企业跨门沟通技巧.ppt

2020 2 2 李庆1 企业跨部门沟通 讲师 李庆远 2020 2 2 李庆2 一 跨部门沟通的重要性 问题一 作为部门主管 是沟通能力重要还是其它能力重要 2020 2 2 李庆3 良好的人际关系者 可使工作成功与个人幸福获得率达85 以上针对10000人的记录进行分析 成功的因素中85 决定于人际关系 而知识 技术 经验只占15 某年度某地区被解雇的4000人中 不称职的占10 人际关系不好者则占90 根据5年的跟踪调查 人际关系好的人平均年薪比优等生高15 比劣等生高33 2020 2 2 李庆4 合格的部门主管 沟通能力应占80 而其它能力只需20 沟通能力强的人更善于管理 目前大多数企业的中 高层主管最缺乏的是沟通能力 沟通能力强的正确观念与心态 某企业总助被解职的案例 2020 2 2 李庆5 人必须学习与别人相处 人生是不断追求的过程 虽然每个人所追求的不见得相同 但总归起来 人忙忙碌碌一生 所追求的不外是幸福与成功 人是社会性动物 大部份人皆无法离群索居 由于科学文明的进步 使世界变得愈来愈小 且经济型更为复杂化 专业化 造成人与人之间的接触 依赖大为提高 故学习与别人相处为必要的课题 2020 2 2 李庆6 用智障的脸对别人 认识自我情绪的能力妥善管理自己情绪的能力了解别人情绪的能力自我启发和激励的能力人际关系互动管理能力 EQ的五大定义 2020 2 2 李庆7 1 善用自己情绪 不是想生气 有情绪 便生气 有情绪 而是该生气 有情绪 便生气 有情绪 2 不能 角色错位 每个人都有多重角色 上司 同事 下属 父 母 儿 女 夫 妻 该扮演何种角色 便是何种角色 2020 2 2 李庆8 3 在情绪失控时 不要说任何话 沉默不要做任何决定 拖延不要见任何人 隔离4 养成控制自己情绪的习惯 思想决定行动行动决定习惯习惯决定性格性格决定命运 2020 2 2 李庆9 与人交流不自然 影响人际的障碍 的主要原因 是我们都有好恶之心 中国人很好恶是一个感性的民族 和防人之心 不能与别人同流 与人同流是随缘与认同的最好表现 一个不认同别人的人 一般也不能认同自己 不能同流 如何交流 不能交流 如何交心 2020 2 2 李庆10 与别人不能同流之人 自命不凡的人 达官贵人 高学历者 年长位重者 宗教执着者 泛道德者 死人个性者 女流之辈 低 同流合污与人同流三种境界中 同流不合污高 同流去污 2020 2 2 李庆11 给你的敌人最好的东西是宽恕 给对手最好的东西是容忍 给朋友最好的东西是你的心 给孩子最好的东西是一个好的榜样 给父亲最好的东西是崇敬 给母亲最好的东西是为人处世让她为你骄傲 给你自己最好的东西是尊敬 给所有人类最好的东西是慈善 弗朗西斯 梅特兰德 感恩节寄语 2020 2 2 李庆12 二 企业内沟通的意义 障碍和原则 问题二 你认为跨部门沟通的主要障碍为何 2020 2 2 李庆13 沟通的意义 将一个人的意思 感觉 传达给别人 且企图为对方所接受与了解的行为 意思 反应 语言或非语言 传达者 传达符号 接受者 2020 2 2 李庆14 沟通的方式 向下 命令 说明 面谈 演说 会议 电话 训话 讲习 广播 通告 公告 文书 传阅 海报 手册 备忘录 年度报告 向下 报告 面谈 会议 电话 文书 提案 意见 问卷调查 意见箱 抱怨表 报表 平级 面谈 会议 电话 文书 传阅 备忘录 报表 2020 2 2 李庆15 良好沟通的原则 传达要清楚 具体 实际 清楚具体地接受 巧妙运用身体语言 若对某事耿耿于怀就应坦诚讨论 建设性批评 勿吹毛求疵 耐心说出决定或结论的理由 承认每件事情皆有多方面看法接受并承认事实 主动积极的倾听 以鼓励对方充分表达意见 使对方所讲话题不偏主题太远 不要让讨论变成恶言的争吵 不要说教 最好能以发问方式 错了或不小心伤害对方 须坦诚道歉 委婉有礼的尊重对方和他的感受 对于 不合理要求 能指出其与行为的矛盾 进行好的沟通 多称赞 鼓励 避免不当的沟通技巧 2020 2 2 李庆16 沟通在管理上的重要性 统一团体内成员的想法 使产生共识 以达成团体目标提供资料 以掌握工作的过程与结果 使管理工作更顺利相互交换意见 使 知 的范围扩大 不知 的部份缩小 以利问题的解决 强化人际关系 鼓动工作情绪 2020 2 2 李庆17 问题 企业内常见的沟通障碍有哪些 正式沟通渠道 会议 文书 不畅员工沟通的心态与观念不正确企业文化中没有鼓励沟通的内容员工缺乏一些企业中常用的沟通技巧 2020 2 2 李庆18 常见的沟通障碍 语言障碍 表达不清 使用不当 造成理解困难或产生歧义 过滤障碍 过滤作用 例 报喜不报忧 心理障碍 个性特征和个性倾向造成的沟通困难 时间压力障碍 只有很短时间理解后接受的信息 信息过多障碍 管理者从上 下 左 右接受的信息不一致 地位障碍 由于地位差别造成的 2020 2 2 李庆19 1 观点讲清楚 理由讲明白 你必须清楚表达你的观点 界定概念 每一个观点只有建立在有支持的理由和根据上才是可行的 你必须提供支撑自己观点成立的理由和根据2 了解对方的意思 作出思考的反应 暂缓下结论 适时表明你的观点 认真的聆听 批判性的思考 有效讨论的技巧 2020 2 2 李庆20 3 学会提问通过对重要问题进行提问的方式 就能逐渐揭示出支持各个观点的理由和根据 4 增进了解 共同探讨努力地从不同的角度看问题 特别是站在与你有不同观点的人的立场上看问题 2020 2 2 李庆21 几种主要的合作能力 1 积极的参与2 具备有效讨论的能力 清楚表达你的观点 认真聆听他人意见 提一些相关问题3 尊敬团队的每一位成员4 鼓励他人提出多样化的观点 不要过早地对观点作判断5 客观的评价观点 不意气用事 2020 2 2 李庆22 演讲技能 1 确定一个题目 明确 具体2 导言 引人入胜 正文 用实例 理由 证据论述你的观点 结论 总结 综合3 演讲成功与要素准备好讲稿 对内容做到胸有成竹运用辅助的直观教具演讲要有自信 充满活力身体要充满活力让听众参与 2020 2 2 李庆23 语言及文字表达技巧 简捷 清楚 用最简单的词句 最易让人理解 伪专家 将简单的问题复杂化 真专家 将复杂的问题简单化 三分钟自动断线的电话设置美国总统的一页纸规则 2020 2 2 李庆24 三 跨部门沟通要点 尊重和欣赏 2020 2 2 李庆25 一个人最关心的人是谁 A自己B自己最亲的人C自己最爱的人 2020 2 2 李庆26 1 自我与满足 自我 人对自己的兴趣远胜于世界上任何事物人认为自己的存在很重要 同时常希望自己的存在能更有价值人希望透过别人的赞赏以满足自己人的自我没有满足就不会主动考虑关心别人人的自我满足了就不会对人采取敌对态度人常有意或无意的保护 满足 自我 2020 2 2 李庆27 2 人际关系之 道 能自我肯定 自我接纳的人才能接纳 尊重别人 也才能得到别人的接纳 尊重经常以正确积极的思想来自我暗示以改变潜意识增强自我概念 2020 2 2 李庆28 3 人际关系之 术 微笑 发自内心的微笑态度殷勤有礼 礼多人不怪 切记三字经 谢谢 对不起 请 待人热诚 热诚是能感染人和环境的表现充满自信的行动 自信的人才能获得别人的信任注视对方 并于心中认为他是最重要的人在言语行为上使对方感受 你对他有好印象 2020 2 2 李庆29 真心诚恳地称赞 称赞是多多益善 百听不厌勿自夸 谦受益 满招损 真诚关心别人勿喜欢批评别人保持从容不迫的态度正面肯定对方 接纳 激励 重视 2020 2 2 李庆30 四 跨部门沟通要点二 换位思考 问题四 在与其他部门产生冲突时 为什么常常认为是其他部门的错 2020 2 2 李庆31 三种思维方式 1 非黑即白2 谁都有理3 开放式思维 2020 2 2 李庆32 爱妻5大法则 1 太太不会错 2 如果太太错 一定是我看错 3 如果不是我看错 也一定是因为我的错才造成她的错 4 如果认为太太不会错 5 你的日子一定过得很不错 2020 2 2 李庆33 爱同事5大法则 1 同事不会错 2 如果同事错 一定是我看错 3 如果不是我看错 也一定是因为我的错才造成他的错 4 如果认为同事不会错 5 你的日子一定过得很不错 2020 2 2 李庆34 换位思考是克服人性的弱点 换位思考是日常生活常识 换位思考须在企业中形成一种氛围 换位思考须从我做起 从现在做起 换位思考案例 换位思考的关健点 2020 2 2 李庆35 问题 作为一名优秀HR经理是HR专业知识重要还是对其他部门的运作熟悉了解重要 五 跨部门沟通要点三 知己知彼 2020 2 2 李庆36 功夫在诗外 的启示 优秀的HR经理的真功夫在于他 她 对其他部门运作的了解 优秀的财务经理的真功夫在于他 她 对其他部门运作的了解 优秀的任何经理的真功夫在于他 她 对其他部门运作的了解 普通 本专业 本部门 杰出 跨专业 跨部门 2020 2 2 李庆37 多了解其他部门的业务运作情况多学习其他部门的业务知识凡事应站在整体利益的立场考虑问题对本部门要求严一些 对其他部门要求松一些从自己做起 从现在做起 部门间横向沟通要点 2020 2 2 李庆38 怎样才能去真正了解其他部门运转 多学习各种知识 掌握 广 与 精 的度平时多与其他部门沟通 多倾听在设计个人生涯规划时应考虑变换部门站在自己的职位的角度上行事 但要站更高一个职位的角度上思考部门经理给自己订一个总经理的奋斗目标 2020 2 2 李庆39 企业能做些什么 企业文化中提倡和鼓励员工跨部门沟通制定一些制度 创造一些条件让大家跨部门沟通成立一些跨部门的项目小组 委员会等进行工作互派主管到其他部门兼职岗位轮换 最有效的方式 2020 2 2 李庆40 岗位轮换的重要性 有利于解决跨部门沟通问题让员工更有活力 更有创造性企业的运转更加规范顺畅恩克斯的 理想 一个人一生可从事多种工作一名学员企业中的 专才 困惑 2020 2 2 李庆41 六 跨部门沟通主要方式 有效的会议 问题 贵司的各部门主管例会效果如何 你认为有效的各部门主管例会应该是怎样 2020 2 2 李庆42 成功地主持会议 1 会议开始前分发所有相关资料 2 如果会议旨在制定决策 应确保决策得以制定 3 如果你担任主持人 不应操纵会议来谋取私利 4 恰当地运用幽默有助于双方达成一致意见 5 一定要遵守议事日程上规定的时限 2020 2 2 李庆43 有效会议要点 会议只要相关人员参加 人数越少越好会议前须发资料给与会人员会议应有议题 时间限制会议应有决议 决议的责任人 督导人和完成时间会后应对议题有跟踪 2020 2 2 李庆44 案例一 某台资企业的无效会议案例二 某美资企业的有效会议 2020 2 2 李庆45 会议沟通要点 一 沉默未必是金 该说的话还是要说出来对离题的话题 应技巧性的制止 但不可封杀不同意见对跨部门间较为敏感的问题 最好能私下解决 迫不得已必须在会议上讨论的 也应先通气对事不对人 讨论时尽量以解决问题为主 2020 2 2 李庆46 会议成员的责任 会前 仔细阅读相关资料 对似讨论和提出的问题要有周密思考和充分准备 写好必言提纲会间 倾听他人观点 积极发表自己的观点 关注在讨论的事项会后 努力完成会上所分派的任务 2020 2 2 李庆47 缓解会议冲突 积极倾听 提开放式 探索式问题 给予鼓励如点头示意自信心 自信的态度有助于你维护自己的权力而不致侵犯他人的权力清除交流障碍 限制具有威助性和挑畔性的行为和言语强调问题 而非人物决定采取的行动 取得大家的同意 可避免会后的冲突 2020 2 2 李庆48 有效会议要点 会议只要相关人员参加 人数越少越好会议前须发资料给与会人员会议应有议题 时间限制会议应有决议 决议的责任人 督导人和完成时间会后应对议题有跟踪 2020 2 2 李庆49 会议参与者该做的事 会议前 阅读会议资料似出汇报提纲 会议中 有效发言 准确汇报 积极讨论 会议结束 应有决议 每项决议有责任人 跟催人和完成时间 会议后 对每一件决议事项进行跟催 落实 2020 2 2 李庆50 为开会作准备 为开会作准备时 有四个关键性问题需要问问自己 会议内容是什么 开这次会的目的是什么 会议开得成功的标志是什么 应该邀请哪些人参加 这些问题将帮助你判断这次会议有没有必要召开 每次会议都应有其最终目标 即使不能达成最后决议 至少应制定一个行动计划 只有少数重要任务参加的小型会议往往最富有成效 2020 2 2 李庆51 会议开场白 必要的介绍之后 应向与会人员讲清开会目的 预期效果与会议结束时间 如有应遵守的基本规则 应直接说清 核实是否每个人手中都有相关资料 还应确保会议议程能被全体与会者接受 如果以前曾经召开过一次有关会议 那么会议记录须提交大家讨论并通过 但不要讨论议事日程上已列出的内容 如这是第一次会议 可以直接开始第一项议程 最好邀请另一与会者发起讨论 2020 2 2 李庆52 引导会议进程 在会议进行过程中 应在加快讨论进程和让所有人都畅所欲言这两个极端之间保持一种平衡 在一个问题上争论不休的做法既浪费时间又可能造成关系紧张 为避免这种情况 应保证身边有一块表或一个钟 以便计时 对讨论时间加以限定 这样 就可以按原计划结束会议 2020 2 2 李庆53 结束会议 为自己留出充裕时间来结束会议 会议结束前 要总结讨论结果 并检查他人是否赞同你所得出的结论 还应安排好未竟事宜 包括指定专门人员负责此事 最后应安排实施所制定的决策的步骤 也就是会后应采取的行动 指派有关人员负责各项活动 并对完成时间作出限定 2020 2 2 李庆54 七 面对同仁 怎样与同级主管相处 问题 对部门权限之间交叉地带的事该不该管 怎样去管 2020 2 2 李庆55 问题 的启示 所有的企业中 不论部门之间的权限怎样划分 都一定存在一些 灰色地带 类似于几个圆相交部份 灰色地带 2020 2 2 李庆56 对 灰色地带 的事一定要去管 但管之前应深思熟虑 力求正确 对 灰色地带 的事管得正确 会有利于部门与主管之间的沟通 对 灰色地带 的事管不正确 会不利于部门与主管之间的沟通 2020 2 2 李庆57 同仁的联系是属于横向的沟通 因此若能彼此配合就需要形成团队 联结两者的关系形成一体共识 企业中整体工作的完成取决于部门间的配合 而部门间的配合取决于部门主管的相互沟通能力 2020 2 2 李庆58 企业内沟通技巧 1 鼓励你的同事改进各种类型的沟通 2 注意 善于沟通的人更善于管理 3 在努力克服与他人之间的障碍时要力求客观 4 尽量使沟通媒介与信息内容相配 5 尽可能利用视象材料进行沟通 改进沟通 2020 2 2 李庆59 1 当与他人站在一起时 请留出大约1米的私人空间 2 如你感到紧张 慢慢地深呼吸以使自己放松 1 在国外 你如果不知如何行事 就向当地人请教 2 注意别在无意中流露出不友好的神情 3 对镜演示各种手势 看一看哪些手势你做得比较自然 理解身体语言 理解与运用手势 2020 2 2 李庆60 学会聆听 1 恰当的发问可帮助你得到恰当的回答 2 充满信赖的沉默可以鼓励欲言又止的说话者3 琢磨你听到的话 而不是说这些话的人 4 宽容地对待他人所说的话 5 尽快把承诺变成白纸黑字 以避免产生误解 2020 2 2 李庆61 提问 1 如欲他人具体回答就需具体发问 2 问开放式问题 以洞悉他人性格 并鼓励对方作答 3 开会前列出所有问题 4 思考下一个问题时 不要害怕略作停顿 5 尽量使语气自然 以创造热情的氛围 2020 2 2 李庆62 聽的層次 第一層次 完全漠視 第二層次 假裝在聽 第三層次 選擇性傾聽 第四層次 積極的聆聽 第五層次 同理心的聆你也做得到 2020 2 2 李庆63 传递信息 1 作出肯定反馈时要陈述赞扬的理由 2 让员工了解你为传递信息所作的种种努力 3 当你对是否传递某条信息感到犹豫不决时 姑且试之 4 不要在那些拒绝理解你的人身上浪费时间 2020 2 2 李庆64 使用电话 1 桌子上放钟表以便控制通话时间 2 运用 等候电话 功能来提高效率 3 若你说过要回电话 则必须遵守前言 4 结束电话留言时要重复姓名和电话号码 5 视情况更改留言电话中的问候语 2020 2 2 李庆65 八部门的纵向 向上 下 沟通 2020 2 2 李庆66 企业中向上沟通要点 从 他帮你想 到 你帮他想 管理期望 管理上司对你的期望多汇报 注意上司的不安全感多沟通 主动让上司了解你多称赞 上司也需要激励 2020 2 2 李庆67 尊重上司 但不怕 事先整理好要谈的内容 以轻重缓急记入笔记 要有数据观念 不可乱讲 好好听取上司的暗示作笔记 不发牢骚 不要只提出问题 而不提出解决问题的方案 与上司意见相左时 问明原因 讨论但不顶嘴 见上司时 应选对时机 不宜在上司急忙时 进行工作之中 应不断提出进行报告 报告是建立上下级关系的基础 2020 2 2 李庆68 挨上司骂要领 工作挨骂 人之常情 表现出应有的气量 不要顶嘴 也不可不在乎的样子 低头不语 偶而点头 辩论之前 先道歉 对不起 众人前挨骂也不在乎别人的想法 了解上司在骂什么 改过