按钮 光标前将出现刷子 移动鼠标在指定文本上拖动即可完成格式复制 被刷的文本将和原来选中的文本格式一致 若单击格式刷 则可完成一次格式复制 若双击格式刷 则可将复制好的格式粘贴到多处文本上 最后要单击 格式刷 按钮取消格式复制操作 4 4 2段落格式设置 设置段落对齐方式在Word2010中提供了5种常见的对齐方式 有左对齐 右对齐 居中 两端对齐和分散对齐 对齐方式在 开始 选项卡的 段落 选项组中设置 五种对齐方式的效果如图所示 设置段落缩进段落缩进是指相对于左右页边距 将段落向内缩进的设置 设置段落缩进可通过 标尺 或 段落 格式对话框完成设置 4 4 3项目符号和编号 行编号选择 页面布局 选项卡中 页面设置 选项组中的 行号 命令 在下拉列表中选择 连续 选项即可为文档中的每行添加行编号 段编号段编号主要用于一定顺序的项目上 一般使用阿拉伯数字 中文数字或英文字母 以段落为单位进行标识 项目符号项目符号主要用于区分文档中不同类别的文本内容 使用原点 星号等符号表示项目符号 并以段落为单位进行标识 4 4 4边框和底纹 字符边框和字符底纹按钮 边框和底纹 对话框如果用户对边框和底纹的要求比较高 设置更加精确时 可以使用 边框和底纹 对话框设置 选中一组文本或某个段落后 再选择 开始 选项卡 在 段落 组中单击 下框线 右侧下拉按钮 并单击下拉列表中 边框和底纹 选项 显示 边框和底纹 对话框 在其中完成设置 4 4 5首字下沉 首字下沉是指在段落开头创建一个大号字符 以便突出该段落 常用在报纸和杂志中 首字下沉设置需先选中要下沉的文字 单击 插入 选项卡中 文本 选项组的 首字下沉 按钮右侧下拉按钮并选择 下沉 按钮即可完成 或先选中一个字 选择 插入 选项卡中 文本 选项组中 首字下沉 按钮右侧下拉按钮下的 首字下沉选项 选项 4 4 6设置中文版式 双行合一合并字符纵横混排拼音指南带圈字符中文简繁转换 4 5排版设置 4 5 1视图方式4 5 2设置页眉页脚4 5 3设置页码4 5 4分页符和分节符4 5 5分栏 4 5 1视图方式 页面视图页面视图中文档的显示与实际打印效果相同 用户可在编辑文档的同时查看完整的页面排版效果 所见即所得 阅读版式视图为了便于文档的阅读和评论而设计 提供图书一样的阅读界面 阅读版式视图方式下只能阅读或批注文档不能进行编辑 Web版式视图Web版式视图是以网页形式来显示Word文档 适用于发送电子邮件和创建网页 可创建能在屏幕上显示的Web页或文档 若用Word打开一个HTML页面 Word将自动转入Web版式视图 大纲视图以大纲的形式提供文档内容的独特显示 是层次化组织文档结构的一种方式 用于层次较多的文档 将标题分级显示出来 所有标题和正文文本均采用缩进显示 以表示它们在整个文档结构即层次结构中的级别 在大纲视图下 窗口可以显示大纲工具栏 可以快速对大纲标题和标题中的文本进行操作 草稿视图在Word早期版本中被称为普通视图 简化了页面的布局 运行速度较快 适合文本录入 编辑和文本格式设置 但不能显示页眉 页脚及页边距等复杂的页面格式 便于快速编辑文档 但不能看到页面的实际效果 4 5 2设置页眉页脚 页眉页脚指在文档页面的顶端和底部重复出现的文字或图片等信息 在页边距区域 页眉和页脚与文档正文处于不同的层次 因此 在编辑页眉和页脚时不能编辑文档正文 同样在编辑正文时也不能编辑页眉和页脚 且必须在页面视图的方式下才能进行设置 其它视图方式不能显示 方法是选择 插入 选项卡 在 页眉和页脚 组中进行设置 4 5 3设置页码 页码一般指书的编码 书的每一页面上标明次序的号码或其他数字 通常放上最上面或最底端 即页边距区域 页码是文档比较重要的信息 可以统计书籍的页数 也便于读者检索 快速定位到某一页 设置方法是先选择 插入 选项卡 在 页眉和页脚 组中单击 页码 按钮进行设置 4 5 4分页符和分节符 为了保证版面的美观 用户可以对文档进行强制性分页 分页符指标记一页终止 并且开始下一页的点 分节符是指节的结尾插入的标记 为了方便文档的处理 用户可以把文档分成若干节 然后再对每节进行单独设置 用户对当前节的设置不会影响到其它节 分节符包含节的格式设置元素 如页边距 页面的方向 页眉和页脚 以及页码的顺序 分页符和分节符不同点在于 分页符只是把文档分页 前页和后页还是同一节 分节符是把文档分节 可以同一页中有多个不同节 也可以对文档分节 同时又分页 分页符 Word2010中的分页符有手动分页符和自动分页符自动分页符是当用户输入文字或其他对象满一页时 Word会自动进行换页并在文档中插入一个分页符 在草稿视图方式下是以一条水平的虚线显示 手动分页符是用户在文档的任何位置都可以插入的分页符 在页面视图方式下 Word把分页符前后的内容分别放置在不同的页面中 插入手动分页符 先将光标定位在要分页的位置 选择 插入 选项卡 在 页 组中单击 分页 按钮或先将光标定位要分页的地方 在 页面布局 组中单击 插入分页符和分节符 右侧下拉按钮 将出现 分页符和分节符 下拉列表 单击下拉列表中 分页符 选项 注意 用户还可以选择下拉列表 分节符 中的 下一页 选项 分节符中的 下一页 与 分页符 的区别在于 前者分页又分节 而后者仅仅起到分页的效果 手动分页符在大纲视图方式下是以一条水平的虚线存在 并在中间标有 分页符 字样 如果手动分页符插入位置不对 用户可以把光标停在 分页符 横线上 按Delete键 像删除字符一样删除分页符 分节符 用户可以把一篇长文档任意分成多个节 每节都可以按照不同的需要设置为不同的格式 在不同的节中 用户可以对页边距 纸张的方向 页眉和页脚的位置等格式进行详细地设置 在大纲视图方式下 分节符是两条水平平行的虚线 Word2010会自动把当前节的页边距 页眉和页脚等被格式化了的信息保存在分节符中 如果分节符插入位置不对 用户把光标停在 分节符 横线上 按Delete键 就能删除分节符 4 5 5分栏 分栏指将文档中的文本分成两栏或多栏 是文档编辑中的一个基本方法 分栏前 需选定要分栏的段落 若没有选定 则默认对整节进行分栏设置 4 6图文混排 4 6 1插入图片4 6 2插入艺术字4 6 3插入文本框4 6 4插入自选图形4 6 5插入SmartArt图形4 6 6页面背景设置4 6 7图文混排 4 6 1插入图片 文档中插入的图片不仅可以来自剪贴画库 扫描仪或数码相机等 还可以是来自本地计算机或网页中的图片 插入剪贴画图片Office2010软件 系统自带有一个剪贴画库 选择 插入 选项卡 在 插图 组中单击 剪贴画 按钮 将在文档窗口右侧出现 剪贴画 任务窗格 插入来自文件的图片是指插入计算机磁盘内或从网上下载的图片 选择 插入 选项卡 在 插图 组中单击 图片 按钮 出现 插入图片 对话框 从 插入图片 对话框中选择一副图片 单击 插入 按钮 用户选定图片时 文档窗口上方出现 图片工具 格式 选项卡 在 图片工具 格式 选项卡中可进行图片格式的编辑 例如大小 缩放 移动 复制 设置样式和排列方式 并且可以调整色调 亮度和对比度等 4 6 2插入艺术字 艺术字是一个美术字样式库 可以给文档增添了强烈的视觉效果 广泛应用于宣传 广告 商标 标语 黑板报 各类广告 报刊杂志等 插入艺术字设置艺术字格式艺术字的设置有艺术字样式 艺术字形状轮廓 艺术字形状填充和更改艺术字形状 三维旋转等设置 会带来意想不到的视觉效果 删除艺术字 4 6 3插入文本框 文本框是指一种可调大小 可移动的文字或图形容器 可灵活放置在文档页面的任何位置上 不受到段落格式 页面设置等的影响 用户可在一页上放置多个文字块 使文字块与文档中其他文字不同方向排列 插入文本框手动绘制文本框设置文本框格式删除文本框 4 6 4插入自选图形 自选图形指用Word绘图工具所画的图 Word2010中图形包括直线 箭头 流程图 星与旗帜 标注等 例 选择 插入 选项卡 在 插图 组中单击 形状 下方的下拉按钮 在下拉列表中选择 标注 组中的 圆角矩形标注 按钮 光标变成十字形 按住鼠标左键并拖动 绘制 圆角矩形标注 图形 单击图形框中间 待出现输入光标 即可输入文字 用户选中图形 即可在出现的 绘图工具 格式 选项卡中完成图形格式设置 4 6 5插入SmartArt图形 插入SmartArt图形后 在文档窗口上方将出现 SmartArt工具 设计 和 SmartArt工具 格式 选项卡 在 SmartArt工具 设计 选项卡中对SmartArt图形样式 布局 颜色 是否添加形状等进行设置 在 SmartArt工具 格式 选项卡中对SmartArt图形形状样式 形状 文字样式等格式进行设置 指在文档中插入丰富多彩 表现力丰富的SmartArt示意图 即用直观的方式交流信息 包括图形列表 流程图以及更为复杂的图形 从而快速 轻松 有效地传达信息 对SmartArt图形中多余的或不用的文本框 用户可以通过选中文本框后 直接按键盘上Delete键删除 可改变SmartArt图形中的元素 例 创建组织结构图 可单击 插入 选项卡 在 插图 选项组中单击 SmartArt 按钮 出现 选择SmartArt图形 对话框 再单击窗口左侧的类别名称选项中的 层次结构 类别并再其子类别中选择 组织结构图 单击 确定 即可 在插入的SmartArt图形中 占位符 文本框位置 用户依次从上到下输入文字 并可根据用户需求任意的添加和删除形状 4 6 6页面背景设置 页面背景指显示于Word文档最底层的颜色或图案 页面背景不仅丰富了Word文档的页面显示效果 还能够渲染主体 使排版更加生动 设置单色页面背景设置纹理背景和图片背景 4 6 7图文混排 图文混排指将文字与图片混合排列 文字可设置为环绕在图片四周 嵌入图片下面 浮于图片上方等 用户在选中图片对象后 单击 图片工具 格式 选项卡中 排列 选项组中 位置 下方的下拉按钮 在出现 位置 下拉列表中选择合适的文字环绕按钮 文字环绕方式包括九种 顶端居左 四周型文字环绕 顶端居中 四周型文字环绕 顶端居右 四周型文字环绕 中间居左 四周型文字环绕 中间居中 四周型文字环绕 中间居右 四周