公司合同管理流程要点.doc

公司合同管理流程要点公司的经营管理行为除了内部的会议、指示等之外，有很大一部分都体现为合同行为，尤其是公司与外部的市场主体就投资、合作、买卖、服务等开展的经营行为都必须借助合同来约束和规范。因此规范合同管理流程，约束合同行为，对于防范法律风险，提升公司管理水平，促进公司健康发展有着不言而喻的重要意义。一、合同行为及管理流程概述 公司的内部的合同行为合同管理流程主要包括：合同文本草案的提出、审核、确认、签署、执行与存档等环节与行为。一般来说，合同管理流程由业务经办人发起，由其负责提出或起草合同草案，同时对该合同行为的相关情况进行说明；然后交由公司业务主管经理、公司法律顾问或法务主管分别对合同文本进行审核并出具意见；公司法定代表人或经其授权的其他负责人综合上述意见，确认合同的最终文本。经负责人确认的合同文本，根据具体情况，由业务经办人提交给合同对方，或由公司领导签署；合同文本提交对方后，对方若有修改，一般应视为新的合同，需按上述流程重新审核。 最终未签署的合同文本由公司领导决定留用或返归业务经办人。 已签署的合同，应由公司合同管理人员统一负责存档管理；业务经办部门和经办人依照已生效的合同，严格执行，完成公司业务。二、合同的提出合同的提出行为是整个合同管理流程中的发起环节。业务经办人是发起环节的承担者。业务经办人根据公司业务的需要以及主管领导的指令，发起合同行为，提出合同文本，提交部门负责人审核。要指出的是，合同文本的提出不仅指业务经办人自行负责起草合同文本的行为，还应包括合同对方提出合同文本的行为。业务经办人在提出合同前，应按照公司相关业务规范和业务惯例进行充分的市场调研，必要时需经过公司的询价、或招投标等决策程序。对于合同对方提出的合同文本或自行负责起草的文本，业务经办人应重点关注：合同双方、合同标的、价款与支付、违约责任等主要条款与结构是否完备，双方权利义务是否对等，用词是否准确一致。为提高整个合同行为和管理流程的效率，业务经办人将合同草案提交部门负责人审核时，应同时将合同对方的主要情况、合同的目的、与核心内容、可能的风险予以说明。三、合同的审核 对于合同文本，负有审核责任的业务主管、法务主管或法律顾问人应分别从交易的可行性和合理性、合法性、可能的风险、成立与生效、违约后果以及文字内容等予以全面审核，并签署明确的书面意见。业务经办部门负责人、公司主管经理审核合同，必要时应征询包括财务门在内的公司其他相关部门意见，业务经办部门负责人且应针对合同条款核实有关市场信息。 重大合同的签订，事前均需有法务主管或法律顾问的审核与意见。审核的最后环节是公司负责人的确认。依流程审核确认的合同文本才可提交对方或签署。四、合同的签署合同须经公司法定代表人或其授权的负责人签字并盖公章，方能成立。公司法定代表人可根据公司管理制度、业务特性和业务规模，对某些特定合同的签署权利授予其他负责人；该授权应以书面文件为据，授权文件应明确授权事项（合同类别）、授权时限等。五、合同的执行与存档管理对于已签署的合同，业务经办人和部门应认真关注合同生效条件、生效时间，及时依照生效合同，实施相关业务。在执行合同过程中，业务经办部门和经办人应关注市场、公司和合同对方可能的重大情形变更，及时提出应对方案；若对合同条款进行必要的变更，应视为新合同行为，需流程进行相应的审核和管理。公司应指定专人负责全公司所有合同的管理，已签署合同原件统一归公司合同管理人员存档；合同复印件，根据情况需要留财务部和经办部门，部门负责人负责本部们的合同管理。对于已签署成立的合同，合同管理人员应依次按照合同主体、业务类型、签署时间、生效时间、是否履行完毕等标准进行分类归档；合同管理人员对合同的外借、查阅应进行登记。建立合同管理台帐，并及时更新相关信息。除了反映上述合同主体、业务类型、签署时间、生效时间等信息外，合同管理台帐还应包括：合同主要内容、合同价款（金额）、履行进度、签署人等；年底应向公司领导提交该年度