公司会议费管理办法.doc

第一章 总则第一条 为规范公司（以下简称公司）会议费管理，统一会议费开支标准，厉行勤俭节约，严格成本控制，在总结公司会议管理制度执行情况基础上，结合公司管理实际，特制定本办法。第二条 本办法所指会议费，是指公司本部各部门、所属各单位、各直管项目部因召开和参加会议所发生的费用支出，包括会议期间的食宿费、会场租赁费、会场布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。第二章 职责分工第三条 总经理办公室为公司本部会议费的归口管理部门。主要职责是：、建立健全公司会议费管理制度和标准；2、组织研究、完善、监督、执行本部会议费的审批和报销程序；、组织定期盘点、分析、通报本部会议费使用情况。第四条 公司本部各部门、各直管项目部为公司会议费的使用部门。主要职责是：1、严格执行本办法有关规定；结合实际细化会议费管控措施；2、编制、上报、执行会议费年度计划；3、定期汇总、分析会议费使用情况；4、对公司会议费管控提出合理化建议。 第三章 管理标准与要求第五条 依据公司下达的会议费指标，公司对会议费实行总额控制。第六条 公司内部会议分类及会议组织参照会议管理制度进行。第七条 精简会议数量，控制会议规模。内部会议场所能满足会议要求的，不在外部租赁会议场所；可以合并召开的专业会议，要合并召开；充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议（按公司视频会议管理办法执行），减少和避免参会人员往来奔波以及由此发生的费用支出。第八条 在公司内部会议场所召开的各类会议，遵照公司会议管理制度有关规定执行；使用公司本部会议室的，由会议组织部门（或单位、直管项目部）在信息网上履行申请程序（本部会议室使用申请单见附件1）。第九条 公司本部各部门拟在外部场所租用会场召开会议，须于每年1月底前填写外部场所会议计划表，见附件2），经部门分管领导审核后，提交总经理办公室汇总，形成公司本部外部场所年度会议计划，报主管经营副总经理审批。第十条 公司所属各单位、各直管项目部根据公司下达会议费预算指标，结合实际制定具体管控措施，严格控制在外部场所召开会议。第十一条 纳入公司本部外部场所年度会议计划的会议，由会议组织部门提前填写外部场所召开会议申请表（见附件3），经总经理办公室负责人签字后实施；未纳入年度计划，确因工作需要临时申请在外部场所举办会议，费用预算在3万元以内，经部门分管领导同意、总经理办公室负责人签字后实施。费用预算超过3万元的，须经公司主管经营副总经理审批方可实施。第十二条 上级有关部门、单位委托公司本部各部门组织各类会议，会议承办部门须提前填写承办会议审批表（见附件4），附上级有关部门（单位）委托办会通知，报部门分管领导审核、总经理办公室负责人签字、主管经营副总经理审批后执行。承办会议所收取的会议费应冲减会议费预算。承办会议费用预算超过5万元时，须经公司总经理审批。委托承办会议的书面通知、费用预算、实际费用发生情况等资料要及时归集留存，以便会后向会议委托单位（部门）结算相关费用。第十三条 公司所属各单位、本部各部门、各直管项目部召开会议，尤其是在公司外部租赁会议场所召开会议，要严格控制各项费用支出，不得借开会名义变相旅游、发放礼品。第十四条 严格控制各类庆典活动，特殊原因需要举办的，须事先履行申请审批程序，提交费用预算，经部门分管领导签字后，报公司主管经营副总经理审批。第十五条 因公外出参加会议，会议期间会议主办方统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费不予报销；不统一安排食宿的，住宿费、伙食补助费按照公司差旅费管理办法执行。第四章 费用管理与监督第十六条 公司会议费管理严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。第十七条 每年年初，公司五项费用领导小组办公室结合实际，对公司下达的会议费指标进行二次分解，经五项费用领导小组审定后，对公司本部、所属各单位、各直管项目部下达年度会议费使用指标；每月末，组织对费用指标执行情况进行统计；每季度末，组织对费用指标执行情况进行专项分析、通报；每年第三季度，结合实际情况对费用指标进行适当调整；每年年底，组织对费用指标完成情况进行考核。第十九条 会议费的核算遵循企业会计准则和XXXX有限公司会计核算标准化手册（试行）。第二十条 会议费报销应符合公司规定程序，总额不能超出年度总预算。第二十一条 公司本部各部门、所属各单位、各直管项目部不得以任何方式挤占其他费用指标。第五章 附则第二十二条 本办法适用于公司本部，所属各单位、各直管项目部参照执行。第二十三条 本办法由总经理办公室、财务处负责解释。第二十四条 本办法自印发之日起执行。附件：1、本部会议室使用申请单 2、外部场所会议计划表 3、外部场所召开会议申请表4、承办会议审批表 、附件1：XXXXX公司本部会议室使用申请单 年 月 日申请部门经办人拟使用会议室拟使用时间主持人参会人数会议名称会议准备会标（是/否）桌签（是/否）视频或投影（是/否）桌形（报告型/交流型）参会部门或人员申请部门负责人意见：签字 年 月 日总经理办公室意见：签字 年 月 日附件2XXXXX公司外部场所召开会议计划表申报部门： 年度：序号会议名称拟召开时间会议地点人数会期在外开会原由预计费用合计：申报部门意见： 年 月 日部门分管领导意见： 年 月 日附件3XXXXX公司外部场所召开会议申请表主办部门： 会议名称会议时间会议地点出席领导参会人员会期人数费用预算（明细）申请部门负责人签字： 年 月 日总经理办公室意见：年 月 日部门分管领导意见：年 月 日公司主管经营副总经理意见：年 月 日注：本表一式2份，分别由申报部门、总经理办公室留存。附件4XXXXX