会议制度(修改后).doc

企业内部文件2012 号 关于下发会议管理制度的通知各公司、各项目、各部门：为提高公司整体工作效率，加强会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议质量，提升管理水平，现将会议管理制度下发，望认真学习并遵照执行。附件：会议管理制度 签发人： 二0一二年一月二日会议管理制度第一条、会议是企业处理重要事务实现科学决策的重要途径，同时也是有效进行信息沟通、协调各方面关系的重要手段，为进一步提高会议的质量和效率，提升公司管理水平，特制订本制度。第二条、本制度适用于各公司、各项目及各部门的工作会议和专业会议。第三条、公司各类会议及其安排如下：一、公司领导工作例会（一）公司领导工作例会每月召开一次。（二）公司领导工作例会出席人员为公司领导成员，列席会议人员为各部门负责人；会议由总经理主持，总经理因故不能出席时，授权公司其他领导成员主持。（三）公司领导工作例会的主要内容是：会议主持人通报重要事项；各部门负责人报告本部门上月工作情况，对照上月会议安排，逐条逐项检查落实完成情况，提出需要公司协调解决的问题和工作建议，提出本月工作安排方案； 与会人员讨论有关事项；会议主持人安排和部署下月公司整体工作并宣布议定事项。（四）公司领导工作例会由行政办公室负责组织和记录，议定事项形成公司领导工作例会会议纪要，由行政办公室起草，经行政办公室主任审核后，由总经理或主持会议的其他公司领导签发。三、项目会议（一）项目年终总结会1、年终总结会在年底召开，由公司领导主持，董事长、主管公司副总、各项目经理、副经理、项目总工、工程部长；测量、试验人员及公司相关部门主管参加； 2、会议主要内容是由项目经理总结全年项目完成情况并提出问题和建议；签订项目承包协议书。3、公司相关部门主管对项目工作提出建议和项目提出问题的解决方案。4、会议由行政办公室负责组织和记录，由工程部负责形成会议纪要，会议纪要由行政办公室档案管理人员存档。（二）年初安全专题会议1、年初安全专题会由公司领导主持，各项目经理、主管安全副经理、项目总工、工程部长；试验、测量人员及安全员参加。2、安全专题会议由主管安全的公司领导总结项目安全生产情况和次年的安全生产计划、目标；3、由公司安全部代表公司与各项目签订安全生产责任状；（三）项目半年总结会1、每年6月份召开，由公司领导主持，各项目经理、副经理、项目总工、工程部长；测量、试验人员及公司相关部门主管参加；2、会议内容：各项目总结半年工作，提出问题和建议；3、由公司工程部负责记录，记录需要办公室档案管理人员存档（四）项目现场生产调度月例会1、月例会召开时间26日-月底2、参加人员：公司领导、项目经理、副经理、总工、工程部长；测量、试验、质检人员、工长。3、会议内容:月工作进度、质量、安全方面工作。4、由项目经理指定专人负责记录，记录需要项目存档（五）项目生产调度旬例会1、项目经理主持召开，项目副经理、总工、工程部长、试验、测量人员、安全员、财务人员参加。2、项目旬例会内容：月工作进度、质量、安全方面工作3、由项目经理指定专人负责记录，记录需要项目存档四、公司销售例会（一）公司销售例会每月召开一次，于每月的25日至次月5日之间召开，具体日期由销售总监决定。（二）公司销售例会由销售总监主持，销售部经理、销售主管和区域销售专员、销售助理参加，总经理根据需要出席。销售总监因故不能出席时，授权销售经理或销售主管主持。办公室负责人列席会议。（三）公司销售例会的主要内容是：会议主持人通报公司总体市场情况；销售部经理或销售主管总结公司当月销售工作情况；提出本月工作安排方案；区域销售专员、销售助理、销售专员汇报上月工作情况，提出本月工作方案；与会人员讨论有关事项；会议主持人对下一工作月度销售工作进行预测，研判行业发展趋势及销售工作的对策，宣布下月销售工作安排；总经理通报重要事项并提出工作要求。（四）公司销售例会由营销部负责组织和记录，议定事项形成公司销售例会纪要，由营销部起草，经销售总监签发，并由行政办公室档案管理人员备案。五、部门例会（一）部门例会，由各部门自行安排，或由各部门负责人根据工作需要决定，但必须服从公司统一安排，开会时间、参会人员等，不得与公司会议冲突。（二）部门例会由各部门负责人主持，该部门全体员工参加。（三）部门例会的主要内容是：部门负责人传达公司会议精神，通报公司近期总体工作安排和面临的问题；每名员工汇报上月（上周）工作情况，提出工作中遇到的困难和问题、解决建议和本月（下周）工作安排；与会人员讨论有关事项；部门负责人提出部门下月（下周）工作要点、具体安排和有关要求。（四）部门例会由部门负责人指定一名员工负责记录，会议记录应载明会议主持人、议题、发言概要、工作要点及时限要求。公司及部门其它临时性会议，另行安排确定。1、公司召开的公司级会议会务服务统一归口行政办公室负责。1、各部门召开会议需用公司会议室的，应向行政办公室书面提出，由行政办公室统筹安排。第四条、会议组织一、会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则二、参会人员须遵守以下规定：1、应准时到会，并在会议签到表上签到；2、会议发言应言简意赅，紧扣议题；3、遵循会议主持人对议程控制的要求；4、属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；5、遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；6、做好本人的会议纪录。三、会议记录。公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：1、以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；2、会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；3、对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；4、会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议次日呈报会议主持人审核签名；5、做好会议原始记录的日常归档、保管工作。五、会议记录和会议纪要的发放、传阅、归档：1、公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人确定，并由行政办公室档案管理人员存档备查；2、各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管，同时将一份副本送行政办公室档案管理人员统一归档备查；3、会议记录为公司的机要档案，档案管理人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第五条、会议跟进一、会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； 二、会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准；三、行政办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据；四、部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第六条、公司级会议的保密一、与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。二、会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。三、故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。第七条、管理权责和处罚一、行政办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。二、会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。三、迟到、早退、缺席1、迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；2、早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议（包括会议后的宴会）结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;3、缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，