采购管理规定.doc

采购管理规定1 范围本规定明确了采购物料价格的确定、采购合同的签订、储备物资的采购和监控、采购履行及货款结算等工作要求。 本规定适用于中美合资公司。 2 引用标准（无）3 定义本规定采用下列定义。3.1 期货类物料 指铜管、漆包线、铝锭等价格与期货市场直接相关联的物料以及用外汇结算的进口物料。3.2 储备物资3.2.1 采购周期较长、市场供应紧俏或受生产能力所限无适量储备将无法满足生产需求的长线物资，包括压缩机、塑料原料、冷板、硅钢片、芯片、进口物料等。3.2.2 根据可靠的市场预测，适度囤积将化解后期材料涨价风险的物资。3.2.3 储备计划指为了满足生产需求或化解材料涨价风险而对储备物资进行非常规储备的计划。4 管理内容4.1 流程图供方供应链管理部各采购业务部门财务部物料报价否定转物料招标流程核价供货比例分配 否定肯定按审批权限报批 生产计划采购计划/需求采购订单/合同编制订单/合同批准（按审批权限）订单/合同跟踪与维护订单/合同履行完毕订单/合同下达货款结算与支付录入系统4.2 物料报价4.2.1 有下列情况时，供应链管理部可向供方提出物料报价要求：4.2.1.1 首次确定采购价格（包括大宗原材料签订合同之前）；4.2.1.2 采购价格进行调整；4.2.1.3 期货类物料本期采购价格的确定；4.2.1.4 物料更改后需重新确定采购价格或其它；4.2.1.5 侯选供方转为正式供方对其进行物料成本管理能力评估。4.2.2 对配套件，供方报价单的格式须参照 “供方物料报价审批表”（大宗原材料不必按此格式）填写。4.2.3 供方必须填写相关栏目并签字盖单位章。4.3 价格核定4.3.1 供应链管理部分别从材料成本、费用、工资、利润和税金等项目审核供方价格的合理性并与目标采购价格进行比较（期货类物料和储备物资可采取比价方式）。4.3.2 当认为供方价格构成不合理或未达到目标采购价格时，可要求供方重新报价。4.3.3 当供方重新报价后仍未达到目标采购价格且供方拒绝下调价格时，可采取招标等方式确定采购价格。4.4 价格批准4.4.1 采购价格经初步确定后，供应链管理部把填写好的“供方物料报价审批表” /“供方物料报价审批汇总表”（期货类物料和储备物资可直接提供采购合同）按公司审批权限的相关规定报批。4.4.2 未通过价格批准时要求供方重新报价。4.4.3 经批准的“供方物料报价审批表”及价格执行日期复印一份发供方。4.4.4 经批准的 “供方物料报价审批汇总表” 及价格执行日期及时通知工厂采购部和财务部；4.4.4.1财务部负责按要求及时将核定好的价格录入CERP系统（无CERP系统的工厂汇总成文件保存），并负责监控价格的执行；4.4.4.2新产品试装最少一周前，研究院将新配件及供方资料清单发放至供应链管理部、工厂采购业务部、工厂技术工艺部门和质量部门。供应链管理部在一周内，且在新配件通过CERP系统采购入库前核定好价格。4.4.4.3 更改物料的成本发生变化时、以及其它原因导致物料价格发生变动时，供应链管理部重新核定价格，填写“物料采购价格调整表”，按公司审批权限的相关规定报批，执行新的价格。4.4.5 对采购物料分类一览表中规定由工厂负责签订合同的物料，其价格由工厂采购部负责组织核定并按公司审批权限的相关规定报批。4.5 采购合同的签订4.5.1 按采购物料分类一览表规定，供应链管理部是大宗原材料和配套件合同签订的责任部门，工厂采购业务部门是零星辅材合同签订的责任部门。4.5.2 合同由相关业务主管和经理拟制。4.6 采购履行4.6.1 按采购物料分类一览表的规定，供应链管理部和工厂采购业务部门分别履行采购业务；4.6.1.1工厂采购业务部门负责根据生产计划/采购需求和供货比例编制配套件和零星辅材的采购订单；4.6.1.2供应链管理部负责根据年度、三个月滚动和月度生产计划及变动调整计划编制大宗原材料的月度采购计划，必要时编制储备计划，并与供方签订采购合同。4.6.2 储备计划的编制要求：储备计划必须详细分析储备的必要性，储备占用的资金、场地及其他资源，并对储备计划存在的主要风险和储备计划的投入产出情况进行分析。4.6.3 配套件采购订单/大宗原材料采购合同提交批准前，须与供方进行必要沟通，以确保其执行率。4.7 订单/合同批准4.7.1 采购订单/合同的批准按公司审批权限的相关规定执行。必要时，可授权批准。4.7.2 储备计划由财务管理部会签后，报公司常务副总裁批准。储备计划保存期为两年。4.7.3 未通过批准的采购订单/合同需重新编制。4.8 采购订单/合同的下达4.8.1 经批准的采购订单/合同由采购业务部门传递至供方。4.8.2 采购订单/合同须经供方评审确认。 4.9 订单/合同跟踪与例外信息维护4.9.1 采购业务部门检查采购订单/合同的履行情况，督促供方按质、按量、按期供货。4.9.2 采购订单/合同履行过程若需调整供货量和供货期时，书面通知供方建议取消或延迟订单/合同。4.9.3 供方不能按质、按量、按期供货时，按合作协议或合同条款执行处罚。4.10 采购物资入库及验证4.10.1 供方按质、按量、按期将采购物资送到本工厂后，各采购业务部门依据采购订单/合同开具到货通知单，由仓库管理部门根据到货通知单验收货物数量及外包装，无误后，开出到货报检单，通知质量处检验货物。4.10.2 检验合格或虽不合格但同意使用，则由仓库管理部门出具“验收合格单”（若实行装机付款，则装机后再开具验收合格单）。4.10.3 检验不合格需退货时，对配套件按合作协议规定执行处罚；对大宗原材料，按合同相应条款进行处理。4.10.4 供方物料在使用过程中出现质量问题，按合作协议规定执行处罚（指配套件）。4.11 采购货款结算与支付4.11.1 对正常采购物料，各采购业务部门根据“验收合格单”上的合格数通知供方开出销售发票，发票报帐按公司相关审批权限执行。4.11.2 采购货款的结算与支付按有关规执行。4.12 储备物资管理内容4.12.1 储备物资计划异常情况处理4.12.1.1 国内营销部、海外营销部需求订单有较大的调整时，生产部门在收到产品需求订单调减通知后迅速作出反应，并及时通知供应链管理部和工厂采购部，储备物资计划部门以此为依据对战略储备物资采购计划进行相应的调整。4.12.1.2 需求计划作出调整而不及时向相关部门反馈，或收到反馈而不调整储备计划并通报相关部门而给公司造成损失的，对直接责任人和直接主管领导进行通报批评并处罚金。4.12.2 储备物资储备动态监控4.12.2.1 物资管理仓库要做好储备物资的防尘、防锈蚀、防霉变工作，对储备物资的消耗情况进行动态监控，对一个月以内90%未动的储备物资要进行资产预警，以简报的形式定期每月通报。4.12.2.2 储备物资计划部门负责每月对储备物资的使用动态和预计消化时间等情况以储备物资动态的形式通报给财务管理部、各工厂等相关单位。4.12.3 储备物资的处理4.12.3.1 原则上，储备物资的储备期最长不超过半年。4.12.3.2 生产部门负责采取积极措施消化储备物资，原则上必须优先消化储备物资，一经发现不按储备物资优先原则使用的将予以通报批评。4.12.3.3 对因工厂储备计划编制和动态调整不力而形成呆滞不良物料的，将对相关责任人和直接领导予以通报批评并处罚金。4.12.3.4 对因计划调整、工艺更改，根本无机会使用或超出储备期的储备物资，根据实际情况采取排产消化、改制、退厂、折价变卖、调让、置换、报废等方式处理，相关责任部门承担处理损失。在对此部分物料的处理上本着损失最小化原则，尽可能减少对经营造成的影响。4.12.3.5 超过储备期的储备物资即可视为呆滞物料，物资管理仓库负责督促研究院及各工厂技术部门对超过储存期限的储备物资的性能进行测试验证，提供处理意见。对需退货、调让、置换、折价变卖的，由各工厂采购部及