工程例会会议制度.doc

1.0目的制定会议制度的目的，一是，为规范公司各项会议，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间、节约会议费用、提高会议效率和质量。二是，充分利用有效的会议，收集各部门的工作内容和各个项目的工程情况，以便及时解决各部门工作中出现的问题，及时解决各项目出现的工程进度、技术、质量、安全、环保、节能、消防、沟通、协调等问题；完善部门工作方法、提高工作质量；完善工程项目管理思路、作业方案，推广先进的企业管理、工程项目管理和安装经验；以部门、项目部名义向公司提供准确的工作、工程信息，便于汇总、合理布置下一步工作、工程施工安排；通过会议了解、沟通、协调部门与公司；各项目部与协作单位间的关系，从而保证各部门顺利开展工作、项目部顺利开展施工、内部整体协作完成公司年度工作任务。特制定本制度。2.0参考文件2.1工程管理标准、规范、规程和制度；2.2合同、图纸及设计文件；2.3甲方、监理指令；公司项目安装进度计划等工程安排文件资料。3.0适用范围内蒙古XXXX建设工程有限公司工程项目部的现场站班会、项目例会；工程例会、部门会议、公司周例会、技术质量会议、专题会议（包括公司主管副总或总经理主持召开的临时协调会、调度会、现场会）、公司月工作会议、年终会。本制度从适用时间考虑，不仅适用于2017年，同时也适用于公司的近期发展和远期规划，并在使用中不断补充、完善。4.0会议级别4.1公司级会议：公司副总及以上领导主持的会议、公司领导主持且有上级单位领导参加的重要会议（涉外会议）。如：公司例会、年终会；项目开竣工典礼、庆祝大会。4.2部门级会议：各部门（含项目部）负责人主持召开的会议。4.3现场会议：项目部、施工队、施工班组负责人主持召开的会议；甲方、监理、设计等协作单位在现场召开且仅邀请项目部参加的会议。5.0职责5.1综合管理部负责公司级别的会议管理，所有公司级别重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。部门及以下级别的会议由主持人所在部门管理。5.2公司级别的会议会务工作由综合部承办；其他部门主办或召集的会议，综合部应予协助。现场涉外会议由项目部承办，综合部应予协助；其他现场会议均由项目部承办。5.3除其他部门（含项目部）主办的会议资料各自存档外，涉外会议、公司级别的会议资料由指定人记录、整理、主持人审批，综合部按批准意见分发、立卷、存档。6.0会议分类6.1现场站班会6.1.1本公司用户工程施工队伍、非用户工程劳务队伍，每天至少召开一次站班会，或召开班前会、班后会；项目部管理人员日会议。总结一天的工作完成情况，安全、质量、进度、材料、现场文明施工等情况；布置新一天的施工任务，安全、质量、进度、材料、现场文明施工要求和注意事项。6.1.2主持、参加和记录人员（1）本公司用户施工队伍，由项目（副）经理主持，全体项目部管理和施工人员参加，资料员记录。（2）非用户工程劳务队伍，劳务队施工负责人主持、项目部代表监督旁站、劳务人员参加，劳务队指定人员记录。（3）会议内容由主持人提前准备成书面资料，或填写在会议记录上，或填写在施工日志上，会议完毕当时，会议主持、参加会议人员双方签字。6.2项目部周例会6.1.1项目部每周五召开工程调度会，亦称周例会,可与站班会合并举行。总结一周的工作完成情况，安全、质量、进度、材料、现场文明施工、施工资料、资金使用情况；布置新一周的施工任务，安全、质量、进度、材料、现场文明施工要求和注意事项、施工资料、资金备用申请情况。6.1.2主持、参加及记录人员(1)项目经理主持，项目副经理、项目（现场）主管、质安员、材料员、资料员、劳务分包负责人（劳务分包合同中的联络人）参加；项目经理不在现场时，由项目副经理主持。(2)有需要公司相关部门给予明确或得知的事宜，应通知参加；(3)必要时可邀请甲方、监理、总包单位代表参加。(4)项目部资料员记录。6.3部门会议6.3.1由部门负责人主持，并根据要部门工作情况、人员动态、出现的问题、需要解决的新情况或接受的临时紧急任务，确定会议内容和时间，每周不少于1次。6.3.2部门全员参加，部门内勤员或资料员记录。6.4公司周例会6.4.1公司总经理主持；公司总公理未列席时，由副总经理主持。6.4.2参加部门和人员，由综合部根据公司领导的意见、会议的主要内容视需要而定。一般情况下，各部门、各项目部负责人参加即可。6.4.3综合部作记录，经公司领导审核后形成会议记录。6.5月总结会6.5.1公司总经理主持；公司总公理未列席时，由副总经理主持。6.5.2月工作会议参加部门和人员，由综合部根据公司领导的意见、会议的主要内容视需要而定。6.5.3综合部记录或根据会议内容由公司领导临时指定。6.6专题会议6.5.1安全会议：项目经理、项目主管、项目部质安员、公司质安人员、也可邀请监理安全人员参加；分管安全副总或总经理主持。安全人员记录。6.5.2工程进度协调会：除项目经理、项目主管外，应邀请计划部、工程部人员参加。分管工程副总或总经理主持。工程部内勤资料员记录。6.5.3技术质量会议：项目经理、施工骨干、工程部质量技术人员或代表，还将根据技术管理需要另行通知有关部门或人员参加。分管工程副总或总经理主持。工程部内勤资料员记录。6.5.4其他专题会议：施工现场急需解决的施工问题、技术问题、材料问题、合同问题、突发事件。由产生问题的部门，说明情况，参加部门或人员视具体情况而定。分管副总或总经理主持。相关事件归属部门内勤资料员记录。6.7年度总结和计划会6.7.1各部门、项目部均形成本年度部门工作总结和新一年部门工作计划电子资料，内容包括全年工作总结、考核、表彰，于12月25日前报综合部、公司副总审阅，同时由综合部汇编成册，以备案并供参考。6.7.2公司总经理或副总主持，各部门负责人、项目经理以纸质版方式或投影屏幕方式发言。6.7.3公司全员参加，综合部记录。7.0会议安排7.1凡涉及到多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报综合部，由综合部进行统一安排，方可召开。7.2综合部每月统一编制例会会议计划，每月底最后一次公司例会上公布。7.3凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请综合部调整会议计划，未经综合部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。7.4各部门工作例会必须服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。7.5会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项，确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。8.0会议准备8.1公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由综合部提前做好投影设备连接调试工作；8.2会议之前，综合部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；8.3特别重大会议，应由综合部专人负责各项准备工作，具体包括以下内容：8.3.1会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；8.3.2会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；8.3.3会议场所布置；8.3.4会议服务人员的安排；8.3.5会议签到；8.3.6会后事项安排。8.3.7会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。9.0会议议程9.1主持人员宣布会议开始并主持会议，明确会议议程。9.2参会人员按会议议程，可能是：9.2.1施工站班会：总结昨天施工任务完成情况、存在的问题，布置今天的主要工作和要求（安全、技术、质量等）及注意事项。9.2.2项目部周例会：项目部周例会由项目经理主持；每周不少于一次，项目例会也可以与本日站班会合并召开。每周召开次数、时间由项目经理根据具体情况确定；特殊情况下由项目经理及时举行专题例会；项目经理不在场时，由项目副经理主持。会议主要内容应做好记录。9.2.3月例会：汇报上次工程例会（技术例会）布置工作的完成、本月安排情况、本次会议，提出需协调解决的问题或需讨论通过的方案。9.2.4本次会议的主题发言。9.3各职能部门、项目部对有关问题进行解决或答复，提出对施工管理（技术管理）、部门工作、企业管理的具体要求和建议。9.4与会人员对安装进度、技术方案或措施的科学性、可行性进行讨论；部门管理方法的改进。9.5主持人进行会议总结，提出下次会议的重点。9.6会议主持人宣布会议结束。9.7会议议定事项由责任部门、责任人负责落实，副总经理、综合部、部门负责人督办各项工作的落实情况，并在下次会议前以文字形式或电子信息将完成情况交督办部门，必要时由部门负责人公司副总、总监等领导汇报。10.0会议内容10.1现场会议现场班组站班会、项目例会、工程例会（公司工程例会）、公司月工作例会等主要内容如下：(1)本公司项目负责人、劳务分包负责人汇报上次会议指出问题的落实情况，提出工程施工中存在或发现的，需要项目部协调或解决的（进度、质量、安全、材料等）问题。(2)项目部、劳务分包项目下一阶段工作计划和安排，实施时需要项目部解决的问题。(3)项目主管或项目经理提出本工地对项目部上次会议安排完成情况、出现的问题及本次施工计划和安排；(4)质安员、资料员分别从各自工作角度，提出不足和存在的问题及建议处理办法。(5)会下能协商、协调解决的问题不在会上提；项目部对各项目提出的问题作答复、提出意见和要求，并安排下一步工作。（6）月工作总结和月重点工作安排。10.2技术质量会议(1)学习规程、规范、工程技术管理有关规定，贯彻传达公司领导对工程技术管理的要求和指示。(2)通报本专业工程的进展、工程技术方案（措施）在施工过程中的应用情况、本月质量验收的情况，总结本月技术管理情况，确定下月技术工作重点。(3)协调各项目/专业之间的关系；解决施工中存在的技术问题，提出改进措施。(4)讨论新材料、新技术、新方法和新工艺在工程中的应用。(5)讨论施工中的安全、质量、技术管理重点和难点，并制定相应的对策。10.3公司例会10.3.1会议主持人宣布上次会议事项落实和解决情况10.3.2部门负责人依次汇报上周工作情况、下周工作重点计划及需要公司或相关部门协助解决的问题。10.3.3项目经理人，近期解决；（3）会后解决或专题会议解决。10.3.6公司例会由工程部资料员作记录，并以纸质或电子信息在下周一上午12：00前发布到相关部门。10.3.7部门负责人根据会议内容，组织、安排和办理本部门有关的问题。10.4年度总结会每年底召开一次年度总结工作会，总结本年度各部门、各项管理经验，发扬成绩、找出不足，解决存在的问题，规范下一年度的工作；同时对下年度重点工作作出计划。由综合部召集、总经理或副总主持，全员参加。11.0会议召开及传达11.1应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。11.2参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。11.3与会者的发言要言简意骇，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前应该就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊情况不予延长。每次开会中应该强调发言的时间要求。11.4重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议内容。11.5与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，综合管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。11.6公司会议的会议纪要由综合管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。11.7会议结束后综合管理部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由综合管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。12.0会议记录或纪要每次会议期间，由会议主持部门安排作好会议记录或纪要，会后均由主持人所在部门编制会议记录或纪要，主持人签发；会后工作时间累计12小时内，将会议记录或纪要以电子文字形式发至有关部门或人员。由会议主持人所在部门进行检查、考核执行情况。13.0会议制度13.1现场站班会：每天出工前至少一次；班前班后会：根据现场安全进度或建设单位要求，每天开工前、当天完工后各召开一次。会议每次应有记录和参加会议人员亲笔手签字。从工程开工至结束，每次一分，缺一次扣一分，实得总分/实际工期=得分率，列入项目经理考核项目。13.2项目周例会：每周一次，具体时间由项目部确定，且应有记录和参加会议人员亲笔手签字。从工程开工至结束，每次一分，缺一次扣一分，实得总分/实际工期周数=得分率，列入项目经理考核项目。13.3公司例会：每周一次，具体时间经举手表决确定在周六16：00点，且应有记录和参加会议人员亲笔手签字。从年初至年终，每次一分，缺一次扣一分，实得总分/实际应会周