成品油采购采购管理流程.doc

成品油采购管理流程一、 业务目标1 经营目标（1） 保证适当库存，满足市场需求。（2） 寻求合理采购价格，降低采购成本。（3） 保证采购的数量和质量。2 财务目标（1） 保证成品油采购会计记录及其帐务处理真实、准确、完整。3 合规目标（1） 符合国家有关法律、法规。（2） 成品油采购合同符合合同法等国家法律、法规和公司内部规章制度。二、 业务风险1 经营风险（1） 库存不足，品种或结构不合理导致客户流失。（2） 库存过高，占用资金增加。（3） 外部采购未经授权或授权不当，导致资金损失，采购成本增加或不必要的商业纠纷。（4） 运输方案不合理导致运杂费增加。（5） 采购的油品与订单不符，导致油品数量超耗，质量差异。（6） 未经审核，变更标准合同文件中涉及权利、义务等条款导致的风险。2 财务风险（1） 采购交易没及时入帐，期末发生截止性错误。（2） 没有准确和完整的会计纪录。（3） 虚假纪录采购交易，导致资产流失。（4） 未按规定进行帐务处理，导致帐实不符。3 合规风险成品油采购合同，不符合合同法和国家法律、法规和上级内部规章制度的要求，受到处罚，造成损失。三、 业务流程步骤与控制点1 上报市场需求（1） 市场营销部根据市场需求及经营变化、编写年、季、月（度）经营及资源需求计划，由公司总经理审批同意后报上级公司（荣昌盛投资公司）。2 下达外部采购计划（1） 根据荣昌盛批准的生产经营计划，市场营销部根据资源平衡情况，制定外部采购计划报公司总经理批准下达。（2） （ERP）市场营销部根据下达的外采计划在ERP系统中维护采购订单。（3） （EPD）财务部门根据批准的预算指标，在EPD系统中对采购基金中心的承诺项目进行维护和下达。3 外部采购（1） 市场营销部跟踪了解市场变化情况，适时编制市场价格变动表，报公司总经理，作为确定外部采购价格的依据。（2） 采购部根据采购计划，业务部门建议采购价格，填写采购申请表，报总经理审批，需预付货款的，由业务部门组织对外部供应商信用情况进行评价，按照公司法律顾问审定的标准合作文本，合同签订人，按规定权限与外部供应商签订采购合同（明确交货方式、地点、时间、价格、数量、承付方式、损耗率、违约责任等）并通知油库、财务部门。（3） （ERP）业务部根据采购合同在ERP系统中维护采购订单。4油库验收并办理入库手续。油库工作人员核对成品油品种，数量和内容是否与收货通知单一致，做好收货及后续工作。4、1收货前由质检人员对油品进行质量检验，出具油品质量合格报告，出现质量问题或品种差异，查清原因报公司业务部由相关部门提出处理意见，报总经理批准后处理。4、1（ERP）卸油前油库经办人员核对成品油收货通知单的品种数量等与ERP系统采购订单是否一致。4.2油品计量验收合格后，油库保管凭质量合格报告，计量报告收货通知单办理入库，并签发入库单，油库接卸人员按要求做好收货作业，填写收货作业台帐。油库工作人员将收货通知单，验收报告，入库单连续编号，并由经办人和复核人签字，存档并报相关部门。4.2（ERP）输入4.3卸油前后，油库计量员按要求做好罐前尺和罐后尺的计量，计算实际收油数量，填写油罐动态分产帐和油品运输超耗（溢余）通知单。4.4从外部单位油库的汽车发油台自行提油的，油品经我方抽检合格后，可直接配送加油站或终端用户，直接配送加油站的油品接卸验收按照成品油零售管业务控制点3.1执行，直接配送终端用户的油品接卸验收按照成品没直销及分销业务流程控制点7.1执行。5外部采购付款：外部采购油品确认到货和收到发票后，由业务经办人填写付款申请，按规定权限逐级审核后，统一付款。外部采购油品需要预付货款时，业务部门在签订合同前应核查供应商的信用情况，由业务部门填制申请单，交财务部门审核，按规定权限报批后统一付款。6.财务记帐。6.1（ERP）财务部门审查发票，入库单据，合同，三单匹配后核对价格、数量、金额、在ERP系统内进行发票校验，并由不相容岗位人员对会计凭证进行复核。6.2财务和业务部门至少每月核对预付款和应付货款，确保金额准确无误，业务部门检查油品的中途情况，经本部门负责人审核后报财务部门。7.经营活动与分析7.1公司业务部门至少每月检查外部采购合同履行和验收情况，合同执行完毕及时核销，发现问题及时查明原因，由相关部门提出处理意见报总经理审批后执行。7.2公司业务部门至少每月汇总分析外部采购油品的数量价格情况以及资源的运费情况，并提出改善建议，总经理助理督促业务部门完成公司下达的控制目标。8考核评价8.1市场营销部每月对公司成品油外采业务进行分析考核，并于25日报公司总经办。业务流程图表控制点适用单位不相溶岗位控制点分值排ERP、EDP监督检查方法流程图1 上级需求2 下达外部采购计划3 外部采购4 油库验收并打理手续5 采购付款6 财务记帐7 经营活动分析8 考核评价业务流程图表控制点适用单位不相容岗位控制点分值非ERP EDP监督检查方法流程图1、上报需求市場营销部根据市場需求及经营变化编写年、季、月经营及資源需求计划，由公司总经理审批同意后上报荣昌盛公司批准。2、下达采购计划2、1、ERp。釆购主管按照公司下达的采购计划在ERP系统中维护采购订单2、2、ERP財务部根据批淮的預算指标在ERP系统中对釆购基金进行维护和下达。3、签订购销合同3、1、业务部跟踪了解市埸变化情况，适吋编制市埸价格变动表，报总经理，作为确定采购价格的依据。3、2、釆购主管根据公司下达的采购计划，业务部门建议采购价格，填写采购申请表，报总经理审批。需預付貨款的，由业务部闩对供应商信用情况进行评价。按照公司法律頋问审定的标准合同文夲，合同签订人按規定权限签订购销合同明确交貨方式、地点、吋间、价格数量、承付方式、损耗率违约责任等，并通知仓储、财务等部闩。， 3、3业务部门根据采购合同在ERP系统中维护采购订单3108检查需求计划是否按規定审批检查采钩计划是否按規定批准和下达2、1、ERP检查是否下达釆购计划维护采购订单2、2、ERP检查是否在系统中维护和下达经批淮的承诺項預算。3、1检查采购申请表是否经总经理审批，检查预付款外部供应啇信用情况是否进行评价。检查购销合同是否符合法律、法規和公司規章制度的要求。3、3