第一章物品采购.ppt

1 第一章物品采购 2 第一节采购概述 思考 采购是干什么的 它包括哪些作业活动 3 采购是企业根据需求提出采购计划 审核计划 选好供应商 经过商务谈判确定价格 交货及相关条件 最终签订合同并按要求收货付款的过程 广义的采购还包括物品的租赁 借贷和交换 采购是 采 与 购 的结合体 采 是从众多的对象中选择若干货品 购 是通过商品交易手段把所选定的对象从对方手中转移到自己手中的意思 一 采购的概念 4 思考 采购对企业经营有什么作用 5 物流实例 上海电机厂采购资金大约占销售额60 初步估算 目前如果上电厂年产值 销售额 10亿元人民币 净利润6000万元人民币 原来采购资金为 如果可以在原材料采购上降成本压缩10 原来采购中每100元的物品用90元采购 可以节省资金的数量为 整个公司的利润也只有6000万 所以 只要能把采购费用降低10 就可以使得利润翻一番 6亿 6000万 二 采购的作用 6 一 采购对企业经营成功的作用 1 直接作用 1 采购可以通过实际成本的节约显著提高销售利润 2 与供应商合作 对质量和物流进行合理安排 能提高资本周转率 3 通过适当调整 供应商能够对企业的改革过程作出重大贡献 4 提供信息源的作用 7 2 间接作用 1 产品标准化 2 减少库存 3 递增柔性 4 对产品设计和革新的贡献 5 鼓励采购协作 二 采购在业务改善中的潜在作用 8 想一想 采购在企业的任务和职能是什么 9 三 采购的任务和职能 一 采购的任务1 提高质量2 控制成本 直接采购成本和间接采购成本 3 建立供应配套体系4 与供应商建立合作关系5 树立企业形象6 信息管理 10 二 采购的职能1 计划职能2 组织职能3 协调职能4 控制职能 11 提问 采购在企业的职业岗位有哪些 各主要岗位的职责是什么 12 四 采购的职责 1 采购经理 2 采购科长 3 采购员 4 采购助理 13 五 采购的原则与要求 一 采购原则1 商业原则2 全面的跨职能原则3 成本底线原则 二 合理组织采购的要求1 适用2 适量3 适价4 适时5 适地 14 第二节采购的方式和基本流程 一 采购方式 一 按采购政策分类1 集中采购2 分散采购3 混合采购 二 按采购性质分类1 公开采购2 秘密采购3 大量采购4 零星采购5 特殊采购6 普通采购7 正常性采购8 投机性采购9 计划性采购10 市场性采购 15 三 按采购范围不同分类1 国内采购2 国外采购 四 按采购方式分类1 直接采购2 委托采购3 调拨采购 五 按采购的订约方式不同1 订约采购2 口头电话采购3 书信电报采购4 试探性订单采购5 网上采购 16 六 按采购时间分类1 长期固定性采购2 非固定性采购3 计划性采购4 紧急采购5 预订采购6 准时采购 七 按采购比价方式不同1 招标采购2 询价采购3 比价采购4 议价采购5 定价采购6 公开市场采购 八 按采购形态不同分为1 有形采购2 无形采购 九 按采购主体不同分1 个人采购2 企业采购3 政府采购 17 采购申请 选择供应商 洽谈合同 接收货物 核对票据 支付货款 签发采购订单 跟踪订单 二 企业采购流程 18 第三节采购计划与供应商管理 一 采购计划 一 采购计划的概念采购计划就是为了维持正常的产销活动 对在某一特定的期间内应在何时购入多少何种材料的一种预先安排 19 二 采购计划的编制 1 编制采购计划的基础资料 1 年度销售计划 2 年度生产计划 3 用料清单 4 存量卡 5 物料标准成本的设定 6 生产效率 7 价格预期 20 2 采购计划的制定 一份订单计划包含的最主要内容是下单数量和下单时间两个方面 下单数量 生产需求量 计划入库量 现有库存量 安全库存量 下单时间 要货到货时间 认证周期 订单周期 缓冲时间 21 一 供应商的评估与选择 1 评估 选择的一般步骤 1 成立供应商评估和选择小组2 确定全部的供应商名单3 列出评估指标并确定权重4 逐项评估每个供应商的履约能力5 综合评分并确定供应商 二 供应商管理 22 23 3 供应商评估方法 举例 302 308 289 综合得分 7 6 4 3 售后服务 8 7 4 6 可靠性 9 6 3 2 地理位置 8 6 7 7 价格 8 7 10 7 供应能力 7 9 8 9 产品质量 5 8 7 8 技术水平 C供应商 B供应商 A供应商 权重 评估指标 24 二 供应商关系管理 25 供应商关系分类 4类 松散型 有多种可用的供应货源 供应商之间的竞争程度高 合作型 货源较少 与数量有限的供应商谈判 密切协作型 单一货源 相互协作 信息公开 战略伙伴型 单一货源 共同改进 共同发展 26 第四节 采购单证 请购单订购单及其他辅助性单据 27 采购订单信息 金蝶采购流程 28 一 企业经营人员意见法 销售人员意见法 第五节 主要预测方法 29 企业根据经营人员的的预测期望值算出平均预测值 30 二 客户意见推测法 用户调查法 案例 某家电器厂为开拓四个城市产品市场 拟用客户意见法预测2004年四个城市目标家庭对洗碗机的需求量 实施步骤 1 了解四个城市2003年的洗碗机的需求量及城市目标客户数量的资料 收集的资料如下表 31 四个城市2003年的洗碗机的需求状况 32 2 根据企业资金条件和各市场的具体情况 选定A城市作为调查区域并测算该城市的市场需求 经调查 A市2004年每100户目标客户需求量为8台 需求率为0 08 则A城市2004年的洗碗机的需求量为0 08 100000 8000 台 33 3 根据A城市2004年的市场需求率 测算出其他三城市2004年的市场需求率 常用计算公式为 Df Cj Db Cb式中Df 为待估城市某商品目标期需求率Cj 为待估城市某商品基期需求率Db 为样本城市某商品目标期需求率Cb 为样本城市某商品基期期需求率 34 B C D市2004年市场需求率计算表 0 0775 0 0188 0 08 0 02 D 0 0776 0 0194 0 08 0 02 C 0 0712 0 0178 0 08 0 02 B 04年本市需求率 03年本市需求率Cj 04年A市需求率Db 03年A市需求率Cb 项目 35 4 由各城市需求率推算出各城市2004年度市场需求量 36 四 德尔菲法 专家调查法 实施步骤1 组成专家小组 按照课题所需要的知识范围 确定专家 专家人数的多少 可根据预测课题的大小和涉及面的宽窄而定 一般不超过20人 2 向所有专家提出所要预测的问题及有关要求 并附上有关这个问题的所有背景材料 同时请专家提出还需要什么材料 然后 由专家做书面答复 3 各个专家根据他们所收到的材料 提出自己的预测意见 并说明自己是怎样利用这些材料并提出预测值的 37 4 将各位专家第一次判断意见汇总 列成图表 进行对比再分发给各位专家 让专家比较自己同他人的不同意见 修改自己的意见和判断 5 将所有专家的修改意见收集起来 汇总 再次分发给各位专家 以便做第二次修改 收集意见和信息反馈一般要经过三 四轮 在向专家进行反馈的时候 只给出各种意见 但并不说明发表各种意见的专家的具体姓名 这一过程重复进行 直到每一个专家不再改变自己的意见为止 6 对专家的意见进行综合处理 38 案例 上海印染工业公司下属有28家印染企业 主要加工产品有纯棉 涤棉 色花布等 是我国纺织品出口的重要基地 在国内市场上也占有举足轻重的地位 2002年前后 企业面临很多危机 第一 消费习惯变化 一些产品滞销 第二 竞争对手增多 市场占有率下降 第三 国际市场不景气 商品竞争激烈 品种 质量 花色要求高 出口下降 出现了出口转内销 内销变积压的局面 公司决策层召集营销人员 产品开发研究人员和专家 讨论制定五年规划 提出了开发10个新产品 改造10个老产品的初步方案 39 第一步 确定主要问题他们通过问卷的方式确定了如下问题 1 您认为在所限定的产品中 为满足国内市场需求 应开发哪些新产品 2 哪些老产品可能有发展前途 3 为了适应国际市场的需要 应开发何种新产品 改造哪些老产品 4 对上述问题 您能否谈出一些具体的理由 40 第二步 确定征询意见的对象他们向15个省 市机关 内外贸 科研部门 高校和工厂领导 科研 技术干部近200名专家发出征询表 3周后 共收到91封反馈 他们就将这91名专家作为征询对象 其中 国家机关4人 内贸15人 外贸8人 科研机构12人 高等院校3人 工厂49人 其中技术干部40人 科研人员9人 第三步 意见的收集和总结后 发给专家再次征询 经多次征询后 专家们最后确定了开发与改造方案 41 五 一次指数平滑法一次指数平滑平均值St的计算公式式中St 1表示t 1期的一次指数平滑预测值t表示时间序数yt表示t期的实际值St表示t期的预测值 42 例 某公司的月销售额记录如下表所示 试分别取 0 4和 0 7 S1 11 00 计算一次指数平滑预测值解 当 0 4时当 0 7时 43 一次指数平滑预测值如下 44 45 六 加权平均数预测法 计算结果为851件 46 七 一元线性回归模型 1 参数计算公式 47 实例 应用一元线性回归进行预测 48 49 第六节企业采购方法简介 一 JIT采购 JIT采购 准时化采购 的基本思想是制造商与供应商签定 在需要的时候 向需要的地点 提供能保证质量的所需要数量的物料 的合同 采购方根据自己生产线需求的节拍 向供应商发出看板指令 要求供应商根据看板指令的需求品种 需求数量 在指定的时间送到指定的需求地点 一 JIT采购 准时化采购 的基本思想 50 二 JIT采购的特点 1 单源供应 某一种原材料只从一个供应商处获得 2 小批量采购 购买的小批量是实施JIT采购的前提 3 合理选择供应商 要求质量合格 准时化运作 4 从根源上保障采购质量 供应商参与到设计过程中来 5 可靠的送货和特定的包装要求 6 有效的信息交换 51 1 能保证频繁而可靠的交货2 能有效地减少每次采购的批量3 能有效地压缩采购提前期 一确保供应商快速可靠地交货4 能有助于保持一贯的采购物资的高质量 三 JIT采购的优势 52 四 准时制采购的流程图 53 中国第一汽车制造厂利用看板对其生产作业进行调整 实现了在制品零库存的极限 早在1982年用看板送货的零部件就已达到总数的43 并在此基础上 又实行了零部件直送工位制度 一汽与周边15个协作厂 就两千种原材料签定了直送工位的协议 改变了厂内层层设库储备的老办法 从而取消了15个中间仓库 例如刹车碲片 过去由石棉厂 每月分4次送往供应处总仓库 再由总仓库分发到分仓库 再从分仓库分发到生产现场 现改为直送生产现场 减少了重复劳动 当年就节约了流动资金15万元 橡胶厂供应的轮胎过去集中发货 最多时一次发货20火车皮 使轮胎库存竟高达两万套 现在实行多批分发 使轮胎储备从过去的15天降到现在的两天 共节约流动资金高达190万元 轴承座生产线的7道工序 现只由1个人操作 把扎在生产线第一道工序上的信号灯作为看板 每当后一道生产线取走一个零件时 信号灯显示为绿色 工人即按步骤地进行生产 该生产线7道工序除了工序上加工的工件外 只有一个待加工工件 工序件的在制品基本为零 物流实践 54 二 招标采购 55 一 招标前期工作 招标采购选择潜在供应商时 不仅要了解其财务状况以确保按质按量按期地交货 还要确保其市场信誉 更要考虑其供货历史 总之 要尽力查清其 祖宗三代 以确保招标和投标的 婚姻 的质量 56 1 公开招标 公开招标的最大优势是利于采购方能在更大范围内择优录用理想的最佳潜在供应商 其特点表现为 三公原则 即公开 公平 公正 对供应商一视同仁 所有有潜力的供应商 承包商和服务提供商都能一律平等地投标 标准统一 不偏不袒 二 招标形式 57 邀请招标 2 邀请招标 邀请招标的最大优势是可以缩小范围 锁定目标 速战速决 这样不仅节省了招标人的招标费用 还有效地提高了投标人的中标机会 但由于限制了充分竞争 应对选择的投标人提出更高的要求 尽量避免由邀请招标再转入公开招标 以免太过费时 费力 费钱了 58 3 议标采购 谈判招标 1 直接邀请 直接邀请某一供应商进行单独协商 达成协议后签订采购合同 如果一家不成 再邀它家 直到成功 2 比价议标 将投标邀请函送给几家供应商 邀请他们在约定的时间内报价 然后择优录用 3 方案竞赛 方案竞赛是企业进行工程规划设计任务招标时常用的一种议标方式 59 三 招标采购作业流程图 60 背景 供应商接到 公司的上海分公司打来电话 说要购买10台笔记本电脑 不久又接到 公司总部电话询问100台电脑的价格 其中有10台是笔记本电脑 他们分别咨询了型号和配置的详细情况 供应商了解到这家公司2003年有大的采购项目 频频添置新设备 于是就立即派人员到 公司总部 供应商感觉到 公司整体的采购力被分散了 被浪费了 价格五花八门 没有任何优势 公司的电脑牌子多而杂 经常维修 升级 采购价格无优势 服务低水准 管理混乱 舞弊成风 形象受损 解决过程 首先由使用人提出采购申请 提交需求的数量 型号和报价 所有申请由部门经理根据预算批准后 再交财务总监批准 然后统一交IT部门汇总 再根据公司有关的采购规定和工作需要来决定配备的机型 配置 操作系统 软件和品牌 公司采购部根据汇总数量 金额及具体要求 决定竞标的名单 IT部门提交竞标内容 采购部组成招标委员会或评标小组 邀请IT部经理 工程师参加评审 物流实例 61 采购部按采购流程开展采购活动 与参加投标的供应商分别地一一谈判 不仅仅是价格 也包括售后服务 交货和索赔