Word_2007实用教程.ppt

第01章初识Word2007 Word2007是Microsoft公司推出的文字处理软件 它继承了Windows友好的图形界面 可方便地进行文字 图形 图像和数据处理 是最常使用的文档处理软件之一 用户需要充分了解基本操作 为深入学习Word2007打下牢固的基础 使办公过程更加轻松 方便 教学重点与难点 Word2007的启动与退出Word2007的工作界面文档的基本操作Word2007的视图方式 1 1Word2007的启动与退出 同基他基于Windows的程序一样 Word2007启动与退出可以通过多种方法来实现 Word2007的启动Word2007的退出 1 1 1Word2007的启动 启动Word2007的方法很多 最常用的有以下几种 从 开始 菜单启动从 开始 菜单的 高频 栏启动通过桌面快捷方式启动 1 1 2Word2007的退出 退出Word2007有很多方法 常用的主要有以下几种 单击Word2007窗口右上角的 关闭 按钮 右击标题栏 在弹出的快捷菜单中选择 关闭 命令 双击窗口Office按钮 单击Office按钮 在弹出的菜单中选择 关闭 命令 1 2Word2007的操作界面 启动Word2007后 就进入其主界面 Word2007的操作界面主要由Office按钮 快速访问工具栏 功能区 标题栏 状态栏及文档编辑区等部分组成 Office按钮快速访问工具栏功能区状态栏文档编辑区 1 2 1Office按钮 Office按钮是Word2007新增的功能按钮 位于界面左上角 有点类似于Windows系统的 开始 按钮 单击Office按钮 将弹出Office菜单 Word2007的Office菜单中包含了一些常见的命令 例如新建 打开 保存和发布等 1 2 2快速访问工具栏 Word2007的快速访问工具栏中包含最常用操作的快捷按钮 方便使用 在默认状态中 快速访问工具栏中包含3个快捷按钮 分别为 保存 按钮 撤销 按钮 恢复 按钮 当然 也可以自定义快速访问工具栏中的按钮 1 2 3功能区 在Word2007中 功能区是菜单和工具栏的主要替代控件 包括按钮 库和对话框 在默认状态下 功能区主要包含 开始 插入 页面布局 引用 邮件 审阅 视图 和 加载项 7个基本选项卡 1 2 4标题栏 标题栏位于窗口的顶端 用于显示当前正在运行的程序名及文件名等信息 标题栏最右端有3个按钮 分别用来控制窗口的最小化 最大化和关闭应用程序 1 2 5状态栏 状态栏位于Word窗口的底部 显示了当前的文档信息 如当前显示的文档是第几页 第几节和当前文档的字数等 在状态栏中还可以显示一些特定命令的工作状态 如录制宏 当前使用的语言等 当这些命令的按钮为高亮时 表示目前正处于工作状态 若变为灰色 则表示未在工作状态下 1 3文档的基本操作 文档的基本操作主要包括创建新文档 保存文档 打开文档以及关闭文档等 新建文档保存文档打开文档关闭文档 1 3 1新建文档 Word文档是文本 图片等对象的载体 要在文档中进行操作 必须先创建文档 创建的文档可以是空白文档 也可以是基于模板的文档 创建空白文档根据现有文档创建文档 1 3 2保存文档 对于新建的Word文档或正在编辑某个文档时 如果出现了计算机突然死机 停电等非常关闭的情况 文档中的信息就会丢失 因此为了保护劳动成果 保存文档是十分重要的 保存新创建的文档保存已保存过的文档另存为其他文档 1 3 3打开文档 打开文档是Word的一项最基本的操作 对于任何文档来说都需要先将其打开 然后才能对其进行编辑 1 3 4关闭文档 对文档完成所有的操作后 要关闭时 可单击Office按钮 在弹出的菜单中选择 关闭 命令 或单击窗口右上角的 关闭 按钮 在关闭文档时 如果没有对文档进行编辑 修改 可直接关闭 如果对文档做了修改 但还没有保存 系统将会打开提示框 询问用户是否保存对文档所做的修改 单击 是 按钮即可保存并关闭该文档 1 4Word2007的视图方式 Word2007中有5种文档显示的方式 即页面视图 Web版式视图 大纲视图 阅读视图和普通视图 各种显示方式应用于不同的场合 一般使用页面视图 选择 视图 选项卡 在 文档视图 组中单击相应的按钮 就可以在这几种显示方式之间进行切换 第02章编辑文本 一个直观明了的Word文档少不了文本的说明 因此在Word中进行输入文本 插入符号 查找与替换文本 自动更正及检查文本等操作 是整个文档编辑过程的基础 教学重点与难点 输入与选取文本在文本中插入符号查找与替换文本拼写与语法检查使用自动更正 2 1输入文本 输入文本是Word中的一项基本操作 当用户新建一个Word文档后 在文档的开始位置将出现一个闪烁的光标 称之为 插入点 在Word中输入的任何文本都会在插入点处出现 当定位了插入点的位置后 选择一种输入法即可开始文本的输入 输入英文输入中文输入符号 2 1 1输入英文 在英文状态下通过键盘可以直接输入英文 数字及标点符号 需要注意的是 按CapsLock键可输入英文大写字母 再次按该键输入英文小写字母 按Shift键的同时按双字符键将输入上档字符 按Shift键的同时按字母键输入英文大写字母 按Enter键 插入点自动移到下一行行首 按空格键 在插入点的左侧插入一个空格符号 2 1 2输入中文 在Word2007中 选择一种中文输入法 就可以在插入点处开始文本的输入 2 1 3输入符号 在文档中通常不会只有中文或英文字符 在很多情况下还需要输入一些符号 例如 以及 等 这时仅通过键盘是无法输入这些符号的 Word2007提供了插入符号的功能 用户可以在文档中插入各种符号 插入符号插入特殊符号 2 2选取文本 在编辑文本之前 首先必须选取文本 选取文本既可以使用鼠标 也可以使用键盘 还可以结合鼠标和键盘进行选取 使用鼠标选取文本使用键盘选取文本鼠标键盘结合选取文本 2 2 1使用鼠标选取文本 鼠标可以轻松地改变插入点的位置 因此使用鼠标选取文本十分方便 拖动选取 单击选取 双击选取 三击选取 2 2 2使用键盘选取文本 使用键盘上相应的快捷键 同样可以选取文本 2 2 3鼠标键盘结合选取文本 使用鼠标和键盘结合的方式不仅可以选取连续的文本 也可以选择不连续的文本 选取连续的较长文本 选取不连续文本 选取整篇文档 选取矩形文本 2 3文本的简单编辑 在文档编辑的过程中 常常需要对文本进行复制 移动和删除等操作 复制文本移动文本删除文本 2 3 1复制文本 在文档中经常需要重复输入文本时 可以使用复制文本的方法进行操作以节省时间 加快输入和编辑的速度 选取需要复制的文本 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 复制 按钮 在目标位置处 单击 粘贴 按钮 选取需要复制的文本 按Ctrl C组合键 把插入点移到目标位置 再按Ctrl V组合键 选取需要复制的文本 按下鼠标右键拖动到目标位置 松开鼠标会弹出一个快捷菜单 从中选择 复制到此位置 命令 选取需要复制的文本 右击 从弹出的快捷菜单中选择 复制 命令 把插入点移到目标位置 右击 从弹出的快捷菜单中选择 粘贴 命令 2 3 2移动文本 移动文本的操作与复制文本类似 唯一的区别在于 移动文本后 原位置的文本消失 而复制文本后 原位置的文本仍在 选择需要移动的文本 按Shift Delete组合键 在目标位置处按Ctrl V组合键来实现移动操作 选择需要移动的文本后 按下鼠标左键不放 此时鼠标光标变为形状 并出现一条虚线 移动鼠标光标 当虚线移动到目标位置时 释放鼠标即可将选取的文本移动到该处 选择需要移动的文本 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 剪切 按钮 在目标位置处 单击 粘贴 按钮 选取需要复制的文本 按下鼠标右键拖动到目标位置 松开鼠标会弹出一个快捷菜单 从中选择 称动到此位置 命令 选取需要复制的文本 右击 从弹出的快捷菜单中选择 剪切 命令 把插入点移到目标位置 右击 从弹出的快捷菜单中选择 粘贴 命令 2 3 4删除文本 在文档编辑的过程中 需要对多余或错误的文本进行删除操作 对文本进行删除 可使用以下方法 按BackSpace键删除光标左侧的文本 按Delete键删除光标右侧的文本 选择需要删除的文本 在 开始 选项卡的 剪贴板 组中 单击 剪切 按钮即可 2 4查找与替换文本 在文档中查找某一个特定内容 或在查找到特定内容后 将其替换为其他内容 可以说是一项费时费力 又容易出错的工作 Word2007提供了查找与替换功能 使用该功能可以非常轻松 快捷地完成操作 查找文本替换文本 2 4 1查找文本 在Word2007中 不仅可以查找文档中的普通文本 还可以对特殊格式的文本 符号等进行查找 常规查找设置高级查找选项 2 4 2替换文本 在查找到文档中特定的内容后 用户还可以对其进行统一替换 2 5拼写与语法检查 在输入 编辑文档时 若文档中包含与Word2007自身词典不一致的单词或词语时 会在该单词或词语的下方显示一条红色或绿色的波浪线 表示该单词或词语可能存在拼写或语法错误 提示用户注意 设置拼写与语法选项自动英文拼写与语法检查自动中文拼写与语法检查 2 5 1设置拼写与语法选项 在输入文本时自动进行拼写和语法检查是Word2007默认的操作 但若是文档中包含有较多特殊拼写或特殊语法 则启用键入时自动检查拼写和语法功能 就会对编辑文档产生一些不便 因此在编辑一些专业性较强的文档时 可暂时将输入时自动检查拼写和语法功能关闭 2 5 2自动英文拼写与语法检查 Word2007提供了几种检查并自动更正英文拼写和语法错误的方法 自动更改拼写错误 提供更改拼写提示 提供更改语法提示 自动添加空格 在行首自动大写 2 5 3自动中文拼写与语法检查 中文拼写与语法检查与英文类似 只是在输入过程中 对出现的错误 单击右键后 在弹出的菜单中不会显示相近的字或词 中文拼写与语法检查主要通过 拼写和语法 对话框和标记下划线两种方式来实现 2 6自动更正文本 在文本的输入过程中 难免会出现一些拼写错误 例如将 掉以轻心 写成 吊以轻心 将 焕然一新 写成了 涣然一新 等 在Word2007中提供了自动更正文本功能 可以通过其自带的更正字库对一些常见的拼写错误进行自动更正 设置自动更正选项创建自动更正词条 2 6 1设置自动更正选项 在使用Word2007的自动更正功能时 可根据需要设置自动更正选项 例如可设置是否对前两个字母连续大写的单词进行自动更正 是否对由于误按CapsLock键产生的大小写错误进行更正等 要设置自动更正选项 可以单击Office按钮 在弹出的菜单中单击 Word选项 按钮 打开 Word选项 对话框 选择对话框左侧列表框中的 校对 选项 在对话框右侧显示 更改Word更正文字和设置其格式的方式 然后在 自动更正选项 选项区域中 单击 自动更正选项 按钮 打开 自动更正 对话框 系统默认打开 自动更正 选项卡 2 6 2创建自动更正词条 创建或更改自动更正词条 主要用于在输入某种常见的错误词条时 系统会给与提示 并用正确的词条加以替代 第03章格式化文本 在文档中 文字是组成段落的最基本内容 任何一个文档都是从段落文本开始进行编辑的 当用户输入完所需的文本内容后就可以对相应的段落文本进行格式化操作 从而使文档更加美观 教学重点与难点 设置文本格式设置段落格式使用项目符号和编号设置边框和底纹 3 1设置文本格式 在Word文档中输入的文字默认为五号宋体 为了使文档更加美观 条理更加清晰 通常需要对字符进行格式化操作 设置文本的字体 字号和颜色设置文本字形设置文本效果设置字符间距 3 1 1设置文本的字体 字号和颜色 设置文本的字体 字号和颜色是格式化文档的最基本操作 可以通过 字体 组中的按钮进行设置 也可以通过 字体 对话框进行设置 使用按钮设置字体 字号和颜色使用对话框设置字体 字号和颜色 3 1 2设置文本字形 文本的字形包括文本的常规显示 倾斜显示 加粗显示及加粗倾斜显示 3 1 3设置文本效果 文本效果包括下划线 字符边框 上标 下标 阴影等 其设置方法与设置字体相同 3 1 4设置字符间距 通常情况下 文本是以标准间距显示的 这样的字符间距适用于绝大多数文本 但有时候为了创建一些特殊的文本效果 需要将文本的字符间距扩大或缩小 要设置字符间距 可以选择 开始 选项卡 单击 字体 对话框启动器 打开 字体 对话框 使用 字符间距 选项卡就可以设置文本的缩放比例 文本间距和相对位置 3 2设置项目符号和编号 使用项目符号和编号列表 可以对文档中并列的项目进行组织 或者将顺序的内容进行编号 以使这些项目的层次结构更清晰 更有条理 Word2007提供了7种标准的项目符号和编号 并且允许用户自定义项目符号和编号 添加项目符号和编号自定义项目符号和编号 3 2 1添加项目符号和编号 Word2007提供了自动添加项目符号和编号的功能 在以 1 1 a 等字符开始的段落中按Enter键 下一段开始将会自动出现 2 2 b 等字符 另外 也可以在输入文本之后 选中要添加项目符号或编号的段落 选择 开始 选项卡 在 段落 组中 单击 项目符号 按钮将自动在每段前面添加项目符号 单击 项目符号 按钮将以1 2 3 的形式编号 3 3 2自定义项目符号和编号 在Word2007中 除了可以使用提供的7种项目符号和编号之外 还可以自定义项目符号样式和编号 3 3设置段落格式 段落是构成整个文档的骨架 它是由正文 图表和图形等加上一个段落标记构成 段落的格式化包括段落对齐 段落缩进 段落间距设置等 设置段落对齐方式设置段落缩进设置段落间距 3 3 1设置段落对齐方式 段落对齐指文档边缘的对齐方式 包括两端对齐 居中对齐 左对齐 右对齐和分散对齐 3 3 2设置段落缩进 段落缩进是指段落中的文本与页边距之间的距离 Word2007中共有4种格式 左缩进 右缩进 悬挂缩进和首行缩进 使用 段落 对话框设置缩进使用标尺设置段落缩进 3 3 3设置段落间距 段落间距的设置包括文档行间距与段间距的设置 所谓行间距是指段落中行与行之间的距离 所谓段间距 就是指前后相邻的段落之间的距离 设置行间距设置段间距 3 4设置边框和底纹 在进行文字处理时 可以在文档中添加各种各样的边框和底纹 以增加文档的生动性和实用性 设置边框设置底纹 3 4 1设置边框 Word2007提供了多种边框类型 不同的边框有不同的设置方法 用来强调或美化文档内容 设置段落边框设置页面边框 3 4 2设置底纹 要设置底纹 只需在 边框和底纹 对话框中选择 底纹 选项卡 对填充的颜色和图案等进行设置即可 第04章图文混排 如果一篇文章全部都是文字 没有任何修饰性的内容 这样的文档在阅读时不仅缺乏吸引力 而且会使读者阅读起来劳累不堪 在文章中适当地插入一些图形和图片 不仅会使文章 报告显得生动有趣 还能帮助读者更快地理解文章内容 Word2007具有强大的绘图和图形处理功能 教学重点与难点 插入图片插入艺术字插入形状插入Smart图形插入文本框 4 1插入图片 在Word2007中不仅可以插入系统提供的图片 还可以从其他程序和位置导入图片 或者从扫描仪或数码相机中直接获取图片 插入剪贴画插入来自文件的图片编辑图片 4 1 1插入剪贴画 Word2007所提供的剪贴画库内容非常丰富 设计精美 构思巧妙 能够表达不同的主题 适合于制作各种文档 人地图到人物 从建筑到名胜风景 应有尽有 要插入剪贴画 可以选择 插入 选项卡 在 插图 组中单击 剪贴画 按钮 打开 剪贴画 任务窗格 在 搜索文字 文本框中输入剪贴画的相关主题或文件名称后 单击 搜索 按钮 来查找计算机与网络上的剪贴画文件 4 1 2插入来自文件的图片 在Word中不但可以插入剪贴画 还可以从磁盘的其他位置中选择要插入的图片文件 这些图片文件可以是Windows的标准BMP位图 也可以是其他应用程序所创建的图片 例如 CorelDRAW的CDR格式矢量图片 JPEG压缩格式的图片 TIFF格式的图片等 选择 插入 选项卡 在 插图 组中单击 图片 按钮 打开 插入图片 对话框 选择图片文件 单击 插入 按钮即可将图片插入到文档中 4 1 3编辑图片 选中要编辑的图片 选择图片工具中的 格式 选项卡 就可以对图片进行各种编辑 例如 缩放 移动 复制 设置样式和排列方式 并且可以调整色调 亮度和对比度等 4 2插入艺术字 在流行的报刊杂志上 常常会看到各种各样的美术字 这些美术字给文章增添了强烈的视觉效果 在Word2007中可以创建出各种文字的艺术效果 甚至可以把文本扭曲成各种各样的形状设置为具有三维轮廓的效果 创建艺术字编辑艺术字 4 2 1创建艺术字 在Word2007中可以按预定义的形状来创建文字 选择 插入 选项卡 在 文本 组中 单击 艺术字 按钮 打开艺术字库样式列表框 在其中选择一种艺术字样式 就可以在文档中创建艺术字 4 2 2编辑艺术字 创建好艺术字后 如果对艺术字的样式不满意 可以对其进行编辑修改 选择艺术字即会出现艺术字工具 选择 格式 选项卡 就可以对艺术字进行各种设置 4 3插入形状 Word2007中有一套可用的形状 包括直线 箭头 流程图 星与旗帜 标注等 在文档中添加一个形状或合并多个形状可生成一个绘图或一个更为复杂的形状 绘制形状编辑形状 4 3 1绘制形状 在Word2007中可以很方便地绘制形状 以制作各种图形及标志 在 插入 选项卡的 插图 组中 单击 形状 按钮 在弹出的菜单中单击相应的图形按钮 在文档中拖动鼠标就可以绘制对应的形状 4 3 2编辑形状 形状绘制完成后 需要对其进行编辑 选中形状 即会出现绘图工具 选择 格式 选项卡 就可以对形状进行编辑 4 4插入SmartArt图形 Word2007提供了SmartArt图形的功能 用来说明各种概念性的内容 并可使文档更加形象生动 创建SmartArt图形编辑SmartArt图形 4 4 1创建SmartArt图形 SmartArt图形包括列表 流程 循环 层次结构 关系 矩阵和棱锥图等 要插入SmartArt图形 选择 插入 选项卡 在 插图 组中单击SmartArt按钮 打开 选择SmartArt图形 对话框 根据需要选择合适的类型即可 4 4 2编辑SmartArt图形 插入图示后 如果对预设的效果不满意 则可以对其进行编辑操作 例如添加和删除形状 套用形状样式和更换图标类型等 4 5插入文本框 文本框是一个能够容纳正文的图像对象 可以置于页面中的任何位置 可以进行诸如线条 颜色 填充色等格式化设置 插入文本框编辑文本框 4 5 1插入文本框 在文本框中加入文字或图片等内容 并且将其移动到适当的位置 可以使文档更具有阅读性 4 5 2编辑文本框 插入文本框后 可以根据需要对其进行大小 位置 边框 填充色和版式等设置 选中文本框 即出现文本框工具 选择 格式 选项卡 在其中就可以进行设置 第05章Word高级排版 为了提高文档的编辑效率 创建有特殊效果的文档 Word2007提供了一些高级格式设置功能来优化文档的格式编排 例如可以应用模板对文档进行快速的格式应用 可以使用 样式 任务窗格创建 查看 选择 应用甚至清除文本中的格式 还可以利用特殊的排版方式设置文档效果 教学重点与难点 创建和使用模板创建和使用样式使用特殊的排版方式 5 1使用模板 模板是一种带有特定格式的扩展名为 dotx的文档 它包括特定的字体格式 段落样式 页面设置 快捷键方案 宏等格式 在Word2007中 任何文档都是以模板为基础的 模板决定了文档的基本结构和文档设置 当要编辑多篇格式相同的文档时 可以使用模板来统一文档的风格 加快工作速度 使用模板创建文档创建模板加载卸载共用模板在模板之间复制样式 5 1 1使用模板创建文档 Word2007自带了一些常用的文档模板 使用这些模板可以帮助用户快速创建基于某种类型的文档 要想通过 模板 创建文档 单击Office按钮 在弹出的菜单中选择 新建 命令 打开 新建文档 对话框 并在 模板 列表中 选择 已安装的模板 选项 在窗口中将显示已安装的模板 5 1 3创建模板 在文档处理过程中 当需要经常用到同样的文档结构和文档设置时 就可以根据这些设置自定义并创建一个新的模板来进行应用 在创建新的模板时有根据现有文档创建和根据现有模板创建两种方法 根据现有文档创建模板根据现有模板创建模板 5 1 4加载和卸载共用模板 共用模板包括Normal模板中的所含设置 它适于所有文档 文档模板所含设置仅适用于以该模板为基础的文档 启动Word2007时 默认的共用模板是Normal模板 如果希望在运行Word后 所有的文档还可以应用其他模板中的设置 可以将这些模板加载为共用模板 当然 如果不需要使用时 还可以将其卸载 加载共用模板卸载共用模板 5 1 5在模板之间复制样式 在Word中 每个模板都有自己独特的样式和设置 但是由于一个文档中只能应用一个模板 如果想在当前文档中应用使用其他模板中的样式是不可能的 除非自己另外创建 而Word2007提供将一个模板中的样式复制到其他模板中的功能 这样就不必另行创建 就可以使用一些新的样式 5 2使用样式 在前面的章节中 我们介绍了设置字符 段落的格式以及项目符号和编号等 当文档中不同的部分需要应用同样的字符 段落格式时 如果分别对这些部分进行格式设置 效率极低 此时可以考虑使用Word2007提供的样式功能来进行格式的统一设置 了解样式在文本中应用样式修改样式创建样式删除样式 5 2 1了解样式 所谓 样式 就是应用于文档中的文本 表格和列表的一套格式特征 它能迅速改变文档的外观 当应用样式时 可以在一个简单的任务中应用一组格式 一般来说 可以创建或应用下列类型的样式 5 2 2在文本中应用样式 在Word中新建文档都是基于一个模板 而Word默认的模板是Normal模板 该模板中内置了多种样式 用户可以将其应用于文档的文本中 同样 用户也可以打开已经设置好样式的文档 将其应用于文档的文本中 5 2 3修改样式 如果某些内置样式无法完全满足某组格式设置的要求 则可以在内置样式的基础上进行修改 这时可在 样式 任务窗格中 单击样式选项的下拉列表框旁的箭头按钮 在弹出的菜单中选择 修改 命令 并在打开的 修改样式 对话框中更改相应的选项即可 5 2 4创建样式 如果现有文档的内置样式与所需格式设置相去甚远时 可以创建一个新样式将会更有效率 根据需求的不同 可以分别创建字符样式 段落样式等 创建字符样式创建段落样式 5 2 5删除样式 在Word2007中 可以在 样式 任务窗格中删除样式 但无法删除模板的内置样式 删除样式时 在 样式 任务窗格中 单击需要删除的样式旁的箭头按钮 在弹出的菜单中选择 删除 命令 将打开确认删除对话框 如图5 28所示 单击对话框中的 是 按钮 即可删除该样式 5 3特殊排版方式 一般报刊杂志都需要创建带有特殊效果的文档 这就需要使用一些特殊的排版方式 Word2007提供了多种特殊的排版方式 例如 首字下沉 中文版式 分栏排版等 首字下沉带圈字符拼音指南中文版式分栏排版 5 3 1首字下沉 首字下沉是报刊杂志中较为常用的一种文本修饰方式 使用该方式可以很好地改善文档的外观 5 3 2带圈字符 在编辑文字时 有时候要输入一些特殊的文字 像圆圈围绕的数字等 在Word2007中可以使用带圈字符功能 轻松地制作出各种带圈字符 5 3 3拼音指南 Word2007提供的拼音指南功能 可对文档内的任意文本添加拼音 添加的拼音位于所选文本的上方 并且可以设置拼音的对齐方式 要给文本添加拼音 可以选择 开始 选项卡 在 字体 组中单击 拼音指南 按钮 打开 拼音指南 对话框 5 3 4中文版式 Word2007提供了具有中文特色的中文版式功能 包括纵横混排 合并字符和双行合一等功能 纵横混排合并字符双行合一 5 3 5分栏排版 在阅读报刊杂志时 常常发现许多页面被分成多个栏目 这些栏目有的是等宽的 有的是不等宽的 从而使得整个页面布局显示更加错落有致 更易于阅读 Word2007具有分栏功能 可以把每一栏都作为一节对待 这样就可以对每一栏单独进行格式化和版面设计 第06章使用表格 在编辑文档时 为了更形象地说明问题 常常需要在文档中制作各种各样的表格 例如 课程表 学生成绩表 个人简历表 商品数据表和财务报表等 Word2007提供了强大的表格功能 可以快速创建与编辑表格 教学重点与难点 创建表格编辑表格美化表格表格中的计算与排序表格与文本的转换 6 1创建表格 在Word2007中可以使用多种方法来创建表格 例如按照指定的行 列插入表格 绘制不规则表格和插入Excel电子表格等 表格的基本单元称为单元格 它是由许多行和列的单元格组成一个综合体 使用表格网络框创建表格使用对话框创建表格绘制表格快速插入表格 6 1 1使用表格网络框创建表格 利用表格网格框可以直接在文档中插入表格 这也是最快捷的方法 将光标定位在需要插入表格的位置 然后选择 插入 选项卡 单击 表格 组中的 表格 按钮 在打开的菜单中 会出现网格框 6 1 2使用对话框创建表格 使用 插入表格 对话框创建表格时 可以在建立表格的同时设置表格的大小 选择 插入 选项卡 在 表格 组中单击 表格 按钮 在弹出的菜单中选择 插入表格 命令 打开 插入表格 对话框 在 列数 和 行数 微调框中可以指定表格的列数和行数 6 1 3绘制表格 在实际应用中 行与行之间以及列与列之间都是等距的规则表格很少 在很多情况下 还需要创建各种栏宽 行高都不等的不规则表格 通过Word2007中的绘制表格功能可以创建不规则的表格 6 1 4快速插入表格 在Word2007中 可以快速地插入内置表格 选择 插入 选项卡 单击 表格 组中的 表格 按钮 在弹出的菜单中选择 快速表格 命令的子命令 就可以快速地插入内置表格 6 2编辑表格文本 表格创建完成后 还需要在表格中添加文本 在表格中处理文本的方法与在普通文档中处理文本略有不同 因为在表格中 每一个单元格就是一个独立的单位 在输入过程中 Word2007会根据文本的多少自动调整单元格的大小 在表格中输入数据设置文本格式 6 2 1在表格中输入数据 在表格的各个单元格中可以输入文字 插入图形 也可以对各单元格中的内容进行剪切和粘贴等操作 这和正文文本中所做的操作基本相同 用户只需将插入点置于表格的单元格中 然后直接利用键盘输入文本即可 6 2 2设置文本格式 表格中的每个单元格就类似于一个小的文档 可以在其中进行字体格式化 段落格式化以及添加边框 底纹等 6 3编辑表格 在文档中创建了表格之后 还可以对其进行编辑修改操作 例如插入和删除单元格 合并和拆分单元格 插入和删除行 列 调整行高和列宽等 以满足不同的需要 插入和删除单元格合并和拆分单元格插入和删除行 列调整行高和列宽拆分表格绘制斜线表头 6 3 1插入和删除单元格 要插入单元格 可先选定若干个单元格 然后选择表格工具的 布局 选项卡 单击 行和列 对话框启动器 打开 插入单元格 对话框 要删除单元格 可先选定若干个单元格 然后选择表格工具的 布局 选项卡 在 行和列 组中 单击 删除 按钮 在弹出的菜单中选择 删除单元格 命令 打开 删除单元格 对话框 选择移动单元格的方式即可 6 3 2合并和拆分单元格 在Word2007中 允许将相邻的两个或多个单元格合并成一个单元格 也可以把一个单元格拆分为多个单元格 达到增加行数和列数的目的 6 3 3插入和删除行 列 在创建表格后 经常会遇到表格的行 列不够用或多余的情况 在Word2007中 可以很方便地完成行 列的添加或删除操作 以使文档更加紧凑美观 要向表格中添加行 应先在表格中选定与需要插入行的位置相邻的行 选定的行数和要增加的行数相同 然后选择表格工具的 布局 选项卡 在 行和列 组中单击 在上方插入 或 在下方插入 按钮 插入列的操作与插入行基本类似 可以在表格的任何位置插入列 6 3 4调整行高和列宽 在实际工作中常常需要随时调整表格的行高和列宽 将插入点定位在表格内 选择表格工具的 布局 选项卡 在 单元格大小 组中单击 自动调整 按钮 在弹出的菜单中选择命令 可以十分便捷地调整表格的行与列 另外也可以在该组中 单击 分布行 和 分布行 按钮 平均分布行或列 6 3 5拆分表格 所谓拆分表格 就是将一个表格拆分为两个独立的子表格 拆分时 将插入点置于要拆分开的行分界处 也就是要成为拆分后第二个表格的第一行处 选择表格工具的 布局 选项卡 在 合并 组中单击 拆分表格 按钮 或者按下Ctrl Shift Enter组合键 这时 插入点所在行以下的部分就从原表格中分离出来 形成另一个独立的表格 6 3 6绘制斜线表头 在实际工作中 经常需要使用到带有斜线表头的表格 表头总是位于所选表格的第1行第1列的单元格中 斜线表头是指在表格的第1个单元格中以斜线划分多个项目标题 分别对应表格的行和列 6 4美化表格 建立了一个表格后 Word会自动设置表格使用0 5磅的单线边框 如果对表格的样式不满意 可以使用 边框和底纹 对话框 重新设置表格的边框和底纹来美化表格 使表格看起来更加突出 美观 6 5表格的计算与排序 Word2007的表格提供了计算和排序的功能 用户可以对其中的数据执行一些简单的操作 在表格中计算在表格中排序 6 5 1在表格中计算 在表格中 可以通过输入带有加 减 乘 除等运算符的公式进行计算 也可以使用Word附带的函数进行较为复杂的计算 6 5 2在表格中排序 在Word2007中 还可以对表格中的某个指定的列进行排序 也可以选择两个或者多个列进行排序 如果需要 还可以设置是否区分大小写和排序的语言等选项 6 6表格与文本的转换 在Word2007中 可以将文本转换为表格 也可以将表格转换为文本 要把文本转换为表格时 应首先将需要进行转换的文本格式化 即把文本中的每一行用段落标记隔开 每一列用分隔符 如逗号 空格 制表符等 分开 否则系统将不能正确识别表格的行列分隔 从而导致不能正确转换 将表格转换为文本将文本转换为表格 6 6 1将表格转换为文本 将表格转换为文本 可以去除表格线 仅将表格中的文本内容按原来的顺序提取出来 但会丢失一些特殊的格式 选取表格 选择表格工具的 布局 选项卡 在 数据 组中单击 转换为文本 按钮 将打开 表格转换成文本 对话框 在对话框中选择将原表格中的单元格文本转换成文字后的分隔符的选项 然后单击 确定 按钮即可 6 6 2将文本转换为表格 将文本转换为表格与将表格转换为文本不同 在转换之前必需对要转换的文本进行格式化 文本中的每一行之间要用段落标记符隔开 每一列之间要用分隔符隔开 列之间的分隔符可以是逗号 空格 制表符等 将文本格式化后 选择 插入 选项卡 在 表格 组中单击 表格 按钮 在弹出的菜单中选择 文本转换成表格 命令 将打开 将文字转换成表格 对话框 第07章设置页面版式 字符和段落文本只会影响到某个页面的局部外观 影响文档外观的另一个重要因素是它的页面设置 页面设置包括页边距 纸张大小 页眉版式和页眉背景等 使用Word2007能够排出清晰 美观的版面 教学重点与难点 设置页面大小设置页眉和页脚添加页码设置分页和分节添加页面背景 7 1设置页面大小 在编辑文档时 直接用标尺就可以快速设置页边距 版面大小等 但是这种方法不够精确 如果需要制作一个版面要求较为严格的文档 可以使用 页面设置 对话框来精确设置版面 装订线位置 页眉 页脚等内容 页面设置 对话框使用对话框设置页面 7 1 1 页面设置 对话框 在文档中选择 页面布局 选项卡 在 页面设置 组中 单击 页面设置 对话框启动器 就可以打开 页面设置 对话框 该对话框包括4个选项卡 7 1 2使用 页面设置 对话框设置页面 为了满足不同用户的需求 可以使用 页面设置 对话框设置出各种大小不一的文档 7 2设置页眉和页脚 页眉和页脚通常用于显示文档的附加信息 例如页码 日期 作者名称 单位名称 徽标或章节名称等 其中 页眉位于页面顶部 而页脚位于页面底部 Word可以给文档的每一页建立相同的页眉和页脚 也可以交替更换页眉和页脚 即在奇数页和偶数页上建立不同的页眉和页脚 要在文档中添加页眉和页脚 可以选择 插入 选项卡 在 页眉和页脚 组中 单击 页眉 或 页脚 按钮 在弹出的快捷菜单中选择 编辑页眉 或 编辑页脚 命令 激活页眉和页脚 就可以输入文本 插入图形对象 设置边框和底纹等操作 同时打开 页眉和页脚工具 的 设计 选项卡 为首页创建页眉页脚为奇偶页创建不同的页眉页脚 7 2 1为首页创建页眉页脚 通常情况下 在书籍的章首页 需要创建独特的页眉和页脚 7 2 2为奇偶页创建不同的页眉页脚 在书籍中 奇偶页的页眉页脚通常是不同的 在Word2007中 用户可以很方便地为奇偶页创建不同的页眉页脚 7 3插入页码 页码就是给文档每页所编的号码 以便于读者阅读和查找 页码一般添加加在页眉或页脚中 当然 也可以添加到其他地方 插入页码设置页码格式 7 3 1插入页码 要在文档中插入页码 可以选择 插入 选项卡 在 页眉和页脚 组中 单击 页码 按钮 在弹出的菜单中选择页码的位置和样式 7 3 2设置页码格式 在文档中 如果需要使用不同于默认格式的页码 例如i或a等 就需要对页码的格式进行设置 要对页码进行格式化设置 可以选择 插入 选项卡 在 页眉和页脚 组中单击 页码 按钮 在弹出的菜单中选择 设置页码格式 命令 打开 页码格式 对话框 7 4插入分页符和分节符 使用正常模板编辑一个文档时 Word是将整个文档作为一个大章节来处理 但在一些特殊情况下 例如要求前后两页 一页中两部分之间有特殊格式时 操作起来相当不便 此时可在其中插入分页符或分节符 插入分页符插入分节符 7 4 1插入分页符 分页符是用来标记一页终止并开始下一页的点 在Word2007中 可以很方便地插入分页符 6 4 2插入分节符 如果把一个较长的文档分成几节 就可以单独设置每节的格式和版式 从而使文档的排版和编辑更加灵活 7 5设置页面背景 给文档加上丰富多彩的背景 可以使文档更加生动和美观 在Word2007中不仅可以给文档添加页面颜色 还可以制作出水印背景效果 设置背景颜色设置背景填充效果设置水印效果 7 5 1设置背景颜色 Word2007提供了40多种颜色作为现成的颜色 可以选择这些颜色作为文档背景 也可以自定义其他颜色作为背景 要为文档设置背景颜色 可以选择 页面布局 选项卡 在 页面背景 组中 单击 页面颜色 按钮 将打开 页面颜色 子菜单 在 主题颜色 和 标准色 选项区域中 单击其中的任何一个色块 就可以把选择的颜色作为背景 7 5 2设置背景填充效果 只用一种颜色作为背景色 对于一些Web页面 会显示过于单调 Word2007还提供了其他多种文档背景效果 例如 渐变背景效果 纹理背景效果 图案背景效果及图片背景效果等 要设置背景填充效果 可以选择 页面布局 选项卡 在 页面背景 组中单击 页面颜色 按钮 在弹出的菜单中选择 填充效果 命令 打开 填充效果 对话框即可 7 5 3设置水印效果 所谓水印 是指印在页面上的一种透明的花纹 水印可以是一幅图画 一个图表或一种艺术字体 当用户在页面上创建水印以后 它在页面上是以灰色显示的 成为正文的背景 从而起到美化文档的作用 在Word2007中 不仅可以从水印文本库中插入预先设计好的水印 也可以插入一个带自定义的水印 第08章Word2007的高级编辑功能 在建立长文档后 可以使用大纲方式来组织和查看文档 帮助用户理清文档思路 迅速把握文档的中心思想 可以在文档中插入目录和索引 方便用户查阅 还可以在需要的位置插入批注表达意见 教学重点与难点 长文档的编辑策略使用书签创建文档目录和索引插入批注插入题注长文档的编辑技巧 8 1长文档的编辑策略 Word提供了一些管理长文档功能和特性的编辑工具 例如使用大纲视图方式组织文档 用主控文档来合并和管理子文档 使用大纲视图查看文档使用大纲视图组织文档创建主控文档编辑主控文档 8 1 1使用大纲视图查看文档 Word2007中的 大纲视图 就是专门用于制作提纲的 它以缩进文档标题的形式代表在文档结构中的级别 选择 视图 选项卡 在 文档视图 组中单击 大纲视图 按钮 或单击状态栏上的 大纲视图 按钮 就可以切换到大纲视图模式 此时 大纲 选项卡随即出现在窗口中 8 1 2使用大纲视图组织文档 在创建的大纲视图中 可以对文档内容进行修改与调整 选择大纲内容更改文本在文档中的级别移动大纲标题 8 1 3创建主控文档 主控文档是一组单独文档 或子文档 的容器 使用主控文档可创建并管理多个文档 例如包含几章内容的一本书 如果要创建主控文档 需要从大纲着手 然后将大纲中的标题指定为子文档 也可以将当前文档添加到主控文档 使其成为子文档 8 1 4编辑主控文档 当创建一个主控文档之后 可以对其进行多种操作 在大纲视图下 可将整个文档作为一个大纲来处理 每一个子文档相当于一节 可以扩展 折叠 降级或升级任意一节 在正常视图模式下 对主控文档的操作完全像普通文档的操作一样 插入子文档拆分与合并子文档 8 2使用书签 在Word中 可以使用书签命名文档中指定的点或区域 以识别章 表格的开始处 或者定位需要工作的位置 离开的位置等 添加书签定位书签 8 2 1添加书签 在Word2007中 可以在文档中的指定区域内插入若干个书签标记 以方便用户查阅文档中的相关内容 8 2 2定位书签 在定义了一个书签之后 可以使用两种方法来定位它 一种是利用 定位 对话框来定位书签 另一种是使用 书签 对话框来定位书签 8 3插入目录与索引 目录与一篇文章的纲要类似 通过它可以了解全文的结构 索引可以将文档中的单词 词组和短语所在的页码列出 方便查阅 目录索引 8 3 1目录 目录可以帮助用户迅速了解整个文档讨论的内容 并很快查找到自己感兴起的信息 创建目录更新目录 8 3 2索引 在管理长文档时 索引是一种常见的文档注释方法 标记索引项的本质就是插入了一个隐藏的代码 便于查询 标记索引项创建索引 8 4插入批注 批注是指审阅者给文档内容加上的注解或说明 或者是阐述批注者的观点 批注并不影响文档的格式化 也不会随着文档一同打印 添加批注编辑批注 8 4 1添加批注 在文档中添加批注时 可以显示一个批注框 在其中输入内容即可 8 4 2编辑批注 插入批注后 用户还可以对其进行编辑修改 显示或隐藏批注设置批注格式删除批注 8 5插入题注 在文档中插入图表 表格 公式时 需要对插入的项目进行顺序编号 Word提供了自动编号的功能 添加题注修改题注 8 5 1添加题注 在Word2007中 插入表格 图表 公式或其他项目时 可以自动添加题注 8 5 2修改题注 添加的题注并不一定符合用户的需求 有时需要对添加的题注进行修改 8 6长文档的编辑技巧 由于长文档内容多 打开速度慢 在页面之间翻动也不方便 为此 Word提供了拆分窗口 快速定位和字数统计等功能 帮助用户编辑长文档 拆分窗口快速定位字数统计 8 6 1拆分窗口 当要在长文档的两部分之间进行操作时 可通过将Word窗口分成两个窗口来实现 一个窗口显示所需的文字或图形 另一个窗口显示文字或图形的目的位置 8 6 2快速定位 在Word中用户可以使用快速定位功能方便地将插入点定位到某一位置 8 6 3字数统计 在Word中用户可以使用字数统计功能方便地统计某一段 某一页或某一篇文章的字数 第09章使用宏 域和公式编辑器 使用宏可以快速执行日常编辑和格式设置任务 也可以合并总要按顺序执行的多个命令 还可以自动执行一系列复杂的任务 使用域可以随时更新文档中的某些特定内容 方便对文档进行操作 此外 使用公式编辑器可以创建数学公式 教学重点与难点 录制 运行 编辑与管理宏使用域使用公式编辑器 9 2使用宏 宏是由一系列Word命令组合在一起作为单个执行的命令 通过宏可以达到简化编辑操作的目的 用户可以将一个宏指定到工具栏 菜单或者快捷键上 并通过单击一个按钮 选取一个命令或按一个键的组合来运行宏 显示 开发工具 选项卡录制宏运行宏编辑宏 9 1 1显示 开发工具 选项卡 在Word2007中 要使用 宏 需要显示 开发工具 选项卡 单击Office按钮 在弹出的快捷菜单中单击 Word选项 按钮 打开 Word选项 对话框 在左侧的列表中选择 常用 选项 在打开的对话框的 使用Word时采用的首选项 选项区域中 选择 在功能区显示 开发工具 选项卡 复选框 然后单击 确定 按钮 就可以在文档中显示 开发工具 选项卡 9 1 2录制宏 宏可以保存在文档模板中或是在单个Word文档中 将宏存储到模板上有两种方式 一种是全面宏 存储在普通模板中 可以在任何文档中使用 另一种是模板宏 存储在一些特殊模板上 通常 创建宏的最好的方法就是使用键盘和鼠标录制许多操作 然后 在宏编辑窗口中编辑它并添加一些VisualBasic命令 选择 开发工具 选项卡 在 代码 组中单击 录制宏 按钮可以录制宏 同时 还可以设置宏的快捷方式 以及在 快速访问 工具栏上显示宏按钮 9 1 2运行宏 如果要运行一个宏 运行的方法取决于宏是针对什么创建的 如果创建的宏是被指定到了快速访问工具栏上 可通过用鼠标单击相应的命令按钮来执行 如果创建的宏被指定到菜单或快捷键上 也可通过相应的操作来执行 如果要运行在特殊模板上创建的宏 则应首先打开该模板或基于该模板创建的文档 如果要运行针对于某一选择条目创建的宏 则应首先选择该条目 然后运行它 无论是特殊模板上的宏 还是针对某一条目的宏 都可以通过 宏 对话框来运行 实际上 Word命令在本质上也是宏 也可以直接在 宏 对话框中运行Word命令 9 2 3编辑宏 如果要删除宏中的某些错误操作 或者是要添加一些不能录制的VisualBasic命令来增强宏 这就需要对宏进行编辑操作 选择 视图 选项卡 在 代码 组中单击VisualBasic按钮 打开VisualBasic编辑窗口 9 2管理宏 在Word2007中可以移动 删除和重命名宏 默认情况下 宏作为一个名为NewMacros的VisualBasic命令保存在Normal模板中 Normal模板中的宏可应用到每一个Word文档中 利用 管理器 对话框 也可以将它保存其他的模板或单个模板中 如果创建的宏确实能和其他文件共享 利用 管理器 对话框可以将它移到Nornal模板中 复制宏重命名宏与宏组删除宏 9 2 1复制宏 在Word2007中 很容易地将宏从一个模板 或文档 中复制一组宏到另一个模板中 或文档中 宏被保存于模板或组中 不能传递单个宏 只能传递一组宏 要在模板或文档中复制宏 可以在 宏 对话框中单击 管理器 按钮 在打开的 管理器 对话框中进行相关的设置 9 2 2重命名宏与宏组 要重命名宏组 可以先打开包含想要重命名宏组的文档或模板