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阳光集团文秘科刘电胜 公文知识培训 一 公文基础知识 山西阳光焦化集团股份有限公司文秘科刘电胜 阳光集团文秘科刘电胜 一 公文的特点与功能 一 公文的涵义广义 公务文件 区别与私人文件 狭义 通用公文与专用公文 通用公文 法定 行政 公文 事务公文 如 通知 决定等十三种公文 领导讲话 计划 调查报告等专用公文 外事 军事 司法等专用公文 如 诉状 答辩状等 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的特点 三大特点 五大功能公文的三大特点1 法定的制发者2 法定的权威和效用3 特定的体式和处理程序 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的特点 1 法定的制发者公文的制发者是法定的作者 所谓法定的制发者 指的是依法成立并能以自己名义行使法定的职权和承担义务的组织或个人 伪造公文是触犯刑律的 将受到法律的追究和制裁 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的特点 2 法定的权威和效用公文的法定权威 来自公文制发单位 法定制发者 的法定职能与权利 具有行政领导和行政指挥的法定权威 带有强制性和行政约束力 在公文制发机关的职权管辖范围内 必须一体遵行 令行禁止 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的特点 3 特定的体式和处理程序为了维护公文的严肃性 使公文处理做到准确 及时 安全 实现规范化和制度化 公文要履行其特定的体式和处理程序 这是公文区别于其他文章 作品的有一重要特征 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的功能 五大功能1 法规功能 决定 命令 2 领导与指导功能 批复 意见 3 公务联系功能 报告 请示 4 宣传教育功能 通知 5 凭据与记载功能 会议纪要 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的种类 公文的种类简称文种 也就是文件的名称 按文种分类 可分为行政公文和事务公文 根据2000年8月24日颁布的 国家行政机关公文处理办法 规定 行政公文种类包括以下13种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 事务公文包括 计划 总结 调查报告 领导讲话稿 典型材料等 商务公文 处理商务业务所使用的文书 主要包括 意想书 定货单 商品说明书 市场调查报告 招标书 投标书 合同 可行性研究报告 阳光集团文秘科刘电胜 二 公文的种类 按公文来源方向划分 分为收文和发文按公文的行文方向划分 分为 上行文 平行文和下行文按公文的特点划分 可分为 法规性公文 指挥性公文 知照性公文 报请性公文 记录性公文 例 上行文 请示 报告 议案 平行文 意见 函下行文 令 决定 公告 通告 通报 通知 通报 批复等 阳光集团文秘科刘电胜 三 公文的行文规则 行政公文的制发程序都必须经过草拟 审核 签发 复核 印刷 用印 发文登记 分发事务文书 商务文书各有多种下属文书 其内容 体式 功能各不相同 因此 没有行政文书那么严格的 缜密的制发程序 但都具有草拟 审核 定稿 公布及操作的制发程序 阳光集团文秘科刘电胜 三 公文的行文规则 除此之外 还应注意5个行文规则 1 正确选择文种 准确行文 2 不要越级行文 按章办事 3 党政分开行文 4 联合行文时 作者应是 同级机关 5 行文前必须对有关问题协商一致 过 会签 关 阳光集团文秘科刘电胜 培训总结 公文的分类 阳光集团文秘科刘电胜 公文知识培训 二 红头文件的制作 山西阳光焦化集团股份有限公司文秘科刘电胜 阳光集团文秘科刘电胜 正确的红头文件 阳光集团文秘科刘电胜 第二讲红头文件 红头文件 并非法律用语 是老百姓对 各级政府机关 多指中央一级 下发的带有大红字标题和红色印章的文件 的俗称 从制定机关的权限来看 行政法规的制定机关是国务院 规章的制定机关是31个省 自治区 直辖市人民政府 49个较大的市人民政府 以及国务院各部门 各直属机构和具有行政管理职责的直属事业单位 而一般 红头文件 有行政管理权的行政机关在行政管理工作需要时就可以制定 可见 红头文件 实际上有广义与狭义之分 阳光集团文秘科刘电胜 第二讲红头文件 一 红头文件的涵义 广义的 红头文件 是从字面理解的带红头和红色印章的 为明确一些工作事项而制发的文件 狭义的 红头文件 是专指党政机关针对不特定的公民和组织而制发的文件 也就是法律用语所称的行政法规 规章以外的其他具有普遍约束力的规范性文件 这类文件对公众有约束力 涉及到组织或公众的权利和义务 来自百度知道 阳光集团文秘科刘电胜 二 红头文件 的来历 南北朝的西魏时期 有位出色的政治家苏绰 他博览群书 精通天文地理 尤其擅长算术 据 周书 苏绰传 记载 西魏官员有疑难问题 都会在征求苏绰的意见后才作出决定 我国今天施行的公文程式是由他制定的 绰始制文案程式 朱出墨入 及计账户籍之法 朱出墨入 指的是朝廷发出的文书是用朱 红色 标 下面上呈的文书是用墨 黑色 标 界限严明 由此可见 红头文件 已经有1400余年的历史 阳光集团文秘科刘电胜 三 红头文件的特点 红头文件的特点 是一个法定组织对内对外最正式的文件 最高级别的公文 具有法律的承诺性 是具有法律效力的文件 路遥 平凡的世界 第三卷第四章 这是中央的 红头文件 还是田专员的信口开河 阳光集团文秘科刘电胜 四 问题红头文件 存在负面影响 湖北汉川市政府办公室 年发出了一纸 红头文件 为酒促销 要求以后全市的公务招待都用小糊涂仙 神 系列酒 该市一名乡镇干部算了笔账 要完成市政府办公室下达的两万多元 喝酒任务 一年下来 除去法定休息日 镇政府平均每天要喝 瓶酒 这个 红头文件 还规定完成任务的单位按 奖励 未完成的则将遭通报批评 此文件后来被宣布废止 存在的问题 文件打架违法 设定公民义务或剥夺公民权利无法定依据 阳光集团文秘科刘电胜 问题红头文件 存在负面影响 越权违反国家行政法 擅自设定行政处罚内容或自行规定收费 促销等 南京中学生骑自行车也要考 驾照 福建没有初中毕业证不得结婚近一段时间 一份出自福建平和县的 红头文件 备受舆论质疑 没有初中毕业证 就不给办结婚证 这份名为 关于加大执法力度严格控制初中辍学的通知 的 红头文件 明确规定 乡镇 村和教育 劳动 工商 公安 民政 土地等部门对未取得初中毕业证书的青少年不得开具劳务证明 不给予办理劳务证 结婚证 驾驶证 阳光集团文秘科刘电胜 五 五花八门的格式 红头的 倒梯形 发文字号错误日期主题词抄报抄送等 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 发文字号标题假红头 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 标题错误发文字号排版错误无版记 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 发文字号主题词标题制作五角星 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 错误的主题词 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 编校粗心标题过宽 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 阳光集团文秘科刘电胜 五花八门的格式 字体字号不正确排版不正确 阳光集团文秘科刘电胜 红头文件制作 红头文件作为我国行政机关所特有的一种公文格式 被广泛地利用在文件的上传与下发领域 制作一份 红头 文件 它要求的字体 字号 甚至它的颜色 间隔都有着一系列特殊的要求 因此文秘 文印人员需要掌握正确的编排技能 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 一 文件的录入录入文档过程中 不必考虑字体和段落格式 只要按照自然分段就行了 直至文件编辑结束 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 二 页面的设置 创建的文档 程序自动默认为A4纵向页面 需要设置的数据还有 1 页边距 应将页边距设置为上3厘米 下3厘米 左3厘米 右3厘米 2 版式 应将 页眉和页脚 设置为 奇偶页不同 页眉和页脚 距边界均设置为2 5厘米 3 文档网格 该项不要设置 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 三 格式的编排 公文格式编排设计的字体 有且只有以下几种字体 任何其它字体出现都是不合规定的 1 仿宋 GB2312 以下简称仿宋 2 楷体 GB2312 以下简称楷体 3 黑体 4 标宋 文件一般最多设3级标题 3级标题一般不加粗 需要突出主题的可 加粗 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 基于全选所有文字后你应进行下列操作 1 点击 字体 对话框 将文字全部设置为 仿宋 字号3号 如果文件中存在阿拉伯数字或者英文字符 再重选一次字体 在下拉菜单中选择 Timesnewroman 字体 2 点击 段落 对话框 将 特殊格式 设定为 首行缩进2字符 将 行距 选 固定行距 设定为 26磅 25磅 即可 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 1 眉首部分发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称 发文机关标识推荐使用小标宋体字 用红色标识 字号由发文机关以醒目美观为原则酌定 但一般应小于22mm 15mm 高 宽 联合行文时应使主办机关名称在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 如联合行文机关过多 必须保证公文首页显示正文 发文机关标识即人们通常所称的 红头 它是由发文机关全称或规范化简称加 文件 二字组成的 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 发文字号发文字号由发文机关代字 年份和序号组成 发文机关标识下空2行 用3号仿宋体字 居中排布 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 年份标全称 用六角括号 括入 序号不编虚位 即1不编为01 序号前不加 第 字 否则格式是错误的 有的文件机关代字有七八个 十几个字之多 可能各有所代的层次 但尽量以简化为好 年份要用全称 不应简化 如 87 93 等均属标识不正确 年份应用六角括号 括起 注意六角括号不是数学公式的中括号 因为当引用公文时 标题后面的发文字号要用圆括号 括起 如果年份用中括号括起 就违反了低级符号中不得包合高级符号的原则 因此称之为 六角括号 是基于与数学的中括号相区别 另外 二者形状也略有不同 序号是发文的流水号 一般都是按文件的形式统一编 即是哪个部门主办的 只要是同一发文形式 就要统一按顺序编号 规定序号不编虚位 不加 第 字等虚字 主要是讲究实用 尽量减少公文的字数 发文字号的位置 本标准规定在发文机关标识下空2行 规定在发文字号之下4mm处印一条与版心同宽的红色反线 并且不要紧贴红色反线 空出约4mm的距离 实际掌握只要不贴红色反线即可 发文字号应居中晋阳焦字 2009 1号 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 签发人 仅向上级机关发请示 报告性文件的时候 才需标识签发人姓名 与 发文字号 同行排列 发文字号居左空1字符 签发人姓名居右空1字符 签发人 3字用仿宋 全角冒号后签发人姓名用 楷体 签发人标识仅是在上报的公文中才出现 在上报的公文中标识签发人姓名 主要目的是为上级单位的领导人了解下级单位谁对上报事项负责 因此上报的公文需要标注签发人 签发人姓名用楷体 这样规定是使签发人的姓名突出 醒目 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 2 主体部分 公文标题 红色反线下空1行 标宋字体2号或小二号 可1行或多行居中排布 断行时作到词意完整 排列对称 间距恰当 不加除书名号 引号 之外的标点符号 一般采用 正梯型 尽量不用 除号型 和 倒梯形 及其他形式 标题前加 山西阳光焦化集团股份有限公司 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 主送机关 标题下空一行 左侧顶格用3号仿宋 加粗 回行时仍须顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 公文正文 注意年份 数字不能回行 正文全部为仿宋字体 三号或小三号一级标题加粗 附件标题用黑体 正文的一级标题黑体 单占一行 序号用汉字数字 序号后加全角顿号 标题后不加句号 二级标题仿宋加粗 序号用汉字数字加小括号 序号后不加标点 标题后可以加句号 有下一级标题时 可单独成行 三级标题用楷体 序号用阿拉伯数字 标题后必须加句号 不分行 需要注意的是 公文中列出的财务数字 均保留小数点后两位有效数字 数字的计数方式均按惯例自个位起向高位每隔3位加 千位分隔符 该符号为半角的逗号 例965 412 234 26元 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 附件 在正文下空1行 左空2字符 用3号仿宋字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数字加半角小圆点 附件名称后不加标点符号 附件应与正文一起装订 在附件首页左上角第一行顶格标识 附件 字样 有序号时标识序号 例 附件 1 阳光集团文秘科刘电胜 标题字体选择 标题 关于 前面加 山西阳光焦化集团股份有限公司 标宋二号或小二号 正文 仿宋三号或小三号 一级标题加粗 附件标题标题 黑体一级标题一 黑体二级标题 一 仿宋加粗 有下一级标题时可分行三级标题1 阿拉伯数字 不分行跟着正文走 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 成文日期 用汉字将年 月 日标全 零 写为 居右空4字符 二00八年 是错误的注意 成文日期上不需注明发文单位 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 印章根据印章大小不同 成文日期与正文的间距 以盖章后印章上缘距正文1行之内为宜 当行文单位3个以上时 要分别将各发文机关的名称按加盖印章顺序排列 每排最多3个 最后一排无论于一个或两个印章 均居中排布 印章 成文日期 必须与正文至少一行文字在同一页面上 如遇空白不足 可采取适当调整最后一面行距 字距的措施予以解决 不得采取 此页无正文 的方法解决 注意 用印方式 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 3 版记部分版记部分虽小 但格式要求复杂 编辑时往往疏忽 主要掌握如下的规则 主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号标宋字体 词目间空1字符 词目应严格在从 公文主题词表 中查取 主题词下加下划线线 长度与版心尺寸相同 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 抄报抄送机关公文如有抄报 抄送机关 在主题词下1行 左右各空1字符 3号仿宋字 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行后与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 抄报方法同抄送机关 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 印发机关和印发日期 位于抄送机关之下 无抄送机关的在主题词之下 占1行位置 印发机关左空1字符 印发日期右空1字符 印发日期以文件会签以后公文付印的日期为准 用阿拉伯数字标识 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 版记的位置 版记应置于公文最后一页 版记的最后一个要素置于最后1行 如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中的主题词之下 抄报 抄送之上 标识方法同抄报 抄送 阳光集团文秘科刘电胜 六 正确的编排格式 4 页码 页眉和页脚 部分采用4号半角阿拉伯数字标识 数字前后各放一条4号一字线 例如第2页用 2 标识即可 奇页页码右空1字符 偶页页码左空1字符 空白页和空白页以后的页不标识页码 阳光集团文秘科刘电胜 小知识 主题词的选用 主题词的选定主题词的目的意义 是为了便于查找公文与索引 类似于一片文章的 关键字 为自动化档案管理而设定 1 标引顺序 先标反映文件内容的词 再标反映文件形式的词 2 一份文件一般选3个主题词 至少不少于2个 至多不超过5个 7个 3 具体的年月日