公文写作_公文写作与处理培训教材2

公文写作与处理 主讲人 陈馨贤 讲师介绍 张同钦教授中国高等教育学会秘书学专业委员会常务理事河南财经政法大学秘书学专业教研室主任河南财经政法大学秘书学研究所所长 授课对象 管理人员 课程受益 1 加强管理人员对公文素质要求的认识2 希望能协助解决公文工作的某些具体问题 内容指引 引言 法定公文 公文的分类常用事务公文专用公文 注 我们采用 大 公文概念 公文与组织形象 公文的本质属性 工具性公文的写作与处理 只有及时 准确地反映情况 处理问题 预测趋势 并有助于提高办文速度和效率 才能充分地发挥其现实效用 文章 经国之大业 不朽之盛事 曹丕 典论 论文 一 公文工作者的素质 写作是不是技术问题 文章有一定的理 没有一定的法 朱光潜 选择与安排 公文写作 多重知识和能力的综合显现写作者必须有相当的政策理论水平 能依法办事 熟悉所在部门的业务 充分领会领导的意图 有科学的思维能力 管理能力和较强的办事能力 还要善于结合不同的文种特点 恰如其分地进行表达 一 树立现代管理理念 1 公文是管理理念的直接载体信息观念 效率观念 人本观念 管理者的角色定位 管理与服务 2 以 以人为本 为例1776年7月4日 独立宣言 其中最著名的段落是 我们认为下述真理是不言而喻的 人人生而平等 造物主赋予他们若干不可让与的权利 其中包括生存权 自由权和追求幸福的权利 例一 标语 文盲可耻 例二 山东省作协副主席王兆山2008年6月6日发表在某报上的 江城子 以地震遇难者的口吻发出如是感慨 天灾难避死何诉 主席唤 总理呼 党疼国爱 声声入废墟 十三亿人共一哭 纵做鬼 也幸福 银鹰战车救雏犊 左军叔 右警姑 民族大爱 亲历死也足 只盼坟前有屏幕 看奥运 同欢呼 例三 2004深圳年会 会议通知 二 掌握并运用法律与政策 法律与政策 既是公文写作的依据 又是公文要传递的关键信息 法律必须被信仰 否则将形同虚设 20世纪前30年任美国最高大法官的霍尔姆斯 政策与策略 是管理的生命 例一 四川省委办公厅出台 关于加强对领导干部身边工作人员管理监督的暂行规定 不得为男性领导干部配备女性身边工作人员 2003 07 14 华西都市报 三 求真务实 可操作 例一 好看不中用 的规定为何频频出台 2006年06月06日中国青年报 教育部 通知2006 06 中小学生无家长或老师带领不准游泳 重庆试点 无烟小区 开设 无烟家庭 将曝光在家吸烟者 家庭成员可选用 揭发 举报 方式 矛盾外化 内部沟通 家庭秩序重庆时报 2008 2 20 例二 思想深度 见识高低 朝为田舍郎 暮登天子堂 例三 调查的目的与方法 四 熟悉文种 正确选用 例 对一份会议纪要法律效力的延展思考 2005年03期 秘书 某市迎宾饭店承包人刘某市第二商业局 市第二商业局专题会议纪要 鼓楼区法院 五 能把握公文语体特征 注意区别三种语体1 文学语体2 科技语体3 公文语体 后设专题 二 公文写作思路框架 一 文种 内容 不同结构不同1 单段式这是少数极短小公文采用的模式 如简短批复 批转 转发 性通知等 2 三段式这是短篇公文比较规范的常用模式 正文把写作目的缘由 主要事项 结尾分为三段来写 3 多段式它用于内容较多 篇幅较长的公务文书 总共有四个自然段以上 一般是开头概述基本情况 说明原因 目的 依据 结尾单独成段或省略结尾 主体部分内容分为若干个段 各部分不分条列项 4 总分式 加小标题 内容多 篇幅长的公务文书 一般不宜采用多段式 宜将主体内容分成几部分 5 条款式用分条列项的形式安排结构 规章制度 计划 合同等文书 较多使用这种形式 6 表格式这是公文不同于其他文体所特有的一种结构形式 有事先印制好的规范表格文本 单位临时制作的表格式文书 1 模式 依据 目的 文种启承语 事项 要求2 例文 国务院办公厅关于内蒙古自治区人民政府制止违规建设电站不力并酿成重大事故的通报国办发 2006 55号 二 完全式结构 依据 是何以会写这一篇公文的理由 根据 是公文制作的出发点 那么 按逻辑关系 应排首位 目的 提示在特定的背景之下制作公文的动机 须以依据为前提 自然与依据紧邻 且须在依据之后 文种承启语 为启示达到目的而采取哪些措施 方法和意见 必然位于目的之后 事项之前 事项 是公文的核心 要求 必要时进一步强调 提示 发出希望及号召 这些针对事项而发的意见性要求 只能在事项之后 3 完全式结构解析 4 完全式结构模块的隐去 公文正文基本内容结构部分模块能否隐去 必须遵循四项原则 一是利于突出主旨的原则例 总结的目的二是适应文种特点的原则例 请示者的身份 决定了 目的和意义 要淡化处理 三是服从内容表达需要的原则例 不同类型的报告 内容上各有不同的侧重点 工作报告 一般以 成绩 做法 经验 体会 打算 安排 的思路来安排 情况报告 一般以 情况 原因 教训 措施 的结构来安排 答复报告 一般写答复的意见或处理结果 依据上级要求回答的问题进行写作 所以要有针对性 四是简明精练的原则 三 公文的规范化问题 一 文种辨析1 请示与报告 办法 规定 请示适用于向上级机关请求指示 批准 请求性 报告适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 陈述性 2 通知与通报易混淆部分 指示性通知写法相对比较复杂 应把工作来由 工作内容 工作要求三方面讲清楚 传达事项的通报 一般由两部分组成 一部分是通报事项的情况或者精神 包括对事项的分析 如它的性质 重要性等等 另一部分是对下属或群众的要求 希望 3 会议纪要与简报 办法 规定 会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项 决议性会议纪要 协议性会议纪要和研讨性会议纪要 记录性突出 简报是一类文书的统称 常见的名称有 简讯 快讯 快报 动态 信息 工作通讯 情况通报 情况反映 内部参考 摘报等 一般按内容分为工作简报和会议简报 报告性突出 4 办法与细则办法 用于对某一项行政工作作比较具体的规定 可以这样说 办法 规范的内容比条例 规定更具体 更细致 它常常是对法律 条例 规定等在执行过程中某些方面的具体做法的补充规范 细则 实施字样 就是实施法律和法规的细小规则 它多半是主管部门针对实施法律 法规时已经或者可能出现的种种问题而制定的规则 内容必须和法律 法规的有关条款相对应 5 意见与建议意见 是党政机关对重要事项发表的对工作有指导性质的文件 都是对重要事项发表见解 但由于发表见解机构地位的不同 因而意见的类型也有不同的两种 直接指导型 这是领导机关直接对重要问题发表意见 用以指导下级工作 其性质相当于 指示 批转执行型 这类 意见 是由职能部门提出 经领导机关同意 批转各下级部门执行 建议 是组织 单位或个人对某项工作 某项活动或某方面问题提出建设性的意见 建议时使用的文书 二 熟知以下文件内容 国家行政机关公文处理办法 国务院二 年八月二十四日发布 国家行政机关公文处理办法 涉及的几个具体问题的处理意见 国务院办公厅2001 01 01 国家行政机关公文格式 国家质量技术监督局于1999年12月正式批准发布 并于2000年四月1日起开始实施 标点符号用法 国家技术监督局1995年12月13日发布 出版物上数字用法的规定 国家技术监督局1995年12月13日发布 标点符号用法 国家技术监督局1995年12月13日发布 出版物上数字用法的规定 国家技术监督局1995年12月13日发布 四 公文语言的要求 在动笔之前 一定要明确为什么发文 发给谁 发这篇公文为了解决什么问题 解决这一问题有什么要求等 只有明确了主旨 才能相应地考虑其语言问题 公文具有法定的效力和强制执行的约束力 它所表达的意图是需要相关组织和个人去遵循 执行 办理的 所以 在整体上 公文语言的语气多肯定 少模糊 多要求 少议论 多概括 少铺叙 一 语言要严谨 有分寸公文语言表达是否严谨有分寸 关系到对问题的判断 处理是否合理 准确 例 二 语言要简洁 精炼好的公文都有一个共同的特征 非常重视语言的提炼 力争做到言简意赅 简洁精炼 其一 能最大限度地提高工作效率 其二 公文的准确性特征往往要求其语言简练 其三 公文语言简练 可增强其严肃性和权威性 1 简洁精炼 需注重程式化用语 公文程式化语言举例程式化的语言是写作实践的产物 是应用写作实践中常用的习惯用语 这种语言已经约定成俗 得到广泛的认可和共识 学习掌握这种语言的关键是表达要简明 合乎规范 程式化的语言根据功用不同 可大致分为下列几方面内容 开头用语 兹 兹有 兹经 兹因 兹由 据 据悉 据查 据了解 据反映 据核实 经 经查明 经研究 经审查 经会议讨论通过 等 称谓用语 本 本部 贵 贵店 该 该公司 等 表态用语 同意 照办 即办 当即执行 坚决贯彻等 引叙用语 闻 欣闻 倾闻 悉 欣悉 惊悉 等等 谦敬用语 承蒙协助 承蒙惠允 不胜感激 不胜荣幸 大力协助等 总结用语 总之 综上所述 据此 对此 为此等 希望用语 希 希予 希将 请 务请 拟请 等等 结束用语 此 此令 此复 特此 特此通知 特此通报 特此函达 希 望 盼 希遵照执行 望贯彻落实 盼即妥善处理 盼复 等 列举概括用语 各类 多起 数事 上项 如下等 特殊含义的用语 签发 核查 归口 取缔 责成 复议 追加 公文程式化用语要避免八股腔调八股腔 其表现是 结构公式化 措词老一套 使用遁词 文过饰非 例 2 简洁精炼 需善于概括归纳例一 党的十五大报告中的第一部分中关于 三个伟人 三次巨变 的高度概括 便把自鸦片战争以来中国一个半世纪的社会历史发展进程阐述得十分清楚 极富内涵 是公文 要言不繁 的典范 3 简洁精炼 需恰当运用古语 三 公文语言要庄重典雅 汉语有 雅言 的传统 这出自 论语 指的是孔子说话使用的是当时的普通话 后称官话 而不是方言 是雅正的书面语而不是粗陋的口语 语言风格庄重 典雅 公文的权威性和受众的广泛性 都决定了其文风应当是庄重 典雅的 在这方面 公文用语有几个误区 误区一 口语化口语化的表现是 大量使用口语词语 随意使用方言 俗语 使用规范的书面语 也是公文风格庄重典雅的因素之一 书面语是在口语基础上提炼加工的结果 相比之下 书面语系统 规整 精密 含义明确 文理通顺 口语就显得零乱 驳杂 粗疏 含义模糊 甚至有的文理不通 误区二 误用文言公文中经常使用一些文言词语 文言句式 这不仅是继承公文传统的结果 也是今天形成公文语言庄重 凝练 简洁 明确的重要原因之一 误区三 随意使用新词汇当下社会 语言创造力旺盛 新词新语层出不穷 但其中把汉语游戏化的现象 已成 语言公害 四 提高公文语言表达能力的建议 1 研读公文范文2 注重公文的修改3 保持阅读新闻评论的习惯新闻及新闻评论要走出单一的 居高临下的宣传教育的政治巢臼 要有更亲和的姿态和平民化的视角 赢得普通民众的亲近和认同 新闻评论