设备仪器材料采购规程.doc

设 备 管 理 程 序(SMP)EQUIMENT MANAGING PROCEDURE文 件设备仪器材料采购流程及合同管理规程编 号S/SMP/E版 本01页码1/5编 制日 期替 代审 定日 期颁 发批 准日 期生 效发 放生产部、质量管理部、公用工程部、安环部、菌种室、总经办、研发部1、适用适用于公司所有设备。2、目的规范设备、仪器、材料采购及合同管理。3、相关定义无4、职责4.1、采购部负责商务上的谈判、负责合同签定。4.2工程部/使用部门负责提供需采购设备、仪器的清单及要求、负责前期供方的选择、负责技术参数的谈判，参与招投标工作。4.3财务部参与招投标工作。5、程序5.1采购包括的内容5.1.1 大件采购：指设备及仪器、配件、模具、维护维修消耗性材料，且单价或总价值在10000元及其以上的采购；5.1.2 小件采购：指设备及仪器、配件、模具、维护维修消耗性材料，且单价或总价值在10000元以下的采购；5.1.3 零星采购：单价在20元以下且总价值在2000元以下的，不属于五金库常备目录的备件或材料品种采购；5.1.4 外包工程：本公司不具备条件或技术能力的、需要请外单位承担的、总造价在10000元及其以上的项目；5.1.5 外包小项目：本公司不便承担的维修类项目，总造价在50000元以下并需要请外单位承担的项目；5.1.6 在外加工与设备配套零部件：因生产需要增加、改造、修理与设备配套零部件，且总造价在3000元以上的。文件设备仪器材料采购流程及合同管理规程编号S/SMP/E版本01页码2/55.2 采购计划（零星采购除外）5.2.1 根据下列情形，相关部门经理需提出设备、仪器、工程用材料采购计划或外包工程（项目）的具体计划：5.2.1.1 公司下达的任务；5.2.1.2 需要定期更换的消耗性材料；5.2.1.3 生产经营过程中急需的；5.2.1.4 适应新工艺需要的；5.2.1.5 总经理室临时批准或安排的。5.2.1.6少于公司批准的安全库存量的。5.2.2 采购计划的变更5.2.2.1 如已批准的采购计划需要做出调整时，应及时填写设备设施购置变更申请表，提出变更事项、理由、目的并提出详细的变更方案，由变更提出部门管理人员审核确认签字，并填写变更申请日期。原采购计划表复印后，附在设备设施购置变更申请表后。5.3 采购审批（“5.1”项下除“零星采购”外的其他项目）：所需设备、仪器、材料、模具、配件或外包项目的部门，应填写设施设备购置申请单并注明部门的预算编号，除零星采购外的相关采购需跟工程部商讨确认方案可行时，由部门经理审批，经总经理批准后，交给采购部门采购，只有经过总经理批准的设施设备购置申请单，采购部才能购买。5.4 采购调研：5.4.1 采购物品：5.4.1.1 大件采购：前期供方的选择以及选型尽可能对3家（或3家以上）主要供应商及其经销产品进行调查，调查需两人以上同时参加，由使用部门或工程部负责，写出性价比的评价报告。5.4.1.1.1使用部门/工程部对于需要采购的设备、仪器等给出详细的要求并整理成清单，交给采购部门，经与供方沟通一致后，可以作为合同的附件。5.4.1.1.2供应商根据我方使用部门/工程部的要求给出第一轮的报价，即对需采购的设施、设备等进行摸底。5.4.1.1.3采购部负责商务上的谈判，使用部门/工程部负责技术参数的谈判。由采购部，使用部门/工程部共同商定最后的价格、付款、交易条件等。5.4.1.1.4如需招标、则采购部，财务部，使用部门/工程部共同组织，采购侧重于商务，使用部门/工程部侧重于技术指标，财务进行核算与监督。5.4.1.2 小件及零星采购：5.4.1.2.1使用部门无需填写设施设备购置申请单，填写请购单即可 5.4.1.2.2固定供应商零星采购：应对供应商及其经销产品进行调查，筛选出最佳固文件设备仪器材料采购流程及合同管理规程编号S/SMP/E版本01页码3/5定供应商，采购做好采购明细记录5.4.1.2.3不固定供应商零星采购：在采购前应尽可能对3家（或3家以上）供应商进行询价，筛选出性价比高的进行采购。5.4.2 对外发包的：对主要承担商及其资质进行调查，调查需两人以上同时参加，写出评价报告。对于类似外包项目的长期合作伙伴且先前已有评价报告的，可以免除评价报告。5.4.3 在外加工与设备配套模具的：在加工前应尽可能对3家（或3家以上）供应商进行询价，筛选出性价比高的进行加工。5.5 订立采购合同：采购部负责合同签订“5.1”项下“大件采购”、“外包工程”、“在外加工与设备配套模具”等几项，在选定供应商（承担商）后应签订合同。5.5.1 合同必须详细、准确、完整地填写，字迹工整、清晰，不得随意涂改。我司提出的技术要求和技术参数要做为合同附件。5.5.2 合同主要的约定事项包括：5.5.2.1 品名或项目名称、计量单位及规格或项目内容、单价（必须注明是否含税）、总额。5.5.2.2 验收时采用的质量标准。5.5.2.3 交货时间、数量、包装、运输方式（包括运输费用）和到货地点5.5.2.4 合同中必须明确付款方式和期限。5.5.3 供应商或项目承担方资料填写：5.5.3.1 需填对方单位全称、详细地址、电话、邮编。5.5.3.2 准确、清晰地填写开户银行帐号、税号。5.5.3.3 对方委托代理人要亲笔签名。5.5.3.4 对方单位要加盖单位合同章。5.5.3.5 注明合同签订地点、时间。5.6 验收：除外包工程及小项目外均应填写设备、仪器、材料、模具、配件采购或加工记录。5.6.1设备验收： 5.6.1.1 关键生产设备、检验仪器验收：按验证方案要求进行确认。5.6.1.2 一般生产设备、检验仪器验收：由工程部和使用部门共同完成验收，并填写验收记录。5.6.3 材料验收：由使用部门、工程部或质量部验收。5.6.4 模具验收：由工程部和使用部门验收，并填写验收记录。5.6.5 配件验收：一般由采购部门验收，特殊配件由使用部门和采购部门共同完成验收，并填写验收记录。文件设备仪器材料采购流程及合同管理规程编号S/SMP/E版本01页码4/55.6.6 外包工程验收：可由多部门联合（如工程部、财务部、总经理室指定的其他人员）验收，并由工程部出具峻工验收报告。5.7设备、仪器、材料入库、出库：5.7.1 验收合格的设备,仓库管理员记入设备进货台帐办理缴库手续，使用部门根据需要办理移交或领用手续。5.7.2 验收不合格的设备,及时通知供应商退货、换货。5.7 采购档案：5.7.1资质管理 5.7.1采购部负责供方资质的索取并存档，经过筛选和已经合作的供应商编制供应商名录5.7.2 合同的管理：5.7.2.1 合同签订的责任人是采购部经理。采购部门经理委托采购员签订合同时，采购部门经理或相关部门经理负责对合同进行审核。5.7.2.2 财务部负责监督合同的执行情况。5.7.2.3 合同的留存：合同自留至少二份，一份留经办部门，一份留财务部存档。5.7.3 无合同采购管理：小件及零星采购、外包小项目可以不单独签订书面合同，但必需与对方有口头约定或当场监督，以保证双方利益。经办部门应将采购或外包内容及结算情况一一记录并登记，双人签名后归入采购档案，备查。5.7.4 采购人员尽可能要求供应商提供质量执行标准、检验报告或合格证、说明书、及其他文件。并将采购设备、仪器等的说明书、合格证书、保修卡等交由工程部归档。5.8 结算：5.8.1 大件采购结算：凭设施设备购置申请单按合同约定支付设备等进厂前的先期付款，凭发票、合同、固定资产登记表（可选）、入库单或验收证明等办理余款结算。5.8.2 小件采购结算：凭发票、请购单、缴库单或验收证明等办理货款结算手续。5.8.3 零星采购结算：5.8.3.1 固定供应商：定期凭发票、入库单结算。5.8.3.2 不固定供应商：凭发票、缴库单或验收证明去办理货款结算手续。5.8.3.3 对外发包的工程：凭发票、发包计划的批复、合同、峻工验收报告，由工程部办理结算手续。5.8.3.4 对外发包的小项目：凭发票、采购计划批复、项目验收报告，由工程部办理结算手续。5.8.4 外加工模具结算：凭发票、加工计划批复、缴库单或验收证明等办理货款结算手续。5.8.5 采购人员对物资采购的签约、运输、入库、退货及购物款结算的整个过程负责。文件设备仪器材料采购流程及合同管理规程编号S/SMP/E版本01页码5/55.9单据流转5.9.1使用部门需要采购5.1项除“零星采购“外的项目，填写设施设备购置申请单，按要求填写表格上的内容，注明预算编号，经部门经理、总经理签字才能交给采购部购买。5.9.2零星采购以及小件采购，使用部门只需填写请购单即可。由部门经理签字即可，但必须写上预算编号。5.9.3采购部的采购交易必须签订合同。合同签订后，采购需要付款时填写请款单按合同要求付款。同时采购开具进仓通知单给仓库通知仓库收货。等设备到厂后，仓库通知工程部和使用部门， 工程部对送到的设备进行开箱检查验收，并填写设备开箱检查、移交记录表。如果验收合格，可办理移交手续，由相关部门人员签字，签字人员的部门各留一份设备开箱检查、移交记录表。同时仓库进进仓通知单上签字代表货物已收。一联给工程部;一联仓库；一联财务；一联使用部门；一联采购部门5.10总体采购流程：5.10.1使用部门根据生产需要，做出相关采购计划，并通知工程部商讨相关配套设施（水电汽等辅助设施情况）。5.10.2待使用部门与工程部讨论，确认本车间具备该设备使用条件时，双方根据生产要求等共同选型（特殊情况除外：如供电公司指定厂家，环保局指定设备等）。5.10.3选择合适的型号之后，使用部门填写设施购置申请单并由工程部确认，总经理批准后，交由采购部采购。5.10.4设备到厂之后，工程部与仓库人员负责设备验收（使用部门若有必要也需参加），并填写设备开箱检查、移交记录表。若为项目改造施工工程，使用部门与工程部一并验收，验收合格后需填写工程验收单。采购部接受到工程验收单后按合同要求付款。5.10.5 工程部负责设备安装，本公司不具备条件或技术能力的、可请请外单位协助。外协单位施工完成后，参照5.10.4进行付款。文件设备仪器材料采购流程及合同管理规程编号S/SMP/E版本01页码5/55.10.2流程示意图：使用部门（预算内、预算外）工程部共同商定共同选型使用部门请购采购部采购验收具备使用条件安装发起部门工程部共同参与采购部工程部寻找供应商2-3家供应商比价力量不够可请外协单位设施购置申请单QM4-RSXZ-0