会议管理_高效会议培训教材1

高效会议与GO FAST应用 交流人 徐明强 深圳路创企业管理咨询有限公司 浙江钱江摩托股份有限公司发动机事业部 为什么要开会 会议的目的 发布信息 收集信息作出决定 达成共识解决实际问题以上三项的综合 高效会议 太多的企业召开类似会议无果而终 无效的会议重复召开浪费企业的资源 时间 改善和机遇悄悄流逝 会议案例解析 我们遇到的困难 精益生产项目运行过程中存在大量的信息沟通和业务协调 会议成为项目有序展开的 必杀技 通过一定形式的会议能够达成共识 获取方法 快速执行等作用 例行类会议解析 日例会 周例会 月度例会 培训宣贯类会议等形式是及时捕捉项目信息的平台 能够及时传递项目信息 获取项目异常信息的通道 但是例会召开的比较臃长 效率和效果不佳 管理改善类会议解析 项目运行过程中我们会发现大量的问题 而这些问题是需要集中团队智慧和资源来改善的 会议提供一个集思广益 共同讨论 团队协作的平台来实现专题业务的提升 但是由于现场的问题责任一般责任方不明确 会议过程经常出现 踢皮球 无果而终 的局面 高效会议 问题在哪里 需要弄清楚问题 有什么问题主要问题是什么哪些问题必须要解决问题解决的资源评估其他 问题在那里 精益生产管理工作相关会议运行原则 如果不开会也能解决的问题就取消精益生产会议 如果局部沟通就能够达成共识的就可以取消会议 成功会议的三要素 是什么在推动着一次成功的会议 一 优秀的主持人二 运行流程和方法三 引导良好的参与 一 优秀主持人的技巧 会前决定会议是否有必要准备会议议程安排会议地点 会中组织会议明确会议宗旨和会议目的鼓励与会者的积极参与听取并考虑所有观点会议期间安排会议要点记录掌握好会议的时间控制冲突和不同意见观点明确 目标鲜明 会后对已达成一致的意见要发放会议备忘录行动方案确保行动方案得以实施 二 会议运行方法 PDCA 会议运行步骤 1 会议议程表 主持人要弄清楚 为何要召开本次会议有何目的何人参加何时举行何处召开如何进行 2 召开会议 开场白 让与会者明白开会的目的及流程 让与会者知道为何请他们来开会 预先提示避免不相关的主题 取得与会者对会议进行方式的认可 3 召开会议 组织会议以取得预期结果为目标按设定议程开会包括每一个议项 概述各项决定引导 鼓励与会人员参与重要的备忘事项和决定需做记录时间是宝贵的 要掌握时间控制争议 要有最后决策 4 召开会议 总结 会议结束后主持人传达与会者已讨论过的问题概述已达成的会议决议 何事 负责人 何时完成 需要与会者何种支持 对沟通的内容达成共识并形成书面文件 5 会后措施 自上而下逐级向非与会者传达信息制订行动计划以完成分配给您的任务确定计划以跟踪会议所作决议的工作进度根据需要制订下次会议的议程 三 与会人员良好的参与意识 与会者的职责是 有备而来 投入讨论 清楚地和积极地提出观点 切中主题 不要离题 鼓励差异性的意见 集中于会议主题 考虑别人的意见 提供折衷意见 与会人员良好的参与意识 与会者的职责是 避免重复和夸夸其谈 认真倾听他人的观点 协助主持人以取得会议的预期结果 支持会议最终达成的意见 积极向非与会者传达信息 低效会议的表现要素 成功会议的黄金规则 GO FAST 头脑风暴法 深圳路创企业管理咨询有限公司 精益生产项目当前的问题 实际问题解决 我们发现大量的问题 但是我们找不到方法 我们找到方法但是方法不完美 我们觉得有很多方法能够解决问题但不能决策 讨论问题的时候领导的观点占主导无法拓展 没有创造性的方法实现大的突破 有效途径 群策群力 GO FAST GO FAST简介 GO FAST GO 行动 FAST 快速 集思广益 快速决策 马上行动 目的 为企业经营过程中的问题解决提供标准流程 集中员工智慧 整合企业有限资源解决现场可以克服的具体问题 要点 集体智慧和谐研讨现场决策快速行动 如果 1 52 253 1254 625那么 5 启示 思维定势 思维激荡 头脑风暴法 Go Fast 1 集思广益 如对现场问题无法决策 可召开智囊团会议商讨具体方案 可采用集体智慧 寻求办法解决实际问题 27 2 快速决策 陈述作出决策 小组讨论方案 提出行动建议 问题收集 会议目的介绍 28 3 马上行动 GoFast 会议输出研讨结果管理 制定明确实施计划或会议纪要提供资源支持所有确定的决议及时总结阶段成果并汇报评估已经实施了的方案追踪结果持续改进 Go Fast 运行的意义 30 GoFast 研讨会主要课题安排 选择合适的问题 坚持以关键业务为先导选定以改善为导向作为研讨会议的主旨 确定需要研讨问题的范围 为所需业务选定若干名员工组成研讨团队为决策小组选定主要领导人确定优秀的人为会议主持人 主持人与决策人研讨如何根据在研讨会上听到的建议作出决策 迅速行动如何引导会议有序展开确定会议前期需要准备的资料并落实 贯彻实施决策支持解决确定的决议评审实施情况跟踪结果 选定课题或研讨主题并明确研讨范围 选定研讨会成员和决策小组 GO FAST前期准备 组织GO FAST 后续跟踪贯彻实施 研讨会时间因课题及学员人数的多少而异多数研讨会以输出需要的结果为结束点或组织滚动研讨 GO FAST会议议程案例 32 前期的准备工作 集思广益 提出有独创性的观点 如需要的话 可召开会议发表独创性观点 讨论具体事宜和需优先操作的事项 与会人员 发起人 部门主管 主要负责人或课题专家 可选择 课题相关方人员 选定议题 帮助主持人选议题或实际急需改善的具体问题 选定主持人 帮助确定一名优秀的主持人 33 召开GO FAST研讨会并发布研讨会议通知 会议安排 确定会议日期 确定会议地点 确定与会出席者 确定会议用品状态确定研讨会工作议程 为工作组确定确定的会议议程向主持人提供背景材料使之可以更好地了解 提高会议效率 事宜 前期的准备工作 34 第一步 集思广益 某些问题如果是跨部门或责任不清的情况下 可召开 智囊团 会议商讨具体方案 可采用集体智慧 也可以采用其他方法 35 第二步 选定议题 好的议题应着眼于解决现场存在的问题 跨部门又存有争议且责任不清需要跨部门投入资源支持才能解决集中解决主要业务或客户目标 也即有关生产能力 士气 制造周期 制造质量 生产成本 当前最迫切的 具体的 实际的问题在研讨小组能控制的范围内 36 第三步 选定主持人 主持人应是这样的人 是研讨问题的直接负责主管对问题的具体信息了如指掌被授予最终决策权对该问题充满热忱对该议题从选题到实施负全部责任 37 第四步 GO FAST研讨 目标 经主持人审定问题具备GO FAST条件将问题研讨保持在可控制的范围内并能及时完成确定问题研讨相关方成员和课题专家 38 GO FAST自由研讨 研讨法则 独立思考发表个人意见 我们欢迎你畅所欲言个人的解决方案要具体 简洁核实所有的观点不能够带有倾向性的观点集体讨论输出答案并将意见分组归纳务必对某一事务发表意见 视主题而定也可对同类事务投票表决 选出最佳观点 郑重提示 与会人开放的心态是参与GO FAST会议的基础 创造性的思维是GO FAST会议的动力之源 有效的组织是GO FAST成功运行的唯一条件 最终决策并落实和执行是GO FAST的最大价值 39 快速决策 马上行动 挑战决策组成员并能够迅速作出决策 少做无用功激励工作组人员用最佳的方案实施计划确保行动计划明晰 时间紧迫但却切实可性落实明确的责任人并能够执行到位 第五步 决策和执行 决策和执行 41 表达自己的保留意见或用其他的话题绕开主题对某些观点不赞同 这恐怕不是很新颖 这么乱的想法 对无辜的人用盘诘的口吻问太多的问题自我防卫意识