财务部库房物品管理制度及程序.doc

财务部库房物品管理制度及程序政策这是*饭店的库房管理政策。 此政策是为保证饭店正常运营，实现降低库存成本、节约资金的目的，要求库房人员对储存在仓库的所有物品的种类、数量及价格进行严格的控制，对库房物品的收、发、领、退及报废进行严格管理的制度。目的制定此政策的目的是保证各类物品有充足的供应，避免积压，降低成本，节约资金。程序 一、库房收货1、仓库保管员通过收货部收到货物。2、每张收货报告必须与每批货物相对应。3、仓库保管员必须认真清点货物的数量，并与收货报告核对，核对相符后在收货报告上签字以表示确认收到货物，如遇收货记录与仓库记录不符，必须及时通知收货人员直到问题解决。4、签过字的收货报告，其中一联保存在仓库保管员手中作为入库凭据。5、物品保存在指定的地点，仓库保管员立即调整“BIN-CARD”，并在收货报告上作记录以显示收货报告上的数量已被记录到“BIN-CARD”上。6、工作完一天，收货部人员把一天的“总库收货记录日报表”的复印件转给仓库保管员。7、仓库保管员检查是否当天的收货都记录在收货日报表中，把手中所有收货报告的副联加出总数，与报表对照。8、如果记录不一致，仓库保管员要调整库存卡。在饭店中，长期的系统要使用电算化。9、从运作部门退回存货是不允许的，除非有财务经理和总经理的批准同意，只有库房的存货项目才允许退回到库房。二、库房设施1、所有的库房必须备锁，在不发货的时候必须锁好。2、如可能，避免使用外部的仓库设施及离饭店较远地方的设施。3、库房设施要按相关的被保护存货的价值以及运作的方便来使用和分配。4、库房的设施要有适当的温度及温度控制设备来保证环境，适合库房的需要。 5、库房的设施要有适当的灯光和通风系统，要特别关注洒水器、灭火器和易传染地区。三、钥匙控制1、只允许一套钥匙流通使用，另一套应保留在财务经理手中以备急用。2、所有钥匙都要贴有标签。3、当库房锁好后，所有钥匙要封在一个信封中，存在前台收款员处。4、由总经理签字授权的可领钥匙的人员名单，要保留在前台处，所有钥匙只对名单上的人员发放。5、记录本要保存在前台，记录钥匙的签进签出，每一条必须有两个签字领钥匙人或归还钥匙的人、收款员或夜审接收或发放人。6、为保证库房安全，库房门的锁要定期更换。四、库存物品进价所有存货项目的单价（成本）要注意以下几点：1、存货应当按照实际成本登记入帐1.1购入的存货以买价加运输、装卸、保险等费用和应缴纳的税金作为实际成本。1.2盘盈的存货，按照原实际成本或者同类存货的实际成本入帐。1.3自制自产的存货，以制造生产过程中的各项实际支出作为实际成本。2、每个项目的单价都要反映在采购申请单、收货报告中。2。1、每月底要与成本人员对单价进行检查，发现不符，查明原因，及时调整。五、库房纪律 1、所有库房必须保持清洁、干燥、良好的通风和良好的照明。2、所有项目应标出收到货物的日期。3、每一个库房的物品应有一个标准的存放地点，经常用的物品应放在方便的地点。重的物品应放在离门较近的地方，轻的物品要放在高一点的架子上。4、新运到的物品要放在架子上已有货物的后面。5、库房发货的时间根据实际情况确定，一般日常用品可每星期两次，若遇紧急需要可随时发货。6、没有财务经理的批准不得增加新的库房项目。7、实地盘存必须按确定好的时间要求来进行。8、每个库房实地检查的计划和确切时间必须确定。管理人员要视察并确保计划适合运作。9、在实地存货清点的过程中，不允许收货或发货。10、必须任命实地库存检查的负责人员。11、在备忘录中注明“CENTRALIZE LOCATION”，以便更好的勾通。12、每一个地区要有一个专人负责。13、为避免实物清点的重复性，库存清点区域从开始到结束都要在备忘录中注明，如有必要，小组成员必须熟悉存货并先清点一次。14、存货摘要必须在月末5日内完成。15、部门经理和财务经理授权决定同意或否决存货摘要报告，如果存货摘要报告被否决，要弄清原因，同时新的存货程序要在同一天安排好。六、长期库存记录长期库存记录设置的目的：1、及时提供使用的信息以及库存的数量以备再订货时有数据参考。2、随时可形成帐本上的库存与实际库存的比较情况。所有其他库存项目都需要作“长期库存记录”。七、库存卡库存卡是用来记录各类物品入库、发货、损坏/腐烂以及所有存货项目的调整的卡片。这些项目都要受长期库存记录的控制。仓库保管员每天记录和更新“库存卡”的记录，每一个库存卡上的余额代表可随时发出货物的实际数量。库存卡必须与月存货记录相一致，所有长期记录与实际存货记录的不同之处必须调查清楚，并报告给财务经理。八、物品申请单1、设置物品申请单的目的1.1物品领用申请单是各部门根据需要到库房领用所需物品的单据。1.2保证库存物品的发出只用于允许的范围内。1.3提供原始的发货数据资料，便于财务准确核算各部门费用。1.4保持长期的存货记录以及部门成本摘要记录。2、物品申请单的批准2.1有权签字人员必须经总经理授权。2.2有权签字/批准人员名单以及各自的签字样本的复印件要发到每一个库房保管员手中。2.3各部门填制一式三联的物品申请单，经总经理授权的签字人员审批签字后可到库房领用。3、物品的领用部门人员持物品申领单到库房领货，库房保管员经对各项进行认真审核确认无误后发货，之后库房保管员要在物品申请单的发货人处签字，并将第三联退给领用部门，一联留库房做销帐之用，一联转成本。4、物品申请单的保管4.1仓库保管员要妥善保管所有的物品申请单，如果仓库申请单数量较多，则可每25或50页装订一本，为方便保存和查找，要在装订本上印上数字编号。4.2准备一个笔记本来记录所有大批申请单的进货和发货，按类别分类。4.3建立“签出”记录本，记录发出申请单的系列编号，每一个保管人员要在记录本上签字表示收到分配的申请单。仓库申请单的发出与使用都要有严格编号控制制度。5、申请单的准备工作5.1总库申请单用于所有库房存货的发出。5.2申请人在申请单上列出项目和数量，在最后一个项目用线封死，并在“REQUESTED BY”的空白处签字，让授权名单上的人签字批准。九、库房发货程序1、仓库人员只有在收到完整的、批准后的申请单后，才可发出货物，仓库保管员发货并签字后保留两个副联，将第三联转回使用部门。发货后，由仓库人员填入单价，计算汇总申请单上的金额，然后记入到存货卡上。2、完成计算和登帐后，根据申请单摘要（按项目、餐厅或部门等），仓库保管员准备“发货摘要日报表”，并将申请单第一联附在后面。第二天，把“发货摘要日报表”和所有3、申请单第一联转到成本控制部。4、仓库人员保留所有申请单的第二联，作为日后的查询。十、仓库发货报告仓库保管领班按照财务经理建立的程序，负责编制库房发货报告，按以下方法完成报告：1、总库申请单日摘要此摘要是根据每天所填的申请单，从总库发货到各餐厅或各部门的摘要报告。仓库保管员负责把总库发货的所有记录都记录在报告上，为取得发货的总数，仓库保管员必须计算每一个申请单，计算摘要总数，纸带必须附在每一个申请单后，所有的申请单都订在一起，纸带附在后面，显示所有申请单的总数。2、运作设备申请摘要周报表此报表是表示从运作设备库房发货到各餐厅或各部门的摘要报告，每天的申请单是来源文件。仓库保管员负责准备此报告。要取得发货总数必须计算单个申请单，计算摘要汇总，纸带必须附在单个申请单后面。所有的申请单要订在一起，加上纸带显示从申请单中计算出的总数。十一、存货发出计价方法存货发出计价方法采用“先进先出”法。十二、存货程序检查为核实长期库存记录的准确性，要强制性的按下列程序进行存货检查。1、每个月都要对总库和工程库项目进行存货检查。2、每个季度都要对运作设备进行存货检查。存货检查准备1、只在一天工作结束的时候进行库房存货的清点，财务经理必须发布一个备忘录，明确清点日期、时间、地点，给每一个相关的部门领导。2、关于清点工作成员的安排必须明文规定，并要分发到各相关人员。3、“清点单”必须编号，如可能，列出摘要。4、仓库保管员必须确保所有库房要按照库存项目正确存放，组织成有利于准确清点的方式。所有“BINCARD”卡要在清点开始之前更正好。5、每一项存货都应分开堆放，事先清点以方便准确计算和节省时间。6、部门领导负责确保在他/她工作的时候，库存货物的需要能被及时补充，以确保在存货清点的时候，没有人持申请单去领货。十三、实地清点货物1、存货的核算，一般采用永续盘存制。2、存货每月月末盘点一次，盘存数如果与帐面记录不符，应当于查明原因后及时进行会计处理，一般在年终结帐前处理完毕。3、盘盈的存货，应由仓库保管员填写存货盘盈报告，上报仓库及收货领班复核之后报财务经理及总经理审批，然后报总帐进行会计处理。一般应当相应冲减有关费用。4、盘亏或者毁损的存货，应由仓库保管员填制一式三联的盘亏/毁损报告，并附毁损物品证明，仓库及收货领班要进行认真复核，然后上报财务经理批准后报总经理审批。总经理审批后，一联转回库房做调整库存卡之用，一联给成本，另一联给会计做帐务处理，会计在处理盘亏或毁损的存货时，在扣除过失人或者保险公司的赔款和残料价值之后，应当相应计入有关费用，其中由于非常原因造成的损失计入营业外支出。十四、审计核查1、在审查期间，由财务经理派人进行“现场检查”，检查库存物品单中至少10%的物品数量及价格。2、财务部人员必须核实计算结果以及各个存货记录单的总和及存货摘要。十五、存货文件1、清点记录单和存货摘要必须由清点人员签字，列单员和相关财务人员核查数字计算过程并加出总和数，并请财务经理批准同意，为了与此项需要相结合，避免签字人在各自不同的清点单上签字，建议设计一个“COVER SHEET”来记录以上人员的签字认可。2、样式库房：日期清点人列单人传递人 批准人（部门经理） 批准人（总经理）十六、存货摘要批准由各部门经理和财务经理批准实地存货清点和存货价值的确定。十七、存货调整长期存货记录必须要在相应的记帐期间后，按照实际的存货记录做相应的调整。在帐本记录调整以前，要按照月结的时间安排进行一次全面的检查，事先必须获得财务经理和总经理的批准认可。任何调整均要由财务经理报告给饭店负责人。十八、废弃/不用的物品在实地存货检查中，如证实有损坏/不用的物品应分别记录在存货表中。财务经理与各负责部门领导核实，确保所记录物品为废弃/不用的物品。一旦得到确认，要与总经理协商，由其决定确认是否处理或替换使用这些物品。一旦处