管理信息系统基础第四章组织与信息系-复习思考题及参考答案

第四章 组织与信息系统 复习思考题及 参考 答案 1. 简单描述组织的通用系统模型。 组织是由人和其他各种用以实现一系列目标的资源组成的正式集合。一个组织就是一个系统。资金、人力、原材料、机器设备、数据、信息和决策等不断在组织中流动。下图描绘了组织的通用模型。它包括实体系统和概念系统。实体系统包括输入元素、转换元素及输出元素，它为物质资源的流动提供了通道。控制实体系统的概念系统包括一个反馈循环、一套控制机制和一系列业绩标准。组织的控制机制是管理，反馈循环是信息流。数据从实体系统中收集，然后经由信息处理器转换为 信息。管理者将信息处理器给出的实际业绩状况和标准相比较，来实现对实体系统的控制。 2. 简述如何根据组织层次和职能部门对管理者进行分类。 组织中的管理活动可以分为三个主要层次，分别称为战略规划层、管理控制层和运作控制层。战略规划层，如董事长和副董事长，主要是由组织的高层领导和资深管理者构成，其目的在于确定组织目标、制定长远的政策和发展方向。管理控制层由组织的中层领导构成，他们负责实施组织目标的具体实现，其目的在于对组织内部的各种资源进行有效利用，对组织的活动进行计划和控制，制定组织的预算并对实施情况进行检查 。运作控制层是管理和指挥组织日常运作的现场管理人员，目的在于实施具体管理活动。 除组织的各个阶层之外，管理者也存在于组织的各个职能领域中，传统的三个职能领域是营销、生产和财务。在现代管理中，另外两个职能领域人力资源和信息服务已经显示出了越来越大的重要性。下图显示了 组织所有职能部门中各个层次的管理者 的分布情况。 财务职能 人力资源职能信息服务职能生产职能 销售职能战略规划层管理控制层运作控制层3. 组织中的四种信息流是什么？什么是信息粒度？它是如何与组织的不同层次变化相关联的？ 组织中的信息面向 4 个方向流动，即向上、向下、水平 和向 外。信息向上流动 (或说向上流动的信息 )描述了基于日常事务处理的组织当前状态。信息收集将信息向上传送给负责监督并对问题和机遇做出相应对策的决策者们。向下流动的信息包括源于最高层的战略、目标和指令，这些信息是向较低的层次流动。水平流动的信息是在职能业务部门和工作小组之间水平流动。最后，向外流动的信息包括与顾客、供应商、经销商和其他商业伙伴交流的信息。 信息粒度指的是信息详尽性的程度范围，该范围涵盖了由粗到细的粒度。粗粒度信息是指高度概括的信息，而细粒度信息则是非常具体的信息。组织中最高层处理的都是粗粒度信息；而 组织的最低层需要的则是细粒度信息。因此，组织最低层产生的交易信息 (细粒度 )在组织流动过程中 (信息的向上流动 )相互整合，从而具有粗粒状特征。 4. 组织应用信息系统的两个基本动因分别是什么？ 组织应用信息系统的两个基本动因分别为外部环境因素和内部机制因素。外部环境因素是组织外部的影响组织中信息系统选择和设计的因素，如：劳动力和其他资源成本的上升、其他组织的竞争行为、政府的法规等。环境中的一些机会因素也可能促进组织中信息系统技术的应用，如新技术、新的资本源、新产品生产过程的开发、竞争对手的衰退或政府对某种产品需 求的增加。内部组织因素是指组织内部的影响组织中信息系统选择和设计的因素。包括：价值观、 利益、规范等。 5. 分析信息系统应用会给组织带来哪些影响。 信息系统已经成为集成的、在线的、交互的工具，与各大公司每分钟的运行和决策紧密相关。在过去的 10 年里，信息系统从根本上改变了组织的经济效益并大大增加了组织工作的灵活性。（ 1）组织扁平化：信息技术的使用可以降低信息获取的成本、扩大信息传播的范围，进而改变组织的决策层次，使组织层次扁平化。（ 2）后工业组织和虚拟企业：信息技术促进任务为中心的网络化组织的发展，许多公司的运作如同一个虚拟组织，其工作的完成不再受限于传统的组织边界和物理位置。（ 3）工作流程的重组（ 4）增加组织的灵活性：信息系统可以同时给小型与大型组织提供更多的弹性，克服因规模不同所带来的限制。（ 5）信息系统潜在地改变了组织的结构、文化、政治和工作方式。 此外 别是 术正对企业与其外部实体之间的关系以及企业内部的业务流程产生越来越重要的影响。 大改进了组织信息与知识的检索、存储和发布能力，本质上， 用来大大降低大多数组织的交易成本和代理成本。如果网络技术得到 广泛有效的应用，必然将会导致企业中业务过程越来越简单、员工越来越少、组织结构更加扁平。 6. 简述组织各层管理者在信息系统建设中的作用。 信息系统建设过程中的管理可以横跨数个组织层次，高层管理者为信息系统建设制定政策和计划；由高层管理者、部分中层管理者和顾问组成的 导委员会，监督所有的信息系统项目， 导委员会的固定成员是高层管理者，临时成员包括较低层次的管理者和顾问， 导委员会有3 个主要职能： (1) 制定政策以保证计算机帮助公司实现战略目标； (2) 作为与计算机有关的资金申请审批部门，控制 财务； (3) 解决因计算机使用优先权而产生的冲突；由中低层管理者、信息专家组成的项目团队直接负责具体工作，与导委员会不同，项目团队不会发展壮大，通常一旦任务完成，团队即告解散。 7. 诺兰模型的基本内容是什么？ 美国哈佛大学教授诺兰根据大量历史资料与对实际发展状况的考察，提出信息系统的阶段模型图 兰认为信息系统的发展大体上经过 6 个阶段： (1) 初装：安装第一台计算机作为标志。 (2) 扩展：由于第一台计算机取得应用效果，决定增加计算机，使应用扩展。 (3) 控制：扩展的结果使机器越来越多 ，许多低水平信息系统重复开发。由于缺乏标准化、信息不能共享，使用上造成混乱等现象，于是对信息系统的增长开始控制。 (4) 整体化：随着应用经验逐步丰富，应用项目不断积累，客观上也要求实现“集成”。(5) 数据管理：一体化的结果，有一个统一的标准化的数据 库，各子系统之间形成了一个有机的整体，互相共享数据。(6) 信息管理：数据处理趋于成熟，信息成为资源，此时各部门在共享信息的基础上支持组织的目标，信息系统将产生巨大的经济与社会效益。诺兰认为，这是一个客观的发展规律，要想跳跃某个阶段或几个阶段是很难的。前三个阶段 可以称为计算机时代的信息系统，而后三个时代则可称为信息时代的信息系统。 8. 简述组织中信息系统应用的类型划分方法。 现代企业实施的信息系统应用可以分别从组织层次、职能领域和组织流程进行分类如下图所示。 组织层次职能领域组织流程高中低市场 生产 财务 人力资源客户关系管理供应链管理企业资源计划从组织的层次出发可将信息系统分为四类，它们分别是战略规划层的管理信息系统、管理控制层的管理信息系统和决策支持系统、知识层的知识工作系统和办公自动化系统以及运行控制层的事务处理系统。按业务职能可将信息系统分为市场营销信息系统、财务会计信息系统、生产制 造信息系统和人力资源信息系统。按组织流程来划分系统，可分为上 游供应链管理系统、本地企业资源计划系统、下游客户关系管理系统。 9. 什么是事务处理系统？它有哪些特点？ 事务处理系统是 20 世纪 50 年代后期在数据处理系统(础上发展起来的，它是服务于企业中运行层 (作业层 )的、执行和记录组织运营过程中每天所必需的例行事务的计算机化的系统。系统的主要关注点是收集、验证并记录事务处理数据，如订单录入、库存控制、员工档案登记、工资计算、应付账款、应收账款和总分类账处理等。 两个特点：（ 1）与外界环境进行最直接的、最基本的信息交换，接受环境的输入，并向外输出信息。（ 2） 跟踪企业 与外界环境的关系，在 既可得到企业运行的实时信息，又可得到企业过去长期的记录。 进行企业内部运行状态的信息管理，又进行企业与外部环境关系的信息管理，还为企业中其他信息系统提供信息。 10. 决策支持系统的特点有哪些？决策支持系统与管理信息系统有哪些不同之处？ 决策支持系统 (一概念最初是由麻省理工学院的两位教授 G. 20 世纪 70 年代初期提出来的，他们认为决策支持 系统是一种“交互式的计算机 系统，可以帮助决策者使用其数据及模型来解决非结构化的问题”。在现实世界中，广泛存在的一类问题是独特的、半结构化或非结构化的，这些问题的解决难以按照固定的程序进行，因此不能完全依靠计算机系统执行，但是，人们在解决这些问题时，计算机系统可以提供有价值的支持和帮助，这些支持和帮助一般是由决策支持系统来实现的。一般地，使用决策支持系统解决的决策问题具有下面的特征： (1) 要用来帮助管理者解决半结构化或非结构化的决策问题； (2) 用来支持管理者作决策，而不是代替用户作决策； (3) 目的在于提高管理者决策的有效性而不是提高管理者决策的效率。 决策支持系统是一种用来增强决策者的决策能力的工具。它与管理信息系统存在以下几个方面的区别： (1) 决策支持系统与管理信息系统所要解决的问题是不一样的。决策支持系统是为解决半结构化或非结构化的决策问题提供信息和决策支持，而管理信息系统适用于解决结构化的管理或决策问题； (2) 决策者使用决策支持系统主要是提高问题解决的有效性，而管理信息系统却主要是通过向管理者提供预定格式的报表来提高决策的效率； (3) 决策支持系统以人机交互的方式向管理者提供即时的信息和决策支持， 而管理信息系统则主要是通过定期生成报表的形式向管理者提供信息和决策支持，它一般不为管理者提供即时结果； (4) 一个 管理信息系统往往支持人们解决多个决策问题，而一个决策支持系统往往是针对一个特定的半结构化或非结构化的决策问题开发的。因此，如果将管理信息系统看成是在一个面上辅助决策的话，那么决策支持系统可以看成在一个点上支持决策。 11. 描述组织中各个层次的信息系统之间是如何相互联系的。 组织中各个层次的信息系统彼此之间是相互联系的，事务处理系统是其他系统的主要数据来源，它可以直接为知识工作系统、管理信息系统 和决策支持系统提供所需要的信息；决策支持系统所需要的信息还可以来自知识工作系统和管理信息系统；管理信息系统和知识工作系统之间存在着相互的信息交换；经理信息系统所需要的信息直接来自于管理信息系统和决策支持系统。下图描述了组织中各个层次的信息系统之间的相互关系。 12. 简单描述服务于企业各主要职能领域的信息系统。 信息系统可根据组织职能进行分类，组织的主要职能有市场营销、财务会计、生产制造和人力资源等。（ 1）市场营销信息系统主要处理四个方面的信息，这就是产品 (促销 ( 渠道 (价格 (被称为 4P。营销信息系统提供了与公司营销活动相关的信息。（ 2）基于计算机的财务管理系统有助于企业进行资金管理，财务管理系统还用于支持企业管理人员和专家做出决策。会计管理系统以企业已经发生的业务为基础，记录和报告组织的资金流动情况，并生成重要的财务报告。会计管理系统强调记录的合法性和历史性，也强调财务报告的准确性。通常，会计管理系统包括订单处理、库存控制、应收应付账款、工资和总账等业务处理系统。（ 3）生产制造信息系统支持企业的生产运作功能，包括产品或服务生产过程中的全部 规划和控制活动。它能够监控物料、产品和服务在整个组织中的流动。所有需要控制库存与交易的企业，所有需要控制产品和服务流的企业，都需要生产制造信息系统的支持。（ 4）人力资源管理的职能涉及员工的招聘、工作安排、绩效评估、薪酬管理和员工个人发展等内容。人力资源信息系统 (支持人力资源管理的系统，它可以为公司的管理者提供人力资源方面的信息。 13. 什么是供应链管理系统？它能为企业带来哪些好处？ 供 应 链 管 理 系 统 是 跨 组 织 系 统 (一种形式，它自动地跨 组织边界传输信息。统是应用信息技术将采购、制造及运送产品所涉及的活动紧密连接与协调，以创建一个快速、高效、低成本的业务关系网络。这个系统提供信息帮助供应商、采购公司、分销商和物流公司协调调度以及控制产品的采购、生产、库存管理、递送等企业过程。 供应链管理系统最终的目标是以最短的时间和最低的成本，得到从他们的工厂到他们的销售点的正确的产品数量。供应链管理系统可以用内联网、外联网、专用的供应链管理软件来建造。下表描述了组织实施有效的供应链管理系统可能获得的主要好处。 决定何时生产、储存及运送何种产品 快速传送订单 跟踪订单状态 检查库存量和追踪库存水平 减少库存、运输和仓储成本 跟踪运输 根据顾客的需求计划生产 快速沟通产品设计变化 14. 什么是企业资源计划系统？它是怎样改变了组织的工作方式？ 企业资源计划 (统，通过提供一个单一的信息系统，并对整个组织的关键流程进行协调和集成。原来被分割的信息，现在可以在组织中无缝地流动，信息流动跨越了组织的层次和职能领域，从而使信息能在销售、生产、财务、人力资源以及其他领域的企业流程中共享。 下图表示了 统如何工作。 制造和生产 财务和会计人力资源 销售和市场企业流程企业流程企业流程整个组织的企业流程组织系统组织边界组织边界统从各个组织关键职能，如制造和生产、会计和财务、销售和市场、人力资源等，收集数据，并将数据储存于一个单一的综合数