PeopleSoft财务系统– 应付账款管理.ppt

PeopleSoft财务系统实施和推广项目基础培训 应付账款管理 2 目录 概况应付账款管理系统配置应付账款管理业务流程应付账款管理信息查询总结与练习 3 概况 主要内容 模块基本介绍模块与系统其他部分的数据集成应付账款模块相关数据应付功能模块系统地位应付帐款实施步骤 4 概况 模块基本介绍 PeopleSoft应付账款模块设计目的 集中处理挂账待付数据 PeopleSoft应付账款模块的数据处理对象 贸易往来的合同款 零星支付的贸易款项 明晰的项目成本支出 资产采购支出以及员工备用金支出和费用报销款项的支付等 以及付款明细数据生成和传输 PeopleSoft应付账款模块的主要业务流程 供应商管理 应付账项管理和付款管理 PeopleSoft应付账款模块主要功能的实现手段 在线输入 批次处理 人工干预和数据集成 PeopleSoft应付账款模块对应财务会计业务体系的地位 相当于应付账款明细帐 PeopleSoft应付账款模块主要操作工具 凭单 付款循环处理器 5 概况 模块和系统其他部分的数据集成 费用报销 到期支付的备用金和费用报销的付款 总账 应付账款明细账会计分录登录总账 项目成本 项目支出业务数据和金额数据的转出 人力资源 工资数据的输出和付款纪录的转入 采购 收货 合同数据转入和收获数据匹配 库存 暂估入库 预算 预算控制和预算扩充申请 资产管理 资产原值和数量信息加载 应收账款 应收应付账款的互相冲销 资金 信用证 汇票以及银行对账处理 6 概况 应付账款模块相关的数据 控制类数据 交易类数据 主数据 控制类数据基本由集合标识进行控制 交易类数据基本按照业务单位进行归集 主数据的控制也基本按照集合标识进行控制 控制数据和主数据的配置具有顺序依赖性 控制数据在主数据配置时的默认设置及其应用 业务单位 凭单起源 控制组 供应商 凭单 7 概况 应付功能模块的系统地位 PeopleSoft应付账款是财务四大核心模块之一 PeopleSoft财务系统的应付账款系统是一个集中支付的工具 处理各种的支付业务操作 PeopleSoft应付账款模块也是一个重要的数据生成点 是整个财务系统的重要环节 PeopleSoft应付账款模块和系统的其他模块存在数据流通的集成特性 不仅集成帐务数据 也集成业务数据 PeopleSoft应付账款模块可以与外部的银行体系集成 完成纯数据化的电子数据对接 8 概况 应付账款实施步骤 1 9 概况 应付账款实施步骤 2 本次培训的关注点 系统配置 包括系统的控制数据和主数据的设置 以及控制数据默认机制的设置 系统的业务功能流程 包括业务挂账 预付款 与资产管理和应收账款模块的数据集成 付款操作等 10 应付账款管理系统配置 主要内容 简介模块环境控制参数设置会计操作体系的配置和准备应付帐款业务单位选项配置 11 应付账款管理系统配置 简介 12 应付账款管理系统配置 简介 PeopleSoft应付账款管理系统的配置工作是整个系统运行的前提 PeopleSoft应付账款管理系统的配置工作必须以整个系统环境设置和相关的总账模块配置为前提 PeopleSoft应付账款管理系统的配置工作包括该模块的控制数据设置和主数据的配置 PeopleSoft应付账款管理系统配置工作的顺序依赖性 配置工作中的注意事项 13 应付账款管理系统配置 模块环境控制数据设置 PeopleSoft应付账款管理系统的环境控制数据主要包括以下 地点付款时间代码付款条件付款处理代码供应商付款组集合控制 供应商凭单起源银行 分支行应付账款银行账户会计控制参数 会计分录定义 会计分录模板 记账凭证生成器 系统提供的环境控制参数还要多 但是多数需要和采购模块共享 基本上所有的这些控制数据都是由集合表示控制的 14 应付账款管理系统配置 地点设置 地点信息是讯息类的配置 定义的数据信息可以由多个系统模块进行共享 数据的有效性管理 15 应付账款管理系统配置 付款条件配置 PeopleSoft应付账款管理系统的付款条件架构 付款时间代码付款条件的定义多层次付款条件的定义付款条件的检验付款条件的应用 16 应付账款管理系统配置 付款处理代码 PeopleSoft系统的付款处理代码的含义系统允许用户定义多个付款处理代码 但一般建议不超过3个 付款处理代码的应用 付款处理代码的编号越大 优先级别越高 系统将优先选区这些应付款项进行付款和出票 用户至少需要定义一个处理代码 17 应付账款管理系统配置 供应商付款组 PeopleSoft应付账款管理模块允许用户按供应商类别进行付款 供应商付款组的应用 在定义供应商付款组前 用户需要按照付款的不同需求对供应商进行分类 比如优先付款 提前付款等等 付款组是一个可选的环境配置数据 一般不使用付款组 18 应付账款管理系统配置 集合控制 供应商 PeopleSoft应付账款管理中的集合控制 供应商 是该模块中默认控制架构中的一层 该参数需要在定义供应商主数据之前进行定义 所有在该参数下定义的自动编码 税金以及付款等待天数的信息将在用户使用该集合标识下的供应商创建应付数据时默认到具体的交易层次上 这是一个必选的选项 19 应付账款管理系统配置 凭单起源 PeopleSoft应付账款管理中 基本的交易数据 凭单 可以由系统的不同模块或者从外部系统中进行加载 凭单起源用于区分这些不同来源的交易数据 凭单起源是系统默认机制的一个重要层次 用户可以根据实际情况对系统的时间 税务 会计核算和银行等操作参数进行默认设置 尽管是一个默认级别参数 但也是一个系统的必须参数 20 应付账款管理系统配置 银行体系的配置 PeopleSoft应付账款管理处理需要详细的银行信息银行的信息可以由整个系统中的不同模块调用 是一个公用配置 银行体系的分类和银行账户的分类 银行所有的信息在系统中被分为具体银行信息和账户信息两个部分银行账户的信息被定义在具体的银行实体下面 银行账户和银行实体之间的关系是多对一的关系 21 应付账款管理系统配置 会计操作体系的配置和准备 PeopleSoft应付账款管理的帐务处理时自动生成的 系统可以在应付帐款管理系统中生成相当于分类账会计分录的会计核算信息 系统可以通过自动程序 完成登陆总账的操作 生成的总账帐务信息的明细层次可以配置 作为核心模块的总账系统 需要进行对应配置 才能支持应付帐款系统的会计记账操作 交易数据 会计分录模板 分录生成引擎程序 会计分录定义 记账凭证生成器 总账采购定义 凭证生成引擎程序 会计分录 总帐凭证 22 应付账款管理系统配置 会计分录定义 PeopleSoft应付账款管理的会计分录定义主要是定义交易数据转换成的会计数据如何在系统中存放 以及数据的对应映射情况 该参数根据系统数据的来源进行定义 该参数是由集合标识进行进行控制的 可以按照用户的意愿 在系统的各个范围内进行共享 该参数在系统进行总帐凭证进行登录的运行的时候 提供原始会计分录数据的信息 用户可以自己定义对应的会计分录定义参数 但一般建议使用系统提供的套装定义参数 财务数据 对应映射 集合标识 排序映射 数据来源 会计分录定义 23 应付账款管理系统配置 会计分录模板定义 PeopleSoft应付账款管理的会计分录模板定义直接支持系统的自动会计信息生成操作 会计分录模板由集合表示进行控制 可以在系统中进行共享 会计分录模板中将根据不同的交易类型 定义具体的科目和科目域 会计分录模板在交易数据中选取 该会计分录模板将由应付帐款 费用报销模块共同使用 24 应付账款管理系统配置 记账凭证生成器模板 PeopleSoft应付账款管理的记账凭证生成器模板定义主要在进行总帐凭证登陆操作时使用 本质上来说 记账凭证生成器是系统将财务信息登录总账的操作规则 记账凭证生成器的作用在于从系统中存储明细账的字模块中 抽取对应的会计信息 根据会计分录的定义 传输到总帐系统 记账凭证生成器模板的定义 是根据系统的交易数据的来源定义 建议用户使用系统默认的定义类型 用户可以决定究竟是将汇总还是明细信息登录总账 汇总的规则可以按照科目域或其他规则由用户自己定义 运行的频率和操作时间可以由用户决定 25 应付账款管理系统配置 总账采购选项 PeopleSoft总账模块的采购选项是决定进行应付账款核算的基本配置 采购选项的配置主要是系统的对应记账凭证生成器模板的选取 26 应付账款管理系统配置 应付帐款业务单位选项配置 PeopleSoft应付账款管理的业务单位选项配置 决定了整个功能模块的业务处理架构 主要有3类参数需要进行配置 业务单位 模块选项和用户偏好 业务单位决定系统数据的归集架构 模块选项决定了系统运行的默认参数 用户偏好决定了不同用户对系统数据的处理能力 27 应付账款管理系统配置 应付帐款业务单位 PeopleSoft应付账款管理的业务单位是系统中所有应付账款数据的归集单位 应付帐款的核算口径是由总账功能模块决定的 应付帐款业务单位和总账单位的对应关系只能是一对一或者多对一 不能是多对多 考虑应付帐款业务单位的配置数量时 需要平衡考虑原有的组织机构和应付帐款业务的集中程度 提高系统业务的处理效率 不需要在应付帐款处理部门和系统的业务单位之间建立一一对应的关系 28 应付账款管理系统配置 应付选项 PeopleSoft应付账款管理选项配置也是对应付帐款日常业务处理中所进行的操作进行默认配置 应付选项和业务单位所决定的业务处理的选项是应付帐款系统默认机制的第一层次 审批工作流 重复交易检查 付款和税务操作选项 29 应付账款管理系统配置 用户偏好 PeopleSoft应付账款管理的系统的用户权限控制和其他财务模块相比更加倾向于用户偏好的配置 在用户偏好中 主要定义用户可以处理的业务类型 供应商的配置 凭单的处理权限等等 30 应付账款管理业务流程 主要内容 供应商信息维护应付凭单信息建立及维护付款操作会计信息生成及维护 31 应付账款管理业务流程 供应商信息维护 PeopleSoft应付账款管理的供应商信息维护是系统操作的基础 PeopleSoft系统的供应商指的是系统进行付款的对象 而不是业务意义上的供应商 供应商信息维护的基本流程是 输入供应商信息供应商信息审核 32 应付账款管理业务流程 供应商信息维护 PeopleSoft应付账款管理的供应商信息主要分为以下几个大类 标识信息 包括 名称 分类 税务和其他补充信息 地址信息地点信息 包括不同的职能部门所在的地址信息 银行 付款 税务等 联系人信息 33 应付账款管理业务流程 供应商信息维护 PeopleSoft应付账款管理中的供应商信息维护从本质上来说 也可以看作是系统的默认层次 系统的许多操作参数在供应商层次上均有定义 系统也提供外部供应商数据的批量导入功能 系统提供供应商数据的批量存档功能 34 应付账款管理业务流程 应付凭单信息建立及维护 PeopleSoft应付账款管理中的基本交易数据就是凭单 凭单的输入相当于手工帐务处理中的应付账款明细账建立 系统提供多种的凭单类型来解决不同的业务问题 应付凭单输入的数据包括 发票信息财务核算数据付款安排数据自动帐务处理特性数据应付凭单的不同维护方案 删除 取消过账 关闭等 系统提供批量凭单信息建立手段 控制组 35 应付账款管理业务流程 付款操作 PeopleSoft应付账款管理中的付款操作分为手工操作和系统自动安排两种 系统的付款选择工具成为付款循环 本质是一个有条件的凭单付款选择工具 系统支持多种付款方式自动付款的工具的主要步骤 付款凭单选取付款生成付款完成自动付款的操作中加入了人工干预的功能 付款循环可以进行重置 系统同样保留了手工操作进行付款 36 应付账款管理业务流程 会计信息生成及维护 PeopleSoft应付账款管理中有关的会计操作主要有两个 应付凭单过账处理付款信息过账处理两个操作均可以通过系统的处理计划器进行定时自动操作 过账操作对一些系统操作会有一些相关作用 应付凭单的过账对于凭单的维护方案有影响 应付凭单过账对于和其他一些模块的数据集成有影响 付款过账对于凭单的维护方案有影响 37 应付账款管理信息查询 PeopleSoft应付账款管理中主要的管理信息查询包括 凭单查询供应商账龄查询供应商当前余额供应商计划付款过期付款信息供应商未结余额 38 总结与练习 PeopleSoft应付账款管理 模块简介系统配置 系统环境 模块基本参数 会计操作参数 业务单位等 系统流程 建立供应商 输入凭单 创建付款 生成会计信息 查询 39 总结与练习 练习 新建一供应商要求 记录供应商代码修改以上供应商名称及地址设立多个供应商地点信息 制定对应的默认信息 40 总结与练习 练习 收到金额为3000元的供应商发票 发票日期为01 01 2003 会计日期为01 14 2003要求 记录凭单及记帐凭证号码计划付款操作 将有关付款分为两笔 由不同银行账户 不同付款方式 不同时间来进行操作 41 总结与练习 练习 手工创建一凭单 保