企业培训_公文培训课件

目录 第1章文件管理第2章会议场合礼仪第3章公文写作实用公文的分类写作的基本原理常用的公文写作方法 第一章 文件管理 文件分类 外来文件公司文件部门文件 文件管理 电子文档1 按文件夹分类2 有效存储书面文件 文件管理 书面文件1 建立文件登记表2 建立文件传阅表3 建立文件承办签文件存档和督办 文件管理 文件督办原则 1 年终汇总分类上报2 执行监督过程控制 第二章 会议场合礼仪 会议场合概述1 含义2 分类 会议礼仪1 礼仪概述 含义 分类 原则 2 分类规范1 会议组织 会议场合礼仪 规范 会议组织1 组织程式 1 确立会议议题 中心每一个会议都有其目的 重点 小到班组学习座谈会 达到国家人民代表大会 都必须在会前明确议题 否则 目的不明 可开可不开的会议还是不开的好 2 拟发会议通知 确定会议议程要及早通知参加会议的时间 地点 会议的主题和议程 以及参加会议者的食宿 应准备的发言材料 学习资料等事项 整个会议议程要事先拟定 以使整个会议能够有条不紊地进行 3 安排布置好会场要根据会议的规模来选择会场的档次 大小 会场布置也要和会议内容相统一 主席台上方要挂书写会议名称的横幅 会场中要有宣传会议的标语 主席台人员的名牌 参加会议代表团的标牌 指示路线的路标及表示欢迎的室外标语等 还要事先装配 调试会场灯光 音响设备 准备会场茶水 饮料等 一些大型会议还得配备保安 医务人员及有关设施 4 做好迎接接待工作大型 中型会议一定要安排好与会者的迎送接待工作 不然 与会者不知如何报到 不知食宿及回程如何安排 容易延误会议 对客人来说也是十分不礼貌的 如果对方是德高望重的领导 权威或老弱病残 还应该安排车辆 人员前往机场 车站接送 会议期间的食宿起居应安排专职人员服务 规范 会议组织2 会议筹划1 确定会议宗旨 确认这些宗旨 并能在制定的时间内实现 2 准备会议内容和议程 会议内容按逻辑顺序排列 每项议程都标上名称和时间 3 选择出席对象 确定出席会议的对象 4 环境布置和设备安排 对会场环境布置提出要求 确认并准备好会场必要的设备 5 制定基本准则 对会议的效率 纪律和秩序 包括服装等提出要求 6 发出通知或邀请 让人们知道会议的召开 与会人员按时间做好准备 会议场合礼仪 规范 会议主持召开会议就像是一次演出 每个人都要扮演一个角色 议程好比剧本 讨论则是必要的即兴发挥 表4 1为会议角色表 列出了会议主持人和参加者各自的职责 若要使会议圆满成功 重要的是大家都清楚所担任的角色 并恰如其分地完成 会议场合礼仪 1 准时开会 2 阐述会议宗旨 3 遵守议程表 4 掌握时间 5 促进讨论 6 允许提问 7 明确将采取的行动 8 作出会议总结 会议场合礼仪 会议主持的一般过程 规范 会议出席 1 准时到达会场 按照会场的指定座位或区域落座 2 会议正式开始以后 尽量避免频繁进出会场 3 进出会场或上下电梯时要遵循女士优先的原则 4 会议期间关闭手机或将手机调到静音状态 不在会场大声喧哗 不在开会期间大声接听电话 5 无论主席台上 还是在台下 坐姿要端正 6 出席正式会议要穿正装 会议场合礼仪 提示1 对付棘手与会者对主导一切者 要表示承认讲话者对论题的了解及其作出的建设性贡献 当有人进行个人攻击时 可部分重复刚才他所讲的内容 并向大家或另外某个人询问对他的话持何看法 同时声明要从其他与会者那里听取意见 对漫无边际者 趁到休息时间或此人讲话停顿时打断他 中断漫无边际的讲话对他个人来说也许是无礼的 组织者表示了解所述事情 再次说明会议宗旨以及时间限制 并将问题引向另一个人或者全体与会者 要求漫无边际者作出总结 当他略作停顿时就打断他的话 并控制他的反应 对闲谈者 组织者停顿下来并直视说话者 转向他们询问他们是否有什么问题 重新说明会议宗旨的重要性 并指出如果每次只有一个人发言 那么大家的收获会更多 每次只有一个人讲话应成为会场规则 对不发言者 找出他们沉默的原因 通过小组交流使他们加入讨论 对唱反调者 了解这种反对情绪究竟有多大影响 可以让反对者帮助做些事情 如担任记录员等 在休息时主动与他交谈 会议场合礼仪 提示2 帮助解决争端主持人要充当调停人 鼓励对立双方自己解决争端 要不偏不倚 客观公正地听取各方的意见 承认每一方的立场 如一时无法解决可先搁置该问题 继续进行下面的议程 如果气氛过于激烈 可安排一次休息 会议场合礼仪 以上是会议场合礼仪基本内容 接下来和大家一起学习一下公文写作方面的知识 第三章 公文写作 公文分类1 指挥性公文2 知照性公文3 呈请性公文4 规范性公文5 计划类公文6 记录性公文7 讲话类公文8 日常事务类公文 公文写作 公文写作基础原理 一 概述1 公文的基本含义 办理公务的文书 企业开展工作的种种方法 措施 要靠公文进行布置 安排 通知 会议纪要 活动安排 2 公文的基本性质 一 直接效用性 二 体式的规范性 定义 公文是单位在行使管理职权 处理日常工作时使用的 具有直接效用和规范体式的文书 公文写作 公文写作基础原理 二 特点1 政策性 充分权威性 观点鲜明 2 实用性 3 可靠性4 定向性5 时间性6 规范性 公文写作 公文写作基础原理 三 作用1 颁布法规 2 指挥管理 3 文流信息 4 宣传教育 5 商洽协调 6 凭证依据 公文写作基础原理 四 作者角色意识1 公文作者的代言身份 2 公文写作群体化写作 公文写作 公文写作基础原理 五 法定作者与执笔人关系 六 语言特征1 实用性 2 规范性 3 模式性 公文写作 公文写作基础原理 七 公文结构含义和要求1 公文结构的含义 序 公文在有了观点 有了材料之后 必须按照一个内在的脉络 井然有序地组织在一起 构成一个有生命的整体 才能成为一篇文章 对生命整体 朱光潜先生曾说过这样一段话 第一 有头有尾有中段 第二 头尾和中段在必然的地位 第三 有一股生气贯注于全体 一段话如果丢失仍于全文无害 那段话就是赘疣 一段话如果搬动位置仍于全文无害 那篇文章的布局就欠斟酌 布局愈松懈 文章的活力就愈薄弱 结构是文章内容的组织和衔接 是文章内部联系和外部形式的统一 2 公文结构的要求 基本要求 完整性 连贯性 严密性 3 公文结构的主要环节 四对八个环节 层次和段落 过渡和照应 主次和详略 开头和结尾 一 层次和段落 1 层次的含义 文章结构的完整性 主要通过层次安排来实现的 在公文中层次像篇和段一样 有明确的外部标志 例如 章程 条例等法规类公文 由 总则 第一章 第二章 附则 来构成 清晰地显现处层次来 有的在阅读中能体现出层次 公文写作 公文写作基础原理 七 公文结构含义和要求 二 过渡和照应 1 过渡的含义 就是在段落之间 层次之间进行衔接的形式或手段 它不是独立的意义段 2 过渡方式有三种 一是过渡段 二是过渡句 三是关联词语 常在下层或下段起首用关联词语过渡 因此 但是 然而 总之 综上所述 3 照应的含义 A 照应是文章前后内容之间的关照和呼应 B 常见形式首尾照应 例 开头说 为 制定本规定 结尾要求 本规定从X月X日起施行 序列照应 例如依次表达 首先 其次 最后 注释照应 在文章末尾处安排注释 三 主次和详略 A 主要观点和重要条文要详写 一般观点和次要条文要略写 B 以典型程度确定详略 四 开头和结尾 1 开头写作要求 首先是要开门见山 其次是文笔简练 2 开头的常见体式 A 根据式开头 一般用 根据 遵照 按照 等介词领起 B 叙述式开头 运用概括叙述的方式 把公文所指的主要事实作一个简要的交待 然后在事实的基础上展开主体部分的表达 这就是叙述式开头 紧急请示的开头 C 结论式开头 一开头就提出对某一事件或某一问题的基本认识 以此为前提布置有关工作 提出开展工作的方法 措施和要求 也是一种比较常用的公文开头方式 公文写作 公文写作介绍 一 指令性公文包括 命令 指令 指示 决定 决议 批复 1 命令的适用范围及特点 1 属于指挥性的下行公文 2 特点 强制性 令行禁止 庄严性 权威性 3 按用途分类 公布令 行政令 任免令 奖惩令 特赦令 动员令等等 2 指令的适用范围及特点 1 指点着使人去做的意思 2 特点 A 只限于经济 科研领域 存在较强的专业性 B 与命令不同点 发布指示性和规定性相结合的措施和要求的公文文种 3 决定的适用范围及特点 1 决定是作出决策和安排的指挥性公文 命令发文机关级别高 决定任何机关团体在其职权范围内都可以作出 但越是基层决定越少 2 特点 决定只注明印发或传达范围 一般不在正文的抬头写主送机关 3 决定的类型 A 针对某个具体问题或事项的决定 B 针对某方面工作或某一类问题的 C 用于表彰或惩戒的 4 决定的基本格式和写法 标题 成文时间 正文 缘由 决定事项 执行要求 公文写作 公文写作介绍 一 指令性公文4 决议的使用范围及特点决议是公布经过会议讨论通过 并要求公布单位和个人贯彻执行的一种公文 具有指导和指示作用 决议和决定都是下行文 特点 决议必须通过会议讨论通过才能成文 决定则可由领导机关直接制发 决议分类 1 综合性决议 将整个会议决议的事项全部总结和概括后形成决议 反映会议全部成果 2 专题性决议 是指会议就某一单一问题或单项工作做出的决议 公文写作 公文写作介绍 一 指令性公文5 指示的适用范围和特点 1 与命令 决定 决议一样都属下行文 2 具有指挥性 权威性和指令性 时效性 准备性特点 3 指示不单纯地布置工作 还涉及到工作的原则 意义 任务 措施 方法等一系列工作的执行要求 如果单纯布置工作 也可使用通知等文种 指示是给下级机关部署工作 并阐明的原则和方针 内容和表达较为灵活 它是上级机关视工作需要主动行文 针对全局性问题而发 普遍下发 受文面广 写法上 标题 发文字号 主送机关 正文 发文机关 日期 正文 缘由 指示事项 执行要求三部分组成 公文写作 公文写作介绍 一 指令性公文5 指示的适用范围和特点 1 与命令 决定 决议一样都属下行文 2 具有指挥性 权威性和指令性 时效性 准备性特点 3 指示不单纯地布置工作 还涉及到工作的原则 意义 任务 措施 方法等一系列工作的执行要求 如果单纯布置工作 也可使用通知等文种 指示是给下级机关部署工作 并阐明的原则和方针 内容和表达较为灵活 它是上级机关视工作需要主动行文 针对全局性问题而发 普遍下发 受文面广 写法上 标题 发文字号 主送机关 正文 发文机关 日期 正文 缘由 指示事项 执行要求三部分组成 公文写作 公文写作介绍 一 指令性公文6 批复适用范围和特点 1 批复是答复性的下行文书 它是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件 2 存在条件 批复必须以下级机关的请示或报告为存在的条件 没有请示 也就无所谓批复 请示与批复是彼此相互对应的两种公文 请示是上行文 批复是下行文 批复与请示是正式行政公文中唯一具有相互联系的一对文种 这一特点 决定了在批复的攥写中 应该充分体现出批复对于请示的针对性 批复的行文关系和行文内容都需请示机关的制约是特定的 公文写作 公文写作介绍 一 指令性公文6 批复适用范围和特点 1 批复是答复性的下行文书 它是上级机关答复下级机关请示事项的指导性文件 2 存在条件 批复必须以下级机关的请示或报告为存在的条件 没有请示 也就无所谓批复 请示与批复是彼此相互对应的两种公文 请示是上行文 批复是下行文 批复与请示是正式行政公文中唯一具有相互联系的一对文种 这一特点 决定了在批复的攥写中 应该充分体现出批复对于请示的针对性 批复的行文关系和行文内容都需请示机关的制约是特定的 公文写作 公文写作介绍 二 知照性公文概念 执照性公文是指发文机关依据法令职权 直接公开公布有关事项时所使用的一种公文 包含 1 公告 2 布告 3 通告 4 通知 5 通报 6 公报 7 函 8 意见 公文写作 公文写作介绍 三 呈请性公文 一 报告 二 议案 三 请示 四 简报 五 调查报告 六 总结 公文写作 公文写作介绍 四 规范性公文 一 章程 二 条例 三 规定 四 办法 五 细则 六 规则 七 守则 八 制度 九 公约 公文写作 公文写作介绍 五 计划类公文