差旅费保险管理制度(试行).doc

差旅费报销管理制度(试行) 第1条 为了规范出差管理，保障公司各项经营活动进行，增收节支，制订本办法。第2条 本办法的适用范围：除清欠和销售人员以外所有员工的差旅费报销。第3条 公司对差旅费实行预算管理， 公司将年度差旅费指标分解下达各部室，限额控制。第4条 差旅费由各部室、自行控制使用，对超过预算指标的，在没有得到增加预算前，公司不予借支和报销，公司各级领导对此应严格控制。第5条 职工因公出差，必须按规定办理审批手续，由派差人签发“派差单”（一式二份,一份用于借支，一份用于报销），注明出差任务、目的地、路线、人数（多人时注明负责人），部门经理以上人员有权给下属派差，由派差人的上级批准。特殊情况下允许口头派差。第6条 出差人员持经批准的“派差单”方能到财务部门办理借款和报销手续。第7条 出差人员回公司后，应写出“出差说明”，简述出差经过和每天的工作，贴附于报销单后，派差人、审批人凭此审批，由派差人注明“完成任务”、“部份完成任务”、“未完成任务”的评语，否则，不予报销。第8条 出差人员回公司后，应及时办理报销手续。不论是否借支差旅费，回公司20天内仍未报销的，除非董事长特别批准，财务部门不再办理报销，一切费用自理。已借支差旅费逾期未报的，从借款次日起按所借差旅费日千分之一收取资金占用费，并和借款额一起从工资中扣回。第9条 报销单据使用原始凭证粘贴单，粘贴整齐，保证原始单据整洁、清楚，报销单据项目齐全，有涂改痕迹的按无效单据处理。第10条 出差人员利用出差机会，就近办理私事的，得事先经派差人批准，而且时间不得超过两天。超过两天时，被批准超限的按事假处理，未经批准的按旷工处理。办私事期间发生的一切费用一律自行负责，公司不给任何差旅费补助。第11条 出差人员参加各种会议的会务费，有书面会议通知且通知中已注明会务费金额的，凭公司主管副总经理批准的与会通知报销，无书面会议通知的，凭公司副总经理在会务费发票上的签字报销。第12条 出差人员应尽量自行到交通部门售票窗口购买车、船、机票，如委托中间机构购买的，其订票费每张不得高于20元，超过部份自行负担。第13条 员工出差期间发生的通讯费、邮寄费不在差旅费中报销。第14条 员工出差期间的伙食补助费，按出差的自然天数计算。第15条 出差到除株洲市市区和株洲县以外的地方，不管是在途中还是住地，一般地区为每人每天补助 20元，发达城市（指北京、上海、大连、厦门、广州、深圳、珠海、海南各大城市等）为每人每天补助30元。第16条 外出参加会议，会议通知上已注明住宿费、伙食费统一包干，或者会务费住宿费已经包含有伙食费的，不再补助出差伙食费。未注明的，与会人员应如实说明，财务部负责在审核时设法确定。第17条 除董事长、总经理可据实报销、参加会议或其他有组织的活动，统一安排住宿时，据实报销外，其他员工的住宿费凭住宿费在标准内据实报销。开支标准见附表1。第18条 凡12点以前离开出差地点的，当天不给报销住宿费；下午6点以前离开出差地点的给半天住宿费，下午六点以后离开的，可给全天住宿费，晚上零点以后住宿的，当天可给半天住宿费。第19条 员工壹人出差，其住宿费按壹人标准的二倍以内据实报销。第20条 由接待单位安排免费或住在亲友家的，不得报销住宿费。第21条 住宿费凭有效的住宿专用发票报销或核准，发票上应盖有税务监制章和单位财务（或发票）专用章并填写清楚住宿姓名、住宿起止日期、住宿天数、发票开出日期以及住宿单价和金额等，凡发票项目填写或模糊不清，或有涂改等情况的，一律视为废票，财务部门不予报销。发票丢失者，可取得对方加盖财务（发票）专用章的存根联复印，附本人书面报告，经财务总监签署意见后能报销，对方开出的白纸证明不予报销。 第22条 一人随上级出差时，其住宿费标准与同行上级相同；随行人员为级别不相同的两人时，住宿费按随行两人中较高级别的标准执行。第23条 职工出差应选择价格较低的交通工具，需乘坐飞机时，经董事长事先辈批准，可坐普通舱。需乘坐轮船的，公司副总经理以上领导可乘坐二等舱外，其他人员只允许乘坐三等以下舱。出入机埸据实报销机埸大巴车费，经董事长特别批准可报销的士费。第24条 从晚上八时到次日晨七时之间在火车上过夜达7小时以上，或者连续乘车达15小时的，可以乘坐卧铺；其中除总经理、董事长可乘软卧外，其他人员只能乘坐硬卧。第25条 株洲市、株洲县境内出差的凭公共汽车票据实报销交通费。到此范围以外出差，长途交通费在标准内据实报销，市内交通费按附表2的标准包干使用（不要发票），住勤天数据住宿费发票由财务部核准，自带交通工具不再发给市内交通费。第26条 董事长、总经理和携带重物者可报销的士票，但应同时等额核减当天的交通费补助。第27条 员工晚上加班，超过二十三点后，可乘坐出租车回家，其费用经部门经理签认后，由总经理批准报销。第28条 乘坐长途汽车出差，可据实报销长途汽车车票，但不发给交通费。长途汽车车票未注明始发站、终点站、乘车时间、票价等性质的，只能报销一张车票，并由出差人员注明起、止站名和乘车时间。第29条 确因出差任务临时变化而发生的退票手续费由出差人员写出书面原因，并经主管副总经理批准签认后，方可报销。第30条 符合条件而未坐卧铺者，按以下标准给予改乘补助：乘坐慢车、直快、快速列车的，按其硬座票价的40%发给，乘坐特快列车的按其硬座票价的30%发给，乘坐新型空调列车和新型空调直达特别快车的分别按相应票价的20%发给。第31条 符合乘坐火车软卧条件而且改乘硬座者，按上述标准补助，但改乘硬卧的不另给改乘补助。第32条 夜间（晚八时至次日晨七时）乘坐长途汽车或轮船最低舱位超过6小时的另给补助费20元。第33条 汽车司机的住宿费、停车费发票应分别开出或一张发票上分别填写，过路费、过桥费等必须是正规发票，且应加盖财务专用章或者发票专用章，否则不予报销，住宿费按标准包干使用。第34条 出国人员在出国前，先根据有关标准编制出国费用计划，经财务部核定后报董事长批准， 回公司后凭有关合法单据在计划内报销。第35条 报销程序，生产、技术口的费用报销程序：出差人填报 派差人 费用归口部门 常务副总经理 批准 财务报销。说明：1、06年实行预算管理后，必须经过费用归口部门签认，05年可忽略该程序；费用归口部门及时了解费用使用状态。 2、派差人：核准出差的必要性、出差路线和出差时间。其他口的费用报销程序：出差人填报 派差人 费用归口部门 归口付总经理签字认可 董事长批准 财务报销说明：06年实行预算管理后，必须经过费用归口部门签认，05年可忽略该程序。 第36条 本办法自下达之日起实行，与本办法相抵触的差旅费报销管理办法和制度同时废止。 第37条 本办法解释权属公司财务部。 附表1：住宿报销标准。标准（元/天）职务住 宿 标 准发达城市县级以上城市县级市、乡镇董事长、总经理 据实报销 据实报销据实报销公司其他高层领导 120 90 80中层领导、高级专业人员1008070其他各类人员807060发达城市是指：北京、上海、大连、厦门、广州、深圳、珠海、海南各大城市等。附件2：交通费补贴标准。同一城镇住勤 天数发达城市其他城镇公司高层领导中层领导、高级专业人员其他各类人员公司高层领导中层领导、高级专业人员其他各类人员1天 35 30 25 22 18 161-2天 24 22 18 16 14 122-4天 15 12 10 10 9 74天 10 9 8 9 7 5发达城市是指：北京、上海、大连、厦门、广州、深圳、珠海、海南各大城市等。 第五条差旅费报销制度及流程。 (一)费用标准: 职务交通工具住宿标准伙食标准外埠市内交通费用 一般员工火车硬卧120元/天30元/天30元/天 部门负责人火车硬卧150元/天40元/天40元/天 总经理助理飞机200元/天50元/天50元/天 总经理及以上飞机实报实销实报实销实报实销 (二)费用标准的补充说明： 1.住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。 2.实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返京时间为准，12：00以后出发(或12：00以前到达)以半天计，12：00以前出发(或12：00以后到达)以一天计。 3.伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。 4.宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣减出差人当天的伙食补贴。 5.出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 (三)报销流程 1.出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 2.借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3.购票:出差人员持审批过的出差申请复印件，到行政部订票(原则上机票一律用支票支付，特殊情况不能用支票的，需事先书面说明情况，经审批人签字后报财务备案)。 4.返回报销：出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，部门经理审核签字，财务部审核签字，总经理审批；原则上前款未清者不予办理新的借支。 第六条电话费报销制度及流程 (一)费用标准 1.移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，具体标准见行政部相关管理制度规定。 2.固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费。不鼓励员工在上班期间打私人电话。 (二)报销流程 1、公司人力资源部每月初(10日前)将本月员工手机费执行标准(含特批执行标准)交财务部。 2、财务部通知员工于每月中旬(20日前)按话费标准将发票交财务部集中办理报销手续。 3、财务部指定专人按日常费用的审批程序集中办理员工手机费报批手续。 4、员工到财务部出纳处签字领款(每月25日前)。 5、固定电话费由行政部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。 第十一条交通费报销制度及流程 (一)费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经行政部车辆管理人员同意后可以乘坐出租车；(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销。 (二)报销流程 1.员工整理交通车票(含因公公交车票)，在车票背面签经办人名字，并由行政部派车人员签字确认，按规定填好交通费报销单。 2.审批:按日常费用审批程序审批。 3.员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第十二条办公费、低值易耗品等报销制度及流程 (一)管理规定:为了合理控制费用支出,此类费用由公司行政部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 (二)报销流程 1.购置申请:公司行政部每季度根据需求及库存情况按预算管理办法编制购置预算，实际购置时填写购置申请单按资产管理办法规定报批。 2.报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据(包括结账小票)交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3.费用归集：财务部按月根据行政部提供的各部门领用金额统计表，归集核算各部门相关费用。库存用品作为公共费用，待实际领用时分摊。 第十三条招待费、培训费、资料费及其他报销制度及流程 (一)费用标准 1.招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费应事前征得总经理的同意。 2.培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。人力资源根据实际需要编制培训计划报总经理审批。 3.资料费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享。各部门在购买资料前必须先填写资料申请表，在报销前必须到行政部资料管理人员处进行登记(资料管理人员在资料发票背面签字)。 4.其他费用：根据实际需要据实支付。 (二)报销流程： 1.招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2.培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3.资料费在报销前需办理资料登记手续，按审批程序审批后的报销单及申请表到财务处办理报销手续。 4.其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四部分工薪福利及相关费用支出制度及流程 第十四条工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照资金支出制度相关规定执行。 第十五条工薪福利支付流程 (一)工资支付流程：(1)每月20日由人力资源部将本月经公司总经理审批后的工资支付标准(含人员变动、额度变动、扣款、社会保险及住房公积金等信息)转交财务部；(2)总经理提供职工月度奖金分配表；(3)财务部根据奖金表及支付标准编制标准格式的工资表；(4)按工薪审批程序审批；(5)每月25日由财务部通过银行代发形式支付工资；(6)每月末之前员工到财务部领工资条并与工资卡内资金进行核实。 (二)临时工资支付流程同工资支付流程。 (三)社会保险及住房公积金支付流程：(1)由人力资源部将由公司总经理审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；(2)住房公积金由人力资源部按工薪审批程序申请转帐支票支付；社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，财务部收到银行托收单据应交人力资源部专人签字确认，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 (四)其他福利费支出由公司人力资源部按审批后的支付标准填写报销单经部门经理签字确认财务经理进行财务复核报总经理审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理报销手续。 第五部分专项支出财务报销制度及流程 第十六条专项支出主要包括软件及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第十七条软件及固定资产购置报销财务制度及流程。 (一)填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。 (二)报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 (三)结账报销：(1)资产验收(软件应安装调试)无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单(经办人在发票背面签字并附出入库单)；(2)按资金支出规定审批程序审批；(3)财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；(4)若