物流企业员工管理手册.doc

8内贸业务管理总则 章程与制度，经营它的是人，执行它的是人，维系它的是人心。我们,无论是个人还是公司想发展与延续,最基本的原则就是：感恩，责任。 组织结构与管理总则I、组织结构我司组织结构设置为七个职能：分别为总经理、操作、市场、现场、车调、商务、财务。 人员职责（经理、市场）：主要负责业务接单，公司业务管理，资金管理等相关工作。(操作)：主要负责公司订舱、操作、货物跟踪等内贸沿海集装箱班轮运输代理相关业务； （车调、现场）：拖车调度，跟踪，记录现场业务等相关工作。（商务、财务）：主要负责公司内外贸应收应付数据统计、船公司、车队及相关单位对账核实、进出款项管理等相关工作；III、 管理总则为了尽快提高工作的效率，流程顺畅，良性运转，创新提升。能够有序进行业务运作与管理，公司进行制定标准化流程。一、单据管理：1、泛指统一模式下的“订舱委托书”，“货运运单”，“费用申请通知单”，“提前放货保函”，“佣金申请”，“费用更改申请”，“起运港、目的和港的拖车委托”，“运单”等围绕订舱业务及商务业务开始一系列的单据最后都交到商务处统一存档管理。费用更改单证管理： 2、对于订舱以后的费用更改管理职权放在商务部审核人员，要求：书面申请。程序：申请当事人书面交给商务指定人员备案，由商务审核人员及时确认是否通过。特殊情况，当事人向商务审核人员提出特殊申请，等待总经理批复；a) 对于费用更改因为业务员报价失误的原则上公司将不再给于承担；b) 对于场地装箱等货物，因为下线费用、场地费用、意外费用应即时向商务汇报；二、 岗位管理1、 操作管理：1）在接受合理的订舱委托以后，相关的入港准备将决定了一票货物的前期工作的顺畅，这个工作重点由航线部肩负着总体的责任和使命。对于车源行情、现场情况、费用了解、集港动态、船公司舱位情况、船期提前与延迟、天气环境及运输中的变数等一系列的提前预估能力做好充分的准备，并及时提醒在整个集港过程中的箱号封号集港时间的一切工作。2）中转动态由操作负责管理与及时跟踪与反馈，对于目的港的车队放货情况、船舶中转动态情况了解，信息下发与传递等； 3）仓位管理，爆舱、亏舱时，航线主管根据船东的舱位动态与挂港情况及时通报内部，经过与经理协商后适当调整价格和仓位空间。4）舱位平稳时，航线主管应该积极配合货量预配工作，客观、准确的预计本航线货物情况，并及时将货量情况反馈给经理；特殊情况下，以经理确认为准。操作必须提供准确的市场动态与分析； 5）日常舱位的基本工作：每天关注船舶的上货情况，如果发现异常变动，应及时查明并汇报给总经理助理，在预计爆舱的情况下及时做出限舱决定，在预计亏舱的情况应马上将情况向内部通报，尽量广用资源将航线货量舱位补足；2、 车调、打单、现场管理：（一）、车调管理1) 及时上报每日的拖车报表，标明流向、价格、拖货人；2) 不断优化车辆群体，并建立广大拖车群体；3) 对长期合作的信誉良好车队，公司根据资金情况提供适当的提前结算政策；4) 车队必须凭借黄联和准确的数据与商务对账，在次月的25日统一结算；5) 目的港车队原则上使用签约合同和长期合作的车队，商务部定期提供车队信誉评定并上报总经理；（二）、打单管理1) 打单人员的基本礼仪和高效工作提升；2) 严格执行不准给外部打单的原则，以免给公司造成不必要的损失和麻烦，如有特殊情况需要向经理申请；3) 每次打单的登记工作做好详细准确的记录；4) 定期汇报工作，总结完善工作流程；（三）、现场管理：1）核实超期箱与船公司所属箱源及箱体的完好无损；2）协调场地计划和工人的交接，处理和谐的现场所有人员的关系；3）维护现有场站的关系，开拓新场站的开发；4）做好安全提醒和个人安全预防；5）准备基本工具，如：通讯工具、遇冷和防热工具、基本费用支出、照相机、车辆安全等； 6）及时确认和传递公司商务发生的费用，当日通知，以便后方反映真实的利润； 7）一般货物装箱：a) 对于车皮到港前对计划、箱源、货物属性、客户特殊要求、环境天气等相备工作的准备；b) 提前申请装箱时的费用，对费用要有基本的预估和控制及协调。c) 对于实际产生费用及时反馈给商务费用更改人员，以免费用不及时导致业务员费用更改频繁；d) 对于装货情况的及时反馈；e) 做好装货记录和现场破损时的拍照工作并及时反馈；3、市场管理：1) 市场业务人员接到客户电话询问运价、班期、航线等事宜后，应立即给予口头回复，耐心解答客户的有关询问。2) 客户服务人员接到客户电话询问船舶抵港、离港时间或箱子动态后，应联系了解情况后在一段合理时间内给予回复。3) 各岗位业务人员均有报价权利，如果找指定岗位人员不在情况下，其他航线的同事应代接电话，记录下询问事宜后转交航线负责人回复。4) 严禁拒听客户电话；5) 编制客户档案：包括客户名称、电话、传真、联系人、货物品名、航线、运价报价过程、最终协议运价。客户的习惯做法，及客户的潜力及对该客户货量的未来预测。6) 编制项目书：每接触一个大客户都要根据客户资料及谈判情况编制该客户的项目书，除上述客户档案的内容外，还要对该客户的全面情况进行介绍，并分析该客户的配货情况，航线的分布，对我司的重要性。7) 定期拜访制度：对重要的客户要建立定期拜访制度，及时全面跟踪和反馈在客户出货过程中的情况，及时解决遇到的问题并做书面报告；8) 定期沟通制度：对不经常走货的客户，定期电话沟通记录，包括公司名称、电话、传真、联系人、客户的意向、问题、如何答复的（包括航线、运价、问题及解决办法）。9) 直客开发营销管理：a) 将每周的市场动态和开发新客户及维护老客户的报表及时上交给总经理；b) 不定期的根据市场需要，制定市场开发计划，将要拜访的客户及出差的地点及可行性报告邮箱发给总经理，等待批复.4、财务、商务管理：1）对操作和市场的运价及时掌握，并对运价做要掌控；2) 一切费用支出，必须由当事人提出申请，经理批复，方可支出。 3）如果在对账时，需要更正的，须由当事人做出申请，注明理由, 经理批复，方可更正。4）公司的应收应付账款、流水账做成表格每周向总经理及经理用邮件的形式汇报；5）公司资金流转情况，及时向总经理及经理汇报，为领导做决策提供方便。6）对外签署一切字条、协议、合同都必须由商务出面。7）公司内部的单据归档、做好公司员工的档案，以便日后发放奖金的公平性。8）认真负责公司的办公用品、办公设备。9）严格坚守做人的人格品行。III、 岗位人员职责:1) 树立良好的道德规范，积极维护良好的道德行为的环境建立。严于律己，宽以待人，表里如一，乐于助人；2) 培养不断学习业务知识和道德规范的良好习惯；3) 积极学习和树立正确的人生观、社会观、世界观；敢于提出有利于公司发展和个人提升的业务建议和道德规范;4) 不断反省自身的缺点和不足，主动向先行的示例学习及提出问题的解决方案；5) 忠于自己的本岗位工作，认真负责做好本岗位应该完成的工作及领导交代的工作；6) 支持公司建立良好的工作流程与环境建设，积极主动处理事情与其他岗位顺畅链接；7) 在发生业务争议和业务纠纷情况时，积极主动配合相关岗位解决问题，提供数据及回忆事情发生背景；8) 严格保守及维护公司客户资料、运价、文件、软