档案管理_声像档案管理课件培训

声像档案管理 北京市档案局赵丽萍 一 声像档案的内涵和外延 一 声像档案的内涵 国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的 对国家和社会具有保存价值的 以磁性感光材料为载体 摄影摄像为记录方式的历史记录 此内涵的三个核心点 一是必须是直接形成的 档案的原始属性 二是具有保存价值的 档案的查考属性 三是历史记录 凭证属性 一 声像档案内涵与外延 二 声像档案的外延声像档案是指照片 录音带 录像带的统称 照片分为 纸质 相纸 照片 数码照片 录音带 录像带分为 传统盒带 光盘音像带 二 声像档案工作程序与要求 一 形成和积累 直接关系档案齐全与完整程度的 源头 1 主要问题 1 档案意识薄弱 无人管理 2 档案分散保管现象突出 2 工作措施 1 行政手段 健全制度 绩效考核等 2 经济手段 签合同 严格财务报销手续 物质鼓励 3 宣传教育手段 总结推广经验等 二 声像档案工作程序与要求 一 形成和积累 直接关系档案齐全与完整程度的 源头3 收集的渠道 1 主动收集 上门宣传服务 发现线索 2 定向收集 抓重点工作 重点环节 重点部门 重点人员 3 协作收集 档案员承担业务指导 4 跟踪收集 档案员参与活动并亲自拍摄 收集 5 定位分阶段拍摄 用于文物修缮 工程建设等 二 声像档案工作程序与要求 二 归档 影响档案质量的关键环节1 主要问题 1 归档工作难于展开 存在 瓶颈 现象 2 归档工作质量低 归档不全 重要的档案散落 内容庞杂 玉石不分 良莠不辨 无从考证 死档 现象突出 二 声像档案工作程序与要求 2 应对措施 依法确定归档范围 涉及如下内容的声像档案均需归档 本单位主要职能活动和工作成果 重大公务活动 重要外事活动 本单位或本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害 本地区 本单位 本地区地理概貌 名胜古迹 重大工程 自然风光 民间风俗 本单位领导 著名人物形象 二 声像档案工作程序与要求 2 应对措施 2 明确归档要求 必须是原版 原带 内容要真实 准确 主题须鲜明 具有代表性 影像须清晰 画面须完整 声像档案与文字说明一并归档 文字说明的要素要全 格式要规范 字数要控制 要严格鉴定筛选 同一场景 同一角度有选择地归档 构图 光线 内容 三 声像档案工作程序与要求 2 应对措施 3 落实归档时间 根据需要灵活运用 实时归档 一个事件结束后立即由摄录人员归档 定期归档 一定阶段工作任务结束后归档 月度归档 季度归档 年度归档 在形成的当年连同其他门类档案一并归档 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 参照GBT11821 2002 1 分类 可采用下列一种方法 且相对固定 保管期限 年度 问题 法 首先按照片的保管期限分开 然后区分其形成的年度 最后再依据照片反映的问题分为重大活动 重大事件 重要会议等类进行整理 适用于单位规模小 照片形成数量少的单位 保管期限 问题 年度 法 首先按照片的保管期限分开 然后区分照片所反映的问题 最后再以年度为单元整理 适用于单位规模大 照片档案数量多的单位 三 声像档案工作程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心 1 常规照片档案的整理 2 排列 要与分类方案相一致 先排组 后排张 既将若干张具有有机联系的照片确定为一组先行排列 然后 以每组照片为单元按照其形成的时间顺序 空间顺序 重要程度 排列每张照片 如 重要活动 建筑物 自然风光 二 声像档案整理程序 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 3 编号 构成 全宗号 目录号 案卷号 张号 位置 照片册的芯页 内封面 质量要求 全宗号为档案馆接收时给与 目录号与全宗内其他载体目录号顺延编制 全宗内照片案卷号从 1 依序排列 照片案卷内照片号为顺延流水号 各类编号不能 重 漏 空 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 4 入册 按照分类 排列顺序固定照片位置 使用标准化照片册 297 210cm 30页芯页 大幅照片放置于专用档案袋 盒中 可竖直放置或水平放置 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 5 编写分说明 对单张照片的说明 构成 题名 照片号 底片号 参见号 时间 摄影者 其中 参见号系指与本张照片密切关联的其他载体档案的档号 位置 根据照片固定的位置写在其左侧 格式 横写 分段 要求 题名要揭示影像基本特征 要素齐全 内容准确 字数在五十字以内 芯页 分说明 格式参考示例1 照片号 1 1 照片 底片号 5 4参见号 3 16时间 2003 12 24摄影者 付 题名 国家体育场开工奠基仪式文字说明 市领导委 办 局以及国家体育场领导奠基培土 正中间为王岐山同志 芯页 分说明 格式参考示例2 照片号 1 19 照片 底片号 5 4参见号 3 18时间 2008 6 28摄影者 付 题名 国家体育场落成典礼 左三为北京市长郭金龙 右四为中央政治局常委 北京市委书记刘淇 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 6 编写总说明 对一组照片 如 国家体育场建设情况系列照片 的说明 构成 事由 时间 地点 人物 背景 摄影者六要素 如照片不归属于本单位 还应注明版权来源 格式 段落式 其中 摄影者 摄影单位另起一段 位置 每组照片第一张照片的正上方 要求 要素齐全 准确揭示文件内容 字数控制在200字以内 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 7 填写案卷内封皮 内容 全宗名称 案卷题名 全宗号 案卷号 目录号 要求 内封面最上方的空白处填写立档单位规范性全称 内封面正中央的空白处须填写案卷题名 要包括三要素 即 责任者 内容 照片 目录号要在全宗范围内顺延流水编制 案卷号不能错 漏 空 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 8 编制卷内目录 构成 包括照片号 题名 时间 页号 底片 备注 位置 照片册内最前面 方法 以单张或每组照片为条目顺序编制 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 9 编制案卷目录 构成 包括照片号 题名 时间 页号 底片 备注 位置 照片册内最前面 方法 以单张或每组照片为条目顺序编制 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心1 常规照片档案的整理 9 编制案卷目录 构成 包括照片号 案卷题名 时间 摄影者 底片号 备注 方法 以每卷照片为条目顺序编制 要求 各项内容据实抄录 照片档案案卷目录 实例 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心2 底片的整理 1 分类 负片和反转片单独整理和存放 2 编号 全宗号 底片号 方法 全宗内编制一个流水号 并用铁笔横排刻写 位置 底片乳剂面的片边处 底片袋右上方 3 装袋入册 将每张照片装入无酸底片袋 插入标准化的底片册 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心3 数码照片整理 1 鉴定 存储 将具有保存价值的 拍摄质量符合要求的 同一角度的1 2张照片及时存储于电子计算机 2 分类 按照常规照片的分类方案或按年度或按问题设置电子文件夹 保管期限 年度 组的方法 3 排列 首先在每类电子文件夹内结合文件事由排列每组照片 然后在每组照片内按时间顺序排列每张照片 二 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心3 数码照片整理 4 编号 一是对每组数码照片文件夹编制组号 二是在分电子文件夹内编制照片张号 构成 组号 照片张号 方法 顺延流水编制 5 命名 首先 按照分类方案对电子文件夹命名 如 重要会议类 然后 在分文件夹中对每组照片命名 由组号 组题名组成 举例 市档案局重大活动中2010年全市档案会照片 用2 3表示 2 代表重大活动文件夹 3 代表第三组照片为2010年全市档案会 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心3 数码照片整理 6 编制 数码照片目录 构成 照片编号 题名 文字说明 拍摄时间 摄影者 要求 照片编号由组号与张号组成 其中 题名要简要揭示照片基本内容 时间 人物 地点 事由等要素 文字说明的编制方法同常规照片 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心3 数码照片整理 7 刻录光盘 方法 按照分类方案将各类电子文件夹刻在一次写光盘 同时用 光盘签字笔 在光盘表面编注主要内容 责任者和光盘号 要求 字迹应耐久不易摩擦 禁止粘贴光盘标签 光盘装具要规范 光盘册 光盘袋 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心3 数码照片整理质量要求 1 主题鲜明 影像清晰 画面完整 真实 有效 完整 2 存储格式要符合要求 推荐采用JPEG或TIFF格式 像素数应在300万以上 电子文件夹不能嵌套子文件夹 3 从同一角度拍摄反映同一内容的照片应选择地归档 一般1 2张即可 4 数码照片应与常规照片双套对应整理 并异地备份管理 冲洗纸质照片 刻录光盘 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心4 录音录像档案整理 1 分类 根据载体类别区分录音 录像档案 2 排列 按照事由与其形成的时间顺序排列 3 编号 以盘为单位按排列顺序编制顺延流水号 编写位置 盘面上 标签上 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心4 录音录像档案整理 5 编写文字说明 由归档部门用简洁的语言概括录音录像档案主要内容 方法同照片档案 6 填写盒带标签 主要内容包括 立档单位名称 题名 盘号 档号 密级 拍摄日期 拍摄人 版本 长度 数量 制式等内容 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心4 录音录像档案整理 7 编制 录音录像档案目录 内容 序号 题名 日期 长度 数量 载体类型 部门 其中 载体类型用专业术语表述 如 VHS BETACM HDCAM等 长度 指影像播放的时间长度 按照小时 分 秒计算 格式举例 01 25 40 日期 指摄录时间 数量 以盘为单位 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心5 电子声像档案整理 1 分类 方法同常规录音录像档案 即 将录音带与录像带分开整理 并设文件夹 2 排列 年度 时间顺序 法 3 编号 一个电子声像文件编一个号 一个电子文件夹中的声像文件编制顺延流水号 三 声像档案整理程序与要求 三 整理 档案规范化管理的核心5 电子声像档案整理 4 编制 电子音像文件目录 内容 序号 文件号 责任者 题名 日期 长度 部门 备注 各项内容要据实著录 其中 题名要简明扼要反映电子音像文件内容 四 声像档案的保管工作 一 主要问题1 档案装具不标准 导致照片粘连 褪色 底片受污染等 2 措施不当 导致影像失真 无法读取 3 借阅手续不健全 导致珍贵原版声像档案下落不明等 四 声像档案的保管工作 一 主要措施1 使用符合国家及北京市标准的中性纸质档案装具 照片册 底片册 光盘册 2 档案库房要整洁 并防火 防光 防潮 防紫外线 防污染 防有害气体 防震 防盗 温湿度控制在14 24 40 60 3 要定期听音看像 做好检查记录 及时采取补救措施 4 严格借阅手续 明确版权归属 五 声像档案的利用服务工作 一 工作的指导思想 一 服务社会发展 服务经济建设 服务科学发展 通过各种手段开发 传递档案信息 最大限