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深圳市工程档案归档指南 深圳市宏颖建筑工程有限公司2012年3月 第一章工程档案归档质量要求指南第二章工程档案归档组卷及整理指南 第一章工程档案归档质量要求指南 一 文字材料必须是真实的原件 打印 印刷 手写和复写首页签章完整的为原件 归档 企业及个人资质文件材料采用复印件由单位盖公章确认 批量产品合格文件材料提供复印件的应由供货单位盖公章并注明供应的数量 一 文字材料 二 所有表格及其他文件材料可采用打印 印刷 或使用黑色墨水正楷填写 各种技术指标必须按照规范要求严格填写完整 必须经表中明确的相关人员审核签章确认 监理工程师及总监理工程师必须是谁签字盖谁的注册章 对综合管理类文件材料必须盖单位公章 对技术表格中注明 公章 的 可由合同签署单位授权使用项目公章 三 工程用表 归档目录 卷封 档案盒的要求 1 房屋建筑工程统一使用档案行政管理部门监制的表格 目录 案卷封面 档案盒 对使用 广东省建筑工程竣工验收技术资料统一用表 深圳版 简称深圳版 软件的 应当选用合格软件 并选用符合长期和永久保存档案的A4规格优质打印纸打印 2 市政工程统一使用 广东省市政基础设施工程施工质量技术资料统一用表 简称广东省市政统表 统一使用档案行政管理部门监制的归档目录 卷封 档案盒 3 重大建设工程 行业工程 特殊工程应当结合工程的实际 保证满足工程施工和验收规范 标准的要求选用工程使用表格 确保工程档案达到的完整齐全 选用的工程使用表格可在行业工程用表 广东省市政统表 房建工程用表中选用 对特殊工程在标准用表中无法对应使用表格 可由建设单位组织施工和监理单位技术人员按相关规范 标准要求编制出对应的表格 报相关质检部分备案后使用 完善工程使用表格后 按归档要求编制出归档目录 报市档案局备案后使用 一 竣工图纸必须是最新版的新蓝图 二 编制工程竣工图必须根据 变更文件 包括图纸会审纪要 设计变更通知单 经设计单位确认的工程洽商单等 修改完善 在修改部位空白处盖上红色印油的 修改专用章 保证图物相符 确保竣工图准确性 可按以下方式编制 二 竣工图纸 1 按设计施工图施工没有发生变更的 可采用施工图作为竣工图 2 在施工中 有一般性变更 能将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的 可直接在施工图中采用 扛改 或 叉改 或 引线修改 方法修改后作为竣工图 扛改 方法一般适用于字数更改 叉改 方法一般适用于删除更改 引线修改 方法一般适用于要修改的内容无法在所在位置进行更改 3 平面 结构形式 工艺 项目等较大改变 无法将变更文件中的所有变更内容修改补充完整的 必须重新绘制竣工图 4 为了统一工程项目竣工图的格式 建设单位可委托设计或施工等其他单位将所有变更内容修改补充完整 重新绘制新版竣工图 三 所有变更修改的依据 必须与变更汇总表的数量一致 四 所有图纸会审 设计变更单 工程洽商单等应逐条注明所修改的对应图纸编号 对有修改的图纸在竣工图卷内目录备注栏中注明 修改几处 对部分工程变更文件编号有空号 应由建设单位出具确认文件 五 竣工图的所有修改和签字应使用不褪色黑色绘图墨水 图面整洁 字迹工整清晰 六 管线竣工图必须把施工范围各种室外管线的转角点和交叉点以及主要阀门点设置技术要素测量点 并在各个测量点注明准确各种技术要素数据 七 凡由设计院 公司 编制的竣工图必须加盖 出图专用章 和 注册建筑或结构工程师资质章 相关人员签署完善 凡由其他单位编制的竣工图 不需加盖 出图专用章 和 注册建筑或结构工程师资质章 必须保留原设计单位图签栏和所有原内容 并在原图签栏旁空白处增加竣工图编制单位的图签栏 相关人员必须签署完善 八 所有竣工图必须经施工单位 包括总包和分包施工单位 和监理单位相关技术人员对照变更内容进行详细逐条审核 审核无误由施工单位在竣工图图签栏附近空白处盖上红色印油国标规格的 竣工图章 由相关人员本人签字确认后才能作为竣工图 竣工图章样式 出图章与建筑师章样式 第二章工程档案归档组卷及整理指南 一 房建 市政工程档案组卷 按照深圳市档案局 房屋建筑工程档案归档目录 和 市政基础设施工程档案归档目录 以下简称归档目录 根据项目 单位工程的相关专业和施工程序的实际情况 以施工合同为单位 对本施工范围所产生的文件材料按归档目录顺序进行组卷 可分别采用如下几种方法 一 工程档案排列组卷 a 一份施工合同分别施工多个单位工程 可把施工管理文件材料集中组卷 技术文件材料根据不同的施工程序分别二种组卷方法 一是各单位工程独立产生技术文件材料的情况 按单位工程的各个专业归档目录分别组卷 二是各单位工程部分技术文件材料采取集中产生的情况 例 原材料 产品等 可以文件材料为归档主题 在各个专业归档目录中分别按单位工程顺序排列文件材料 b 一份施工合同施工一个单位工程 按归档目录从施工管理文件至各个专业技术文件材料顺序组卷 c 分包施工合同的工程 按归档目录从施工管理文件至各个分包专业技术文件材料顺序组卷 d 由建设单位直接发包的零星工程 按归档目录从施工管理文件至专业技术文件材料顺序组卷 二 重大建设工程或行业工程以及特殊工程档案的组卷原则上以各行业相关技术标准进行 建设单位应当根据相关行业标准对所建设的项目 单位工程和各相关专业分别制定出系统完整的归档范围和归档目录 报知相关工程质量监督部门备案 报市档案局监督指导处备案后实施 三 工程竣工图纸按专业组卷 四 案卷排列应当以工程档案移交书为单位 按归档目录顺序从综合文件材料 技术文件材料到竣工图纸进行排列 一 文字材料组卷每卷厚度不超过2公分 采用双棉线三点平直整齐装订 装订前必须剔除金属物 对破损 污损的文件材料要进行除污补裱处理 使用黑色油墨编印案卷页码号 一页文件一个页码号 正面页编印在文件的右下角 反面页编印在文件的左下角 每卷卷内文件材料案卷页码号以自然顺利从1开始至本卷尾页号止 封面和卷内目录不编案卷页码号 对牢固 整洁无金属物的成书文件 可不拆卷 接归档要求编号编目录即可 二 工程档案案卷整理 二 竣工图纸以内折手风琴式折叠 整齐散装在档案盒内 一盒为一卷 一张图一个页码号 包括竣工图纸封面页和竣工图目录 编打在的右下角 从1开始至本卷图纸尾张页码号止 卷内目录不编案卷页码号 三 错编页号采用黑墨水笔平直划线 在错号附近空白处补编页码号 四 重大建设工程或行业工程以及特殊工程档案卷内目录采用国标格式 卷皮和卷盒和工程档案移交书等采用深圳市工程档案文字材料以每一本为一卷 竣工图纸以每一盒为一卷 一个档案盒内可装多卷文字材料 归档统一标准 五 应根据归档案卷内容的厚度选用档案盒 避免盒内空荡 六 卷内目录内容必须填写完整 序号 填写本卷文件材料的顺序号 文件编号 填写本份文件材料的编号 文件材料题名 填写本份文件材料的名称 日期 填写本份文件材料的产生起止日期 对产生周期大长无法填写准确的起止日期的可填写开工至竣工日期 页次 填写本份文件材料的起页号 最后的那份文件材料应当填写起止页号 例150 151 备注 填写本份文件材料应说明的内容 例 复印件加盖公章 本份文件包含有那些内容等 立卷责任人 由档案员本人签名 案卷封面 档案盒必需填写的栏目有 案卷题名 填写工程名称 专业或归档类别名称 本卷组成的主题内容阐写的案卷名称 编制单位 填写编制文件材料的责任单位名称 编制日期 填写开工至竣工日