2016年度最新费用报销度管理制度

精品文档公司费用报销管理制度 (2016年试行版)一、目的为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定，合理控制公司经营费用，且结合公司的实际营运情况，提高工作效率、促进公司健康快速发展、规范公司员工费用报销及付款等事宜；同时本着节约成本、合理开支、顺畅便捷且有利于工作的原则，以公司实际情况制定本制度。二、费用报销的定义及预算管理1、定义：本制度中所描述的费用是指：维护及满足公司日常经营活动中除接受劳务和采购款项以外的支出。具体包括：差旅费、业务费（招待、市场拓展、交际应酬）、办公费、通讯网络费等。2、公司各项费用支出应控制在预算范围之内。特殊原因超出预算，需由费用使用人在事前以签报的书面形式申请，并经公司总经理或财务负责人（额度内）审批同意后，方可以支付该笔费用。3、财务人员将为各部门建立费用支出台账，及时跟进，控制好预算范围。三、费用报销审批权限及流程1. 各项费用应在本着节约的原则下开展各项工作，其审批和付款流程如下： 审批人部门经理（主管出纳岗会计岗财务经理总经理金额小于或等于300元金额小于或等于5000元的预算外费用金额在5000元以上的注：上表的权限和流程仅限公司日常经营活动的费用审批，特殊情况需走签报流程。 超过300元的额度报销需要用非现金方式支付。部门负责人审批签字(OA、纸质)报销人登陆今目标申请，同时填写报销单财务负责人审批签字(OA、纸质)出纳、会计审核报销凭证字(OA、纸质)2、所有费用报销必须先经过今目标系统进行申请，在填写具体内容时各项要素如报销费用类型，明细金额（餐费、车费、路桥费等）、发生日期、合计等要详细列明，同时要上传费用明细清单扫描件作为附件，清单要有制表人和复核人的签名；出纳确认付款（现金/非现金）总经理审批签字(OA、纸质)3、未按照本制度流程进行审批的费用，财务人员指导费用报销人完成正确的审批流程后再予以费用报销业务。4、费用报销人应提供真实、合法、有效的信息和原始单证，并按财务规定填写费用报销单。费用报销人需要对各项费用报销内容的真实性、合法性、合理性负责。5、费用报销人如果提供了虚假报销凭证行政财务部不予受理，且各审批人如发现各类舞弊行为均有权立即报财务负责人、总经理有权对报销人按员工手册进行处理。四、报销时限1、为增加财务人员的工作效率，规定每周五为报销日，遇发工资或节假日等特殊情况可以适当提前或延后，费用应当在发生后 7个工作日内进行报销，原则上当月发生费用当月报销，发生的时间以取得发票时间为准。行政财务部收到审批完毕的单证后2-3个工作日进行报销处理。2、派驻外地工作的报销人，在费用发生的当月由当事人整理填写报销单证，经过当地负责人签字确认后，于当月底前寄回行政财务部按照报销流程代其进行流程申报和报销。3、费用报销不允许跨年进行，超过年度12月31日的费用报销，且最近二周内无法补齐手续或完成费用报销的，报销人应该以实际开支的金额划分明细统计后交财务中心做年度财务决算工作。（注：实际开支的金额是指年度12月31日以前已经开支的费用部份）4、报销人提交的费用超过标准的，按标准给予报销，未超标准的按实际金额报销。五、 原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证A. 有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。B. 财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；C. 邮政、银行、铁路等系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、 发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。3、经办人员因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（需向部门负责人报备，报销时提供文字说明），经总经理和财务负责人同意后；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；六、费用报销单填写及票据粘贴要求：1. 报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2. 差旅费、费用报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）； 3. 所有单据不能用回形针、钉书机直接附在费用报销单后面，必须均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致； 4. 若报销票据面积大小相同或相似（如车票、餐票等），需有层次序列张贴； 5. 报销单据金额、类型相同的（如车票、餐票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列； 6. 报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额； 7. 报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写； 8. 报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。9. 出租车、网上约租车等票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张票背面需有部门经理（主管）签字确认； 10. 停车票、餐票等定额发票印章需清晰完整且可识别；并要每张发票上填好付款单位、费用类型及费用发生的日期 ；11、发票归属地与费用实际发生地必须一致；手工开具的发票必须如实填写，发票填写必须规范；12、假票、白条及不符合规定开具的发票不予报销。网上截图不能做为报销售凭据，只做该业务报销的参考附后。六、 差旅费报销细则1、出差申请流程及规定出差人员在出差前必须填写出差申请单，申请单上注明出差事由、预计天数、目的地等事项，经集团各中心负责人或控股公司负责人审批后方可执行出差，总监及以上人员出差需由集团副总裁或集团总裁审批。特殊情况下无法提交书面申请时，可以先通过电话或电子邮件申请审批，待返回公司后进行书面补签。2、 住宿标准1）住宿费用标准按出差人员级别和出差地区划分，相关标准见以下住宿费用标准（元/天/人）。岗位一类城市二类城市三类城市三类以下城市集团总部下属公司或机构总裁、副总裁总裁550500450350总监、副总监副总裁、总监450400350300部门经理、副经理副总监、部门经理400350300200高级主管、主管副经理、主管、高级文员350300250180高级文员、员工普通员工、文员300250200150城市分类标准一类城市二类城市三类城市其他地区各直辖市，深圳、厦门、杭州除一类城市外的各省会城市、珠江三角洲城市(佛山、珠海、东莞、中山、惠州、江门、肇庆等)和长江三角洲城市(温州、无锡、宁波、舟山、苏州、扬州、绍兴、南通、常州、湖州、嘉兴、镇江大连、青岛、三亚等)除一类二类之外的地级市国内一、二、三类城市以外地区注：、集团财务管理中心与相关业务部门将根据物价行情定期调整城市分类和费用标准。、公司鼓励员工节约，对于入住酒店低于规定费用标准的，可以将节约部份的50%补贴给个人。2)对于同次同性别2 人以上出差同一个目的地，原则上应 2 人合住，以合住人员最高级别标准的一半为每人每天住宿标准。报销时由最高级别人员报销，须提供住宿清单，超支部分自理。3）对出国考察类出差，住宿费不受本标准限制。因需要陪同客户，经事先申请并得到集团各中心负责人或控股公司负责人审批、集团总裁终审批准后，可以超出上述住宿标准。出差人员由接待单位免费接待的，一律不予报销住宿费。4）员工外出参加会议、外出参加培训学习，承办方规定统一住宿或住宿费包括在会务费、培训费之内的，根据相关通知及发票按实际金额报销，不参照以上标准。5）若被派往常驻地以外的地点长期工作超过两个月以上的，员工应申请在当地租房，应将租赁合同提交作为附件进行报销。6）审批人应根据各区域的市场行情及出差人数审批租赁合同的签订，每套房每月水电费用200 元以内实报实销，每人可一次性报销 300元以内床上用品，北方地区的取暖费用实报实销。7）公司在出差目的地租赁了员工宿舍的，员工出差需住宿在员工宿舍。在住房已满员的情况下，可入住商务酒店；对于不在集团公司总部的下属外地机构的公司员工，到集团公司总部出差办事也适用此规定。3、交通费标准1）出差时往返目的地来回的主要路径乘坐的交通工具优先考虑汽车、轮船、火车，因业务需求或工作紧急情况下确需乘坐飞机出差的，经集团各中心负责人或控股公司负责人书面审批同意后方可乘坐。其乘坐的交通工具最高级别按照如下规定：岗位火车轮船高铁飞机集团总部下属公司或机构总裁、副总裁总裁软卧席一等舱一等座经济舱总监、副总监副总裁、总监软卧席二等舱二等座经济舱部门经理、副经理副总监、部门经理硬卧车三等舱二等座经济舱高级主管、主管副经理、主管、高级文员硬卧车三等舱二等座高级文员、员工普通员工、文员硬卧车三等舱二等座2）机场到城市间的交通原则上只能乘坐机场大巴、地铁等公共交通工具，因特殊或紧急情况可乘坐出租车，费用报销时在票面后注明事由及乘车时间、起止地点。3）如因个人需要，到出差目的地以外的地点，应扣除出其非出差地往返的交通及其他费用方可报销。4、出差补助按出差性质不同分为三类进行补助：1）与公司业务相关的公务活动（如业务洽谈、合同签订、市场开拓、商务公关等），按每天50元计发出差补助。短途当天来回不记出差补助。省外长途出差补助算头不算尾。2）指公司统一安排委派外出学习或外派工作等，即工作或学习地点固定，并提供住宿条件的情况，按每天15元计发出差补助。3）派驻异地员工参加由公司统一安排的员工集体会议及培训的，不计发出差补助。5、出差延期所有的出差延期，须事先征得集团各中心负责人、控股公司负责人同意，出差结束后在报销单上注明原因或另附文字说明，并经各中心负责人或控股公司负责人审批方可报销。6、私车公用规定员工使用私家车用于办理公务和业务接待，经各中心负责人或控股公司负责人批准后，公司按照提供票据据实报销加油费、路桥费及停车费。七、业务招待费报销规定1、业务招待费必须填写业务招待费用申请表，列明招待费明细以及其他报销信息，每一次招待应该在一行内填写，不同的招待不可以在一行内填写。2、业务招待费包括请客用餐费用、购买礼品等费用，在支付时需用银行卡刷卡支付。报销时应将业务招待费用申请表、银行卡刷卡单、消费水单（或商场的销售明细单、电脑小票）、发票等一并提交粘贴于报销单上。如因特殊原因无法刷卡消费,可以用现金支付，报销时要特别注明原因。八、市内交通费部门经理级（含部门经理）以下的员工在公司所在市内、或者出差人员在出差目的地城市办理事务一般只能乘坐公共汽车、地铁。因特殊或紧急情况可乘坐出租车，报销时需在出租车票背面注明往返地点及乘坐出租车原因。报销停车费、油费、过路过桥费的，除因公出差市外以外，不报销市内公共交通费及的士费。九、通讯费用1、因公司业务需要，经集团各中心负责人或控股公司负责人审批、集团总裁终审后，员工可按照公司通讯费用报销标准予以报销通讯费用。2、通讯费用报销金额为报销标准以内，以实际发生通讯费用报销，超出标准部分自理，报销时需提供电信运营商的实际消费发票，以充值发票报销的需提供电话实际消费清单。3、通讯费用标准岗位费用报销标准（元）/月集团总部下属公司或机构总裁、副总裁总裁500总监、副总监副总裁、总监300部门经理、副经理副总监、部门经理200高级主管、主管副经理、主管、高级文员150高级文员、员工普通员工、文员100如果报销人在报销时段内长期在主要工作地以外出差等例外情况，财务管理中心可以根据审批流程完整的单证进行例外处理。十、员工借款员工因为公务需要暂借款的，不得高于借款人一月的工资为限，因特殊原因代办事务需要借支本人一月工资的审批如下：审批人部门经理中心/机构负责人人会计财务经理主管财务董事集团总裁等于或小于本人一月工资的借款大于本人一月工资的借款1、借款人急需使用资金且申请金额大于本人一月工资的借支，必须提前办理好审批手续。2、凭借审批完整的借款申请单以及借款使用明细单到财务中心借款，必须亲自办理借款手续；代他人办理借款的，必须提供借款人受权书。3、借款期限为30天，计算期限为借款当日起至连续30日之内，借款人必须凭审批完整的单据到财务中心办理冲账手续或费用报销，超过30天以后未处理且没有正当理由的，财务中心将从借款人工资中扣除。4、采用备用金方式的借款人，其上限为借款人一个月工资额度。前款未清将不能再借。十一、应付、预付款应付、预付款是指除上述费用支付以外的支付给供应商的货款。其审批流程如下：审批人部门经理中心/机构负责人人会计财务经理主管财务董事集团总裁等于或小于50000元大于50000元1、预付款，需要提前预支货款的，应填写好付款申请书，书写要求参照费用报销单的填写要求。并提供收款方银行开户资料（采用现金支付的必须提供供应商收款凭证）、采购订单（合同）且必须审批完毕。2、应付款，应填写好付款申请书，书写要求参照费用报销单的填写。并提供收款方银行开户资料（采用现金支付的必须提供供应商收款凭证）、采购订单（合同）、专用发票，且必须审批完毕。十二、例外原则如有本制度中未明确说明的费用，报销时应以相关的书面申请经集团各中心负责人或控股公司负责人后，集团总裁最终审批为准。十三、附则1、本制度自发布之日起执行。2、本制度适用于集团本部及其下属各分支机构。3、本制度由集团财务管理中心负责修订和解释。十四、附件1、出差申请单2、业务招待费用申请表3、借款审批单（专用印制单据）4、差旅费报销单（专用印制单据）5 、费用报销单（专用印制单据）6、付款申请书（专用印制单据） 执行日期：2015年10月20日附件1：出差申请单填写日期：姓