关于会展物流的推广方案.doc

关于会展物流的推广方案一、 方案目的 会展业是第三产业发展成熟后出现的一种新型经济形态。中国加入WTO后，服务贸易领域对外开放速度加快，国外的资金、管理、技术和人才将更多地进入会展业，开办会展专业公司，或者投资建设现代化展览场馆和展览设施，为中国会展业的腾飞创造了十分有利的条件。中国会展业经过十多年的快速发展，逐步走向成熟，并初步形成中国展览业专业化、市场化、规范化、信息化、国际化的格局。伴随着会展业的发展，孕育出与物流业相关的新型业务会展物流。 会展物流是指我司为大型展览、展销活动提供的一系列物流服务，一般展会物流我司需要成立临时项目小组，配备相关运作工具，在展会现场收运。公司为提升会展物流领域的市场份额，特制定本方案推动全国各营业部开展相关收运的工作。二、方案适用范围：全公司所有营业部三、 方案实施时间：2011年9月1日到12月31日四、方案内容：（一）规范对会展物流月度开展工作 公司为规范各事业部会展物流具体开展工作，销售管理中心特作如下要求：1、各事业部营销部根据每月会展信息，在每月3日前确认本事业参加场次，拟定相关月度会展物流计划，并且确定每场会展的组织责任人。2、销售管理中心根据事业部提交的月度会展物流计划，确定各事业部当月的会展物流销售指标。并将指标下发各事业部营销部。3、相关场次会展责任人要对接事业部营销部确认本场会展预计收货效益。4、事业部营销部在次月2日前确认上月参与实际场次以及产生的会展物流收入提交到销售推广部处，并且在月度会展物流开展计划中备注没有参与的场次的原因。（二）会展市场开发的整体实施步骤：1、第一步： 通过互联网（例如：登陆/查询）、会展黄页（每个城市的会展中心可以获取）以及各地行业商会，收集营业部所在城市近两个月将举办的会展场次清单，并且了解各场展会的性质、展销产品类型。结合我司个运作能力和操作范围，甄选适合营业部开展会展物流业务的场次。2、第二步： 通过上一步的工作实施甄选后，对符合我司操作的展会进行详细研究，挑选我司最有把握收货的展会场次，并且获取会展举办的时间、地点（一般都在会展中心举办或体育馆进行）、参展商数量以、会场地图、各参展商会场分布图及展会的规模（指展会所面向的客户群体和影响力，例如：广交会）。3、第三步： 会展举办地区的区域经理在收到区域内一个或者多营业部要开展会展物料的信息后，要主动承担起该次会展物流开发的指挥和协调工作。为部门开展会展物流提供充足的人手和争取足够的运作支持。4、第四步：会展举办时间段内，前期1至3天内，主要工作为业务员进入会展会场，与参展商洽谈撤展时展览品的运输以及以后的长期合作事宜，同时寻找机会在场馆内洽谈收货。在此期间要积极收集参展商的联系方式，以备日后联系业务。具体现场操作见（附件一）5、第五步：在展会撤展前的1至2天，实施操作人员与业务联系人进场接货，并且结合场外拦截型的收货方式进行。6、第六步：对于已经开单走货的会展货物，应该派出专人进行货物跟踪，并且实时向客户反馈信息，实施初次与我司合作的客户体现新邦物流的货物跟踪服务以及运输优势，增加日后合作的机会。7、第七步：在会展结束后一周时间左右，部门员工应该积极利用会展收集到的参展商联系方式，做好新客户开发，同时将省外参展商名单整理后，统一提交到所属事业部营销部或大区营销专员处。8、第八步：在会展收货后的一周时间内，区域经理与参加的部门经理应该通过会议总结本次会展物流开发的经验与教训，以备为下一次会展的收货工作做充分的准备。具体流程图如下：（三）会展物流操作注意事项：1、与参展商进行洽谈时，可以按照线路公布价的1.5-2倍进行报价，并确保每票展会货物都购买保价。2、对参加商洽谈业务时，切忌主动向客户提出我司的到付款业务，应该向动向客户收取现金运费。如客户没有足够的钱支付全额运费，我司人员可以向客户收取部分的现金，现金额度在运费总额的30%-50%为佳。3、参加会展的区域或部门，要在展会举行的前3天保证所有必须物料全部准备到位，例如：桌子、椅子、托运书、标签、大头笔、手推车、签字笔或圆珠笔、计算器、卷尺、便携电子称、纤袋、纸箱、饮用水、绑货用的尼龙绳等收货必须品。4、参加会展收货的单位应该按照会展的规模，预计足够的人员到位，并且做好活动预算。5、参加会展期间，除进入会展场地的业务人员外，会展场地外员工统一穿工服，佩戴工牌。（四）会展物流开展费用标准1、为规范公司各营业部参加会展的费用控制工作，规定各事业部参加会展物流的餐费以及其他费用标准为：50元/人/天(包含饮用水以及中午、晚上两次用餐的费用),参展期间只涉及一次用餐的则为30元/人/天。报销时超出费用标准以外的费用，事业部财务不予以报销。2、每场会展的负责人必须做好各营业部出席人员的名单，并且在会展开始前的一个工作日内报备到事业部营销部负责人处。3、公司外请劳务人员，不涉及本补贴项目。（五）会展物流开展后业绩划分标准由于各事业部的会展物流会涉及多个营业部人员参与其中，为更好地确保所有参与人员能够投入到会展收货的过程中，公司对会展产生的营业额划分标准作出如下规定：一场会展所产生的营业额按照参与会展的营业部派遣参与人数平分。即单个营业派出的人员越多所获得的营业额份额越多。（六）激励措施1、对在会展物流中表现出色的人和营销团队进行报道，在公司OA上通报表扬。2、本方案提成标准将作为全公司各区域参与会展活动的奖励提成标准，即公司各地营业部参加会展收货奖励将按照收货营业额的3%提取。3、参加会展的团队所得奖金，由项目