“闪光科技”人力资源管理系统在验厂实践中的应用技巧.doc

“闪光科技”人力资源管理系统在验厂实践中的应用技巧一、如何在闪光科技中建立新入职员工档案：打开闪光科技软件，进行以下操作：“新聘员工录入” 填写工号、姓名、身份证号码、部门、职位、聘用日期、试用期、转正日期、学历、籍贯、民族、婚姻、国籍、转正合同的开始和结束日期、户籍地址、现住地址“增加”“考勤管理”“发补卡登记” “发卡”输入工号并将卡的生效时间改在入职当天早上上班时间有效打卡时间之前，卡号由此自动生成，并与工号相同。（注意：由于闪光科技主要用来做验厂资料，因此，对于新入职员工的职位在试用期内就是“试用期”。）二、需要准备哪些验厂资料：验厂所需要的资料主要分为考勤资料和工资资料，考勤资料有：每个月在职员工的考勤结果汇总及考勤明细每个月星期六的加班申请单每个月离职人员的考勤结果汇总等工资资料有：每个月员工工资发放表工资条银行进账单及银行代发工资的交易明细每个月离职人员的工资发放表和领款凭证等三、如何使用闪光科技做验厂考勤资料：1 考勤结果汇总及考勤明细： 登录闪光科技，对于过去的一个考勤周期（例：公司规定为每月的26号到次月的25号，统称为一个月），如果没有排班，那么要先进行排班，排班是为了让系统按照既定的班制进行分析，从而生成相应的考勤数据。排班的具体操作是：“考勤管理”“考勤排班”“排班表”确定核算期间“批量排班”“是”在第一排选项卡中全部选择“全部”单击“查询”按钮单击“全选”按钮“确定”根据当月班制进行排班“确定”。 排班以后，要进行数据处理，数据处理的目的是为了让系统自动生成考勤时间，其操作步骤是：“考勤管理”“数据处理”确定周期和日期选择“按部门”“复杂处理”。数据处理之前，有两点值得注意，一是必须确保已经排过班，否则系统无法生成考勤数据；二是排班周期内的考勤报表必须在去审状态下，数据处理以后，系统才会生成考勤时间。审核的目的是把已经处理过的考勤报表中的班制、缺勤状况及打卡时间等所有信息进行锁定，如果要更改数据，则必须在去审状态下进行。值得一提的是，去审以后，数据处理产生的考勤时间将普遍发生变动，不再与数据处理之前的考勤时间保持一致，因此，在去审进行数据处理操作之前应三思。 数据处理以后，只要导出所需的考勤结果汇总及考勤明细即可，具体操作是：“考勤管理”“考勤报表”确定日期在右侧所有选项卡中选择“全部”“查询”在“打印”按钮里选择“保存到磁盘”单击“打印”按钮，这样系统就会生成考勤明细报表，在另存为对话框中保存到磁盘即可。至于在职员工的考勤结果汇总，则须在右侧选项卡中选择“在职”单击“结果汇总”在“打印”按钮里选择“保存到磁盘”单击“打印”按钮，这样系统就会生成考勤结果汇总报表，在另存为对话框中保存到磁盘即可。 两份报表导出以后，要检查报表数据是否有误并做相应调整，再对考勤结果汇总报表进行打印、装订成册，然后让员工在报表的相应位置签字，最后将报表归档。2 每个月星期六的加班申请单：通常是每个星期六当天就做好加班申请单，具体做法是在导出的考勤明细中筛选星期六当天的出勤人员，复制其名单至新xcel工作簿中，计算加班人数，然后编辑、打印，再以人事课为申请人填写一张全公司因工作需要而加班的申请单，并加盖总经理印章，最后以打印出来的加班人员名单作为附件与加班申请单一并存档。3 导出离职人员的考勤结果汇总与在职人员的考勤结果汇总操作方法类似，唯一不同的是须在右侧选项卡中选择“离职”即可。离职人员的考勤结果汇总导出以后，要在报表里给每个员工的考勤数据行添加表头，并在合适位置注明月份和制表人。打印后的考勤结果汇总报表需要剪切，留待与其工资发放表和领款凭证一并装订、存档。四、如何使用闪光科技做验厂工资资料：1 工资发放表：导出工资发放表之前要进行工资结算，工资结算的意义相当于数据处理，其操作步骤是：“工资管理”“工资结算”确定当前核算日期（如果日期不正确，则可以通过“撤消上期月结”来调整日期）选择“按部门”“开始统计。工资结算以后，便可导出工资发放表，其步骤是：“工资管理”“工资报表”确定查询日期选择“在职”审核状态选择“全部”在“打印”按钮里选择“保存到磁盘”单击“打印”按钮，这样系统就会生成工资报表，在另存为对话框中保存到磁盘即可。最后也要对报表中的数据进行检查和修正，检查的主要标准是： 出勤天数与实出勤工时及实出勤工时工资是否一致； 加班时数与加班费是否一致； 缺勤与全勤奖是否一致； 有、无法定节日补贴及法定节日补贴与其基本工资是否一致； 有、无各项扣项及扣项多少； 有、无个税及个税是否准确； 应发工资与实发工资是否一致； 除扣项和个税外，其它各项均按照只进不舍原则计算。2工资条是根据导出的工资发放表做出来的，其操作方法在此将不再赘述。3离职人员的工资发放表只须在导出之前选择“离职”即可，其它操作方法相同，最后在编辑后的发放表里给每个员工工资数据行添加表头，并在合适位置注明月份和制表人。打印后的工资发放表需要剪切，并根据员工工资填写领款凭证，最后与离职员工的考勤结果汇总一并装订、一并存档。4关于银行进账单及银行代发工资的交易明细，一般由财务提供，具体方法在此略过。5做验厂工资资料需要注意的事项：本闪光科技系统是一套计时考勤系统，工资是根据考勤来计算的，因此，工资结算必须在考勤资料做好以后才可以进行。五、闪光科技中如何做离职、返职和缺勤管理：1离职：根据员工名册，在闪光科技“人事档案管理”中查询到最新的离职人员（注意，查询之前应选择“在职”选项卡），然后选中离职人员，单击“离职”按钮，再填写离职日期和离职类型，最后单击“确定”即可。需要注意的是，离职日期不能为星期天和法定节假日，离职类型一般为“自愿离职”。注意，离职日期的当天是有考勤的，因此，也是有工资的。2返职：如果由于某种原因需要使离职的员工复职，则可以在“离职”的人事档案里对其进行“返职”操作，其方法是：在“人事档案管理”中选择“离职”选项卡并查询目标员工，然后选中该员工并单击“返职”按钮进入“员工返职”对话框，在这里，可以对相关信息进行修改，最后单击“确定”即可。但是在实际操作过程中，返职有好几种情况，普遍来说，如果要使返职以后的考勤延续离职之前的考勤，即考勤不出现中断，那么返职时在“员工返职”对话框里无须做任何修改（即工号和入职日期不变），直接点“确定”，最后进行“复杂处理”即可。如果不要求返职后的考勤延续离职之前的考勤，那么返职时可以将入职日期改为返职当天的日期，最后对其排班并进行复杂处理即可。但在验厂实践中，除了因操作失误将在职员工做了离职处理外，对于需要复职的其它情况，一般不采用“返职”处理，而是把目标员工当作新入职员工重新办理入职手续并且给予其新的工号，之前的一切档案信息与其不再有任何关联。3缺勤管理：在“考勤管理”中选择“缺勤管理”，在“缺勤管理”界面中，可以按工号登记也可以批量登记。按工号登记一次只能做一个员工的缺勤，批量登记一次可以做若干员工的缺勤，这里，仅以批量登记为例说明缺勤管理的方法。在“缺勤管理”界面中，单击“批量登记”，选择“在职”和“有考勤卡”选项卡，单击“查询”按钮，然后单击选中目标员工，最后单击“确定”按钮进入“批量缺勤登记”对话框，在这里填写缺勤时间和缺勤类别，选中“免打卡”和“是否审核”，最后，如果需要再添加，则可以单击“增加”按钮，否则，单击“确定”按钮并复杂处理即可。如果要撤销所做的缺勤记录（即销假），那么可以在“缺勤管理”界面中查询目标缺勤记录并选中，单击“修改”按钮，在弹出的“修改缺勤登记内容”对话框里取消“是否审核”选项，单击“确定”，再进行“复杂处理”即可。六、其它：1当新入职员工试用期结束后，要及时将其职位做相应更改，方法是：打开“人事档案管理”，选中目标员工，单击“修改”按钮，在弹出的“员工资料修改”对话框里做相应修改即可。2如果当地的最低工资标准发生变化，那么