办公用品采购与发放管理制度.doc

办公用品采购及发放管理制度一、全公司所有办公用品（含日用杂品）的采购、发放、管理工作，由办公室统一负责。二、办公用品的采购1、一般情况下每月20-23日向办公室提交办公用品采购申请单（后附办公用品采购申请单、各部门自行复印使用）。2、由办公室根据各部门所申请物品，结合库存量进行汇总，制定公司采购计划提交办公室主任及分管领导进行审核后进行采购。3、采购人员必须严格按照采购审批计划进行采买，不得随意增加采购品种和数量，凡未列入采购计划或未经领导审批的物品，任何人不得擅自购买。 4、办公用品采购要严把采购物品质量，做到秉公办事，货比三家，择优选买，不从中谋取私利。5、认真办理出入库登记手续，未办理入库手续的用品，不准直接使用。三、办公用品的发放与管理1、办公用品的发放，由办公室负责人员依据经部门负责人签字后的领料单，直接发放各使用科室；2、办公用品的发放采取以旧换新、以坏换新制度。凡是领取新物品，必须把已经用过的不可以再用的物品交回办公室（消耗品除外）3、办公室指定专人负责办公用品的管理工作，要做到分类存放，码放整齐，清洁有序。4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，要建立办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。仓管员岗位职责 1. 严格执行入库手续，物料或成品进仓时，仓管人员要核实数量、规格、种类是否与货单一致，物料入库时还要核对是否按采购订单的数量和要求的交货日期交货。 2. 入库的物料和成品应分堆放整齐，杜绝不安全因素; 并设物料卡，标识清楚。 3 .存货入库后应及时入账，准确登记。 4 .领用物料部门应开具领料单，若需配套领料时，应配套领用；仓管人员应按审核无误的领料单和先进先出的原则发料。 5. 成品库须按发货单发货，手续不全不与发货；如遇特殊情况，则须获得公司领导同意后方可发货，事后应补方可发货。 6 .车间领用物料或成品发货后应及时登记有关账卡。 7. 仓管人员应坚持日清月结，凭单下账，不跨月记账，按时上交报表，做到账、物、卡一致。 8. 为使仓库存货账实相符，必须做好日常盘点和月末盘点工作。 9. 随时了解仓库的储备情况，有无储备不足或超储积压、呆滞和不需要现象的发生，并即时上报。 10 . 定期上报不合格存货资料，并根据有关规定即时处理。 11. 做好防火、防盗、防爆工作并保持库内清洁、整齐、空气流通；定期检查存货、防止存货变质。 12. 严禁在仓库内吸烟、用火和乱接使用电器。 13. 上下班前应做好门、窗、电、水的开关工作。 14. 仓管人员要按时上下班，遵守公司各项规章制度，如遇工作忙，要延长工作时间，仓管人员要无条件服从。 15. 仓管人员要立足本职，坚守岗位，熟练业务，具备高度责任感，要乐于听取他人意见或批评，服从领导、以礼待人、热情服务、自觉维护本公司的良好形象和声誉。 16. 仓管人员要妥善保管好原始凭证，账本以及各类文件，要保守商业秘密，不得擅自将有关文件带出厂外。 17 .仓管人员如不履行自己的职责，对公司的财产造成损失，公司有权追究其经济责任；对厂情况严重的，应追究其法律责任。 18 . 仓管人员调动或离职前，首先办理账目移交手续，要求逐项核对点收；如有短缺，必须限期查清，方可移交，移交双方及上级主管人员必须签字确认。办公用品采购员岗位职责1、在后勤管理处领导下，综合办公室负责全院的办公用品、劳保和生活用品等物资的采购工作。 2、根据各科室需要，制订各类物品的年度、季度、月份的和临时的采购计划，报请领导审批后即时采购。 3、计划采购，计划用款，注意采购质量，注意勤俭节约。 4、做好物资采购用款申请、报销工作，严格执行财经制度，履行验收入库手续，做到物、钱、凭证三对口，一次借款，一次清账。 5、对办公急需的物品必须全力以赴，积极采购。后勤主管岗位职责1、 严格控制公司的手机费、车费、水电费、采暖费等费用的支出，每月向公司汇报费用的使用情况。 2、 负责司机、保安、保洁员制度执行情况的监督检查，宿舍管理、卫生管理，并作好记录。 3、 负责公司员工的考勤管理工作。 4、 负责食堂用餐与采购工作，要有采购计划，荤素搭配，保证质量。 5、 定期检查食堂卫生炊具物品管理工作，定期检查易燃易爆品，保证安全。 6、 负责车辆安全检查、保养、维修、养路费、油料费使用工作。 7、 负责公司福利及办公用品的采购，发放等工作。 8、 每年15月份办理公司资质年检。 9、 每月办理员工养老、失业保险、中保公司保险。 10、定期组织部门人员培训。 11、树立彤康公司的专业形象，保证彤康公司的名誉不受到侵害。内勤岗位职责一、 接听电话： 负责接听总机电话，转接或记录后向相关人员传达电话内容。接听电话语速轻快、普通话。 1、接到指明人员的电话，“请稍等”按分机转，如该员工不在则留下对方的联系方式、姓名和公司，记录后可等该员工回来告之，也可留纸条于该员工的桌面上，压住，以免丢失，并及时与其确认来电后续跟进问题。 2、接到不指明人员的电话，询问对方贵姓，哪个单位的，是否和我公司哪位业务员有过联系，没有则请对方留下具体的联系方式，稍后致电。 3、接到询问公司业务，自己可以回答的情况下帮助其回答，自己不能解答的情况下，可让其稍等，找公司专业接口者帮对方解答，也可请对方留下电话及资料后请专门人员回电解答。 4、接到一些推销或明确与自己公司无关的电话，短时间内结束对话。基本方法是请对方留下公司名称，电话号码及联系人。在自己处归档留底。 5、接到打错的电话要保持良好的心态，告之对方打错了，并礼貌挂机。 二、 办公用品 1、 发放办公用品，（垃圾袋、纸杯、笔、传真纸、复印纸及其他办公用品）。 2、 公司员工借用时做到心中有数，一日之内必须归还，内勤负责监督。 三、 报纸信件： 1、每日早晨将报纸拿回公司后，将信件拿出，分发给信件指定人。报纸送至总经理办公室。 2、总经理办公室的报纸一周整理一次，及时清理。办公区域的报纸堆积到一定程度要放入仓库，每半年找收废纸的人卖出，所得款项作为活动经费。 四、 卫生清洁 1、 负责每日办公室卫生，做好桌面整理工作，室内所有物品、桌椅排放整齐，无积尘。人不在时关闭电灯、饮水机、锁好办公室门；总经理室每天早晨擦办公桌椅等。2、 负责每周公司所有植物的浇水工作，并在平日里及时补充植物的水分。 3、 监督公司全体员工办公区域的清洁卫生。如有不干净者，提醒。 五、 邮件的接收 1、 收到公司员工私人或业务联系邮件，第一时间转告本人，并按其要求， 或打印，或保留。收到垃圾邮件，立即删除。 2、 收到不明邮件，先保留，然后问经理该如何处理。 六、 人员来访 1、 陌生人进门，询问他找哪位，如找公司相关人员，请其在会客区稍等，倒上清水一杯，后告之相关人员。要求招待的热情周到。 2、 如遇前来推销产品者，将其婉言谢绝在外，或尽快结束对话，让其留下联系方式及资料后离开。 3、 如遇收破烂者，可拒绝其入门或将公司堆积破烂卖出。 七、 组织并主持公司内部会议，负责落实会议议决事项，在下次会议之前书面形式报总经理。 八、 文件、档案管理 1、建立员工人事档案； 2、管理公司内部各类文件、档案，确保能够及时找到。 九、登记工作 每天记录员工考勤，是否有迟到、拜访或请假发生。如拜访，标明拜访两字；如迟到或请假，则标注记号。 十、临时任务