激励与沟通_沟通与接待的艺术培训讲义

沟通与接待的艺术 第一单元秘书的沟通艺术 沟通的主要方式 直接沟通间接沟通明示沟通暗示沟通 沟通的障碍 技术性障碍知识性障碍信息障碍心理障碍 克服沟通障碍 提高技术能力 改善技术条件加强学习 扩充并更新知识大力提高信息工作的质量提高心理素质 有效沟通的原则 1 了解自我感受 学习自我沟通 2 查证别人的感受 注意信息的互动与回馈 3 不要强迫别人与你沟通 也不要太快放弃与对方沟通 4 同理不是同意 接纳感受不是接受行为 5 不同不是不好 不同只是双方不一样 6 正面表达自己的意思 减少扭曲 伪造 尤其要防伪 有效沟通的原则 7 你认为 对的 对方不一定认为是 对的 对方所取的方法对他而言才是 对的 方法 8 留个机会让别人说说他的想法 留个耳朵听听别人的想法 9 沟通时要有感情 体会对方的感受 但也不要感情用事而失去理性 若沟通时不了解对方感受 也就不能完全沟通 10 防止采取敌对态度 11 最重要的是在沟通时确实听到 听懂对方的谈话 在互动过程中澄清听到的 了解的 与对方表达的意思是不是有偏差 沟通的技巧 第一 控制身体语言 第二 有效地直接告诉对方 第三 尊重反抗情绪 第四 避免发生争辩 与领导沟通的艺术 1 从全天时间的选择看 你与领导的沟通最好安排在上午或下午刚上班的时间2 在领导空闲 心绪较好的时候同他去交谈3 开会时要积极发言4 有些小事可随时打招呼5 在领导遇到困难问题时 可与他交谈 帮助出主意6 区区小事不要去麻烦领导 怎样与同事进行良好的沟通 评价自己的沟通情况 第一 开列一个自己沟通情境和沟通对象的清单 第二 评价自己沟通的状况 第三 评价自己的沟通方式 怎样与同事进行良好的沟通 掌握更好的沟通技巧 要勤于沟通要直截了当要讲究技巧要考虑透彻碰到问题立刻解决小心选择要对付的问题每一次沟通要有重点表现自己时不可愤怒利用你自己的地盘学会利用非语言 第二单元秘书的接待艺术 树立本公司形象 从某种意义上来说 秘书就是公司的商标 秘书在接待客人和值班时的形象及态度 就是整个公司形象的缩影 因此 秘书不仅在衣着打扮 言谈举止方面要注意 而且在精神状态方面也要重视 迎接远方来客的艺术 1 以热情有礼 周到妥贴的态度做好迎客工作 使客人有 宾至如归 之感 2 准确掌握客人到达时间 必须在客人下机 下车 下船之前到达机场 车站和码头等候客人 不能让客人等候甚至空等 3 事先准备妥当交通工具及住宿处 客房规格应根据客人所定规格和预算进行安排 如住宿费用由客人自己承担 则事先须了解客人的要求 征得同意后安排 引导客人的讲究 1 引导前 应将桌子上的文件收起来 重要的还须锁起 以防他人翻阅 然后有礼貌地招呼客人同行 2 引导途中 秘书应走在客人右侧约1米处 步调应与客人一致 不可只顾自己前行 也不要停下来与他人聊天攀谈 更不许说笑打闹 可视与客人熟识程度进行寒暄 交谈 以示友好 热情 3 在上楼梯 拐弯时 要伸手向客人示意 招待客人的方法 1 送茶2 客人的电话3 退出去的时候 如何安排会见会谈程序 1 来宾提出会见要求后 将要求会见人的姓名 职务及会见的目的向会见人作报告 及时将会见的时间 地点 主方出席人 具体安排及有关注意事项通知对方 如因故不能接见 应婉言解释 2 准确掌握会见的时间 地点和双方参加人员的名单 及早通知有关人员做好准备 主人应提前到达 如何处理会客中又来新客 1 应有礼貌地上前招呼 并向原先的客人说明情况 请他稍等 并为此表示歉意 2 如果需由秘书本人接待的新客 且时间较长 又不便让其听到自己与原先正在接待的客人的交谈内容 则可安排到另一个房间内 请他稍候 或告诉他大约要等候的时间 并为客人端上茶 拿出报纸 杂志让客人消遣 表示歉意后离开房间 应注意 对新客的安排 不能过于耽搁时间而让原先客人等候过久 如何做出精彩的介绍 作为秘书 要经常对人或事物作介绍 一位从未见过你的领导的来访者来到办公室 你必须介绍他们认识 一位新来你部门工作的秘书 你也要把他介绍给每一位职员 一位应聘者要由办公室的一些人面试考核 你必须把他介绍给面试考官 如何应付各种突然场面 1 领导突然不在2 不速之客3 不受欢迎的客人4 时间已到 如何应付不速之客 在无约接待工作中 秘书要机敏 以消除领导可能遇到的困窘场面 领导忘记了约会怎么办 1 保持冷静 2 决不要责备你的领导 3 道歉 4 建议重新安排时间 5 提供一个合理的理由 6 想办法补救 第三单元如何做好宴请工作 宴请有什么学问 1 正式宴会2 便宴3 冷餐会4 酒会5 茶会6 工作进餐 如何请客才不失礼仪 1 选择合适的对象2 采取恰当的方式3 注意 行 明 便 诚 赴宴有哪些学问 1 赴宴不仅仅是去吃吃喝喝 吃喝只是表相 其实质还是双方的相互促进与相互利用 2 赴宴有赴宴的礼节 首先应知道宴会的性质 以及宴会中可能见到的人物 同时还要注意自己的着装仪表 3 到场后 除了与熟人打招呼外 最好还要请东道主介绍一下新人新朋友 这样才能利用宴会的气氛拓展自己的社会关系 宴会中应注意的事项 1 对于比较正式的宴会 一般情况下要提前通知客人 特别对于比较重要时间又相对紧迫的客人 最好是提前预约 2 要根据宴会的不同性质选择相应的设宴地点 尽量做到有独特的风味 并考虑在何种规格下招待客人 3 东道主要提前到场 或者提前做好宴会前的准备工作 以欢迎客人的到来 宴请席位的安排 席位安排要适当照顾各种实际情况 如 身份大体相当 专业相同 语言相同的人 可以排在一起 意见分歧 关系紧张者 应避免排在一起等等 席位排好后 应该用座位卡在席上标明 桌次可在请柬上注明 或入席前通知 大型宴会最好有人引导 以免混乱 如何在宴会上劝酒 1 适度为好2 开宗明义3 注意酒德 在正规宴会上如何敬酒 在举行执行会 促销会等正式宴会上一定有不少客户会应邀参加 在这种场合 秘书必须来回地向各位来宾打招呼 并为他们斟酒 对于不大能喝酒的秘书来说这可是一件苦差事 酒桌上如何说话 1 众欢同乐 切忌私语2 瞄准宾主 把握大局3 语言得当 诙谐幽默4 劝酒适度 切莫强求5 敬酒有序 主次分明6 察颜观色 了解人心7 锋芒渐射 稳坐泰山 滴酒不沾的秘书如何陪客 值得注意的是一些滴酒不沾的秘书中 有不少人是宴会上陪客的高手 他们在长期的磨练中 在热情地向客人斟酒的过程中