07采购管理程序.doc

文件编号DM-QP-07采购管理程序制订部门综合部版本/版次A/0页码5/5版本编制日期编 制 记 要备 注A/02012/03/01新版编制编 制审 核批 准1.目的：本程序规定了对公司外购物资的采购过程的管理，确保所采购的产品符合规定的要求。2.范围：本程序适用于公司所需的原材料采购、外协加工、工具设备、供方提供服务的控制以及其它办公、劳保用品等3.责任：3.1物品需求部门负责提出请购单。3.2 工程质量部负责提供产品零部件清单及图纸、负责采购物资的进货检验，同时负责指导和监督采购质量管理过程控制。3.3综合部位负责负责制定采购计划，执行采购作业。3.4仓库：负责采购物资的收货与储存。3.5财务部门：负责审批采购付款以及报销。3.6行政部门：负责办公用品的采购。4.术语和定义：4.1合格供方，是指除经过供方管理程序验证合格的供方。5.采购工作流程及工作流程说明：5.1采购管理工作流程 采购管理流程责任单位质量记录表单采购需求采购计划审批YES选择供应商跟 单检验通知NO评 审检 验YES让步接收NOYES取消下次采购 报价确认是否合格供方签订合同YESNO特采审批特采申请供方评价管理程序NO物资外协件下发订单到 货返工返修 退货 入库使用单位总经理综合部综合部综合部综合部综合部综合部综合部仓库工程质量部综合部请购单销售合同采购合同采购订单送货单不合格品评审报告单5.2采购管理程序工作流程标准序号流程块工作内容或标准1采购需求使用单位向采购单位提出采购需求时，采购需求需满足物资最小采购周期，否则对生产造成的影响由使用单位负责；一般物品需要以请购单的方式提出。2采购计划销售合同所需物品由综合部接获业务部签订的销售合同，以及工程质量部制订的BOM后，核查仓库库存情况以及仓库物资的安全库存指标制定请购单。3审 批部门主管或总经理对请购单进行审批，需对采购物资是否符合相关法律法规要求进行评审。4选择供应商如果有顾客指定的供应商就直接选择，选择顾客指定的供应商不免除本公司确保采购的产品的质量的责任，如果没有顾客指定的供应商则：采购员根据经审批的采购计划，选择供应商并下发报价通知（对签有长期合同的合格供方直接下发定单）5报 价所选择的供应商需要按照公司要求的报价方式进行报价；供应商报价后，采购员应与供应商就采购价格进行谈判和比较，采用同等质量情况下价格优先的原则确定供应商。6评价是否合格供方1、如果确定的供方是合格供方名录中的供方，直接进入合同谈判、签订合同。2、对因需求单位原因需要临时特别采购的，来不及对供方进行评价的，由需求单位使用临时请购单提出特采申请。7签订合同选择好供方后直接进入合同谈判、签订合同，签订合同时必须注明主要的技术要求和标准；对一般供方需办理完特采申请后进入合同谈判、签订合同；对一般供方同时可直接进入供方管理程序，以便建立合格供方档案。8下单1、签订合同后，采购人员对未签有长期合同的供方按合同的相关要求执行，不必下发采购订单。2、对签有长期合同的合格供方直接下发订单；9跟 单下发采购订单后，采购人员应根据需求情况跟踪了解供应商组织供应物资的情况，遇到特殊情况及时反馈。10到 货物资到货后，由采购人员通知仓管员安排物资存放地；同时供应商需按相关文件要求向仓管员提供物资的出厂检验报告单，仓管员依据采购订单验证产品名称、规格、数量、生产厂家、到货日期等项目是否符合要求，仓管员验货后报知采购员。11检验通知仓管员收到物资后，如果是免检物料直接办理入库，需要检验的物料必须放置于待检区并通知工程质量部进行检验。12检 验1、 工程质量部接到检验通知后，按进货检验规范执行；2、 检验完成后，工程质量部需将检验结果及时通知采购员和仓管员；3、 检验结果不合格时，物资检验人员在提供报告的同时根据不合格情况向采购人员提供不合格品评审报告单；采购员根据不合格品评审报告办理不合格品评审；A、评审结果为让步接收的，采购员将评审单交仓管员，仓管员凭检验报告和评审单入库验收；B、评审结果为返工的，采购员组织供应商返工后，通知工程质量部复检；C、评审结果为退货的，采购员组织供应商办理退货手续；13入 库仓管员根据合格的检验报告单、返工合格的检验报告单或让步接收评审单，办理入库验收手续，开具入库验收单。14采购付款1、预付款：由综合部填制用款申请单，后附合同复印件，（备注栏注明预付款）。待发票到后，再填制用款申请单，发票附后，（备注栏注明：款付，发票到）至财务部门申请付款。2、月结：由综合部填制用款申请单（注明付款时间），后附合同复印件、发票，至财务部门申请付款。6.相关文件/数据：序号文件编号文件名引用处1DM-QP-05供方管理程序2DM-QP-13产品检验管理程序3DM